Thực hiện Weekly Meetings

Cuộc họp là phần rất quan trọng đối với bất kỳ tổ chức nào. Nó là nơi để truyền đạt thông tin, thảo luận xử lý vấn đề, và đánh giá tình hình hoạt động của tổ chức.

Tuy nhiên, cuộc họp thường tiêu tốn rất nhiều thời gian nhưng lại không đem đến kết quả như mong muốn, dẫn đến tâm trạng chán họp.

Là người lãnh đạo, bạn luôn muốn tổ chức một cuộc họp thật hiệu quả nhưng không biết cách làm. Hãy tham khảo cách tổ chức cuộc họp Weekly Meetings của chúng tôi và bạn sẽ trở thành một chuyên gia tổ chức cuộc họp.

Bắt đầu cuộc họp Weekly Meetings trên Simplamo

Hãy chọn Menu Meetings → Chọn Start Meeting

⁠

1. Tin tốt (Good News): 5 phút

Câu chuyện dẫn nhập trước khi họp: Hãy để mỗi người chia sẻ 1 tin tốt cá nhân và 1 tin tốt về công việc.

⁠

2. Đánh giá Scorecard (Scorecard Review): 5 phút

Đánh giá các chỉ số quan trọng (5- 15 chỉ số) theo dõi tình hình hoạt động Doanh nghiệp (hoặc Phòng ban – tùy theo cấp độ của cuộc họp). Con số không đạt mục tiêu thì xem xét đưa xuống phần Danh sách các vấn đề (Issues List) cho phần IDS.

⁠

3. Đánh giá Rocks (Rocks Review): 5 phút

Đánh giá tiến độ của Rocks (Danh sách các công việc ưu tiên của quý). Nếu bị chậm tiến độ thì xem xét đưa xuống phần Danh sách các vấn đề (Issues List) cho phần IDS.

⁠

4. Tình hình Khách hàng/Nhân viên (People Headlines): 5 phút

Chia sẻ tin ngắn gọn (cả tốt hay không tốt) về sự kiện liên quan tới nhân viên và khách hàng. Vấn đề nào quan ngại thì đưa xuống phần Danh sách các vấn đề (Issues List) cho phần IDS.

⁠

5. Đánh giá To Do List (Danh sách các việc cần làm trong tuần): 5 phút

Xem xét nhanh Danh sách các việc cần làm từ cuộc họp trước xem đã hoàn thành chưa. Nếu 90% xong thì vẫn là chưa xong. Việc nào xong thì gạch bỏ. Nếu việc chưa thực hiện thì tiếp tục giữ lại trong danh sách và tạo ra vấn đề vào Danh sách các vấn đề (Issues List) cho phần IDS.

Trách nhiệm giải trình của từng thành viên được hình thành khi xây dựng Danh sách các việc cần làm (To-Do List) và mức độ hoàn thành công việc được đánh giá trong tuần kế tiếp.

⁠

6. Tiếp cận vấn đề (IDS): 60 phút

Đến đây, bạn có một Danh sách các vấn đề (Issues List) gồm: Các vấn đề còn sót lại của buổi họp tuần trước, các vấn đề mới bổ sung từ các phần trên. Hãy hỏi mọi người lần cuối là họ có muốn bổ sung thêm vấn đề gì cần bàn bạc hay không?

Sau đó, người điều phối đề xuất nhanh trong 30 giây thứ tự 3 vấn đề quan trọng nhất và chỉnh sửa thứ tự theo nhận xét của mọi người.

Bây giờ, hãy tập trung xử lý từng vấn đề theo nguyên tắc Xác định-Thảo luận-Giải quyết (IDS) như sau:

+ Xác định: Tìm ra nguyên nhân thực sự.

+ Thảo luận: Thảo luận để ra giải pháp trên tinh thần đạt lợi ích lớn cho tổ chức (Tránh việc đổ lỗi, công kích cá nhân hay thảo luận lan man không ra được giải pháp cụ thể).

+ Giải quyết: Thống nhất một giải pháp gắn liền một hoặc nhiều hành động (To-Do) mà có người chịu trách nhiệm hoàn thành cụ thể.

Nếu đã hết thời gian, hãy để lại các vấn đề còn dang dở cho tuần sau. Nếu còn thời gian mà đã giải quyết hết 3 vấn đề quan trọng ban đầu, hãy xác định 3 vấn đề quan trọng tiếp theo và tuần tự giải quyết như các bước trên.

⁠

7. Kết luận (Conclude): 5 phút

Gồm 3 phần nhỏ:

+ Tóm tắt Danh sách các việc làm mới trong tuần: Hãy rà soát để chắc chắn mọi người đã nắm rõ nhiệm vụ của mình.

+ Thông điệp truyền thông: Thảo luận cần phải truyền thông thông điệp gì đến các nhân viên khác mà không ở trong cuộc họp này? (Email/Video/Gặp mặt trực tiếp …).

+ Đánh giá chất lượng cuộc họp: Từng thành viên đánh giá mức độ hiệu quả cuộc họp từ 1 – 10.

Cuối cùng, Thư ký cuộc họp không bỏ dấu tích ở 2 ô cuối của trang Kết luận.

⁠

Hãy áp dụng ngay cách tổ chức cuộc họp này, và bạn sẽ thấy bất ngờ về sự hiệu quả của nó.

Want to print your doc?
This is not the way.

Try clicking the ⋯ next to your doc name or using a keyboard shortcut (

CtrlP

) instead.