Explore

Haladó könyvelés 👁️‍🗨️

"Az együttműködés új szintje"

Cél és kontextus

A haladó könyvelés abban segít, hogy a számlákhoz a QUiCK-ben ne csak az alapadatokat, hanem a könyveléshez szükséges további információkat is rögzíteni tudd. Így a számlák előkészítése gyorsabbá, egységesebbé és jobban követhetővé válik, különösen akkor, ha a könyvelőprogramban már kevesebb manuális munkát szeretnél végezni.

A haladó könyvelés a számlafeldolgozást könyvelési szempontból fontos adatokkal egészíti ki. Ilyen lehet például:

főkönyvi szám

ÁFA-hoz kapcsolódó mezők

kontírtételek

munkaszám

exporthoz szükséges további könyvelési adatok

Röviden:

a haladó könyvelés a számlafeldolgozást könyvelési adatokkal egészíti ki;

a rendszer bizonyos esetekben korábbi minták alapján ajánlásokat tud adni;

a funkció nem helyettesíti a könyvelői ellenőrzést;

a feldolgozott számlák exportálhatók, vagy továbbadhatók a kapcsolódó könyvelőprogramok felé;

a haladó mód különösen hasznos, ha sok hasonló számlával dolgoztok;

a munkaszám és egyes exportmezők a napi működésben is sokat segíthetnek;

az integrációk működése rendszerenként eltérhet;

a fő előny a gyorsabb előkészítés, a következetesebb adatkezelés és az átláthatóbb státuszlogika.

A haladó könyvelés célja nem a könyvelőprogram kiváltása, hanem az, hogy a QUiCK-be beérkező számlákból ellenőrzött, könyvelésre előkészített, státuszolt és továbbítható anyag legyen.

Hol található?

A haladó könyvelés a QUiCK-en belül érhető el. A számla a megszokott módon kerül be a rendszerbe, a haladó könyveléshez kapcsolódó mezők pedig a számla részleteinél jelennek meg.

A napi használat jellemzően a Költségek nézetből indul:

a könyvelő vagy jogosult felhasználó a feldolgozatlan tételekre szűr;

megnyitja az adott számlát;

ellenőrzi az adatokat;

kitölti vagy javítja a könyvelési mezőket;

majd a számlát feldolgozott állapotba teszi.

A funkció cégszintű működéshez kapcsolódik. Az elérhetősége a beállításoktól, a jogosultságoktól és az adott működési folyamattól is függhet. Ha nálatok még nem érhető el a haladó könyvelés, vagy nem látod a kapcsolódó mezőket és státuszokat, érdemes egyeztetni az ügyfélszolgálattal.

Előfeltételek

A használathoz jellemzően könyvelői vagy megfelelő admin jogosultság szükséges.

Ha normál módból álltok át haladó könyvelésre, érdemes tiszta nyitó állapottal indulni. Ajánlott átállási logika:

Tisztítsátok ki a régi állományt.

Kapcsoljátok be a haladó módot.

Ellenőrizzétek, hogy a könyvelési mezők megjelentek a számlák részleteinél.

Exportáljátok a már lezárt historikus tételeket.

Az átállás akkor működik jól, ha a historikus, már lezárt számlák nem keverednek a napi feldolgozandó állománnyal.

A haladó könyvelés napi használatához érdemes előre tisztázni, hogy:

mely mezőket használjátok ténylegesen;

mit jelent nálatok a feldolgozott státusz;

milyen export- vagy átadási logika szerint dolgoztok;

a munkaszámot használjátok-e riportálási vagy exportcélra.

Ha a munkaszámot valóban riportálási vagy exportcélra is használjátok, érdemes már a rögzítéskor következetesen ugyanazzal a logikával kezelni.

A haladó könyvelési folyamathoz audit XML alapú számlatükör-betöltés is kapcsolódhat. Ehhez jellemzően az alábbiakat érdemes előkészíteni:

audit XML export a használt könyvelőprogramból;

szükség esetén az ÁFA-kategóriákhoz kapcsolódó beállítási információk;

egyeztetés az ügyfélszolgálattal, ha a feltöltés nem önkiszolgáló.

Az audit XML célja itt nem a teljes adatbetöltés, hanem a számlatükör beállítása.

Ha azt szeretnétek, hogy a QUiCK-ben kezelt adatok jobban közelítsék a könyvelői logikát, az elszámolási időszak mezőt is érdemes tudatosan használni.

A működés (pontosan, lépésről lépésre)

A tipikus folyamat így néz ki:

A számla bekerül a QUiCK-be A számla a megszokott módon érkezik be a rendszerbe.

Megjelennek a könyvelési mezők A számla részleteinél a haladó könyveléshez kapcsolódó mezők is elérhetővé válnak.

A rendszer ajánlásokat adhat Bizonyos esetekben a QUiCK korábbi hasonló számlák alapján segíthet mezők előtöltésével vagy ajánlásával.

Ellenőrzöd és szükség esetén módosítod az adatokat A javaslatok módosíthatók, felülírhatók vagy kiegészíthetők.

A számla feldolgozott állapotba kerül Ha minden szükséges adat rendelkezésre áll, a számla feldolgozottá tehető.

A számla exportálható vagy továbbadható A feldolgozott számlák ezután a kapcsolódó könyvelési rendszer felé továbbvihetők.

A napi működés logikája általában ez: Könyveletlen → ellenőrzés → feldolgozott → exportált

A folyamat során jellemzően ezek az állapotok jelennek meg:

Feldolgozatlan: a számla még nincs kész könyvelési szempontból, vagy hiányzik belőle valamilyen fontos adat.

Feldolgozott: a számla könyvelési előkészítése elkészült, és az adatok ellenőrzése alapján rendben van.

Exportált: a számla már kikerült exportba vagy továbbadásra, ezért bizonyos mezői korlátozottabban szerkeszthetők.

Könyvelésből kizárva: a számla valamilyen okból nem része az aktuális könyvelési folyamatnak.

A jelenlegi logikában a „feldolgozott” és az „exportált” két külön állapot. Érdemes ezeket tudatosan külön kezelni, mert mást jelentenek munkaszervezési szempontból.

A pontos mezők a beállításoktól és a használt folyamattól függhetnek, de jellemzően ilyen adatok kezelhetők:

főkönyvi szám

ÁFA-hoz kapcsolódó adatok

kontírtételek

munkaszám

könyvelési azonosító

ÁFA-időszak

könyvelési teendő

egyes exporthoz szükséges kiegészítő mezők

A rendszer bizonyos esetekben az alábbiakban tud segíteni:

korábbi hasonló számlák alapján ajánlásokat ad;

gyakran használt könyvelési adatokat előtölt;

segíti az ismétlődő minták gyorsabb kezelését;

támogatja az egységesebb adatkitöltést;

megkönnyíti az export előkészítését.

Mikor hasznos és kinek?

A haladó könyvelés különösen hasznos, ha:

a számlákat könyvelési adatokkal együtt szeretnétek előkészíteni;

fontos az egységes főkönyvi és ÁFA-kezelés;

rendszeresen adtok át adatokat könyvelőnek vagy könyvelőprogramnak;

sok hasonló számlával dolgoztok;

szeretnétek csökkenteni a kézi adminisztrációt a számlafeldolgozás során.

Ez a működés elsősorban azoknak hasznos, akik a számlakezelést nemcsak adminisztratív, hanem könyvelési előkészítési oldalról is támogatni szeretnék.

Jellemző felhasználói kör:

könyvelők;

pénzügyi adminisztrátorok;

olyan cégek, ahol a számlák feldolgozása már könyvelési előkészítéssel együtt történik.

Nem minden mező ugyanolyan fontos minden cégnél. A haladó könyvelés értéke sokszor abban van, hogy a saját működésetekhez szükséges mezőket következetesen, ugyanott tudjátok kezelni.

A bevezetés akkor indokolt, ha valóban javítja az iroda vagy a pénzügyi csapat hatékonyságát.

Specialitások és limitációk

A QUiCK ajánlásokkal és előtöltéssel tud segíteni, de ez nem helyettesíti a szakmai ellenőrzést. A végső döntés és jóváhagyás továbbra is emberi feladat.

A haladó könyvelés nem azt jelenti, hogy a rendszer minden számlát önállóan lekönyvel. A rendszer segíthet:

korábbi minták felismerésével;

mezők ajánlásával;

előkészítéssel;

exportálható állapot kialakításával.

Manuális ellenőrzésre továbbra is szükség lehet, különösen akkor, ha:

hiányos a számla;

Want to print your doc?
This is not the way.

Try clicking the ··· in the right corner or using a keyboard shortcut (

CtrlP

) instead.