Explore

FOM База знаний

Процедура установки

План эффективного внедрения программного обеспечения FOM

Этот документ — ваша инструкция по успешной и быстрой установке наших программ. Его основная цель — помочь вам, как владельцу бизнеса, подготовиться к каждому этапу, сократить время и затраты на внедрение, а также быстрее получить первую прибыль от автоматизации.

скачать документ можно файлом:

⁠

Процедура установки.pdf

52.9 kB

⁠

Порядок

1. Заявка и консультация

Владелец аптеки может обратиться за первичной консультацией различными способами: обратиться напрямую к менеджеру, оставить заявку на сайте fomgroup.uz или позвонить по номеру 71 207 08 08.

Предварительная подготовка:

Определите основную цель и проблему. Цель полезно выражать в показателях: например, "сократить неликвидные остатки на 20%" или "увеличить средний чек на 15%".

Совет: Четко сформулируйте задачу и проблему — тогда и наше предложение будет точным. Если вы затрудняетесь, менеджер поможет. Для определения цели могут служить [показатели].

2. Выбор программного решения

Вместе с менеджером найдите и выберите оптимальное решение, соответствующее вашим целям.

Предварительная подготовка:

Заранее определите, какие рабочие процессы в вашей аптеке мешают развитию.

Например: "сложно принимать быстрые решения по статистике продаж", "возникают сложности при планировании акций и скидок", "нет четкого представления о движении товаров". Подобные примеры помогут нам порекомендовать наиболее подходящее технологическое решение.

Подумайте, работа над каким из четырех основных процессов принесет вам наибольшую и самую быструю прибыль в первую очередь:

Формирование ассортимента и заказ товара?

Управление ценами и маржинальностью?

Управление продажами и рекомендациями фармацевтов?

Оплата труда и мотивация сотрудников?

3. Заключение договора

Менеджер подготовит и согласует с вами договор.

Предварительная подготовка:

Для корректного оформления документов подготовьте реквизиты вашей компании и первичные данные аптеки:

Название аптеки

Адрес аптеки

Телефонный номер аптеки

Юридический ИНН аптеки

Зарегистрируйте личный кабинет с вашим телефонным номером на сайте Fom.uz.

После регистрации сообщите об этом менеджеру.

4. Установка (Технический этап)

Технический специалист FOM удаленно подключается к компьютеру аптеки или выезжает на место и выполняет следующие работы:

Устанавливает программу и необходимые компоненты (F-Apteka, F-Summary, F-Kassa, SQL, .NET и т.д.);

Запускает систему и проводит первичное тестирование.

Предварительная подготовка:

Рекомендуем заранее подготовить необходимое оборудование, это поможет ускорить процесс установки.

Обратите внимание на соответствие компьютера(-ов) [техническим требованиям];

Если вы планируете использовать дополнительное оборудование, такое как принтер, сканер, будет полезно также подготовить их заранее;

В аптеке должны быть электричество и интернет;

Компьютер и оборудование должны быть подключены к электросети и находиться в рабочем состоянии;

Ответственный сотрудник должен быть заранее предупрежден о времени установки и находиться на связи;

Если есть дополнительные вопросы: обратитесь к своему менеджеру или в техподдержку.

5. Обучение использованию программы

Инструктор покажет вашим сотрудникам, как пользоваться программой, проведет разъяснительную работу на основе реальных ситуаций, ответит на вопросы и ознакомит с Базой Знаний.

Предварительная подготовка:

Получите у техника или инструктора логины и пароли для администратора и сотрудников для входа в программу.

Компьютерная грамотность ваших сотрудников. Если сотрудники хотят повысить свою компьютерную грамотность, они могут самостоятельно заниматься по видеоурокам, подобранным на странице ниже. [Компьютерная грамотность - База Знаний FOM]

Запланируйте время обучения на период, когда нет клиентов или их поток минимален.

Если сотрудники хотят лучше выполнять свои обязанности, они могут ознакомиться с соответствующими разделами [Базы Знаний] — это поможет им самостоятельно находить ответы на часто задаваемые вопросы, следовать практическим рекомендациям и получить больше пользы от обучения.

Совет: Запишите процесс обучения на видео и сохраните в вашей аптеке. Это принесет большую пользу при смене сотрудников в будущем.

6. Начало использования

Сотрудники начинают использовать программу в повседневной работе.

Предварительная подготовка:

Проверяйте, что сотрудники используют программу регулярно и правильно.

Возникающие проблемы и вопросы записывайте с первых же дней — это поможет проанализировать ситуацию и оказать необходимую помощь.

Помощь: Если в первые дни работы возникают вопросы, обращайтесь по [контактам технической поддержки] и через [FOMSupportbot], или найдите ответ на свой вопрос, воспользовавшись поиском в [Базе Знаний FOM].

Убедитесь, что каждый сотрудник, включая вас, получил все необходимые логины и пароли для входа в программу.

Проверьте, что для работы в программе установлены все необходимые разрешения и роли. Владельцу или директору аптеки предоставляются права администратора.

Совет: Не бойтесь ошибок в первые дни. Главное — регистрировать все операции только в новой системе и как можно раньше выявлять и решать проблемы.

7. Анализ результатов и внесение корректировок

Владелец/директор аптеки совместно с менеджером проводит первый анализ, получает отчеты.

Предварительная подготовка:

Запланируйте звонок с менеджером через 2-4 недели после начала использования.

Соберите обратную связь от сотрудников: что удобно, а что вызывает сложности?

Опираясь на раздел [Показатели вашей аптеки], проанализируйте первые отчеты.

Совет: Внедрение программного обеспечения — это не конечная точка, а начало нового этапа. Для постоянного совершенствования регулярно анализируйте данные и вносите корректировки в процессы.

Результат

Пройдя все этапы этого плана, вы получите не просто "установленную программу", а рабочий инструмент, приносящий результат:

Настроенное и стабильное программное обеспечение, готовое к работе.

Прошедшие первичное обучение сотрудники. Помните, полное мастерство приходит с практикой, поэтому дайте сотрудникам время на адаптацию и не ослабляйте контроль.

Фундамент для роста аптеки: вы начнете собирать точные данные, которые станут основой для принятия четких управленческих решений.

⁠

8. Следующие шаги — путь развития и повышения эффективности аптеки

После завершения установки и первичного обучения, мы рекомендуем вам углубленно изучить следующие разделы:

[Бизнес-процессы / методы аптеки]: изучите, как работают успешные аптеки, и внедрите лучшие практики.

[Кейсы: повышение результатов аптеки]: чтобы увидеть реальные решения проблем.

Мониторинг отчетов и показателей:

Внедрите порядок отслеживания автоматических отчетов еженедельно и ежемесячно.

Определите и отслеживайте основные показатели для оценки эффективности аптеки.

Обратная связь и предложения по развитию:

В конце каждого месяца собирайте обратную связь от вашей команды по вопросам: что работает хорошо, а что было сложно?

Определите приоритетные направления для улучшений (например: работа с клиентами, контроль запасов, точность кассы и т.д.).

Повышение квалификации сотрудников:

Ознакомьте сотрудников с [Базой Знаний FOM]: там есть инструкции по использованию системы, видео и ответы на важные вопросы.

Каждый сотрудник должен изучить раздел, соответствующий его направлению (касса, заказы, склад и т.д.).

Сформируйте привычку постоянно обращаться к базе — при возникновении вопроса сначала искать ответ там.

Организуйте регулярные сессии обучения и обмена опытом.

Планируйте сессии "вопрос-ответ" по сложным ситуациям.

Связь с командой помощи:

Ежемесячно обменивайтесь мнениями с техподдержкой/инструкторами: изменения в системе, нововведения и предложения.

Создайте один общий файл или чат для обсуждения технических проблем и идей по улучшению.

⁠

База понятий (Словарь)

Если в процессе работы вы столкнетесь с незнакомым термином (например, "Ассортиментная матрица", "Бэк-маржа"), обратитесь к нашему [Словарю].

⁠

Часто встречающиеся ошибки (не допускайте их)

"Сотрудники научатся за несколько часов". Обучение — это процесс. Адаптация к программе требует времени. Поэтому дайте сотрудникам время и не рекомендуем ожидать идеальных результатов сразу.

"Оборудование купим потом". Компьютеры, не соответствующие [Техническим требованиям], — основная причина сбоев в работе. Рекомендуем подготовить необходимую технику до установки ПО.

"Цель — просто автоматизация". Нечеткая или общая цель приводит к разочарованию в результатах. Мы рекомендуем вам определить четкий и измеримый результат: какой результат и когда вы хотите увидеть?

"Мы не знаем, чего ожидать от программы". С самого начала проекта важно определить, какую пользу принесет программа и какие процессы нужно оптимизировать. Это поможет прояснить ожидаемые результаты.

"Техника есть, но интернет не работает или очень медленный". Рекомендуем заранее проверить состояние компьютера/ноутбука и интернет-соединения.

"Мы думали, тренинг — это просто объяснение". Тренинг — важный этап освоения процесса. Мы рекомендуем, чтобы во время тренинга сотрудники не только слушали, но и практиковались, задавали вопросы и убеждались в своих знаниях.

"У сотрудников не было времени на практику". Для уверенной работы в новой программе необходима практика. Поэтому рекомендуем выделить время для упражнений, пусть и короткое, после тренинга.

"Инструктор научил, но мы забыли". Если тренинг проходит по чек-листу, сотрудники могут делать записи по своему усмотрению и позже самостоятельно повторять материал. Это дает им четкие инструкции и уверенность. Пример чек-листа: [Порядок обучения / адаптации] — с его помощью сотрудники и владелец аптеки могут оценить, что было пройдено и что осталось.

"Мы всех сделали администраторами — так удобнее". Неправильное распределение прав доступа и ролей повышает риск нарушений безопасности и финансовых потерь. Поэтому мы рекомендуем предоставлять каждому сотруднику только необходимые и ограниченные права. Почему это важно? Такие ошибки в реальной жизни приводят к серьезным последствиям — например, к краже средств сотрудником ([Кейс 4]).

⁠

Помощь

По любым вопросам, связанным с процессом внедрения и дальнейшей работой, обращайтесь к вашему персональному менеджеру.

Порядок

1. Заявка и консультация

2. Выбор программного решения

3. Заключение договора

4. Установка (Технический этап)

5. Обучение использованию программы

6. Начало использования

7. Анализ результатов и внесение корректировок

Результат