Explore

Haladó jóváhagyás 👁️‍🗨️

Cél és kontextus

A haladó jóváhagyás a QUiCK Multibox csomagjában elérhető jóváhagyási mód. Olyan cégeknek készült, ahol egy számla elfogadása több kijelölt munkatárs bevonásával történik, nem egyetlen ember döntése alapján.

A funkció nem csak azt kezeli, hogy egy számla jóváhagyott-e, hanem azt is, hogy kiknek kell jóváhagyniuk, és hol tart a folyamat. Célja, hogy a jóváhagyás átláthatóbb, személyre szabottabb és jobban követhető legyen, és csak a megfelelően ellenőrzött számlák haladjanak tovább a kifizetés felé.

Az alap jóváhagyáshoz képest a haladó jóváhagyás:

több jóváhagyót kezel egy számlán;

köztes állapotokat mutat;

egyértelmű személyes felelősséget ad;

jobban követhetővé teszi a több szereplős folyamatot;

szorosabban összekapcsolható a kifizetési kontrollal;

célzottabb értesítési logikát használ.

A lényeg nem az, hogy egy számlát többen is jóváhagyhatnak, hanem az, hogy a jóváhagyás ellenőrzött, látható és visszakövethető folyamat legyen.

Hol található?

A haladó jóváhagyás a Multibox csomagban érhető el, és a Cégbeállításokban külön kapcsolható be.

A funkcióhoz kapcsolódó elemek itt jelennek meg:

Cégbeállítások: a haladó jóváhagyás bekapcsolása;

Számla Címke vagy Autocímke mezője: a jóváhagyók megadása @ jellel;

Számlarészletek: a jóváhagyási folyamat külön blokkban követhető;

Profilbeállítások: heti e-mail értesítés kérhető a hiányzó jóváhagyásokról.

Előfeltételek

A használathoz nem elég a funkció bekapcsolása.

Szükséges, hogy:

a cégnél be legyen kapcsolva a haladó jóváhagyás;

a kijelölt jóváhagyók rendelkezzenek a szükséges jóváhagyási jogosultsággal az adott cégen belül.

Ez azt jelenti, hogy nem minden felhasználó jelölhető ki automatikusan jóváhagyónak. A folyamat csak megfelelően beállított jogosultságokkal működik.

A működés (pontosan, lépésről lépésre)

A funkció bekapcsolása A haladó jóváhagyást a Cégbeállításokban kell aktiválni.

A jóváhagyók kijelölése Jóváhagyóként csak olyan munkatárs jelölhető ki, akinek az adott cégen belül van megfelelő jóváhagyási jogosultsága.

A jóváhagyó hozzárendelése a számlához A számla Címke vagy Autocímke mezőjében @ jellel adható meg egy vagy több jóváhagyó.

Címke vagy Autocímke kiválasztása

Címke: az aktuális számlára hat.

Autocímke: ugyanennél a partnernél a következő számlákra is továbbviheti a jóváhagyót.

Ha egy partner számláit rendszeresen ugyanaz a felelős hagyja jóvá, az Autocímke használata praktikusabb, mert nem kell minden alkalommal újra kiosztani a jóváhagyót.

A folyamat követése a számlán A számla részletein külön blokkban látható:

a kijelölt jóváhagyók listája;

ki hagyta már jóvá a számlát;

kinek van még teendője;

a jóváhagyási állapot;

a megtörtént jóváhagyások időpontja.

A folyamat így közvetlenül a számlán követhető, ezért az is látszik, miért nincs még teljesen jóváhagyva egy számla.

A jóváhagyások megadása A kijelölt jóváhagyók a saját jóváhagyásukat adják meg. Nincs kötelező jóváhagyási sorrend, ezért a jóváhagyások párhuzamosan is megtörténhetnek.

A jóváhagyási állapotok

Nincs jóváhagyva: a számlán még nincs meg a szükséges jóváhagyás.

Részben jóváhagyva: legalább egy kijelölt jóváhagyó már jóváhagyta a számlát, de még nem mindenki.

Jóváhagyva: minden kijelölt jóváhagyó jóváhagyta a számlát.

A teljes jóváhagyás feltétele Ha egy számlához több jóváhagyó van rendelve, a számla csak akkor lesz teljesen jóváhagyott, ha minden kijelölt jóváhagyó jóváhagyta.

A jóváhagyás visszavonása A jóváhagyás visszavonható. Ilyenkor a számla visszakerülhet olyan állapotba, ahol még hiányzik a teljes jóváhagyás. Ez különösen akkor fontos, ha a számla csak teljes jóváhagyás után mehet tovább a pénzügyi folyamatban.

Kapcsolat az utalási csomaggal Ha a cégnél be van állítva, hogy utalási csomagba csak jóváhagyott számla kerülhet, akkor a nem teljesen jóváhagyott számlák automatikusan kimaradnak az utalási csomagból. Ilyenkor a jóváhagyás nem csak státusz, hanem tényleges kontrollpont az utalás előtt.

Értesítések a hiányzó jóváhagyásokról A felhasználók a Profilbeállításaikban heti e-mail értesítést kérhetnek a hiányzó jóváhagyásokról. Haladó jóváhagyás esetén az értesítés csak azokat a számlákat sorolja fel, amelyeknél az adott felhasználónak még jóváhagyási feladata van.

Mikor hasznos és kinek?

A haladó jóváhagyás különösen hasznos, ha:

a számlák elfogadása több szereplő között oszlik meg;

fontos, hogy egyértelmű legyen, ki hagyott már jóvá mit;

csökkenteni szeretnétek annak esélyét, hogy ellenőrizetlen számla menjen tovább;

a jóváhagyást össze szeretnétek kötni a kifizetési kontrollal;

ugyanannak a partnernek a számlái rendszeresen ugyanahhoz a felelőshöz tartoznak.

Tipikus szereplők lehetnek például:

cégvezető;

pénzügyes;

területfelelős;

könyvelő.

Specialitások és limitációk

A jóváhagyók megadása címkéhez hasonló felületen történik, de ez nem azonos a szabad, manuális címkézéssel.

A jóváhagyási státuszt nem érdemes manuális „Jóváhagyott / Nem jóváhagyott” címkékkel helyettesíteni; erre a QUiCK saját jóváhagyási logikája szolgál.

A számla jóváhagyása nem banki jóváhagyás. A QUiCK az utalási csomag előkészítését és a számlaellenőrzési folyamatot támogatja, de a tényleges banki tranzakció végső jóváhagyása továbbra is a netbankban történik.

A heti értesítés haladó jóváhagyásnál személyes teendőlistaként működik: nem általános „még nincs kész” listát ad, hanem csak azokat a számlákat sorolja fel, ahol az adott felhasználónak még feladata van. Emiatt akkor hasznos, ha ténylegesen van nyitott jóváhagyási teendő.

Forrás:

Want to print your doc?
This is not the way.

Try clicking the ··· in the right corner or using a keyboard shortcut (

CtrlP

) instead.