Explore

Dokumentum AI 👁️‍🗨️

"Fókuszban a lényeg"

Cél és kontextus

A Dokumentum AI a QUiCK dokumentumkezelésének AI-támogatott képessége. A célja, hogy a fontos dokumentumok ne csak tárolva legyenek, hanem gyorsan átláthatóvá, kereshetővé és könnyebben értelmezhetővé váljanak.

A QUiCK-ben a dokumentum így nem puszta melléklet, hanem olyan információforrás, amely segíthet gyorsabban észrevenni a teendőket, csökkenteni a manuális átnézést, és biztosabban eligazodni a napi működésben.

A Dokumentum AI nem önálló termék, és nem teljesen automatikus dokumentumértelmezés. A dokumentumkezelésen belüli AI-segítség, amely jelenleg főként szöveges PDF dokumentumok gyorsabb feldolgozását és rendszerezését támogatja.

A funkció célja, hogy a feltöltött dokumentumokból gyorsabban lehessen üzletileg használható, rendezett információt készíteni. Ez főként az alábbiakban segít:

gyorsabban átlásd, miről szól egy dokumentum;

kevesebb kézi rendszerezéssel dolgozz;

könnyebben add meg a dokumentumtípust és a kulcsszavakat;

egyszerűbben kapcsolj dokumentumot partnerhez vagy pénzügyi tételhez;

később gyorsabban találd meg a fontos dokumentumokat.

Hol található?

A Dokumentum AI nem különálló modul, hanem a QUiCK dokumentumkezelésének intelligens rétege.

A dokumentumkezelés tágabb értelemben azt támogatja, hogy a dokumentumok:

többféle formátumban bekerüljenek a rendszerbe;

bizonyos esetekben e-mailen is érkezzenek;

kapcsolódjanak más rekordokhoz;

egyes típusoknál előnézettel is használhatók legyenek.

A Dokumentum AI ezen belül a dokumentumok gyorsabb értelmezését és rendszerezését támogatja. A jelenlegi működés alapján ez elsősorban a szöveges PDF dokumentumokra igaz.

A funkció elérhetősége modul- vagy csomagfüggő lehet. Ha nem látod a Dokumentum AI-hoz kapcsolódó lehetőségeket, érdemes ellenőrizni az elérhető jogosultságokat és modulokat.

Előfeltételek

A használathoz érdemes három dolgot külön kezelni:

Elérhetőség és jogosultság: a funkció modul- vagy csomagfüggő lehet, és a használat a felhasználó jogosultsági szintjéhez igazodik.

Céges jóváhagyás: a Dokumentum AI használatához céges szintű admin hozzájárulás szükséges lehet. Ez egyszeri elfogadással történik, utána a vállalat többi felhasználója is használhatja a funkciót a saját jogosultsági szintjének megfelelően. Ha a hozzájárulás még nincs meg, a nem admin felhasználó erről tájékoztatást kaphat. Az AI használata előtt a rendszer külön tájékoztatást vagy jóváhagyást is kérhet.

Megfelelő dokumentumtípus: az AI-feldolgozás jelenleg főként szöveges PDF-eknél használható.

Fontos, hogy a feltöltés, az előnézet és az AI-feldolgozás nem ugyanaz:

Feltöltés: a dokumentum bekerül a rendszerbe.

Előnézet: bizonyos fájltípusoknál elérhető.

AI-feldolgozás: ettől külön szint, és jelenleg főként szöveges PDF-eknél használható.

Egy dokumentum attól még eltárolható a rendszerben, hogy nincs hozzá előnézet vagy AI-feldolgozás.

A működés (pontosan, lépésről lépésre)

A működés logikája egyszerű: a cél nem az ember kiváltása, hanem a dokumentum első értelmezési körének érdemi gyorsítása.

A dokumentum bekerül a rendszerbe. A QUiCK eltárolja a dokumentumot, rögzíti annak forrását, bizonyos formátumoknál előnézetet is megjeleníthet, és lehetőséget ad arra, hogy a dokumentumot más rekordokhoz kapcsolhasd. A feltöltés önmagában még nem jelenti azt, hogy a dokumentum AI-val is feldolgozásra kerül.

Elindítod az AI-feldolgozást. Az AI-feldolgozást külön kell indítani. Ez két módon történhet:

Egyedi feldolgozás: a dokumentum részletes nézetéből indítható. Ha a dokumentumon korábban már kézzel kitöltött adatok szerepelnek, a rendszer rákérdezhet, hogy ezeket felülírhatja-e az AI-javaslat.

Tömeges feldolgozás: a dokumentumok listanézetéből is indítható ott, ahol ez elérhető. Egyszerre több dokumentum is elküldhető feldolgozásra. Ha a kiválasztott dokumentumok között van olyan, amely már tartalmaz kézi adatot, a rendszer itt is rákérdezhet a felülírás logikájára. A háttérfolyamat futását a felület jelzi.

A rendszer javaslatot készít a legfontosabb értelmező mezőkre. A dokumentum tartalma alapján az alábbi mezőkre adhat javaslatot:

belső név vagy könnyebben értelmezhető megnevezés;

dokumentumtípus;

rövid összefoglaló;

kulcsszavak;

feladó;

címzett;

annak jelzése, hogy a dokumentum tartalmazhat-e fizetendő tételt.

Az eredmény nem hosszú technikai elemzés, hanem rövid, üzletileg használható kivonat, amely segít gyorsan megérteni, miről szól a dokumentum, és később milyen adatok mentén lehet újra megtalálni.

Átnézed és szükség esetén javítod a mezőket. A feldolgozás után a mezők továbbra is szerkeszthetők maradnak, a javaslatok ellenőrizhetők, és szükség esetén pontosíthatók.

Szükség esetén partnerhez vagy pénzügyi rekordhoz kapcsolod a dokumentumot. A dokumentum partnerhez és pénzügyi rekordokhoz is kapcsolható, így nem csak önálló fájlként, hanem üzleti összefüggésben is használható.

A kitöltött mezők mentén később keresed és szűröd a dokumentumot. A dokumentumlista keresője és szűrői használhatják az AI által kitöltött mezőket is. Kereshetsz például:

belső névre;

eredeti fájlnévre;

összefoglalóra;

kulcsszavakra;

feladóra;

címzettre.

Emellett szűrni is lehet például dokumentumtípusra vagy státuszokra, beleértve a Fizetendőt tartalmaz jelölést is.

Ha több hasonló dokumentum érkezik egyszerre, a tömeges feldolgozás jelentősen gyorsíthatja az első rendezési kört. A kulcsszavakat és a dokumentumtípusokat érdemes következetesen használni, mert ez a későbbi visszakeresést is javítja.

Mikor hasznos és kinek?

A Dokumentum AI-t érdemes első körös eligazodásra használni: gyors átnézésre, rendszerezésre, kulcsszavazásra és priorizálásra.

Különösen hasznos, ha sok vegyes dokumentumot kezelsz, és fontos, hogy azok gyorsan áttekinthetők, kereshetők és kapcsolhatók legyenek.

Tipikus esetek:

felszólítások és bírságok;

fizetendőt tartalmazó értesítések;

szerződések és megállapodások;

pénzügyi iratokhoz kapcsolódó dokumentumok;

nagyobb dokumentumtömeg, ahol a visszakereshetőség üzleti előnyt jelent.

Elsősorban annak hasznos, aki sokféle dokumentum között szeretne gyorsan eligazodni, és nem akar minden iratot teljes egészében végigolvasni az alapvető döntésekhez. Jól illeszkedik ahhoz a működéshez, ahol a dokumentum nem pusztán tárolt fájl, hanem értelmezett, visszakereshető üzleti objektum.

Specialitások és limitációk

A Dokumentum AI tudatosan szűkített fókuszú megoldás: nem minden fájlra és nem minden helyzetre készült.

A jelenlegi működés alapján:

elsősorban szövegesen beolvasható PDF dokumentumoknál használható;

a rendszer legfeljebb az első 10 oldalt vizsgálja;

egy dokumentumon az AI csak egyszer futtatható;

az AI eredménye szerkeszthető, de ugyanarra a dokumentumra újragenerálás nem feltétlenül érhető el;

kép/scan PDF, Office-fájl, kép, TXT vagy link esetén a dokumentum kezelhető lehet a modulban, de AI-feldolgozás nem feltétlenül indul;

a támogatási szint dokumentumtípusonként eltérhet: attól, hogy egy dokumentum feltölthető, még nem biztos, hogy előnézhető vagy AI-val is feldolgozható.

Érdemes kézzel ellenőrizni vagy javítani az adatokat, ha:

a dokumentum nehezen olvasható;

a PDF nem tartalmaz jól feldolgozható szöveget;

a javasolt dokumentumtípus nem pontos;

a kulcsszavak vagy az összefoglaló további pontosítást igényelnek;

a dokumentumot partnerhez vagy pénzügyi tételhez szeretnéd kapcsolni.

Fontos, hogy az AI nem helyettesít jogi vagy üzleti döntést, és nem váltja ki teljesen a felhasználói ellenőrzést. A Dokumentum AI nem „ért meg mindent” automatikusan, ezért a generált összefoglalót és metaadatokat minden esetben érdemes emberi ellenőrzés mellett használni. Az AI által kitöltött mezőket érdemes első körös javaslatként kezelni, a végleges rendszerezést pedig rövid ellenőrzés után elvégezni. Így a funkció nem szünteti meg a kézi munkát, de jelentősen csökkentheti annak mennyiségét.

Want to print your doc?
This is not the way.

Try clicking the ··· in the right corner or using a keyboard shortcut (

CtrlP

) instead.