Skip to content
Dokumentum: általános irat (szerződés, szállítólevél, bankszámlakivonat, hatósági értesítés stb.).Költségszámla: bejövő (szállítói) számla, amelyre az iktatószám közvetlenül rákerülhet.
Az iktatáshoz Iktatási jogosultság szükséges. Enélkül a műveleti sávban az Iktatás opció nem érhető el.A jogosultságot a cég adminisztrátora oszthatja ki a felhasználók szerepköreinek beállításánál a Cégbeállításokban.
A Dokumentumok modul a Multibox csomag része.
A rendszer ellenőrzi az iktatási jogosultságot;Generálja és menti az iktatószámot (a prefix és a sorszámláló aktuális értéke a Cégbeállításokban látható);Az iktatószám megjelenik a listanézetben;Az iktatási sorszámlálót eggyel növekszik;Létrejön az eseménynapló bejegyzés (ki, mikor, mit iktatott).
Iktatás ✅
A QUiCK-ben a dokumentum- és számlaiktatás azt jelenti, hogy egy elem egyedi sorszám-folytonos iktatószámot kap. Az iktatószám kiosztása tudatos lépés – és visszavonhatatlan; lehet tömeges, vagy egyedi művelet.
Cél és kontextus
A dokumentum- és számlaiktatás célja, hogy a vállalkozásba beérkező fájlok – legyen szó szállítói számláról, határozatról, szerződésről, szállítólevélről, vagy bármilyen egyéb iratról – ne kallódjanak el, hanem rendszerezetten, kereshetően és archiválhatóan álljanak rendelkezésre a QUiCK-ben. Az iktatás biztosítja, hogy minden fontos gazdasági esemény dokumentuma egyedi azonosítót kap, és utólag is visszakereshető, a könyvelési, jóváhagyási, vagy archiválási folyamatba vonható legyen.
A QUiCK-ben a dokumentum és a számla két eltérő fogalom, amelyeket a rendszer külön kezel:
A két típus eltérő feldolgozási logikán és eltérő állapotmezőkön alapul, de az iktatás alapelve mindkét esetben azonos: a rendszer feldolgoz, majd a felhasználó kiad egy visszavonhatatlan iktatószámot.
Az iktatás szorosan kapcsolódik a következő QUiCK-funkciókhoz: Dokumentumok, Költségek.
Hol található?
Dokumentumok iktatása
A dokumentumok iktatása a Dokumentumok modulban érhető el, amely a navigációs sávban található. A modul listanézetében ki kell jelölni az iktatni kívánt dokumentumot, vagy dokumentumokat, és a megjelenő műveleti sávban kell az Iktatás műveletet kiválasztani.
Számlák iktatása
A szállító (költség) számlák iktatása a Költségek menüpontban, a számla nézetben érhető el, szintén a műveleti sávon keresztül. Tömeges iktatáshoz egyszerre több elem is kijelölhető.
Iktatási beállítások
Az iktatószám-prefix és a sorszámláló aktuális értéke a Cégbeállítások menüpontban állítható be. A prefix tetszőleges szöveg lehet (pl. „A", „B", „2024"), és dokumentumok, illetve számlák esetén külön-külön konfigurálható.
Előfeltételek
Az iktatási funkció teljes körű használatához az alábbi feltételeknek kell teljesülniük:
Jogosultság
Előfizetési csomag
A működés (pontosan, lépésről lépésre)
Az iktatáshoz legalább egy dokumentumot, vagy számlát ki kell jelölni a listában, majd a műveleti sávban az Iktatás műveletet kell választani.
Az iktatás indításakor a rendszer megerősítést kér – mivel az iktatószám kiosztása visszavonhatatlan: utólag nem törölhető és nem módosítható.
A megerősítés után:
Tömeges iktatás esetén a rendszer egy nagy blokkban dolgozik: vagy minden kijelölt elem iktatása sikerül, vagy egyik sem – részleges eredmény nem lehetséges.
Mikor hasznos és kinek?
A dokumentum- és számlaiktatás elsősorban azoknak hasznos, akik a vállalkozásba beérkező iratokat rendszerezetten szeretnék kezelni, és szükségük van arra, hogy bármely irat utólag azonnal visszakereshető legyen.
Könyvelőknek és könyvelési asszisztenseknek: különösen hasznos, hiszen az iktatás segít a beérkező költségszámlák, teljesítési igazolások és egyéb bizonylatok könyvelési előkészítésében.
Adminisztrációs munkatársaknak: a tömeges iktatás és a tömeges feltöltés lehetősége időt takarít meg - egyszerre sok dokumentum kezelhető.
Hibrid archiválás végző cégeknek: a digitális és a fizikai iratkezelés könnyebben összekapcsolható.
Specialitások és limitációk
Dokumentum és számla egymástól független iktatószám-sorozatot alkot
A dokumentumok iktatószámai és a számlák iktatószámai külön számsorozatok, még akkor is, ha ugyanazt a prefixet használják. A két sorozat egymástól függetlenül növekszik; az iktatószámok nem „keverhetők össze" a két típus között.
Az iktatószám visszavonhatatlan
Az iktatószám kiosztása nem vonható vissza és nem módosítható utólag. Érdemes iktatás előtt meggyőződni arról, hogy a megfelelő számlák, vagy dokumentumok vannak kijelölve – a rendszer minden esetben megerősítést kér, mielőtt végrehajtja a műveletet.
Want to print your doc?
This is not the way.
This is not the way.
Try clicking the ··· in the right corner or using a keyboard shortcut (
CtrlP
) instead.