Skip to content
Számlák részletes nézetében: a jóváhagyás kapcsoló az adott felhasználó jóváhagyási státuszát mutatja, és innen lehet jóváhagyni vagy visszavonni.Számla szerkesztési felületen – Címkék mező: ide írhatók be a @email@domain.hu formátumú jóváhagyói jelölések.Számlák listanézetében: minden számlán látható az összesített jóváhagyási állapot (jóváhagyott, részben jóváhagyott, nem jóváhagyott jelzőkkel).Cégbeállításokban: itt kapcsolható be a haladó jóváhagyás, valamint a kifizetési jóváhagyás-kötelező beállítás is – ezek adminisztrátori jogosultságot igényelnek.Felhasználói / profilbeállításokban: itt szabályozható, hogy az adott munkatárs kap-e heti e-mail értesítést a rá váró jóváhagyásokról.
Multibox csomag: a funkció kizárólag Multibox előfizetéssel érhető el. Kisebb csomagban a haladó jóváhagyás nem aktiválható és a fentebb említett beállítások nem jelennek meg.Haladó jóváhagyás bekapcsolva a cégbeállításokban: a Cégbeállítások oldalon az adminisztrátornak be kell kapcsolnia a haladó jóváhagyás opciót. Ez alapértelmezetten ki van kapcsolva – Multibox csomag önmagában nem elegendő, az opciót külön engedélyezni kell.Jóváhagyási jogosultság a hozzárendelt munkatársnál: csak olyan munkatárs rendelendő hozzá jóváhagyóként (és csak az tud ténylegesen jóváhagyni), akinek nem vonták meg a jóváhagyási jogosultságát. A jogosultság alapértelmezetten mindenkinél aktív; az adminisztrátor egyénileg vonhatja meg felhasználónként.Kifizetési jóváhagyás-kötelező beállítás: ha azt szeretnéd, hogy az utalási csomagba csak jóváhagyott számlák kerülhessenek, a Cégbeállításokban a „kifizetési jóváhagyás kötelező" opciót is be kell kapcsolni. Ez szintén külön, önálló beállítás – a haladó jóváhagyás engedélyezése ezt nem kapcsolja be automatikusan.
Szerepel-e az adott e-mail-cím a cég munkatársai között?Rendelkezik-e az érintett munkatárs jóváhagyási jogosultsággal?
Függőben lévő – van legalább egy jóváhagyó, aki még nem hagyta jóvá.Részben jóváhagyott – van, aki jóváhagyta, de van, aki még nem.Jóváhagyott – az összes hozzárendelt jóváhagyta, függőben lévő jóváhagyás nem maradt.
Csak az tud jóváhagyni, aki szerepel az adott számla jóváhagyói listáján.A jóváhagyás kapcsoló nem érhető el, ha a számla éppen szerkesztés alatt van.Rögzítésre kerül a jóváhagyás ténye és pontos időpontja.A rendszer újraszámolja az összesített állapotot: ha ez volt az utolsó hiányzó jóváhagyás, a számla „jóváhagyott" státuszt kap.
Az időbélyeg törlődik.A rendszer azonnal újraszámolja az összesített állapotot – a számla elveszíti a jóváhagyott státuszát, ha korábban az összes jóváhagyás megvolt.
be van kapcsolva az e-mail értesítés a profiljukban, ésvan legalább egy olyan számla, amelyen ők a kijelölt jóváhagyók, és az(oka)t még nem hagyták jóvá.
Megkeresi azokat a számlákat, amelyeknél az összesített állapot nem egyezik a tényleges jóváhagyásokkal → szinkronizálja az állapotot.
Cégvezetők és tulajdonosok számára: kontroll eszköz a saját nevük alatt hagyható jóvá számla.Pénzügyi vezetők számára: a kifizetési folyamat strukturálható, és a saját jóváhagyásukhoz köthetők azok a tételek, amelyeknél a pénzügyi döntés az ő hatáskörükbe tartozik.Könyvelők és adminisztrátorok számára: a rendszer egyértelművé teszi, hogy egy számlán mi akadályozza az utalási csomagba kerülést – nem kell találgatni, kit kell keresni.Több telephely, vagy üzletág esetén: különböző jóváhagyókat lehet hozzárendelni különböző számlákhoz, így a kontroll decentralizált, de nyomon követhető marad.
Kizárólag Multibox csomagban érhető el: Ha a cég csomagot vált és elveszíti a Multibox státuszt, a haladó jóváhagyás és a kifizetési jóváhagyás-kötelező beállítás automatikusan visszaáll kikapcsolt állapotba. A meglévő jóváhagyási információk nem törlődnek, de az új @ jelöléses címkék többé nem működnek jóváhagyási címkeként.Két külön beállítás – nem egymást feltételezik: A haladó jóváhagyás és a kifizetési jóváhagyás-kötelező egymástól független kapcsolók. Az utalási csomagos szűrés csak akkor aktív, ha mindkettő be van kapcsolva.A jogosultság fordított logikájú: Alapértelmezetten minden munkatársnak van jóváhagyási joga; az adminisztrátor ezt egyénileg vonhatja meg. Ha egy @ jelöléssel megjelölt munkatársnak meg van vonva a jogosultsága, a rendszer nem rendel hozzá jóváhagyási bejegyzést – a címke megmarad, de az igény nem jön létre.Partner-szintű automatikus jóváhagyói hozzárendelés is elérhető - autocímke használatával: A @ jelöléses címke mindig számlaszintű, ha az autocímke mezőben kerül megadásra, az adott partner összes jövőbeli számlájára automatikusan ráhelyezi a @ jelöléses jóváhagyói címkéket.Módosítás jóváhagyás után nem vonja vissza automatikusan a jóváhagyást: Ha egy számlán jóváhagyás után módosítják az adatokat.Felhasználó törlése nem szünteti meg a jóváhagyási bejegyzést: Ha egy jóváhagyói listán szereplő munkatársat törölnek a rendszerből, a jóváhagyás ténye megmarad az e-mail-cím megőrzésével.Tömeges jóváhagyás lehetséges: A számla listanézetből a kijelölt számlákra egyszerre is indítható tömeges jóváhagyás.Az e-mail értesítés nem kötelező és nem automatikus: Az értesítés csak akkor érkezik meg, ha az adott munkatársnál be van kapcsolva az értesítési opció. Ha nincs bekapcsolva, vagy ha az adott héten nincs rá váró jóváhagyatlan számla, e-mail nem kerül kiküldésre.
Haladó jóváhagyás ✅
A haladó jóváhagyás a QUiCK Multibox-kizárólagos kontrolling funkciója, amely lehetővé teszi, hogy egy számlát kifizetés előtt egy, vagy több meghatározott munkatársnak emberi döntéssel el kelljen fogadnia. A jóváhagyókat @ jelöléses számlacímkékkel lehet hozzárendelni; amíg valakinek a jóváhagyása hiányzik, a számla nem kerülhet utalási csomagba. A rendszer háromféle összesített állapotot kezel: függőben lévő, részben jóváhagyott és teljesen jóváhagyott. Az érintett munkatársak heti e-mailben értesülnek a kizárólag rájuk váró, még jóvá nem hagyott számlákról. Minden jóváhagyást és visszavonást eseménynapló rögzít, így a folyamat visszakereshető és auditálható.
Cél és kontextus
A haladó jóváhagyás célja, hogy a vállalkozásban a kifizetési folyamat egy előre meghatározott munkatársi kör aktív döntéséhez legyen kötve. Segítségével nem kerülhet ki pénz a cégből anélkül, hogy arra egy vagy több megbízott személy explicit jóváhagyást adott volna – ez különösen fontos ott, ahol a könyvelő és a kifizetési döntés hozója két különböző személy.
Az alap jóváhagyás (egyszerű jóváhagyott/nem jóváhagyott státusz) minden QUiCK csomagban elérhető. A haladó jóváhagyás ezzel szemben egy több szereplős, egyénileg hozzárendelt jóváhagyási folyamatot valósít meg: pontos nyilvántartást vezet arról, hogy ki hagyott jóvá, ki nem és milyen időpontban. Ez az extra kontrollingszint különösen hasznos, ha a cég mérete, struktúrája, vagy belső szabályzata megköveteli a kifizetések előzetes, névhez köthető engedélyezését.
A funkció szorosan kapcsolódik az utalási csomaghoz is: ha a cégbeállításban aktív a kifizetéshez kötelező jóváhagyás, akkor utalási csomagba kizárólag teljesen jóváhagyott számlák kerülhetnek be.
Hol található?
A haladó jóváhagyás nem egyetlen, önálló menüpont, hanem a QUiCK több felületén egyszerre van jelen:
Előfeltételek
A haladó jóváhagyás funkció használatához az alábbi feltételek mindegyikének teljesülnie kell:
Opcionálisan, az utalási csomagos ellenőrzéshez:
A működés (pontosan, lépésről lépésre)
1. Aktiválás
A cég adminisztrátora a Cégbeállítások oldalon bekapcsolja a haladó jóváhagyás opciót. Ettől a pillanattól kezdve a rendszer a @ jelöléses számla címkéket jóváhagyói hozzárendelésként értelmezi.
2. Jóváhagyó hozzárendelése a számlához
A számlán a Címkék mezőbe kell beírni a jóváhagyó(k) e-mail-címét @email@domain.hu formátumban. Egy számlához egyszerre több jóváhagyó is rendelhető.
A rendszer a címke mentésekor automatikusan ellenőrzi:
Ha igen, létrejön egy függőben lévő jóváhagyási bejegyzés a számlához. Ha a @ jelöléses címke nem teljesíti a feltételeket (pl. a munkatársnak meg van vonva a jogosultsága), a jóváhagyási igény nem jön létre – a címke megmarad, de jóváhagyási igény nem keletkezik.
Ha egy @ jelöléses címkéket utólag eltávolítanak, a hozzá tartozó jóváhagyás is törlődik.
3. Összesített állapot meghatározása
A számla összesített jóváhagyási állapotát a rendszer a hozzárendelt jóváhagyók aktuális döntései alapján folyamatosan számítja:
Ha a számlán nincs egyetlen @ jelöléses jóváhagyó sem, a haladó jóváhagyás logika nem aktiválódik – az alap jóváhagyási státusz érvényes.
4. Jóváhagyás elvégzése
A jóváhagyó a számla részletes nézetében látja a jóváhagyás kapcsolót. Fontos feltételek:
A kapcsoló megnyomásakor:
5. Jóváhagyás visszavonása
Ugyanazzal a kapcsolóval vonható vissza a jóváhagyás: jóváhagyott → visszavont státuszra vált. A visszavonás hatására:
6. Utalási csomagba kerülés
Ha a kifizetési jóváhagyás-kötelező beállítás aktív, a rendszer az utalási csomag összeállításakor automatikusan kiszűri a nem jóváhagyott számlákat. Csak azok a számlák kerülhetnek be, amelyek teljesen jóváhagyott állapotban vannak. Ez a szűrés a két beállítás – “haladó jóváhagyás” és “kifizetési jóváhagyás kötelező” – együttes aktiválása esetén érvényes.
7. Heti e-mail értesítés
A rendszer heti rendszerességgel összefoglaló e-mailt küld azoknak a munkatársaknak, akiknek:
Haladó jóváhagyás esetén az e-mail személyre szabott: mindenki kizárólag azokról a számlákról kap értesítést, amelyeket ő maga még nem hagyott jóvá. Más jóváhagyók hiányzó döntéseiről az értesítő nem tájékoztat.
8. Háttérbeli konzisztencia-ellenőrzés
A rendszer naponta automatikusan lefuttat egy ellenőrző folyamatot, amely:
Ez a háttérfolyamat nem pótolja az emberi döntést, hanem az adatkonzisztenciát biztosítja.
Mikor hasznos és kinek?
A haladó jóváhagyás elsősorban azoknak a cégeknek hasznos, ahol a kiadások engedélyezése nem egy, hanem több ember felelőssége, vagy ahol a belső szabályzat megköveteli, hogy a kifizetés előtt egy meghatározott személy explicit beleegyezését adja.
A funkció különösen értékes ott, ahol az alap jóváhagyás (egyszerű be/ki kapcsoló) nem elegendő, mert nem rögzíti, hogy ki hagyta jóvá és mikor – a haladó jóváhagyás mindkét kérdésre pontos választ ad.
Specialitások és limitációk
Want to print your doc?
This is not the way.
This is not the way.
Try clicking the ··· in the right corner or using a keyboard shortcut (
CtrlP
) instead.