Skip to content
A cég össze van kötve a Számlázz.hu rendszerével.A cég Számlázz.hu #profi előfizetési csomaggal rendelkezik – a Számlaverzum csak ebben a csomagban aktív.A számlához van csatolt számlakép (PDF, JPG vagy PNG formátumban).A számla nem „hiányos" státuszú.A számlán nem szerepel „Vegyes" nevű ÁFA-kód tétel.Bármelyik felhasználó legalább egyszer megnyitotta a számlát.A számlához NAV Online Számla adat is párosult (azaz a számla a NAV rendszeréből érkezett a QUiCK-be).A külföldi partner adatai teljes körűen ki vannak töltve: adószám (vagy bármilyen azonosítószám), ország, irányítószám, város és cím – egyik sem lehet üres. A bankszámlaszám megadása nem kötelező.
Nyisd meg a költségszámlák listáját a QUiCK-ben!Az állapotszűrőben válaszd ki az „Számlakép átadható Számlaverzum felé" szűrőt! (A lista az összes archiválásra kész, de még el nem küldött számlát mutatja.)Jelöld ki a kívánt számlákat, vagy válaszd az összes kijelölése lehetőséget!Kattints az eszköztáron megjelenő Számlaverzum átadás gombra!A rendszer visszaigazolja: „Kérésedet sikeresen rögzítettük. A kiválasztott számlaképek továbbítása a háttérben ütemezetten zajlik."A háttérben a rendszer sorba állítja a kiválasztott számlákat, majd legkésőbb 24 órán belül – általában szinte azonnal – elvégzi az archiválást.Sikeres archiválás esetén a számla sorában megjelenik a Számlaverzum ikon.
Ha egy Számlázz.hu-ból szinkronizált bevétel számlához van számlakép, a rendszer automatikusan sorba állítja az archiválási feladatot.Billingo-ból érkező, de a Számlázz.hu-ban is nyilvántartott számla esetén szintén automatikusan indul az archiválás, amint a számlakép letöltésre kerül.
papírmentesen szeretnék kezelni a számlaarchívumukat, és el akarják kerülni a fizikai mappák tárolásával, szkennelésével járó adminisztrációt;jogszabályi megfelelésre törekednek: a T+13 éves megőrzési kötelezettség integrált módon, külön archiváló rendszer üzemeltetése nélkül teljesíthető;sok bejövő számlával dolgoznak és egységes, visszakereső rendszerben szeretnék tárolni a dokumentumokat;adóellenőrzésre kell felkészülniük: az archivált számlaképek és adatok a Számlázz.hu-n keresztül bármikor előhívhatók.pénzügyi vezetőknek és ügyvezetőknek, akik biztosítani szeretnék a jogszabályi megfelelést anélkül, hogy külön archiváló megoldást kellene üzemeltetniük;könyvelőknek, akik a Számlázz.hu-n keresztül közvetlenül hozzáférhetnek az archivált számlaképekhez;Számlázz.hu #profi csomaggal rendelkező társas vállalkozásoknak, amelyek nagy mennyiségű bejövő számlát kezelnek.
nincs csatolt számlakép;belföldi számlánál nincs NAV Online Számla adat párosítva;külföldi számlánál valamelyik partneradat mező üres;a számla „hiányos" státuszú;a számlán „Vegyes" ÁFA-kód tétel szerepel;a felhasználó még nem nyitotta meg a számlát;a cég nem rendelkezik aktív Számlázz.hu összekötéssel;a cég Számlázz.hu előfizetése nem #profi szintű.Ha a számlakép fájl átmenetileg nem érhető el, a rendszer legfeljebb 5-ször próbálkozik újra, 5 perces időközönként.Ha a Számlázz.hu azt jelzi, hogy az adott számlához már van feltöltve fájl, a rendszer automatikusan törli a meglévőt, majd újra feltölti az újat.Ha minden próbálkozás sikertelen, a feladat „sikertelen" státuszba kerül; a hiba ténye az eseménynaplóba is bekerül.A rendszer folyamatosan ellenőrzi, hogy az adott számla adatai, vagy képe változott-e az utolsó sikeres szinkronizáció óta. Ha nem változtak, újabb adatküldés nem indítható.A számlához csatolt csatolmányok (nem a számlakép, hanem egyéb mellékletek) nem kerülnek archiválásra ezen a csatornán.A Dokumentumok modulban tárolt fájlok jogszabályszerű, Számlázz.hu integráción alapuló archiválása jelenleg nem elérhető.
Digitális archiválás ✅
"Egyszerűen és biztonságosan"
A digitális archiválás lehetővé teszi, hogy a vállalkozásodhoz érkező és az általad kiállított számlák – a számlaadat és a hozzájuk tartozó számlakép – jogszabályoknak megfelelően, hosszú távon megőrződjenek. Az archiválást a Számlázz.hu Számlaverzum nevű szolgáltatása végzi; a QUiCK ennek átadójaként működik, nem saját maga tárolja a dokumentumokat. Bejövő (költség) számlák esetén a folyamatot a felhasználónak kell elindítania; kimenő (bevétel) számlák esetén az archiválás automatikusan zajlik.
Cél és kontextus
A digitális archiválás funkció célja, hogy a vállalkozás számlái – mind a beérkező költség, mind a kiállított bevétel számlák – hitelesített, jogszabályszerű formában, hosszú távon megőrződjenek. A hatályos számviteli és adójogszabályok szerint a vállalkozások kötelesek a számlákat T+13 évig megőrizni; ezt a QUiCK és a Számlázz.hu együttes használata a Számlaverzum szolgáltatáson keresztül teljesen digitálisan, papírmentesen teszi lehetővé.
A Számlaverzum a Számlázz.hu számlakezelési infrastruktúrájának az a rétege, amely az összes csatlakozott vállalkozás számára gyűjti, tárolja és visszakereshetővé teszi a számlák adatait és képeit. A QUiCK ebben a folyamatban az átadó szerepét tölti be: a rendszer a számlák metaadatait és fájljait strukturált formában, gépi kapcsolaton keresztül továbbítja a Számlázz.hu API-ján keresztül a Számlaverzum felé, ahol a tényleges, jogszabályszerű megőrzés zajlik.
Az eredmény: papírmentes számlaarchívum, jogszabályi megfelelés és azonnali visszakereshetőség – anélkül, hogy manuálisan kellene szkennelni, feltölteni vagy iktatni a dokumentumokat.
Fontos: A QUiCK saját dokumentumtára biztonságos digitális tárolást nyújt, de a jogszabályszerű, hitelesített archiválást kizárólag a Számlázz.hu Számlaverzum végzi. A kettő nem helyettesíti egymást.
Hol található?
A digitális archiválással kapcsolatos felületek a költség számlák listájában érhetők el.
Átadás gomb az eszköztáron
A költség számlákat listázó nézetben, a műveleti sávban jelenik meg a Számlaverzum-ikon gombja. A gomb csak akkor aktív, ha előzőleg rászűrtél az „Számlakép átadható Számlaverzum felé" szűrőre – inaktív állapotban a tooltip ezt jelzi, és megmutatja, melyik szűrőt kell először beállítani.
Státusz szűrő
A költségszámláknál az állapotszűrőben megtalálható a „Számlakép átadható Számlaverzum felé" szűrő, amellyel kilistázhatod az összes archiválásra kész, de még el nem küldött számlát.
Számlaverzum ikon a számla során
Azokon a számlákon, amelyek archiválása sikeresen megtörtént, a lista sorában egy kis Számlaverzum-ikon jelenik meg. Rámutatva a tooltip szövege: „Sikeres számlakép átadás Számlaverzum felé".
A fenti felületek kizárólag azon cégeknél jelennek meg, amelyek aktív Számlázz.hu összekötéssel rendelkeznek.
Előfeltételek
Az archiválás csak akkor indulhat el és válhat sikeressé, ha az alábbi feltételek mindegyike teljesül.
Infrastruktúra szintű feltételek
A számla szintű feltételek
Belföldi számlánál emellett szükséges:
Külföldi számlánál emellett szükséges:
A működés (pontosan, lépésről lépésre)
A folyamat két úton indulhat el, attól függően, hogy költség-, vagy bevételszámláról van szó.
Bejövő (költség) számlák – felhasználói indítású folyamat
Kimenő (bevétel) számlák – automatikus folyamat
A bevétel számlák esetén az archiválás jellemzően külön felhasználói beavatkozás nélkül zajlik:
Mikor hasznos és kinek?
A digitális archiválás funkció elsősorban azoknak a vállalkozásoknak hasznos, amelyek:
A funkció különösen hasznos:
Specialitások és limitációk
Az archiválás felelőssége
A QUiCK az archiválási folyamatban átadóként működik: a számlák adatait és képeit továbbítja a Számlázz.hu Számlaverzum felé, ahol a tényleges, hosszú távú megőrzés zajlik. A T+13 éves tárolási garancia a Számlázz.hu szolgáltatásához kötődik, nem a QUiCK rendszeréhez.
Bejövő számlák nem archiválódnak automatikusan
Bejövő (költség) számlák esetén a folyamatot a felhasználónak kell elindítania – a számlaképek nem kerülnek automatikusan archiválásra. Az átadás gomb megnyomása nélkül az archiválás nem indul el, még akkor sem, ha minden előfeltétel teljesül.
Kizáró feltételek
Az alábbi esetekben egy számla nem kerülhet be az archiválásra kész szűrőbe:
Hibakezelés és újrapróbálkozás
Nem archivált elemek
Want to print your doc?
This is not the way.
This is not the way.
Try clicking the ··· in the right corner or using a keyboard shortcut (
CtrlP
) instead.