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Planificación y gestión de proyectos

Buenas prácticas en la gestión de proyectos

Crear un plan de trabajo a nivel macro (Plan de trabajo)

Cuando empezamos un nuevo proyecto debemos estimar el alcance del mismo y las etapas que tendrá, asi como el entregable final. Para ello podemos apoyarnos de un cronograma de actividades, plan de trabajo o

roadmap⁠

. Un roadmap o cronograma se compone de una linea de tiempo de la duración del proyecto en la cuál vamos acomodando las etapas del proyecto y tareas a grandes rasgos (no nos metemos en detalles de implementación). Este artefacto nos ayuda a alinear expectativas entre los miembros del proyecto para conocer las etapas del proyecto, estimaciones de tiempos y dependencias.

Priorización (Sprint Planning)

Es necesario estar constantemente enfocando nuestros esfuerzos. Para ello se crearon las ceremonias de Scrum, en concreto hablamos del Sprint Planning, el cual nos da visibilidad de las tareas que se realizarán en el sprint, de la cantidad de tareas que lleva cada quien, del estado de las tareas, y nos permite idear mejoras para implementar en la siguiente iteración o sprint.

Existen otras herramientas como la matriz "esfuerzo-impacto" o la matriz Eisenhower que nos ayudarán a hacer este proceso cuando creamos que es necesario enfocar esfuerzos en el equipo.

Manejar las expectativas

Queda claro que nunca entenderemos al 100% lo que otra persona nos comunica, siempre hay un pequeño fallo de comunicación que depende de la interpretación que cada parte le dé al mensaje. Pero a pesar de este fallo, es posible hacer negociaciones, llegar a acuerdos, y transparentar avances. Es muy importante que intenten que la expectativa de los stakeholders sea lo más parecida a la del equipo, de estar alineados en qué esperar al final del proceso y qué no esperar. Mucho de esto debe quedar claro desde el inicio de un proyecto si queremos que la relación sea fructífera. En el camino surgirán cosas que no tenían previstas ninguna de las partes y habrá que comunicarlo y platicar asertivamente. Para más tips sobre cómo llevar la relación con stakeholders te invitamos a leer el apartado de

relaciones con stakeholders⁠

Documentar continuamente

La documentación es otra tarea muy importante que debe suceder a lo largo del proyecto, debemos ir recopilando las evidencias y el trabajo colaborativo en un lugar centralizado. Puede ser en correos, en una carpeta de drive, o puede ser en las plataformas de diseño colaborativo. Algunas de las cosas que puedes documentar son:

Decisiones en forma de minutas de cada reunión con stakeholders o con el equipo

Material generado de las entrevistas como videos, notas, etc

El proceso de diseño

Los entregables que se van generando (versionadas)

Las presentaciones

El UI kit o sistema de diseño

Puedes encontrar más información sobre documentación

aquí.⁠

⁠

Mantener actualizadas a las partes interesadas

Es muy importante siempre mantenerse al día del avance, bloqueos mayores, y de posibles peticiones tanto a los stakeholders como a los miembros del equipo (para mantener a los miembros del equipo al tanto, hacemos uso de la ceremonia de SCRUM llamada daily). Para mantener al día a los stakeholders podemos hacer uso de los canales de comunicación previamente definidos, usualmente se usa correo electrónico por su formalidad y porque puedes rastrear con facilidad hilos de conversaciones y enviarlo a los/las interesados/as.

TIP: Dentro del Bootcamp nos interesa que puedan copiar todos estos correos a sus coaches asignados para tener visibilidad de las conversaciones que tienen con los stakeholders, siéntanse en confianza de hacerlo.

Ejemplo de correo de cierre de weekly y seguimiento

Hola equipo,

Les hacemos llegar la minuta correspondiente a la reunión de hoy en la tarde.

Una vez más, les agradecemos muchísimo su tiempo y disposición. Nos llevamos una idea mucho más clara de sus necesidades y aclaramos las dudas necesarias.

Adicionalmente, y como lo prometimos, les mandamos los recursos que corresponden al avance de la semana para que puedan inspeccionarlo y dejarnos feedback a modo de comentarios.

Hemos brindado solo accesos de lectura, esto con el fin de salvaguardar la confidencialidad del material interno y de establecer la transparencia en el manejo de archivos. Agradecemos muchísimo su confianza:

⁠

→ Copia de los videos de entrevistas⁠

⁠

→ Link al archivo de volcado de la información⁠

⁠

Quedamos atentas a cualquier cosita y les deseamos un increíble fin de semana,

¡Saludos!

Ejemplo de correo de cierre de proyecto

Una vez terminado un proyecto se debe formalizar el cierre. Para ello sugerimos tener una última reunión donde mostrarán el resultado final y quedarán en enviar un correo de cierre que formaliza la entrega del resultado y que da cabida a seguir en contacto en caso de que se necesite.

Asunto: Entregables Laboratoria + #NombreDeEmpresa

Buen día #NombreDeEmprendimiento! Somos el squad #NombreDeSquad conformado por: (Nombres de la integrantes)

Aquí un mensaje de agradecimiento: …

Como cierre del proyecto les hacemos llegar siguientes entregables:

⁠

Prototipo final de nuestra solución desarrollado en Figma⁠

⁠

Figma (copia del original) editable de nuestro prototipo⁠

⁠

Documentación de nuestro proceso/Caso de estudio⁠

⁠

Algún adicional que deseen compartir (Diapositivas, alguna herramienta extra, etc)⁠

⁠

Les agradecemos el tiempo y la dedicación a este proyecto colaborativo. Cualquier consulta, pregunta no duden en escribirnos. Seguimos en contacto.

¡Saludos!

Estudiantes del Bootcamp UX de Laboratoria

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