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Plataforma servicios sociales, prácticas profesionales y voluntarios Natura Mexicana

Módulo 5. Metodología proyectos

“Dame seis horas para cortar un árbol y pasaré las primeras cuatro afilando el hacha.” Abraham Lincoln

El trabajo en equipo, la cooperación , la organización y la comunicación efectiva son capacidades esenciales que irás desarrollando durante tu colaboración con Natura. Para aplicar estas capacidades necesitamos tener una metodología que nos permita dar estructura al trabajo. En este módulo aprenderás la dinámica de trabajo para las actividades que realizarás junto con los equipos de Natura Mexicana. Para lograr esto, te presentamos algunas metodologías y herramientas que usamos para desarrollar proyectos.

En la organización se incluyen, implementan y desarrollan marcos de trabajo AGILE principalmente pero no limitado a SCRUM y Kanban. Por lo que todos los procesos incluyen etapas de planeación y ajuste cortos e iterativos, para gestionar los proyectos de manera flexible, autónoma y eficaz. Te presentamos una síntesis de las metodologías base para que sea más fácil tu proceso de onboarding.


Como estudiantes y profesionales es muy importante que en cualquier labor se tenga claridad sobre el ciclo de vida del proyecto a desarrollar y lo que involucra cada una de sus etapas, en este apartado te presentamos una serie de herramientas que te permitirá desarrollar con mayor eficiencia tus proyectos y que son la base teórica, estas se dividen en las diferentes etapas que involucra un proyecto. En este apartado se abordan los temas del proceso desde la captura de ideas hasta el análisis de un proyecto.


Reuniones

Durante tu colaboración con la organización tendrás reuniones con los diferentes equipos así que es imprescindible que sepas que para estas reuniones se maneja la metodología PAR la cual consiste en tres tipos de reunión:

Planeación: Se hace el planteamiento de los objetivos de los proyectos bajo criterios SMART y se llega a un consenso de las métricas.
Ajuste: sirve para resolver dudas, ajustar tiempos, objetivos y comentar problemas
Retroalimentación: Se discuten y retroalimentan los objetivos planteados y se analizan las métricas.

Cada reunión tiene una duración aproximada de 1 a 2 horas.

Las reuniones tienen las siguientes características:
Orden del día: Cuando se solicita una reunión a tu supervisor se debe de sugerir una orden del día en donde se enumeran los temas que se quisieran tocar y los tiempos estimados de la reunión.
Minuta: descripción de la estructura de la reunión, comenzando con una lista de los presentes, siguiendo con los planteamientos y las respuestas de cada uno de los asistentes, y finalizando con el detalle de las conclusiones arribadas.
Participantes: Las personas que van a formar parte de la reunión, a todos se les da acceso a la orden del día y la minuta para modificaciones y futuras referencias
Roles: En cada reunión debe de establecerse un:
Moderador: es una persona que guía la reunión, establece turnos y cuida que se hable de lo que se ha planteado para el así como los tiempos para cada uno. Debe de estar escrito en la minuta
Escriba: Es la persona encargada de ir redactando en la minuta los acuerdos y comentarios en cada fase de las reuniones. Debe de estar escrito en cada minuta
Objetivos: Cada uno de los temas que se plantean para la reunión, para cada uno se escriben las preguntas y el responsable que es quien planteará el objetivo en la reunión
Acuerdos: Para cada objetivo visto se llega a un acuerdo el cual puede derivar en una tarea (como enviar un documento o modificar un entregable)

En cada junta se lleva una estructura general como la siguiente:

Saludo: Al iniciar se hace una ronda en la que cada miembro contesta ¿Cómo me siento?.
Declaración de objetivos: El moderador pregunta si todos leyeron la orden del día y si consienten que permanezca igual, si estan todos presentes y si los roles de moderador y escriba están cubiertos
Revisión de objetivos: El moderador da palabra a la persona responsable para presentar las dudas del objetivo
Acuerdos: El moderador da palabra al encargado de resolver las dudas y hacer comentarios. El escriba se encarga de hacer las anotaciones en la minuta
Los dos pasos anteriores se repiten para cada objetivo
Cierre: El moderador da un resumen de las tareas y cierra la reunión


Notas sobre el trabajo en equipo
En caso de presentarse dudas sobre alguna actividad es fundamental hacer ejercicios de comprensión del problema antes de pedir ayuda a otro miembro del equipo como consideración del respeto a su tiempo.
Es obligatorio que al consultar a otro miembro del equipo se tengan disponibles los links con el ROCED desarrollado y las dudas puntuales que se quieran aclarar antes de empezar.
No es necesario tener la totalidad de dudas pero si es indispensable tener un avance que demuestre respeto hacia el tiempo de los integrantes del equipo

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