📖 Максимально полная и понятная инструкция
по приходу товара в F-Apteka (для начинающих)
Эта пошаговая инструкция — ваш надежный помощник. Она создана специально для тех, кто только начинает работать с компьютером и программой F-Apteka. Мы пройдем каждый шаг очень медленно и детально, объясняя каждое действие. Не волнуйтесь, у вас обязательно все получится!
Часть 1: Вход в программу и создание нового прихода
Шаг 1.1: Открываем программу F-Apteka и входим в систему
🖥️ Действие: Посмотрите на главный экран вашего компьютера (он называется «Рабочий стол»). Найдите на нем иконку (маленькую картинку) с названием F-Apteka. Наведите на нее стрелочку мышки (это называется «курсор») и дважды быстро щелкните левой кнопкой мыши. Программа запустится и откроется. 🔑 Ввод данных: На экране появится небольшое окно, где программа просит вас представиться. Найдите пустое поле (прямоугольную строчку) с названием «логин». Щелкните в него один раз левой кнопкой мыши, чтобы там замигал курсор. Напечатайте на клавиатуре английский буквами: adm Затем щелкните мышкой в поле «пароль» и напечатайте цифры: 123 После этого нажмите на кнопку «ok»
Шаг 1.2: Создаем новый документ прихода
➡️ Действие: После входа вы увидите главный экран программы. Вверху, на главной панели, найдите и нажмите кнопку «Приход». ➕ Действие: Затем нажмите кнопку «новый приход». Этим действием вы сообщаете программе, что начинаете оприходовать новый товар. Часть 2: Работа с информацией о поставщике
Шаг 2.1: Выбор или добавление поставщика
💡 Что такое поставщик? Это фирма или организация, которая привезла вам товар. Программа должна знать, от кого пришел товар. 👥 Действие: Напротив надписи «Организация» есть две кнопки с рисунком двух человек. 👉 Первая кнопка: Здесь можно выбрать нужного Поставщика, если он уже внедрен в систему (то есть, вы уже получали от него товар ранее). 👉➕ Вторая кнопка (с плюсом +): Отсюда можно добавить нового поставщика, если его нет в вашем списке.
Шаг 2.2: Инструкция по добавлению нового поставщика
➕👨💼 Действие: Нажмите на вторую кнопку (с плюсом), чтобы добавить нового поставщика. Откроется окно для ввода данных о новой фирме. Наименование и полное наименование: Напишите имя поставщика, например, Grand Pharm trade . Наименование и полное наименование должно быть одинаковым. ИНН: Введите ИНН. Если не знаете ИНН, можно написать 123456789. 📁 Область + район: Напротив этой надписи есть кнопка с рисунком папки 📁. Важно: здесь нельзя писать, только нужно выбрать. Нажмите на эту папку. В открывшемся окне в левой таблице нужно выбрать город или область. Затем в правом списке нужно выбрать район. (💡 Подсказка: если нет нужного города или района, можно добавить его через нажатие правой кнопкой мыши. Выбирать нужно только с помощью мыши, клавиша Enter здесь не работает). ✔️ Действие: Внизу, рядом с надписьью «Поставщик», поставьте галочку ✔️. Это очень важный шаг! ℹ️ Информация: Остальные информации, если вам нужно, напишите в соответствующие колонки. Эти колонки — основные. 💾 Сохранение: Нажмите «сохранить» (кнопка с рисунком голубого диска 💾) Часть 3: Подбор и оприходование товара
Шаг 3.1: Начало подбора
🖱️ Действие: Нажмите «подбор». Откроется окно. 🗂️ 1 Верхняя часть окна — это шаблоны для прихода товара (общая база всех товаров). 📝 2 Нижняя часть окна — это список товаров, которые вы добавите в ваш текущий документ после заполнения карточки.
Шаг 3.2: Сканирование и ввод данных
📠 Действие: С помощью сканера найдите нужное лекарство (пробиваете штрихкод или QR код-маркировку). Например: конкор 5мг таб № 50 ⚠️ Проверка: После сканирования товара на верхней части смотрите внимательно, нашел ли сканер нужное лекарство. Если два или три раза после пробития товара открывается другое лекарство, нужно настроить сканер. ⌨️ Заполнение полей по порядку (нажимайте клавишу Enter ↵ для перехода к следующему полю): 📁 тип наценки: Напротив надписи есть папка 📁, нужно выбрать наценку (чаще всего «сумовая»). 🔢 кол-во: Это количество товара, который от поставщика пришел. Нужно написать, сколько пачек вы оприходуете. Нажмите Enter ↵. 🪙 цена базовая: Это поле на 99% не нужная информация, можно написать 1. 💰 цена приходная: Это цена без НДС. Нужно написать цену без НДС. (Если в счет-фактуре есть цена с НДС, тогда эту цену напишите в другой ячейке). Нажмите Enter ↵. ➖ скидка: Скидку не нужно писать. Нажмите Enter ↵. ➕ цена с НДС: Если поставщик вам написал на счет-фактуре цену с НДС, тогда здесь напишите. Программа сама рассчитает цену без НДС. Нажмите Enter ↵. 💯 розничная цена: Если есть две строки, первая строка — это оптовая цена. С помощью Enter ↵ на вторую часть строки переходите. В этой ячейке автоматически выходит наценка — процент вашей прибыли. Если там 20% или 15% написано, вы сможете без проблем изменить процент, который хотите вставить. 💵 цена с НДС (продажная): Нажмите Enter ↵ до этого поля. Это продажная цена с НДС.
Вы здесь можете без проблем написать с округлением цену, по которой хотите продавать лекарство.
❗️Внимание! Если на лекарстве есть референтная цена, тогда выше референта не вставляйте. Нажмите Enter ↵. 💊 цена за единицу: Можно написать, за одну штуку сколько вы хотите продать, чтобы была цена штучного товара без тийнами. Нажмите Enter ↵. 🏷️ серия: Если нужно, напишите серию товара. Если нет, можно пропускать с помощью Enter ↵. 🗓️ срок годности: Посмотрите на упаковку. Обычно там указан месяц и год
(например, 12/2028). В программу нужно ввести день, месяц и год.
Если день не указан, всегда пишите 01 То есть, для "12/2028" вы должны напечатать 01.12.2028. Не нужно ставить точки, программа поставит их сама. 📜 История: Если вам нужно посмотреть историю товара (когда и где вы покупали и за сколько), правое окно вам покажет историю. 💾 Сохранение: Нажмите на кнопку «Сохранить» или нажмите Enter ↵.
❗️Внимание! Если на лекарстве есть референтная цена, тогда выше референта не вставляйте. 💡 Что будет, если цена выше референтной? Если вы вставите цену продажи выше разрешенной (референтной), программа вас предупредит — появится специальное окно с выбором.
✅ Если вы нажмете «YES»: Программа согласится и вставит ту высокую цену, которую вы указали.
🚫 Если вы нажмете «NO»: Программа автоматически вставит максимальную разрешенную цену. После этого вам остается только округлить эту цену, если это необходимо
(например, с 128046,98 до 128000,00).
Решение возможных проблем
🤔 Проблема: Программа не показывает референтную цену или показывает ее неправильно.
Причина: Чаще всего это происходит из-за того, что основная карточка товара (шаблон) в базе данных заполнена неверно. Найдите шаблон: Найдите этот товар в общем списке (в верхней части окна «Подбор»). Откройте на изменение: Нажмите на него правой кнопкой мыши и выберите «изменить».
Проверьте привязку: Посмотрите на поле 🌐 fom.uz. Скорее всего, оно пустое или там выбрана неправильная позиция из FOM справочника. Исправьте привязку: Нажмите на папку 📁 рядом с fom.uz и правильно привяжите товар к FOM базе. Проверьте все данные: Убедитесь, что вся информация о товаре в этой основной карточке-шаблоне верна. Сохраните: Нажмите 💾 Сохранить. После этого попробуйте оприходовать товар заново. Теперь референтная цена должна отображаться корректно.
Часть 4: Работа с товарами, отсутствующими в базе
❓ 1: Товар не найден (из-за нового штрихкода)
⚠️ Действие: Если вы пробиваете 4607009582412 штрихкод или QR-код маркировка и открывается окно, которое говорит, что этот товар не найден в базе, не спешите внедрять новую карточку, потому что некоторые производители могли поменять штрихкод на упаковке. ❌ Действие: Нажмите x на этом окне, чтобы закрыть его. 🔍 Ручной поиск: Посмотрите на верхнюю часть окна "Подбор". Там есть синяя строка для поиска. Щелкните в нее мышкой и начните печатать название товара,
например, анаферон детский таблетки. Не нужно нажимать никаких кнопок поиска, программа ищет сама. Найдите и выберите: В списке появится нужный вам товар. Щелкните по нему мышкой, чтобы он выделился синим цветом 🖱️ Откройте на изменение: Теперь наведите курсор на эту выделенную строку, щелкните правой кнопкой мыши и в появившемся меню выберите «изменить». Или можно использовать "горячие клавиши": нажмите на клавиатуре клавишу Ctrl и, не отпуская ее, нажмите клавишу Enter. 📠 Сканирование: Затем на сканере нужно отсканировать новый штрихкод или код маркировки (если пробивать код маркировки, программа от маркировки товара сама отделяет штрихкод товара). 💾 Сохранение: Потом нужно нажать кнопку «сохранить». ➕📄 2: Товара действительно нет в базе (создаем новую карточку)
Действие: Если вы не нашли нужный товар из базы шаблонов, тогда нужно открывать новую карточку. С помощью правой кнопки мышки выберите «новый» или нажмите на клавиатуре клавишу «insert». ✏️ Заполнение полей новой карточки (очень внимательно): Торговое название:Напишите полное название товара, как на упаковке.
Сначала название, потом дозировку, форму выпуска и количество.
Пример: Тивортин раствор для в/в инфузий 4,2% 100мл №1 Номером: Нажмите Enter. Сюда напишите, сколько штук в упаковке
(например, 50, если это 50 таблеток). Это нужно для поштучной продажи. Если продавать поштучно не будете, напишите 1 🏢 Производитель: Напротив надписи есть две кнопки: «папка» 📁 и «новый бумага» 📄. Через папку 📁 можно выбрать нужного производителя. Напишите название нужного производителя (нужно писать буквы побыстрее, иначе поиск сбрасывается). Напишите две-три буквы и с помощью стрелок клавиатуры можно искать. В этом списке название написано русскими или английскими буквами, можно поменять язык компьютера с помощью Alt+Shift или Ctrl+Shift. Если найден нужный производитель, нажмите Enter ↵.
Если нет нужного производителя, с кнопкой «белый бумага» 📄 можно добавить нового (нужно написать название завода и страну).
🌐 fom.uz: Напротив этой надписи нажмите на кнопку «папку» 📁.
С помощью этого окна надо привязать нужный лекарственный препарат. Если название товара правильно написано, тогда автоматически появятся варианты. Нужно с курсором выбрать и нажать Enter. Если не найден, смотрите название, исправьте ошибку (даже если не напишете мягкий знак или вместо буквы О напишете А, результат поиска будет неправильный). Наверху напишите правильное название и нажимаете Enter.
если нет галочка на составной поиск и с подтверждением ENTER поставьте галочку ✅ 📂 Группа/Под группа: Через папку 📁 нужно выбрать нужную форму товара (можно выбрать просто «прочее товар»). После открытия окна в левом окне выбрать группу, и потом в правом окне нужно выбрать подгруппу.
если лекарство тогда выбрать ЛЕКАРСТВЕННЫЕ СРЕДСТВА и ( импорт или сумавой ) ║▌║█ Штрихкод: Пробиваете штрихкод через сканер или QR-код маркировка .
Если на товаре нет штрихкода, можно пропустить, программа автоматически даёт свой случайный штрихкод. 🔢 Код ГНИ (ИКПУ): Это идентификационный код налоговой организации. 70% кодов после выбора товара через fom.uz появятся автоматически.
Или напротив надписи «Код ГНИ» можно найти по названию (кнопка папки 📁) или через штрихкод товара (кнопка штрихкода )
Если не найден для лекарства, обратиться к поставщику. Для некоторых нелекарственных товаров есть общие коды. можно найти через сайт
🌡️ Дополнительно: В правой таблице можно написать, при какой температуре хранить лекарство (условия хранения от и до). Рецептурный товар: Название будет жирнее в списке. Арзон аптека:Разрешение показать в приложении Arzon apteka боте. Проверка Маркировка: Эта галочка означает, что если вы не разрешаете продавать товар без маркировки, это будет препятствием для продавцов. Частичная продажа: Можно продавать часть товара через маркировку. 💾 Сохранение: Всю информацию проверьте, потом нажмите на кнопку «сохранить». 💾 Часть 5: Особенности прихода разных типов товаров
💉 5.1. Товары без штрихкода (например, шприцы)
🔍 Поиск: В верхнем окне с синим курсором можно написать название. Например, шприцы. Сразу какой объем, напишите 10мл (нужно просто написать 10).
🖱️ Выбор: Выбираете нужный бренд или завод. Если бренд не имеет значения, выбираете «без бренда». Курсором выбираете нужный товар, нажимаете Enter ↵ и заполняете информацию. 💡 Подсказка: Для системы инфузий используется цифра «9», чтобы оприходовать и продавать было легче. То, что вы напечатали, можно посмотреть в желтой ячейке; для стирания букв нажмите кнопку Backspace 🧸 5.2. Нелекарственные товары (подгузники, БАДы и т.д.)
💡 Информация: Если вы оприходуете не лекарство (детский подгузник, шампунь, БАДы, мед.технику, соску, бутылки, прокладки и т.д.), можно делать приход без привязки к fom.uz. ✏️ Создание карточки: Если нет в базе, нужно создать новую. Название: В верхней ячейке напишите название,
например: подгузник детский Lalaku размер-4 №76. Номером: В ячейке также укажите, сколько штучек в пачке. Производитель: Для таких товаров можно просто написать страну (Узбекистан, Турция, Китай, Россия).
надо стереть верхний название , пишите BRAND и нажмите ENTER Нужно с курсором выбрать и нажать Enter.
fom.uz: Если в папке не найдете, рядом нажмите кнопку X и продолжайте. Группа и подгруппа: Выбираете нужную форму выпуска. Штрихкод: Пробиваете штрихкод через сканер .
Если на товаре нет штрихкода, можно пропустить,
программа автоматически даёт рандомный свой штрихкод.
КОД ГНИ: Нажмите на рисунок штрихкода, он поможет найти ИКПУ через штрихкод.
Если пишет «не найден», нужно вручную написать код ГНИ в ячейку.
через сайт можно найти
или этот списке найдите и напишите ячейку код гни 👈 нажмите ! 📦 Упаковка: После появления кода ГНИ, напротив надписи «Упаковка» нажмите папку 📁 и выберите нужную единицу измерения для товара. 💾 Сохранение: После проверки нажмите кнопку «Сохранить». Часть 6: Правила, проверка и завершение прихода
⭐ 6.1. Правила правильного заполнения карточки
Название: Когда пишете название товара, например, лекарства, нужно обратить внимание, правильно ли написали название и дозировку. Уточнения: Иногда для некоторых препаратов нужно написать, от чего их нужно принимать. Например, если есть капли, напишите, какие капли (глазные, ушные, оральные, наружные, в нос). И для раствора тоже нужно указать, для чего он (наружный, внутривенный, клизма), чтобы фармацевты быстро определили, на какой полке нужно искать. Дозировка: Дозировку тоже правильно пишите, это пригодится для жидких форм лекарств. Например: Тивортин раствор для в/в инфузий 4,2% 100мл или 42мг/мл 100мл. Нелекарственные товары: Будьте бдительны.
Например: подгузники (детские, взрослые), бутылки (для каши, сока) и чтобы быстро найти товар, нужно написать бренд (Lalaku, Huggies, Perla и т.д.).
Понимаем цветовые подсказки программы
В окне «Подбор» программа использует цвета, чтобы дать вам важные подсказки. Это не ошибки, а помощь для вашего удобства.
Новый Приход
❗️Внимание! Если на лекарстве есть референтная цена, тогда выше референта не вставляйте.
если нет галочка на составной поиск и с подтверждением ENTER поставьте галочку ✅
надо стереть верхний название , пишите BRAND и нажмите ENTER
Если пишет «не найден», нужно вручную написать код ГНИ в ячейку.
через сайт можно найти
или этот списке найдите и напишите ячейку код гни 👈 нажмите !
