Explore

Haladó könyvelés ✅

"Az együttműködés új szintje"

A haladó könyvelési mód a QUiCK azon funkciója, amellyel könyvelők a könyvelést végző személyek közvetlenül a rendszerben adhatnak meg kontírozáshoz szükséges könyvelési adatokat – főkönyvi számokat, ÁFA-kategóriákat, munkaszámokat – a bejövő számlákhoz, majd ezeket exportálhatják, vagy automatikusan szinkronizálhatják a könyvelőprogramba. A QUiCK megjegyzi az egyes partnerekhez megadott adatokat, és legközelebb automatikusan felajánlja őket – ezzel a szállítói számlák feldolgozása akár 60–70%-kal is gyorsítható. Az alap módhoz képest ez nem csupán dokumentumkezelés: a könyvelési előkészítés teljes folyamata elvégezhető benne.

Cél és kontextus

A haladó könyvelési mód célja, hogy a könyvelők és vállalkozók közösen, egyetlen felületen intézzék a bejövő számlák könyvelési előkészítését – anélkül, hogy a könyvelőprogramot külön meg kellene nyitni. A jó minőségű digitális könyvelés jó minőségű anyagátvétellel kezdődik: a QUiCK egy helyre gyűjti az összes számlát, automatikusan párosítja azokat NAV-adatokkal és számlaképekkel és ugyanitt a kontír könyvelési adatok is rögzíthetők.

A haladó könyvelési módban a következők válnak elérhetővé:

A számlákon könyvelési információk (kontírtételek) rögzíthetők: főkönyvi szám, ÁFA-kontír, ÁFA-kategória, munkaszám, elszámolási időszak és partnerspecifikus jelölések.

A QUiCK megjegyzi az adott partnerhez megadott kontír adatokat: a következő alkalommal, amikor ugyanattól a partnertől érkezik számla, automatikusan felajánlja a legutóbbi beállításokat.

A feldolgozott számlák exportálhatók könyvelőprogramokba (pl. Kulcs-Soft), vagy – ha a könyvelőprogram közvetlenül integrálódik a QUiCK-kel – az adatok automatikusan szinkronizálódnak (SMARTBooks, NetAccounting, NOVITAX, IMA).

Az alapmódban a QUiCK digitális számlatárként (is) működik: gyűjt, bizonyos feltételek mellett archivál, megjelenít. A haladó módban ehhez jön a könyvelési előkészítés: kontírozás, státuszkezelés, export és integrációk – mindenféle párhuzamos levelezés, egyeztetés, vagy manuális adatbevitel nélkül.

Hol található?

A haladó könyvelési mód nem egyetlen menüpont, hanem egy funkciócsomag, amely több felületen jelenik meg:

Tranzakciók → Költségek menüpont → gyorsszűrő → Feldolgozatlan szűrő: itt találod azokat a számlákat, amelyeket könyvelési előkészítésre kell feldolgozni.

Számlaszerkesztő (egyedi számla megnyitásakor): itt jelenik meg az összesítő blokk és a könyvelési adatmezők (kontírszám, ÁFA-kontír, ÁFA-kategória, munkaszám stb.).

Export ikon a számlalistában: csak akkor aktív, ha a Feldolgozott gyorsszűrő aktív; teljes neve: a számlák exportálása könyvelési rendszerek felé továbbításhoz.

Cégbeállítások (a szervezet nevére kattintva, a szervezet neve melletti fogaskerék ikon) → oldal alja → API tokenek: QUiCK és könyvelőprogram összekapcsolásához szükséges token generálása.

Előfeltételek

A haladó könyvelési mód használatához az alábbi feltételek szükségesek. Egy részüket az ügyfélszolgálat állítja be egyszeri folyamatként, más részük manuális előkészítést igényel az aktiválás előtt.

Az ügyfélszolgálat által beállítandók:

A haladó könyvelési mód aktiválása: alaphelyzetben nincs bekapcsolva. Aktiváláshoz írj a

hello@riport.app⁠

e-mail-címre, és jelezd, melyik cégnél kéred a beállítást!.

Audit XML / számlatükör feltöltése (opcionális, de javasolt): ha a könyvelőprogramod tartalmaz egy számlatükröt, ezt az ügyfélszolgálat tölti be a QUiCK-be, hogy a kontírszámok legördülő listából legyenek választhatók. Támogatott forrás:

Kulcs-Soft (Adatszolgáltatás → Audit XML export),

RLB (Könyvelés → Audit XML letöltése),

NOVITAX (Szerviz → Exportok → Magyar Könyvvizsgálói Kamara Adatexport)

ÁFA-gyűjtő kódok beállítása: a használt ÁFA gyűjtők egyszeri megadása szükséges ahhoz, hogy az exportfájl helyesen képezze le az ÁFA kategóriákat. Az automatikus szinkronnal rendelkező könyvelőprogramoknál erre nincs szükség, egyéb esetben az ügyfélszolgálat segít.

Manuális előkészítés (ajánlott az aktiválás előtt):

Korábbi számlák rendezése: azokat a számlákat, amelyeket más rendszerben már feldolgoztál, vagy amelyekkel nem tervezel a haladó könyvelési módban foglalkozni, érdemes tömegesen “Feldolgozott” státuszba állítani az aktiválás előtt – így a haladó könyvelési módban valóban csak az aktuálisan feldolgozandó számlák jelennek meg a könyveletlen listában.

Régi feldolgozottak exportálása: az aktiválást követően szűrj rá a feldolgozott számlákra, jelöld ki őket tömegesen, majd végezd el az exportálást “könyvelői export” opcióval – ezzel az érintett számlák exportált státuszba kerülnek, és nem zavarják a haladó könyvelési módban indított munkát.

Jogosultság:

A könyvelési státuszok kezeléséhez könyvelői jogosultság szükséges. Adminisztrátorok is kezelhetik ezeket, ha a jogosultságoknál nincs bepipálva a “Számla könyvelés elrejtése” opció.

Automatikus szinkronnal rendelkező könyvelőprogramok:

NetAccounting: Költség számla, ÁFA-kategória és számlatükör szinkron.

SmartBooks: Költség számla, ÁFA-kategória és számlatükör szinkron.

IMA ERP: Költség számla, ÁFA-kategória és számlatükör szinkron.

Novitax: Költségszámla szinkron.

Revolution deep.erp: Költségszámla szinkron.

A működés (pontosan, lépésről lépésre)

1. Könyveletlen számlák listázása

Nyisd meg a Tranzakciók → Költségek menüpontot, és a gyorsszűrővel szűrj rá a Feldolgozatlan számlákra. Ezek azok a számlák, amelyekhez még nem adtak meg könyvelési adatokat, és nincsenek Feldolgozott státuszban.

2. Számla megnyitása és az összesítő blokk ellenőrzése

Kattints az első számlára a listából. A számlaszerkesztőben megjelenik az összesítő blokk, amely megmutatja:

az automatikusan felismert adatokat (OCR technológiával és/vagy NAV-adatokból),

a korábban manuálisan megadott adatokat,

és – ha az adott partnertől volt már korábban feldolgozott számla – a rendszer automatikusan felajánlja a legutóbbi könyvelési beállításokat.

3. Könyvelési adatok megadása vagy ellenőrzése

Ellenőrizd, szükség esetén módosítsd az alábbi mezőket:

Kontírszám (főkönyvi szám): a gazdasági eseményhez kapcsolódó főkönyvi számlaszám – ha a Számlatükör be van töltve, legördülő listából választható.

ÁFA-kontírszám: az ÁFA könyvelési számlaszáma.

ÁFA-kategória: pl. levonható 27%-os.

Munkaszám (opcionális): számlaszintű és tételszintű munkaszám, maximum 80 karakter, meglévő listából választható; a számlán megmarad, még ha a munkaszámot később törlik is a törzsadatokból.

Elszámolási időszak (opcionális): bizonyos esetekben automatikusan szinkronizálódik, de bármikor megadható.

Partnerhez kapcsolódó jelölések: fordított adózás, pénzforgalmi adózás.

“További könyvelési teendő” jelölés (opcionális): megjegyzéssel kiegészíthető emlékeztető jelölő, ha a számlával még foglalkozni kell a későbbiek során.

4. Az automatikus javaslat működése

Ha az adott partnertől volt már korábban feldolgozott számla, a rendszer automatikusan felajánlja a legutolsó számla könyvelési adatait. Fontos tudni, hogy ez nem mesterséges intelligencia: a QUiCK az adott partner legutolsó számlájának adatait másolja előre.

A kontírszám, ÁFA-kategória, munkaszám és a számlához rendelt autocímkék is másolódnak.

A javaslatokat manuálisan felül lehet írni. A módosított adatok a következő alkalomtól érvényes javaslatként szerepelnek.

5. Feldolgozottra állítás

Ha minden szükséges adat megvan, a számlaszerkesztő alján kattints a “Feldolgozva” gombra! A gomb csak akkor aktív, ha:

minden kötelező mező ki van töltve: kontírszám, ÁFA-kontír, ÁFA-kategória, valamint a számla alapadatai: partner, számlaszám, teljesítési dátum, fizetési határidő, összeg, fizetési mód, területi hatály, stb.;

a számla nincs kizárva a könyvelésből (“Kizárás a könyvelésből” jelölő nem aktív);

a számla nem minősül duplikátumnak.

A Feldolgozott státusz hatása: a számla alapadatai (összeg, dátum, számlaszám) zárolódnak. Nem-könyvelési adatok (címke, fizetési mód, elszámolási időszak, stb.) ezután is szerkeszthetők.

6. Export indítása (Kulcs-Soft és más fájlalapú esetben)

Szűrj rá a Feldolgozott státuszú számlákra – az export ikon csak ebben a nézetben aktív!

Jelöld ki a számlákat (tömegesen is lehetséges), majd kattints az export ikonra!

Töltsd le az exportfájlt! Ha a fájl mérete nagy, a letöltési link e-mailben érkezik.

Kulcs-Softban importáld be a letöltött fájlt a “Kulcs-Számla felad Kulcs-Könyvelésnek” funkcióval!

Az exportálás után a számlák “Exportált” státuszba kerülnek, a szerkesztő lezáródik. Ha utólag módosítás szükséges, a szerkesztő alján lévő Feloldás gombbal visszanyitható.

7. Automatikus szinkronizálás (SMARTBooks, NetAccounting, NOVITAX, IMA esetén)

Ha a könyvelőprogram közvetlenül integrálódik a QUiCK-kel, manuális exportra nincs szükség:

A könyvelőprogram API-n keresztül lekéri a feldolgozott számlákat, és átviszi az összes könyvelési adatot (munkaszám, elszámolási időszak, partneradatok, ÁFA-kategória, kontírszám).

A könyvelés megtörténtét a könyvelőprogram visszajelzi a QUiCK-nek: a számla “Exportált” státuszba kerül.

Mikor hasznos és kinek?

A haladó könyvelési mód elsősorban azoknak ajánlott, akik bejövő számlák könyvelési előkészítésével foglalkoznak, és az adatokat könyvelőprogramba is át kell adniuk.

Könyvelőknek és könyvelőirodáknak: akik több ügyfél számláit kezelik, és a gyors, hibamentes adatátadást keresik. A partner-alapú javaslat és az automatikus szinkronizáció jelentősen csökkenti a manuális adatbevitelt.

Vállalkozásoknak és cégvezetőknek: akik szeretnék, hogy a könyvelői anyagok digitálisan, rendezetten, előkészítve érkezzenek a könyvelőjükhöz – felesleges oda-vissza kommunikáció nélkül.

Kulcs-Soft felhasználóknak: az exportfájl közvetlenül betölthető a Kulcs-Softba.

SMARTBooks és NetAccounting felhasználóknak: teljesen automatikus szinkronizáció, ahol a feldolgozott számlák adatai emberi beavatkozás nélkül átkerülnek a könyvelőprogramba.

NOVITAX felhasználóknak: számlák és PDF csatolmányok automatikusan átkerülnek; a NOVITAX felületén alkalmazhatók előre elmentett könyvelési szabályok is.

Specialitások és limitációk

Státuszok és zárolás

A “Feldolgozott” státusz zárolja a számla alapadatait; a “Feloldás” gombbal a szerkesztési felület visszanyitható.

A “Kizárás a könyvelésből” jelölővel egy számla kizárható a feldolgozásból; a kizárás visszavonható.

Duplikátumnak minősülő számlák nem állíthatók feldolgozottra.

Könyvelőprogram-specifikus korlátok

Kulcs-Soft: jelenleg kizárólag bejövő (költség) számlák exportálhatók; a kimenő számlák exportja tervezett fejlesztés. Az exporthoz Kulcs-Soft ÁFA-gyűjtő kódok egyszeri beállítása szükséges (ügyfélszolgálaton keresztül).

NOVITAX: a kontírszámok átkerülnek, de az ÁFA-kategória egyelőre nem kerül automatikusan átadásra – ezt a NOVITAX felületén manuálisan kell beállítani.

SMARTBooks: a szinkronizálás kezdő dátuma kötelező beállítás, nélküle a szinkronizáció nem indul el. Tételalapú vagy kategóriaalapú könyvelés között lehet választani. Számlánként maximum 5 címke kerül át.

A partner-alapú ajánlás korlátai

Az ajánlás csak a legutolsó feldolgozott számlából dolgozik – nem statisztikai alapú és nem gépi tanulás.

Cégszinten az ajánlás kikapcsolható.

Audit XML feltöltés

Jelenleg csak az ügyfélszolgálat töltheti fel (nincs önkiszolgáló felület).

A sikeres import eredménye: a “Főkönyvi számok” listája feltöltődik, amelyből a kontírozásnál legördülő menüből lehet választani.

ÁFA-típusok és OCR

Az OCR időnként félreismerheti a speciális ÁFA-típusokat. Ha ez rendszeresen előfordul, az adott ÁFA típus kizárható a felismerésből – ebben az ügyfélszolgálat segít.

Egyéb tudnivalók

A haladó könyvelési mód aktiválása cégszintű beállítás – nem automatikusan elérhető, hanem az ügyfélszolgálat kapcsolja be.

Jóváíró, sztornó és előleg-végszámla kapcsolatokat a QUiCK jelenleg nem kezeli.

A haladó könyvelési mód jelenleg kizárólag bejövő (költség) számlákra vonatkozik; a kimenő számlákon való könyvelési előkészítés jövőbeni fejlesztési cél.

Want to print your doc?
This is not the way.

Try clicking the ··· in the right corner or using a keyboard shortcut (

CtrlP

) instead.