Relación con stakeholders

¿Product Owner?

Es un tipo de stakeholder responsable de maximizar el valor del producto, quien conoce qué elementos de negocio dan valor al producto o servicio. En algunas empresas el PO puede ser de unos de los multiples productos que hay en la empresa, en otras ocasiones se le llama cliente cuando se realiza un trabajo de consultoría.

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Responsabilidades de un PO:

Definir la visión del producto.

Priorizar los aportes de las partes interesadas y los usuarios finales.

Garantizar que el equipo de producto (UX, Devs, Q&A) siga las instrucciones para el desarrollo de productos.

Asumir la responsabilidad de llevar a cabo el proyecto y dar guía al equipo.

Recomendaciones para llevar la relación con PO

Todo parte de pensar en que estamos en el proyecto para co-diseñar y colaborar en este co-diseño. A pesar de que nosotras somos expertas en el tema y estamos para guiarlos, no podemos tomar el 100% de las decisiones porque el PO tiene mayor conocimiento sobre el negocio y se busca que la solución final tenga en cuenta tanto las necesidades del usuario como las del negocio.

Te compartimos algunos tips básicos para llevar una buena relación con los POs y se logre una relación win-win.

Siempre que estés en las instancias con PO recuerda que están para colaborar y buscar acuerdos, por lo tanto deberán estar dispuestas a escuchar activamente lo que el cliente está diciendo, hacer preguntas para probar que están en la misma página y estar abiertas al cambio.

Que sea nuestro PO no significa que debamos decirle “si” a todo, es más, si no están seguras de si pueden tomar cierta petición, lo mejor será mencionar que lo van a evaluar o platicar en equipo y que tendrán una respuesta pronto. De esta manera pueden tener el tiempo para analizar sus opciones y no comprometerse a algo que no están seguras si pueden entregar.

Busquen ser claras, directas, y asertivas al momento de comunicarse, esto hará que confíen mas en ustedes y se cree el ambiente correcto para una comunicación transparente.

Busquen presentarse y pedirles que se presenten, esto es esencial para empezar un proyecto correctamente.

No está mal tener espacios de bonding o icebreaking de vez en cuando con el PO, siempre y cuando no las retrase demasiado en sus proyectos.

Busquen definir los canales de comunicación y mantener actualizados a sus POs sobre los avances o fechas importantes del proyecto, muchas veces ellos andan en mil cosas más y los recordatorios les sirven mucho.

También es importante ser empáticas con el cliente y entender de dónde pueden venir las peticiones que nos hace.

Es muy importante cuando hablen de decisiones de diseño explicar por qué las están tomando con el fin de que el cliente entienda la justificación de sus decisiones pero estar abiertas a que pueden cambiar.

Recuerda tener la mentalidad ágil todo el tiempo y guiarte por sus

principios.⁠

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Ejemplo de casos de relación con PO en Laboratoria

Caso 1: La PO es un perfil entusiasta conocedor de UX y realiza muchas propuestas de cómo podemos mejorar nuestro trabajo como diseñadoras. En una ocasión nos propuso darnos una “clase” de cómo hacer testeos de usabilidad correctamente.

Es muy provechoso que nuestro PO se encuentre interesado en nuestra forma de trabajo y en proponer ciertas actividades. Sin embargo, es importante que recuerden que ustedes como diseñadoras son las líderes del proceso de diseño y de su aprendizaje, si bien deben tomar en cuenta las propuestas de su PO , es importante identificar y negociar qué aporta valor para nuestra meta.

Caso 2: La PO quedó de enviarnos información relevante del negocio el día de la weekly. Ha pasado ya 1 día completo y le hemos enviado mensajes por diferentes medios y no tenemos todavía la información necesaria para ejecutar los siguientes pasos.

Para que lleguemos a este punto es importante preguntarnos ¿qué hemos estado realizando durante este día? y si hemos pedido alguna ayuda externa (coaches, project coordinator) Asimismo, ser proactivas en buscar otras fuentes de información (artículos, tesis, página de la empresa, etc.) que nos dé información de valor de la empresa. También podemos pensar ¿qué otras tareas ir adelantando mientras tanto?. Finalmente en el espacio que tengan con su PO, comentarles y/o darle feedback asertivo sobre este suceso y cómo trabajar en equipo para llevar a cabo la meta. Busquen tener planes B,C para no bloquearse en su proyecto ya que no todo saldrá como planeado, además de ser empáticas con los contratiempos que puedan presentarse a los POs.

Caso 3: La PO se comprometió a compartirles contactos de potenciales usuarios en una fecha dada y no cumplió y tampoco les facilita el contacto con ellos. Actualmente tienen 2 entrevistas agendadas y el tiempo corto para reclutar.

Es importante tomar en cuenta que no siempre nuestro PO nos proporcionará los usuarios y para ello es importante mapear un plan b y plan c. Sin embargo, recomendamos transparentar este escenario al PO para que esté al tanto de la limitante y que abordaremos otros caminos para lograr el objetivo de la investigación (desk research, ampliar características de usuarios, limitar la cantidad de usuarios a ser entrevistados, etc.).

Caso 4: La PO les propuso agregar nuevas funcionalidades en la interfaz de cara a la última semana del reto faltando 1 día para la demo. Son propuestas que no están alineadas con las necesidades primarias del usuario y que no se relacionan con el brief inicial. 🫣

Es importante entender el contexto del ¿por qué agregar estas interfaces al diseño?, de ser relevante para el negocio y si es una funcionalidad primaria para los usuarios; dependiendo de nuestros tiempos se puede negociar con la PO y llegar a acuerdos. Por ejemplo: “agregar esta funcionalidad pero el diseño plus que teníamos como equipo para agregar a la propuesta lo dejamos en recomendaciones por la demanda de actividades”. En caso de ser secundaria y una que realmente no se tocó inicialmente podemos transparentar al PO que están priorizando las que resuelven la problemática definida en el brief y de tener tiempo podrían explorar la funcionalidad propuesta, pero sin comprometerse a entregarla.

Caso 5: El PO no nos da la libertad suficiente para ejecutar nuestro proceso de diseño usando las herramientas que mejor conocemos. El PO nos pide que sea en cierto formato, con ciertas herramientas y quiere aprobar todo antes de que podamos ejecutarlo, volviéndose un cuello de botella.

Puede pasar que se encuentren con un perfil de PO sumamente controlador (micromanagement), hay que entender que este control viene dado por miedos; miedo a perder clientes, miedo a manchar la marca, o miedo a que su organización se vea en peligro por un cambio fuerte en el diseño del proceso. Se debe trabajar en explicar detalladamente cada etapa del proceso y cómo están cuidado a su negocio durante cada etapa. Puede ser un perfil con poco conocimiento de UX y esto potencia sus miedos, por lo que deben de ser muy comunicativos y justificar sus decisiones de diseño, además de pedirle retroalimentación para que se sienta parte del proceso.

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