Tortoic - Organisasi dan Proses Bisnis - Optimalisasi, Digitalisasi, dan Berkelanjutan

1. Elemen Dasar Organisasi dan Proses Bisnis

2. Tipe dan Bentuk Organisasi

3. Proses Bisnis Dalam Organisasi

Explore

3. Proses Bisnis Dalam Organisasi

Indra Permana

3.1 Proses Bisnis

3.2 Analisis dan Perancangan Proses Bisnis

3.3 Desain Proses Bisnis

3.4 Karakteristik dan Tipe Proses Bisnis

3.5 Bentuk Dasar Proses Bisnis

⁠
`3.1 Proses Bisnis`⁠
⁠

Menurut Davenport (1993), proses bisnis adalah aktivitas yang ter-ukur dan terstruktur untuk memproduksi output tertentu untuk kalangan pelanggan tertentu. Di dalamnya terdapat penekanan yang kuat pada “bagaimana” pekerjaan itu dijalankan pada suatu organisasi, tidak seperti pada produk yang berfokus pada aspek “apa”. Suatu proses oleh karenanya merupakan urutan spesifik dari aktivitas kerja lintas waktu dan ruang, dengan suatu awalan dan akhiran, dan secara jelas mendefinisikan input dan output. Definisi dari Hammer dan Champy’s (1993) bisa dianggap merupakan turunan dari definisi Davenport.

Selain itu, proses bisnis juga dapat didefinisikan sebagai sekumpulan aktivitas untuk mewujudkan tujuan bisnis yang dimulai dari input, kemudian menambahkan nilai (value) dan mendapatkan output berupa hasil yang diinginkan konsumen; dengan definisi yang jelas tentang awal proses, akhir proses, input, dan output.

Sekumpulan rantai aktivitas untuk menghasilkan produk barang ataupun jasa dari awal proses masuknya input, kemudian proses sampai keluar output, dan di setiap mata rantai aktivitas mempu-nyai penambahan nilai, yang disebut sebagai rantai nilai (value chain). Proses bisnis merupakan gambaran detail dari rantai nilai. Suatu proses bisnis dapat dipecah menjadi beberapa sub-proses dengan atributnya sendiri yang berkontribusi mencapai tujuan dari prosesnya. Di dalam rantai nilai terdapat aktivitas utama yang mer-upakan aktivitas yang berkaitan langsung dengan produksi, dan aktivitas pendukung.

Organisasi bisnis berupaya melakukan perbaikan proses bisnis untuk meningkatkan efisiensi prosesnya. Upaya perbaikannya membutuhkan suatu metode dan model yang mampu menggam-barkannya dengan baik, sehingga dapat dilakukan penilaian atas proses yang sedang berjalan. Proses bisnis perusahaan dapat menjadi keunggulan kompetitif jika dapat memungkinkan perusahaan untuk berinovasi atau untuk menjalankannya dengan lebih baik dari pesaingnya

⁠
`3.2 Analisis dan Perancangan Proses Bisnis`⁠
⁠

1. Analisis Proses Bisnis

Analisis proses bisnis merupakan suatu upaya mempelajari proses bisnis yang ada dalam satu atau beberapa organisasi, baik dalam operasional sehari-hari perusahaan dan dalam situasi yang luar biasa. Tujuan analisis proses bisnis adalah untuk menganalisis dan mendokumentasikan kerja dari proses yang ada.

Dalam kasus tertentu, hal tersebut mungkin akan menciptakan suatu proses baru, sehingga tidak akan ada proses untuk dianalisis. Proses analisis terhadap proses bisnis yang ada, harus menghasil-kan gambaran tingkat tinggi untuk memberikan titik awal bagi upaya mendesain ulang. Organisasi melakukan analisis secara rinci terhadap proses yang ada, lalu mengembangkan detail waktu dan model biayanya, dan melakukan simulasi untuk mempelajari efek perubahan yang muncul terhadap peningkatan efisiensi proses.

Kegiatan analisis menghasilkan model proses bisnis berupa doku-men yang menggambarkan proses yang ada (as-is document), draf rencana untuk mendesain ulang proses, dan dukungan semua ma-najer senior utama. Harmon (2007), menjabarkan aktivitas utama selama analisis merupakan lanjutan dari tahap perencanaan dengan hasil detail rencana proyek (project plan) untuk suatu proses bisnis dan disetujui oleh komite eksekutif, tim pengelola proses bisnis (BPM), sponsor, dan komite pengarah proyek.

2. Perancangan Proses Bisnis

Tujuan dari desain proses bisnis adalah untuk membuat rancangan untuk proses atau proses baru yang akan diperbaiki. Harmon meng-gunakan istilah re-design dibandingkan dengan design karena pada umumnya kegiatan yang dilakukan adalah mendesain ulang proses bisnis yang sedang berjalan sehingga dilakukan perbaikan dan per-baikan sesuai dengan tujuan bisnis.

Tahap desain digabungkan dengan tahap analisis, dengan mendokumentasikan dokumen apa adanya untuk membuat proses baru (to-be). Model proses bisnis yang dihasilkan dari analisis menjadi dasar untuk melakukan perbaikan atau perubahan bentuk yang paling sesuai dengan tujuan bisnis. Memperbaiki proses berarti meningkatkan bisnis sehingga dapat lebih kompetitif dan meng-hasilkan lebih banyak keuntungan; hal tersebut juga bertujuan untuk meningkatkan produktivitas, memberikan tingkat layanan pelanggan yang lebih baik, memperoleh ?eksibilitas yang lebih besar dalam penggunaan sumber daya, merespons lebih cepat ter-hadap peluang baru, meningkatkan moral staf melalui lingkungan kerja yang lebih baik, dan menjalankan teknologi baru dengan mulus.

⁠
`3.3 Desain Proses Bisnis`⁠
⁠

Bagian ini memperkenalkan konsep desain proses bisnis sebagai tahapan yang mengikuti analisis proses bisnis. Desain ini adalah upaya perbaikan proses bisnis yang melibatkan tim perusahaan dan menggunakan teknik seperti workshop, brainstorming, dan simulasi. Empat tahapan dalam analisis dan desain proses bisnis adalah:

Desain/Perancangan: Ini melibatkan identifikasi dan pemodelan proses bisnis, termasuk validasi, simulasi, dan verifikasi. Tahap ini juga mencakup survei pada proses bisnis, lingkungan organisasi, dan lingkungan teknis.

Konfigurasi: Tahapan ini mencakup seleksi sistem, implementasi, pengujian, dan penerapan. Penting untuk menguji sistem sebelum digunakan, melatih personel, dan melakukan migrasi aplikasi jika perlu.

Pelaksanaan: Ini melibatkan operasional, pemantauan, dan pemeliharaan. Tahap ini menilai kinerja sistem dan aplikasi dalam operasi sehari-hari untuk mencapai tujuan perusahaan, menghasilkan log informasi untuk evaluasi.

Evaluasi: Tahap ini melibatkan penggalian proses dan pemantauan aktivitas bisnis. Log informasi dievaluasi untuk mengidentifikasi model proses bisnis dan menilai lingkungan operasional.

⁠
`3.4 Karakteristik dan Tipe Proses Bisnis`⁠
⁠

Karakteristik Proses Bisnis

Defnitif: Dalam sebuah proses bisnis harus memilik batasan, masukan, serta keluaran yang jelas.

Urutan: Dalam proses bisnis harus terdiri dari sebuah aktivitas yang memiliki tahapan yang sesuai dengan waktu dan ruang.

Pelanggan: Dalam sebuah proses bisnis harus memiliki suatu penerimaan hasil proses

Nilai tambah: Transformasi yang terjadi dalam proses bisnis-memberikan nilai lebih pada menerima.

Keterkaitan: Suatu kegiatan atau proses tidak dapat berdiris-endiri, namun harus terkait dalam struktur suatu organisasi.

Fungsi silang: Suatu proses pada umumnya, walaupun tidak harus, memiliki atau mencakup beberapa fungsi

Tipe Proses Bisnis

Proses manajemen merupakan sebuah proses yang mengen-dalikan operasional sebuah sistem. Misalnya Manajemen Strategis.

Proses operasional merupakan sebuah proses yang mempu-nyai inti bisnis dan meliputi aliran nilai utama. Misalnya proses pembelian, manufaktur, pengiklanan dan pemasaran, dan penjualan. Hal tersebut juga termasuk proses yang mendukung proses inti, seperti rekrutmen dan akunting

⁠
`3.5 Bentuk Dasar Proses Bisnis`⁠
⁠

Pembahasan tentang bentuk dasar proses bisnis yang mencakup tujuan, batasan, input, output, sumber daya, urutan aktivitas, dan keterlibatan lebih dari satu unit organisasi yang memberikan nilai bagi stakeholders. Tiap proses harus memiliki tujuan yang jelas, batasan yang didefinisikan, input yang jelas seperti dokumen atau data, dan output seperti dokumen risiko. Sumber daya meliputi manusia, perangkat keras, perangkat lunak, komunikasi, dan data. Urutan aktivitas harus terstruktur dengan SOP. Proses bisnis yang efektif melibatkan kerja sama antar unit dalam organisasi.