5S in Warehouse (FFM & Sameday)

How apply 5S

Implement

References

Lean Warehousing

Explore

Implement

S1 - Sorting

⁠

Ảnh chụp Màn hình 2022-08-18 lúc 16.36.56.png

⁠

1. Sorting

Remove the unnecessary – Keeping only what is used and red tag the rest

Tools & materials slowing workflow

Wasted time looking for parts, tools and products

Stockpiling unnecessary & expensive inventory

Safety hazards resulting from clutter

Sort– In organizing your workplace and home, the first thing to do is to sort. In home improvement, you separate stuff you need, stuff you can throw out, and stuff that can be donated or sold in a garage sale. In sorting your warehouse inventories and company assets, the same principle applies. Discard all the items that you no longer have any use for to clear valuable space for incoming materials or products in need of storage. Keep only what you need and set priorities through processes like FIFO (First in First Out) or LIFO (Last in First Out).

Tools you need:

Red Tags and Red Tag Boards – Systematically remove items in your warehouse with approval of the supervisor to ensure items discarded are reviewed.

Equipment Tags – Tag machines and equipment in need of repairs with status tags that indicate machines in need of repairs and those that are OK to use.

⁠

5S Red Tag Procedure:

Identify unnecessary, unneeded, or misplaced items

When determining necessity make sure to find out:

If the item has a use in the work area.

If it is needed, how often is it used and by which workers.

The frequency of use.

If the item is removed, what are the effects, and will it really matter?

Does the item get in the way?

Khi xác định sự cần thiết, hãy đảm bảo tìm hiểu:

1. Nếu mục có công dụng trong khu vực làm việc.

2. Nếu nó là cần thiết, nó được sử dụng thường xuyên như thế nào và công nhân nào.

3. Tần suất sử dụng.

4. Nếu vật phẩm bị loại bỏ, sẽ có những ảnh hưởng gì, và nó có thực sự quan trọng không?

5. Vật phẩm có cản đường không?

⁠

Fill out the

5S red tag⁠

⁠

Make sure that the tags are fully filled out and hand writing is legible

There are two sides to the tag to all enough space to write key descriptive statements

Điền vào thẻ 5S màu đỏ

1. Đảm bảo rằng các thẻ được điền đầy đủ và viết tay dễ đọc

2. Có hai mặt của thẻ với tất cả không gian đủ để viết các câu mô tả chính

⁠

Log the red tagged item into the 5S Red Tag Register (Learn more about the

Red Tag Register⁠

)

The Red Tag Register highlights key information from the Red Tag in order to locate it and determine if the item needs to be addressed in more detail.

The Register will record such information as the Red Tag number, its classification, and who recorded the information.

Đăng nhập mục được gắn thẻ đỏ vào Sổ đăng ký Thẻ đỏ 5S (Tìm hiểu thêm về Đăng ký Thẻ đỏ)

1. Sổ đăng ký Thẻ đỏ đánh dấu thông tin chính từ Thẻ đỏ để xác định vị trí của nó và xác định xem mục có cần được giải quyết chi tiết hơn hay không.

2. Cơ quan Đăng ký sẽ ghi lại những thông tin như số Thẻ đỏ, phân loại và người đã ghi lại thông tin.

⁠

Move the item to the red tag area

Make sure that the red tag area is not too far from the area that has been through the 5s’s, as some of the items may be returned back to the workspace as they are needed.

You should have a Central Red Tag Area where items can be moved to if they are not needed for longer than two weeks at the local red tag area

Di chuyển mục đến khu vực thẻ màu đỏ

1. Đảm bảo rằng khu vực thẻ màu đỏ không quá xa khu vực đã qua 5s, vì một số mục có thể được đưa trở lại không gian làm việc khi cần thiết.

2. Bạn nên có Khu vực thẻ đỏ trung tâm nơi các mục có thể được chuyển đến nếu không cần thiết trong hơn hai tuần tại khu vực thẻ đỏ địa phương

⁠

After a given amount of time (typically one month), in the Central Red Tag Area, remove the item as it is no longer necessary.

Removal does not necessarily mean to throw out, it could mean:

Move to another area that uses that item

Sell the item

Recycle the item

This may not be true if you have extreme seasonality of tool usage. So make sure that you consider seasonality when making a decision.

Sau một khoảng thời gian nhất định (thường là một tháng), trong Khu vực thẻ đỏ trung tâm, hãy xóa mục đó vì nó không còn cần thiết nữa.

1. Loại bỏ không nhất thiết có nghĩa là loại bỏ, nó có thể có nghĩa là:

Di chuyển đến một khu vực khác sử dụng mặt hàng đó

Bán mặt hàng

Tái chế vật phẩm

2. Điều này có thể không đúng nếu bạn có thời gian sử dụng công cụ quá cao. Vì vậy, hãy chắc chắn rằng bạn cân nhắc tính thời vụ khi đưa ra quyết định.

⁠

5-Step Sorting Process

Step 1: Evaluate and Document the Current State

A powerful practice to follow when sorting is taking before and after pictures of an area before proceeding further. This will give you a good reference to help others see improvements. Remember, 5S is a lean tool and lean’s purpose is to achieve continuous improvement.

Bước 1: Đánh giá và ghi lại tình trạng hiện tại

* Một phương pháp hữu ích cần tuân thủ khi sắp xếp là chụp ảnh trước và sau của một khu vực trước khi tiếp tục. Điều này sẽ cung cấp cho bạn một tài liệu tham khảo tốt để giúp những người khác thấy được sự cải thiện. Hãy nhớ rằng 5S là một công cụ tinh gọn và mục đích của tinh gọn là đạt được sự cải tiến liên tục.

Step 2: Define Elimination Criteria

Before we can remove items, it’s necessary to determine the rules for removing items. This helps everyone to easily identify whether an item should be “red tagged” for removal or left alone. Red tagging is the process of marking items for removal or further evaluation. As the term implies, red colored tags are the typical way that items are marked. However, items are marked, marking an item for elimination should be explicit and not open for interpretation.

A common deciding factor is thinking if the item will be needed in the coming month. If items are needed for the coming month, they can generally be kept. If not, it’s better to move them to another location or get rid of them.

To determine how disposable an item is, consider the following 3 key areas:

The usefulness of the item

How often an item is used

The quantity of the item.

Bước 2: Xác định tiêu chí loại bỏ

* Trước khi chúng tôi có thể xóa các mục, cần phải xác định các quy tắc để xóa các mục. Điều này giúp mọi người dễ dàng xác định xem một mục nên được “gắn thẻ đỏ” để xóa hay để một mình. Gắn thẻ đỏ là quá trình đánh dấu các mục để loại bỏ hoặc đánh giá thêm. Như thuật ngữ này ngụ ý, các thẻ màu đỏ là cách thông thường để đánh dấu các mục. Tuy nhiên, các mục được đánh dấu, việc đánh dấu một mục để loại bỏ phải rõ ràng và không được mở để giải thích.

* Một yếu tố quyết định phổ biến là suy nghĩ xem mặt hàng đó có cần thiết trong tháng tới hay không. Nếu các mặt hàng cần thiết cho tháng tới, chúng thường có thể được giữ lại. Nếu không, tốt hơn hết bạn nên di chuyển chúng đến một vị trí khác hoặc loại bỏ chúng.

* Để xác định mức độ sử dụng một lần của một mặt hàng, hãy xem xét 3 lĩnh vực chính sau:

* Tính hữu dụng của vật phẩm

* Tần suất một món đồ được sử dụng

* Số lượng của mặt hàng.

Step 3: Red Tag Items

Once your team has agreed on elimination criteria, it’s time to red tag items. The best way to red tag items is to start at one end of the defined area and work your way through to the end, reviewing everything that is covered in the set criteria.

It is advisable for people who are familiar with this process to carry out red tagging in the area. After which, others can give their opinions on whether they not they agree on the items that are red tagged. Remember that teamwork is better for red tagging than tagging solo, since it facilitates consensus. Agreement on what should and shouldn’t be red tagged is strongly linked to sorting success.

That said, some degree of disagreement is almost certain. In fact, it is often at this phase that the most heated disagreements occur. A good rule for overcoming this challenge is rather than debating what should and should not be tagged, simply tagging all items anyone suspects should be tagged. Remember, tags aren’t permeant. They can be removed at a later time just as easily as they were applied.

Another good rule to adopt is to not waste your efforts tagging blatant trash. All items agreed to be trash should be thrown away, not tagged.

Lastly, it’s good to put someone in charge of a red tag log sheet. The log sheet simply provides a summary of the items that have been tagged, where the item came from and the disposition status for later review.

Bước 3: Các mục gắn thẻ đỏ

* Sau khi nhóm của bạn đã đồng ý về các tiêu chí loại bỏ, đã đến lúc gắn thẻ đỏ cho các mục. Cách tốt nhất để gắn thẻ đỏ cho các mục là bắt đầu ở một đầu của khu vực đã xác định và làm việc theo cách của bạn đến cuối, xem xét mọi thứ được đề cập trong các tiêu chí đã đặt.

* Những người đã quen thuộc với quy trình này nên thực hiện gắn thẻ đỏ trong khu vực. Sau đó, những người khác có thể đưa ra ý kiến của họ về việc họ có đồng ý với các mục được gắn thẻ đỏ hay không. Hãy nhớ rằng làm việc theo nhóm tốt hơn cho việc gắn thẻ đỏ hơn là gắn thẻ một mình, vì nó tạo điều kiện cho sự đồng thuận. Thỏa thuận về những gì nên và không nên được gắn thẻ đỏ có liên quan chặt chẽ đến việc sắp xếp thành công.

* Điều đó cho thấy, sự bất đồng ở một mức độ nào đó là gần như chắc chắn. Trên thực tế, ở giai đoạn này thường xảy ra những bất đồng gay gắt nhất. Một quy tắc tốt để vượt qua thử thách này là thay vì tranh luận về những gì nên và không nên gắn thẻ, chỉ cần gắn thẻ tất cả các mục mà bất kỳ ai nghi ngờ đều nên được gắn thẻ. Hãy nhớ rằng, các thẻ không có tính thẩm thấu. Chúng có thể được gỡ bỏ sau đó dễ dàng như khi chúng được áp dụng.

* Một quy tắc tốt khác nên áp dụng là đừng lãng phí nỗ lực của bạn để gắn thẻ rác trắng trợn. Tất cả các mục được đồng ý là thùng rác nên được vứt bỏ, không được gắn thẻ.

* Cuối cùng, rất tốt nếu bạn chỉ định một người phụ trách bảng nhật ký thẻ đỏ. Bảng nhật ký chỉ cung cấp một bản tóm tắt về các mục đã được gắn thẻ, mục đó đến từ đâu và trạng thái xử lý để xem xét sau này.

Step 4: Dispose of Obviously Unnecessary Items

After all items in the entire work area have been evaluated and appropriately tagged, it’s time to review all tagged items, using the criteria agreed upon in step 2, and remove items accordingly.

Keep in mind that there are many ways to eliminate items. Selling tagged items can generate revenue. Consider holding a company garage sale. You could offer the items to your employees at discounted prices. Another option is using auction sites like eBay or Craig’s List to sell the items. eBay has been around for a long time and is a powerful sales channel. Just remember to conform to your organization’s marketing and sales guidelines when doing this.

Another option is to donate the items to others who would have use for them. Keep in mind that this can be a tax deductible and eco-friendly option.

Recycling items can also be an option depending on the items you plan to recycle. You’ll be surprised that even items that seem like junk to you may actually be of value to someone else.

Lastly, if no other options are viable for your red tagged items, then throwing them away may be your only solution. Keep in mind that disposing of them in an Earth-friendly manner is preferred.

Of course, before you eliminate anything, always remember to coordinate with your accounting department when sorting since there may be items that still have book value and will still need to be accounted for.

Bước 4: Loại bỏ các mặt hàng rõ ràng là không cần thiết

* Sau khi tất cả các mục trong toàn bộ khu vực làm việc đã được đánh giá và gắn thẻ thích hợp, đã đến lúc xem xét tất cả các mục được gắn thẻ, sử dụng các tiêu chí đã thống nhất ở bước 2 và loại bỏ các mục cho phù hợp.

* Hãy nhớ rằng có nhiều cách để loại bỏ các mục. Bán các mặt hàng được gắn thẻ có thể tạo ra doanh thu. Cân nhắc tổ chức một đợt bán nhà để xe của công ty. Bạn có thể cung cấp các mặt hàng cho nhân viên của mình với giá chiết khấu. Một lựa chọn khác là sử dụng các trang web đấu giá như eBay hoặc Craig’s List để bán các mặt hàng. eBay đã có từ lâu và là một kênh bán hàng mạnh mẽ. Chỉ cần nhớ tuân thủ các nguyên tắc tiếp thị và bán hàng của tổ chức bạn khi thực hiện việc này.

* Một lựa chọn khác là tặng các vật phẩm cho những người khác sẽ sử dụng chúng. Hãy nhớ rằng đây có thể là một lựa chọn được khấu trừ thuế và thân thiện với môi trường.

* Các mục tái chế cũng có thể là một tùy chọn tùy thuộc vào các mục bạn định tái chế. Bạn sẽ ngạc nhiên rằng ngay cả những món đồ có vẻ như là đồ bỏ đi đối với bạn cũng có thể thực sự có giá trị đối với người khác.

* Cuối cùng, nếu không có lựa chọn nào khác khả thi cho các mặt hàng được gắn thẻ đỏ của bạn, thì việc vứt bỏ chúng có thể là giải pháp duy nhất của bạn. Hãy nhớ rằng ưu tiên xử lý chúng theo cách thân thiện với Trái đất.

* Tất nhiên, trước khi loại bỏ bất cứ thứ gì, hãy luôn nhớ phối hợp với bộ phận kế toán của bạn khi phân loại vì có thể có những khoản vẫn còn nguyên giá trị ghi sổ và sẽ vẫn cần được hạch toán.

Step 5: Move Remaining Red Tagged Items into Holding Area

Finally, all remaining items should be moved to a designated red-tag holding area where the items will be temporarily consolidated until a final decision can be agreed to. The holding area should contain red tag items from multiple work areas and should be separate from all work areas.It’s important to recognize that if this area really should be temporary. A detailed log of the items should be maintained. You should also have guidelines as to how long items can stay in the holding area. For example, if an item is still in the holding area after 30 days, then it should be something that you can eliminate permanently.

Bước 5: Di chuyển các mục được gắn thẻ đỏ còn lại vào khu vực lưu giữ

Cuối cùng, tất cả các mặt hàng còn lại phải được chuyển đến khu vực lưu giữ thẻ đỏ được chỉ định, nơi các mặt hàng sẽ được tổng hợp tạm thời cho đến khi có quyết định cuối cùng. Khu vực lưu trữ phải chứa các mục được gắn thẻ đỏ từ nhiều khu vực làm việc và phải tách biệt với tất cả các khu vực làm việc. Điều quan trọng cần biết là nếu khu vực này thực sự chỉ nên là tạm thời. Một bản ghi chi tiết của các mục nên được duy trì. Bạn cũng nên có hướng dẫn về thời gian các vật phẩm có thể ở trong khu vực giữ. Ví dụ: nếu một mặt hàng vẫn nằm trong khu vực lưu giữ sau 30 ngày, thì đó phải là mặt hàng mà bạn có thể loại bỏ vĩnh viễn.

Sorting is enjoyable for a lot of people because of the satisfaction they get after clearing out an area. It is important to plan and execute red tagging with care and empathy. While it’s important to be ruthless during this step, it is also important to be courteous and respectful when sorting in someone else’s area. Consider how you would feel if someone carelessly ransacked your work area, flagging important items as worthless garbage. That’s indeed how sorting can be perceived when not approached with care.

Want to print your doc?
This is not the way.

Try clicking the ⋯ next to your doc name or using a keyboard shortcut (

CtrlP

) instead.