SCCFF Referater
Share
Explore

2021-05-17 Bestyrelsesmøde den 17. maj 2021

Generel kommentar.

Nyt møderum i lækre lokaler hos Jørgen på Islands Brygge. Og god service.

Deltagere:

Johnny Hansen, formand
Jan Frederiksen, Malaga koordinator
Jørgen Meinecke, Alicante koordinator.
Hans Peter Michaelsen, La Clusaz koordinator
Lone Johansen, kasserer.
Christel Weih, suppleant
Per Hester, suppleant
Niels Bloch, sekretær og næstformand

Agenda:

1. Godkendelse af sidste referat. Udestående:
• Originale dokumenter vil blive opbevaret i vores bankboks (Action: Johnny pending)
• Niels A. har lovet at overgive bankkontoen i La Clusaz til H.P. (Action: H.P/Niels A.)
• Johnny kvalitetssikrer medlemslisten mod bankindbetalingerne, og sender til Lone og Niels B.. (Action: Johnny)
• Johnny ringer rundt en uge efter Nyhedsbrev med retningslinjer er udsendt, og prøver at få alle med (Action: Johnny).
• Beviserne forsynes med nye numre, originalen lægges i boks og kopier (både for og bagside) sendes til medlemmerne med mail. Per formulerer en procedure til beslutning i bestyrelsen. (Action: Per)
• Koordinatorerne vil fremsende bilagslister med tilhørende ordbog fra spansk og fransk (Action: HP, Jan, og Jørgen.)
• Vi skal bruge ens budgetskema - i Excel – i fremtiden og i øvrigt bruge de samme overskrifter på posterne. Forslag udarbejdes (Action: HP)
• Lone og Niels A. opretter en protokol i skyen til brug for revisorkommentarer og vurderer hvad der er behov for til revision med fuld adgang for begge.
(Action: Lone & Niels A.)
• En debat angående det betimelige i, at der var en max grænse på 4000,- på rejseomkostninger for ’rep. ture’, som beskrevet i forretningsordenen, udspillede sig.
Det blev konkluderet, at bestyrelsen har tillid til, at koordinatorerne altid er omkostningsbevidste og finder de billigste og rimeligste transportformer, så reglen er hermed afskaffet og forretningsordenen bliver korrigeret. (Action: Johnny).
• Hele bestyrelsen bør have adgang til skyen. Johnny kontakter ’nørd’, der kan hjælpe (Action: Johnny).

• Vi har jo bedt alle om at komme med ideer og forslag til fremtidige aktiviteter med henblik på mere information og kontakt på tværs af foreningen, samt andre forbedringer af foreningens virke. Dette bliver sat på dagsordenen på næste bestyrelsesmøde (Action: Niels B.)

1. Godkendelse af sidste referat. Udestående:
• Originale dokumenter er nu opbevaret (Action: Er gjort - udgår)
• Niels A. har lovet at overgive bankkontoen i La Clusaz til H.P. (Action: H.P/Niels A.)
• Johnny kvalitetssikrer medlemslisten mod bankindbetalingerne, og sender til Lone og Niels B.. (Action: er gjort - udgår)
• Johnny ringer rundt en uge efter Nyhedsbrev med retningslinjer er udsendt, og prøver at få alle med (Action: er gjort - udgår).
• Beviserne forsynes med nye numre, originalen lægges i boks og kopier (både for og bagside) sendes til medlemmerne med mail. Per formulerer en procedure til beslutning i bestyrelsen. (Action: Er gjort - udgår)
• Koordinatorerne vil fremsende bilagslister med tilhørende ordbog fra spansk og fransk (Action: Er gjort - udgår)
• Vi skal bruge ens budgetskema - i Excel – i fremtiden og i øvrigt bruge de samme overskrifter på posterne. Forslag udarbejdes (Action: Er gjort - udgår)
• Lone og Niels A. opretter en protokol i skyen til brug for revisorkommentarer og vurderer hvad der er behov for til revision med fuld adgang for begge.
(Action: Udgår – men der er fortsat usikkerhed om adgang til skyen) (Action: alle checker om de kan se/gøre det de har behov for)
• Angående max grænse 4000,- på rejseomkostninger for ’rep. ture’, som beskrevet i forretningsordenen.
Det blev konkluderet, at bestyrelsen har tillid til, at koordinatorerne altid er omkostningsbevidste og finder de billigste og rimeligste transportformer, men reglen er hermed genindsat, men nu med 6000kr som loft. forretningsordenen bliver korrigeret. (Action: Johnny).
• Hele bestyrelsen bør have adgang til skyen. Johnny kontakter ’nørd’, der kan hjælpe (Action: Se ovenfor).
• Ideer og forslag. Dette bliver sat på dagsordenen på næste bestyrelsesmøde (Action: Gjort -udgår)

2. Supplering af dagsorden.
Ingen supplement
3. Sidste nyt fra formanden.
Intet nyt

4. Status på ventelisten
Ingen vil sælge - så ventelisten må væbne sig med tålmodighed, (hvilket kan siges at være positivt i en krisetid)
5. Status på lejlighederne.
ALC
Fast udgifter som angivet i budget og nul indtægter, men resten af året er der håb idet Alicante nu er gul: 25 uger er udlejet, hvilket vel nærmest må betegnes som udsolgt.
AGP
Berit besøger lejligheden hver uge, og har malet, rengjort og vasket alting. Låsen gået i baglås, så der er nye nøgler efter Jans tur der ned i juni.
Malaga er Orange, men Jans forsikring dækker.
LAC
Vi nåede at udleje det meste af skisæsonen sidste år (14 uger), og der er udlejet 10 uger i denne sommer. Men alle fremtidige investeringer er stillet i bero.
Der har været ønsker om Wi-Fi, men koordinatoren er skeptisk. Bestyrelsen ligeså – idet der efterhånden er nærmest fuldt net via mobilerne, selvom det kan være lidt småt.
Også er der tanker om en varmepumpe, men det er muligvis ikke tilladt af ejendommen. (Action: HP)
Kommentar til alle tre lejligheder:
Bør vi i det hele taget medvirke til at sende medlemmer til Corona kritiske områder set fra et etisk perspektiv?
For dette synspunkt: Folk kan bringe smitte med hjem, selvom alle regler er overholdt.
Imod dette synspunkt: Det må være den enkeltes eget ansvar.
Konklusion: Vi stoler på at medlemmerne tager alle forholdsregler, og at vi bare giver dem ret til at bruges deres egne lejligheder.
6. Status på hjemmesiden.
Mugo er nu ved at gå i gang med opgradering af systemet. Layout og ageren vil stort set blive som det nuværende. 15000kr (tidligere godkendt) uden yderligere ændringer, hvilket dog bør overvejes, om der kunne tænkes at være ønsker om dette?
7. Status på andelsbeviser.
100 andelsbeviser er klare til distribution, og procedure klar som lovet. (godt arbejde af Per).
Vi vil distribuere dem AD HOC – dvs. når vi møder medlemmerne. På generalforsamlingen, når nøgler afhentes, når ’man kender nogen’. Per giver rigeligt med kopier til koordinatorerne, og alle sender mail til formand og de øvrige koordinatorer, når et medlem har fået sin kopi. Der skal så oprettes en checkliste i skyen, om hvem der har modtaget (Action: Johnny)
Vedtægter skal opdateres med de nye principper, om fremmøde og underskrift, og proceduren indgå i forretningsordenen (Action: Niels og Johnny)
Originalerne lægges i boksen (Action: Lone/Johnny)
8. Regnskab og bilagsgodkendelse. Herunder budget for 2021
Vi har 228.651kr i beholdning. Ingen restancer (tværtimod - en har betalt to gange)
9.. Indkomne forslag.
Forslag om sammenkomster for medlemmer. Vi vil forsøge os med en årlig temaaften. Nærmere senere. Johnny giver feed back til Linda.
Forslag om at aktivere vores Facebook gruppe. Vi går i tænkeboks om dette, Der er både positive og negative aspekter i det. Positivt, at man kan give tips til hinanden, og negativt, da det kan anspore til ’uhøvisk tale’.
Forslag om Travel Club. Vi vil ikke deltage i dette idet der vil komme helt ukendte lejere. Feed back til formanden. (Action: Johnny)
Forslag om bookingregler i vedtægterne. De skal nævnes og referere til Hjemmesiden. På agendaen til generalforsamlingen (Action: Niels)
Information om opskrivning og andelsbeviser kommer på generalforsamlingen
Forslag om vedtægtsændring angående restanter. Vedtaget, og vil komme på agendaen til generalforsamlingen (Action: Niels)
10. Næste møder
Bestyrelsesmøde den 4. august 2021 i Grotten
Generalforsamling den 1. september 2021
(Begge datoer bekræftet af SAS Klubben)
11. Eventuelt
Ingen emner

Således opfattet den 20. maj 2021

Niels Bloch, sekretær
Share
Want to print your doc?
This is not the way.
Try clicking the ⋯ next to your doc name or using a keyboard shortcut (
CtrlP
) instead.