Explore

Kategoriázálás, címkézés ✅

"Rend a lelke mindennek"

A kategorizálás és címkézés a QUiCK kontrolling rendszerének két alapvető rendszerező eszköze. A kategória meghatározza, hogy egy gazdasági esemény – költség, bevétel– melyik főcsoportba tartozik; ez a havi eredménykimutatás gerince. A címke rugalmasabb és sokdimenziós: projektek, telephelyek, vagy akár üzletágak szerint jelölhetsz meg tételeket, és korlátlan számú címkét rendelhetsz egy-egy elemhez. A kettő nem zárja ki egymást – együtt adják a legtöbb értéket. A rendszer partner-alapon automatikusan javasol kategóriát és autocímkéket, de ez bármikor felülírható, és tömeges módosítás is elvégezhető.

Cél és kontextus

A kategorizálás és címkézés arra való, hogy a QUiCK-ben rögzített gazdasági eseményeket értelmezhető, kereshető és riportálható struktúrába rendezze. A kategória a pénzügyi kontrolling alapja: a Havi eredmény nézet a kategóriák mentén csoportosítja az összes bevételt és költséget, ezért a kategóriastruktúra közvetlen hatással van arra, hogy mit és hogyan látsz a kimutatásban. A címke a horizontális szűrés és másodlagos elemzés eszköze: segítségével egy adott projektre, divízióra, vagy bármilyen egyéni dimenzióra szűkítheted az adatokat – anélkül, hogy a kategóriastruktúrát kellene bővítened.

A két eszköz eltérő logikát követ. A kategória elsősorban riportolási, a címke pedig szűrési és – Multibox csomagban – jogosultság-kezelési célokat szolgál. A rendszer mindkét eszköz esetén automatikus kitöltést, manuális szerkesztést és tömeges módosítást is támogat.

Hol található?

A kategorizálás és címkézés nem egyetlen önálló menüpont – a QUiCK több moduljában is elérhető, attól függően, milyen típusú tételen dolgozol:

Költségek – költség számlák költségtípusának és címkéinek kezelése, egyenként és tömegesen;

Bevételek – bevétel bizonylatok bevétel-kategóriájának és címkéinek kezelése;

Bérek és adók – bér- és adótételek címkézése (ezeken önálló kategóriamező nem jelenik meg);

Dokumentumok – csatolt fájlok sima címkézése;

Havi eredmény – a kategóriák szerinti összesítés és a címke alapú szűrés megjelenítési helye.

Előfeltételek

A kategorizálás és címkézés alapszinten minden előfizetési csomagban elérhető. Egyes funkciók azonban csomaghoz kötöttek:

Egyenkénti kategorizálás és címkézés – minden csomagban elérhető

Tömeges kategorizálás és címkézés - Okosbox csomagtól érhető el

Dokumentumok címkézése és címke alapú jogosultság-kezelés (felhasználók láthatóságának korlátozása címkékkel és kategóriákkal) – kizárólag Multibox és Enterprise csomagban elérhető

A kategóriák és címkék megadása nem kötelező. Ha egy elem nincs kategorizálva, az a „Kategorizálatlan" sorban jelenik meg a Havi eredményben. A nem használt címkék éjszaka automatikusan törlődnek – ezt a Specialitások és limitációk fejezetben részletezzük.

A működés (pontosan, lépésről lépésre)

Kategóriák és címkék létrehozása

Mielőtt kategorizálni tudnál, fel kell venni a listát. Ezt a Cégbeállítások menüben teheted meg:

Költség kategória: adj meg egy nevet és mentsd. A rendszer cégenként tárolja, névegyezés esetén nem enged duplikátumot létrehozni.

Bevétel kategória: ugyanígy hozható létre a bevétel oldalon.

Címke: adj meg egy nevet. A címkékhez szín, típus, prioritás vagy egyéb metaadat nem adható – kizárólag a neve és a céges hozzárendelése tárolódik.

Automatikus javaslat (partner-alapú)

Amikor egy új költség-, vagy bevételszámla kerül a rendszerbe, a QUiCK automatikusan megkeresi az adott partnertől érkező legutóbbi elemet. Ha talál, a következőket veszi át belőle:

Költség- vagy bevételtípus (kategória): a legutóbbi elem kategóriája átmásolódik az újra.

Autocímkék: az előző elemnél lévő autocímkék szintén átkerülnek az új elemre.

Fizetési mód: ez is javaslatként jelenik meg.

Fontos: a sima címkék nem ismétlődnek automatikusan – ezek egyszeri, manuális jelölők. Ha a partner NAV-oldalon magánszemélyként azonosított, a rendszer nem vesz át előzményt, és üres javaslattal nyitja a tételt.

Manuális kategorizálás és címkézés

Ha az automatikus javaslat nem megfelelő, vagy nincs előzmény:

Nyisd meg a számlát, bevételt, vagy egyéb tételt!

A megfelelő mezőnél válaszd ki a kívánt költségtípust/bevételtípust a legördülő listából!

A címke mezőnél adj hozzá autocímkét (ismétlődő), vagy sima címkét (egyszeri) – mindkét típus elérhető ugyanonnan!

Ha szükséges, tételes szinten is rendelhetsz címkét: így egy számlán belül egyes sorokat külön jelölhetsz meg!

Az automatikusan javasolt kategória és címkék bármikor felülírhatók – a módosítás után az adott partner következő számlájánál ez lesz az új „előzmény".

Tömeges kategorizálás és címkézés

Ha egyszerre sok elemet szeretnél módosítani:

Menj a Költségek, Bevételek, Bérek, Adók, vagy Dokumentumok nézetbe!

Jelölj ki több elemet a listában!

Kattints a „Kiválasztott számlák kategorizálása", vagy „Kiválasztott számlák címkézése" gombra a műveleti sávban!

A megjelenő panelen:

Hozzáadhatsz meglévő kategóriát, vagy címkéket a kijelölt elemekhez;

Létrehozhatsz új kategóriát, vagy címkét rögtön itt;

Eltávolíthatsz meglévő címkéket a kijelöltekről.

Kattints a „Számlák frissítése" gombra a mentéshez!

A tömeges címkézés megkülönbözteti az autocímkéket és a sima címkéket – a két típus külön kezelhető. A módosítások az eseménynaplóban rögzítésre kerülnek.

Automatikus törlés

Minden nap hajnali 4:00-kor a rendszer automatikusan elvégzi a következőt:

Töröl minden olyan címkét, amelyhez nincs hozzárendelve egyetlen számla, bér, adó, melléklet, vagy tételsor sem – kivéve, ha a címke jogosultság-kezeléshez kapcsolódik, vagy integráción keresztül jött létre, illetve ha a cégbeállításban le van tiltva az automatikus törlés. Utóbbi ügyfélszolgálati beállítást igényel.

Fontos: kategóriát törölni, vagy az elnevezését szerkeszteni a havi eredmény nézeten lehet. Ha itt törlésre kerül egy adott kategória, akkor az azonnal törlődik és az érintett számlák Kategorizálatlanná válnak, de nem lesznek hiányosak.

Mikor hasznos és kinek?

A kategorizálás és címkézés az egész QUiCK kontrolling rendszer alapja – akkor érdemes aktívan használni, ha:

Pénzügyi vezető, vagy cégvezető vagy és havi szinten szeretnéd áttekinteni, hogy mire megy a pénz; a kategóriák adják a Havi eredmény struktúráját.

Projekt-, vagy ügyfélszintű bontást szeretnél: címkékkel projektekre, telephelyekre bonthatod a tételeket anélkül, hogy a kategóriastruktúrát kellene módosítani.

Ismétlődő partnered van: ha egyszer kategorizálod a partnertől érkező számlát, a következőnél nem kell újra besorolni; az autocímkék is automatikusan átkerülnek.

Jóváhagyási folyamatot kezelsz: címkékkel jelölheted a jóváhagyók személyét - Haladó jóváhagyás és Multibox előfizetés szükséges hozzá.

Hozzáférést szeretnél korlátozni: a Multibox csomagban címkék és költségtípusok alapján szűkítheted, hogy egyes felhasználók mit láthatnak a rendszerben.

Könyvelőként vagy pénzügyi elemzőként dolgozol: a kategóriák és címkék alapján exportálható az adat, és a Havi eredmény nézetből egészen az egyes számlaképekig lefúrhatsz.

Pro tipp: 5–10 kategória a legtöbb vállalkozásnak elegendő. A részletesebb bontást érdemes címkékre bízni – ezekből korlátlan számút hozhatsz létre, és egy elemhez többet is hozzárendelhetsz.

Specialitások és limitációk

Nincs hierarchia: a kategóriarendszer egyszintű – nincsenek főkategóriák és alkategóriák. Ha mélyebb struktúrára van szükséged, azt címkékkel lehet modellezni.

Autocímke vs. sima címke: az autocímke automatikusan megismétlődik a következő számlánál ugyanazon partnertől; a sima címke nem ismétlődik – egyszeri jelölőként működik. A dokumentumok modulban kizárólag sima címkézés lehetséges, autocímke ott nem érhető el.

Címke metaadat: a címkékhez szín, típus, prioritás, vagy egyéb metaadat nem adható – kizárólag a neve tárolódik.

Törölt kategória viselkedése: ha egy kategória törlésre kerül, a korábban hozzá rendelt elemek kategória mezője üres értékre vált. Az elemek megmaradnak, de a Havi eredménykimutatásban az adott tételek átkerülnek kategorizálatlan sorba.

Automatikus címketörlés letiltható: cégenként beállítható, hogy a rendszer ne törölje a nem használt címkéket, költség-, vagy bevétel kategóriákat, de ügyfélszolgálati beállításhoz kötött.

Előzmény-alapú javaslat letiltható: ha a cégbeállításban be van kapcsolva a javaslat tiltása, a rendszer nem tölt elő kategóriát és autocímkéket az előző partner-számla alapján – ez külön kezelhető a költség és a bevétel oldalon.

Magánszemély partner: ha egy partner NAV-oldalon magánszemélyként azonosított, a rendszer kifejezetten elveti az előzményt, és üres javaslattal nyitja az új tételt – akkor is, ha korábban volt hozzá rendelve kategória vagy címke.

Egyszerre 200 elem: tömeges címkézéskor lapozással kezelhető a lista; 200 elemnél több egyszerre nem módosítható.

Automatikus tételbontás kikapcsolható: cégenként beállítható, hogy a rendszer az új partnertől érkező számláknál a tételbontást megismételje, de ügyfélszolgálati beállításhoz kötött.

Want to print your doc?
This is not the way.

Try clicking the ··· in the right corner or using a keyboard shortcut (

CtrlP

) instead.