Explore

Könyvelői export II. 👁️‍🗨️

Az Adatexport funkció lehetővé teszi, hogy a feldolgozott számlákat strukturált formátumban exportáld és átadd a könyvelőprogramodnak. A rendszer négyféle exportot kínál: általános gyors exportot (Quick-export), könyvelői exportot, Yeri-exportot és Kulcs-Soft exportot – mindegyik más célra és más szoftverre optimalizált.

Cél és kontextus

Az Adatexport célja, hogy a QUiCK-ben tárolt számlaadatok zökkenőmentesen átáramolhassanak a könyvelési folyamatba. A könyvelői export a négy exporttípus közül a legkomplexebb: csak akkor érhető el, ha a cég fiókbeállításaiban a speciális könyvelési mód aktív, és kizárólag a már feldolgozott vagy exportált számlákra alkalmazható.

A rendszer a háttérben egy aszinkron háttérfeladatot (background job) hoz létre, amelynek állapotát nyomon követheted – a feladat LÉTREHOZVA → FELDOLGOZÁS ALATT → KÉSZ vagy HIBA állapoton halad végig. A kész export egy ZIP-fájlban érhető el, amely Yeri-formátumú CSV-t és XLSX-t, és ha a cég rendelkezik megfelelő ÁFA-kategória-konfigurációval, Kulcs-Soft formátumú fájlokat is tartalmaz.

Hol található?

A négy exporttípus különböző helyen érhető el a felületen:

Könyvelői export – a számla- vagy kiadáslista nézetből érhető el, ahol kijelölhetsz egy vagy több feldolgozott számlát, majd a műveleti sávból indíthatod el az exportot.

Yeri-export és Kulcs-Soft export – a Yeri modul saját felületéről érhetők el, ahol az exportok közvetlenül az ott szereplő számlahalmazon futtathatók.

Általános Quick-export – szintén a számla- vagy kiadáslistából elérhető, de nem változtat a számlák állapotán, és nem tartalmaz főkönyvi számokat.

Előfeltételek

A könyvelői export elindításához az alábbi feltételeknek kell teljesülniük:

Speciális könyvelési mód bekapcsolva – a cég beállításaiban az advanced_accounting kapcsolónak aktívnak kell lennie. Ez a funkció csak akkor engedélyezhető, ha a munkaszám-kezelés (enable_job_number) is be van kapcsolva.

Megfelelő számlastátusz – csak feldolgozott (ellenőrzött) vagy már exportált (könyvelt) státuszú számlák exportálhatók. A kontírozott, de még nem feldolgozott számlák nem szerepelhetnek az exportban.

ÁFA-százalék kitöltve – minden tételnél az ÁFA-százaléknak meg kell lennie; enélkül az export nem indul el. A főkönyvi szám hiánya önmagában nem blokkoló: a mező üresen kerül be az exportfájlba.

Megfelelő jogosultság – az exportot admin vagy könyvelő szerepkörű felhasználó indíthatja el.

A Yeri- és Kulcs-Soft exporthoz (Yeri modulból) nem szükséges a speciális könyvelési mód, de a Kulcs-Soft fájlok (.csv, .001, .002) csak akkor kerülnek bele a ZIP-be, ha a céghez be vannak állítva ÁFA-kategória kódok (nem üres kódmezővel rendelkező CompanyVatCategory rekordok).

A működés (pontosan, lépésről lépésre)

Könyvelői export

A számla- vagy kiadáslistában kijelölöd a feldolgozott (vagy exportált) státuszú számlákat, amelyeket exportálni szeretnél.

A műveleti sávból elindítod a könyvelői exportot.

A rendszer ellenőrzi, hogy minden kijelölt számla megfelelő státuszban van-e, és hogy minden tételnél ki van-e töltve az ÁFA-százalék. Ha valamelyik feltétel nem teljesül, hibaüzenetet kapsz.

A rendszer létrehoz egy háttérfeladatot. Ha a kijelölt számlák száma meghaladja a konfigurált küszöbértéket, a feladat aszinkron módon fut; kisebb mennyiségnél szinkron.

A háttérfeladat előkészíti az exporthoz szükséges adatokat: lekéri a számlákat a főkönyvi számokkal, partnerekkel, ÁFA-időszakokkal, tételekkel és azok tagjeivel együtt.

A feladat mindig előállítja a Yeri-formátumú fájlokat: egy CSV-t (ISO-8859-2 kódolású, 55 oszlopos, pontosvesszővel tagolt) és egy XLSX-t (két lappal: „Vásárlások" és „Kifizetések").

Ha a céghez be vannak állítva ÁFA-kategória kódok, a ZIP Kulcs-Soft fájlokat is tartalmaz: három fájlt (.csv, .001, .002), szintén ISO-8859-2 kódolással.

Az exportált számlák státusza exportált (könyvelt) lesz.

A kész ZIP-fájl letölthető a felületről.

Yeri-export (Yeri modulból)

A Yeri modul felületén elindítod a Yeri-exportot.

A rendszer szinkron vagy aszinkron háttérfeladatot hoz létre.

A feladat előállítja a Yeri-formátumú CSV-t és XLSX-t, majd a számlák státusza exportált lesz.

A ZIP letölthető.

Kulcs-Soft export (Yeri modulból)

A Yeri modulban elindítod a Kulcs-Soft exportot.

A rendszer háttérfeladatot hoz létre, amely a három Kulcs-Soft fájlt ZIP-be csomagolja.

A számlák státusza exportált lesz.

A ZIP-et manuálisan importálod a Kulcs-Soft Főkönyvi Adatimporter eszközébe.

API-alapú könyvelőrendszer-integrációk

Az olyan rendszerekkel való integráció esetén, mint az SMARTBooks, NOVITAX, NetAccounting, Relax, Acounto vagy IMA, nem generálódik letölthető fájl. A számlák feldolgozott státuszba kerülésekor a rendszer automatikusan közvetíti az adatokat az integrált könyvelőrendszer felé – manuális beavatkozás nem szükséges.

Audit XML feltöltése (főkönyvi számlák importálása)

A főkönyvi számok (kontírozási kódok) tömegesen importálhatók az audit XML funkción keresztül:

A beállítások megfelelő felületén feltöltöd az audit XML fájlt.

A rendszer ellenőrzi, hogy a fájlban szereplő adószám megegyezik-e a cég adószámával.

Az XML Szamlaszam/TKod és Szamlaszam/Nev elemeiből a rendszer létrehozza vagy frissíti a főkönyvi szám rekordokat.

A sikeres importálás után a főkönyvi számok azonnal elérhetők a rendszerben.

Mikor hasznos és kinek?

Könyvelőknek és adminoknak, akiknek rendszeresen kell számlaadatokat átadni a könyvelőprogramba – különösen, ha a cég Yeri-, Kulcs-Soft- vagy más integrált könyvelőrendszert használ.

Kulcs-Soft felhasználóknak, akik manuálisan importálják az adatokat a Főkönyvi Adatimporterbe – az export előkészíti a három szükséges fájlt.

Több könyvelőrendszert párhuzamosan használó cégeknek – a könyvelői export egyszerre generálja a Yeri- és (ha engedélyezett) a Kulcs-Soft fájlokat is.

Munkaszámokat nyilvántartó cégeknek – a munkaszám alapján a rendszer ajánlja a leggyakrabban használt főkönyvi számokat (pontozásos rendszer: alap 1×, számla munkaszáma 5×, tételi munkaszám 10×).

API-integrációt használóknak (SMARTBooks, NOVITAX stb.) – számukra az adatátadás automatikus, fájlletöltés nem szükséges.

Specialitások és limitációk

A speciális könyvelési mód és a munkaszám-kezelés egymástól függ: az advanced_accounting kapcsoló csak akkor engedélyezhető, ha az enable_job_number is be van kapcsolva. Ha a munkaszám-kezelést kikapcsolják, a speciális könyvelési mód is automatikusan kikapcsol.

Főkönyvi szám nem kötelező az exporthoz: hiányzó főkönyvi szám esetén a mező üresen szerepel az exportfájlban, az export nem áll le. Egyedül az ÁFA-százalék hiánya blokkolja az exportot.

Kulcs-Soft fájlok feltétele: a .csv, .001, .002 fájlok csak akkor kerülnek a ZIP-be, ha a céghez legalább egy ÁFA-kategória kód be van állítva – enélkül csak Yeri-fájlok generálódnak.

Számlastátusz-változás az export után: az export lefutása után az érintett számlák státusza exportált (könyvelt) lesz. Ez szűrési feltételként is megjelenik a rendszerben.

ÁFA-alapértelmezett főkönyvi számok régiónként: belföldi (HU) ÁFA esetén 4541-es, EU esetén 4542-es, harmadik országos esetén 4543-as főkönyvi szám az alapértelmezett.

Lejárt főkönyvi számok: a rendszer automatikusan kizárja a lejárt főkönyvi számokat az aktív listából és a javaslatokból.

Yeri CSV-fájl kódolása: a CSV ISO-8859-2 kódolású, ami a magyar ékezetes karakterek helyes megjelenítéséhez szükséges – egyes szövegszerkesztők nem nyitják meg helyesen, könyvelőprogramba importálva viszont megfelelően működik.

Általános Quick-export nem változtat státuszon: az általános export nem módosítja a számlák státuszát és nem tartalmaz főkönyvi számokat – ez kizárólag adattekintési és riportálási célra szolgál.

Audit XML feltöltés elvégezhető a felületen: az audit XML feltöltése közvetlenül a felületen is elvégezhető – supportnak küldött e-mail nem szükséges.

Nagy mennyiségű számla esetén aszinkron futás: ha a kijelölt számlák száma meghaladja a konfigurált küszöbértéket, az export háttérben fut, és csak a feladat befejeztével tölthetők le a fájlok.

Want to print your doc?
This is not the way.

Try clicking the ··· in the right corner or using a keyboard shortcut (

CtrlP

) instead.