Explore

Értesítések 👁️‍🗨️

"Semmiről ne maradj le"

A QUiCK többféle automatikus értesítéssel segíti, hogy a fontos teendők, új tételek, jóváhagyásra váró számlák és feldolgozási problémák ne vesszenek el a napi munkában. Az értesítések elsődleges csatornája az e-mail.

Cél és kontextus

A QUiCK értesítéseinek célja, hogy ne kelljen külön keresni a fontos teendőket a rendszerben. Az értesítések abban segítenek, hogy gyorsabban kiderüljön:

van-e új vagy még figyelmet igénylő tétel;

maradt-e jóváhagyásra váró számla;

van-e olyan feldolgozási probléma, amelyet érdemes ellenőrizni;

szükség van-e további utánkövetésre vagy kézi beavatkozásra.

Az értesítések ezért nem egyetlen külön funkcióként működnek, hanem több, egymást kiegészítő működés részeként támogatják a napi munkát. Érdemes őket a QUiCK figyelemirányító rétegeként kezelni: nem minden esetben azonnali jelzést adnak, hanem abban segítenek, hogy a fontos elemek ne csússzanak le a radarodról.

Hol található?

Az értesítések egy része a felhasználói Profilbeállításokban kezelhető. Itt lehet be- vagy kikapcsolni például:

a heti összefoglaló e-mailt;

a hiányzó jóváhagyásról szóló emlékeztetőt;

a hibás feldolgozásról szóló e-mailt.

A céges szintű működésekhez kapcsolódó beállítások jellemzően a Cégbeállításokhoz kapcsolódnak. Ide tartoznak azok a működések, amelyek a jogosultságokat, a jóváhagyási logikát és az adott cégnél elérhető funkciókat érintik.

Az egyedi értesítések nem minden esetben önkiszolgáló módon érhetők el, ezért ezeknél a beállítás módja külön is eltérhet.

Előfeltételek

Az értesítések működése több tényezőtől függ. Jellemzően az alábbi feltételek számítanak:

az adott értesítéstípus elérhető legyen az adott cégnél;

az értesítés be legyen kapcsolva ott, ahol ezt a felhasználó kezeli;

a felhasználó rendelkezzen a szükséges jogosultsággal vagy szerepkörrel;

az adott cégben ténylegesen legyen olyan folyamat vagy funkció, amihez az értesítés kapcsolódik;

bizonyos esetekben az adott funkció az adott csomagban is elérhető legyen.

Ez különösen igaz a jóváhagyási működésekre, a dokumentumokhoz kapcsolódó összefoglalókra és az egyedi értesítési logikákra.

A működés (pontosan, lépésről lépésre)

A QUiCK az adott értesítéstípushoz tartozó figyelmet igénylő állapotokat kezeli. Ide tartozhat:

új vagy még áttekintésre váró tétel;

jóváhagyásra váró számla;

meghatározott szűréshez kötött esemény;

hibás vagy sikertelen feldolgozás.

A rendszer az adott értesítéstípus logikája szerint eldönti, hogy az adott helyzethez tartozik-e küldhető értesítés.

Ezután az értesítés típusától függően ellenőrzi a releváns feltételeket. Ilyen lehet:

a felhasználói beállítás;

a jogosultság vagy szerepkör;

a jóváhagyási érintettség;

a céges működés;

az adott funkció elérhetősége.

Ha a feltételek teljesülnek, az értesítés az adott címzett(ek)hez kerül. Általánosságban:

a heti összefoglaló azokhoz jut el, akiknél ez engedélyezett és erre megfelelő jogosultságuk van;

a jóváhagyási emlékeztető azokhoz megy, akik valóban érintettek a jóváhagyási folyamatban;

az egyedi értesítés az előre meghatározott címzetteknek érkezik meg.

Az értesítés a típustól függően eltérő formában érkezik meg.

Heti összefoglaló az új vagy figyelmet igénylő tételekről Ez egy heti e-mailes összefoglaló, amely segít áttekinteni, hogy maradt-e a cégben olyan számla vagy dokumentum, amire érdemes ránézni. Az összefoglaló jellemzően az alábbiakra fókuszál:

új számlák;

még áttekintésre váró tételek;

bizonyos esetekben dokumentumok is.

A pontos tartalom a beállításoktól és az elérhető funkcióktól is függhet.

E-mail értesítés hiányzó jóváhagyásról Ez az értesítés azoknak szól, akik részt vesznek a számlák jóváhagyási folyamatában. A rendszer emlékeztetőt tud küldeni, ha vannak még jóváhagyásra váró tételek, így kisebb az esélye annak, hogy egy számla jóváhagyása elakad vagy késlekedik.

Egyedi e-mail értesítések Bizonyos esetekben lehetőség van arra is, hogy a rendszer meghatározott feltételek alapján küldjön e-mail értesítést. Ez akkor lehet hasznos, ha például:

csak bizonyos típusú költségszámlákról szeretne valaki értesítést;

meghatározott szűrés alapján szeretné követni a beérkező tételeket;

vagy egy szűkebb, üzletileg fontos körre kell külön figyelni.

Értesítés hibás feldolgozásról A QUiCK bizonyos esetekben arról is tud értesítést küldeni, ha egy dokumentum vagy beérkező adat feldolgozása nem sikerült megfelelően. Ez segíthet gyorsabban észrevenni, ha:

valami manuális ellenőrzést igényel;

hiányos adat érkezett;

vagy a feldolgozás valamilyen okból nem tudott végigmenni.

Az értesítések egy része nem azonnali. A heti összefoglalók célja nem az, hogy minden eseményről külön üzenetet küldjenek, hanem hogy egy helyen mutassák meg a fontos, még figyelmet igénylő elemeket. Ez azt jelenti, hogy bizonyos értesítések időzített, összesített formában érkeznek.

Ha ugyanaz a felhasználó több céghez is hozzáfér, az értesítések cégenként külön e-mailként is érkezhetnek.

Ha az adott feltételek nem teljesülnek, a rendszer nem küld értesítést. Ez nem feltétlenül jelent hibát.

Mikor hasznos és kinek?

Az értesítések különösen akkor hasznosak, ha:

több jóváhagyó dolgozik együtt;

nagyobb mennyiségű számla vagy dokumentum érkezik;

fontos, hogy ne maradjanak bent nyitott tételek;

bizonyos eseményekről célzott értesítést szeretnétek kapni.

Jellemzően ezeknek a felhasználóknak hasznosak leginkább:

azoknak, akik a beérkező tételeket rendszeresen követik;

azoknak, akik részt vesznek a jóváhagyási folyamatban;

adminisztratív vagy pénzügyi követést végző felhasználóknak;

azoknak, akik általános összefoglaló helyett célzott, szűrt értesítéseket szeretnének.

Tipikus helyzetek:

heti áttekintés;

jóváhagyási elakadások megelőzése;

adminisztratív követés;

szűrt, célzott költségszámla-értesítések.

Specialitások és limitációk

Nem minden értesítés érhető el minden felhasználónak ugyanúgy. Ez függhet:

a jogosultságoktól;

a cégen belüli szerepkörtől;

a jóváhagyási folyamattól;

a használt csomagtól;

valamint az adott cégnél elérhető funkcióktól.

Emiatt előfordulhat, hogy két különböző ügyfélnél az értesítések működése nem teljesen ugyanúgy látszik.

Fontos tudni azt is, hogy:

a QUiCK-ben az értesítések nem egyetlen külön notification center jellegű modulban működnek;

a heti összefoglaló nem minden eseményről külön-külön küld jelzést, hanem összesített e-mailként érkezik;

az egyedi értesítések elérhetősége és beállítási módja ügyfelenként eltérhet;

az egyedi értesítések nem minden esetben önkiszolgáló módon érhetők el.

Ha nem érkezik értesítés, annak gyakori okai lehetnek:

az adott értesítés nincs bekapcsolva a profilban;

az adott felhasználó nem jogosult az adott típusú értesítésre;

nem volt olyan új vagy nyitott tétel, ami miatt a rendszer értesítést küldött volna;

az adott funkció nem érhető el az adott csomagban vagy beállítás mellett.

Ha egy értesítésre számítottál, de nem kaptad meg, első lépésként érdemes ellenőrizni:

a profilbeállításokat;

a jogosultságokat;

az adott céghez tartozó beállításokat.

Érdemes ügyfélszolgálathoz fordulni, ha:

nem egyértelmű, hogy egy adott értesítés miért nem érkezett meg;

egyedi értesítési igény merül fel;

ellenőrizni szeretnéd, hogy egy adott funkció elérhető-e a csomagotokban;

Want to print your doc?
This is not the way.

Try clicking the ··· in the right corner or using a keyboard shortcut (

CtrlP

) instead.