Explore

Billingo 👁️‍🗨️

A Billingo integráció célja, hogy a Billingóban kiállított vevői számlák adatai a QUiCK-ben is megjelenjenek. Így a bevételekhez kapcsolódó számlaadatok, partnerinformációk és bizonyos fizetettségi adatok egy helyen követhetők.

Cél és kontextus

A Billingo integráció elsődlegesen arra szolgál, hogy a Billingóban kezelt árbevétel-számlák adatai bekerüljenek a QUiCK-be. Ennek köszönhetően a számlázásból érkező bevételi információk a QUiCK pénzügyi munkaterében is megjelennek, és nem kell ezeket külön kézzel rögzíteni.

A QUiCK a Billingo kapcsolaton keresztül jellemzően az alábbi adatokat dolgozza fel:

a kiállított vevői számlák alapadatait

partneradatokat

tételinformációkat

fizetettséghez kapcsolódó adatokat

bizonyos esetekben a számla PDF-jét vagy számlaképét is

A Billingo integráció elsődlegesen adatbeolvasásra szolgál. Nem érdemes teljes körű, kétirányú szinkronként gondolni rá, és nem az a célja, hogy a Billingo minden funkcióját teljes egészében tükrözze a QUiCK-ben.

Hol található?

A Billingo kapcsolat beállítása a QUiCK-ben a Cégbeállítások oldalon, az Integrációk résznél érhető el, a Billingo kapcsolat alatt.

A sikeres összekötés után a Billingo-ból érkező számlák a QUiCK-ben a Bevételek között jelennek meg. A rendszer bizonyos esetekben jelzi is, hogy az adott adat Billingo eredetű. A Billingo-ból érkező partner integrációs partnerként jelenhet meg.

Előfeltételek

A Billingo összekötéshez az alábbiak szükségesek:

működő QUiCK-fiók

megfelelő Billingo-hozzáférés

a Billingóban létrehozott API 2.0 kulcsok

admin jogosultság az összekötés elindításához

A Billingo integráció önmagában is használható, tehát nem kötelező mellé más számlázós kapcsolatot beállítani. Ugyanakkor bizonyos további automatizmusok, archiválási folyamatok vagy szélesebb adatkapcsolatok külön beállításoktól vagy kapcsolódó infrastruktúrától is függhetnek.

A működés (pontosan, lépésről lépésre)

Nyisd meg a Cégbeállítások oldalt a QUiCK-ben.

Keresd meg az Integrációk részt, majd válaszd a Billingo kapcsolatot.

Indítsd el az összekötést.

A Billingo felületén, az API menüpont alatt hozd létre az új API 2.0 kulcsot.

Másold be a nyilvános és privát kulcsot a QUiCK megfelelő mezőibe.

Mentsd el a kapcsolatot.

A mentés után a QUiCK elindítja az első háttérszinkront.

Ezt követően a Billingo-adatok rendszeres háttérfrissítéssel jelennek meg a QUiCK-ben, ezért előfordulhat, hogy az új vagy módosított számlák nem azonnal, hanem kisebb késéssel látszanak.

A QUiCK a beérkező Billingo-adatokat megpróbálja összekapcsolni a meglévő partnerekkel és számlákkal. Bizonyos esetekben ugyanaz a számla más adatforrásból is bekerülhet a rendszerbe, ilyenkor a QUiCK a háttérben megpróbálja ezeket helyesen összerendezni.

A Billingo-ból érkező számlák a QUiCK-ben Billingo eredetűként jelenhetnek meg, a kapcsolódó partner pedig integrációs partnerként látszódhat.

Fontos tudni, hogy a számla alapadatai és a hozzá kapcsolódó PDF vagy számlakép nem feltétlenül ugyanabban a lépésben érkeznek meg. Emiatt teljesen normális lehet, ha a számla már látszik a QUiCK-ben, de a PDF vagy számlakép csak később jelenik meg.

A fizetettségi információk is megjelenhetnek a QUiCK-ben, de a kapcsolat célja itt is elsősorban az adatbeolvasás és megjelenítés, nem pedig a teljes kétirányú állapotszinkron.

Mikor hasznos és kinek?

A Billingo integráció különösen akkor hasznos, ha azt szeretnéd, hogy a Billingóban kiállított árbevétel-számlák és bizonyos fizetettségi információk a QUiCK-ben is megjelenjenek, és a bevételekhez kapcsolódó adatok egy helyen legyenek kezelhetők.

Ez a kapcsolat jó választás lehet akkor, ha:

a Billingo marad a számlázási oldal

a QUiCK központi pénzügyi munkatérként működik

nem szeretnéd manuálisan rögzíteni a Billingóban már meglévő bevételi számlaadatokat

Elsősorban azoknak hasznos, akik a bevételi számlák és a kapcsolódó partner- és fizetettségi információk QUiCK-en belüli követését szeretnék egyszerűsíteni, illetve azoknak az adminisztrátoroknak, akik az összekötést beállítják és karbantartják.

Ha a cél kizárólag az, hogy a Billingo-s árbevétel-számlák megjelenjenek a QUiCK-ben, akkor önmagában a Billingo integráció is elég lehet. Ha ennél több automatizmust vagy archiválási folyamatot is szeretnél, annak további feltételei is lehetnek.

A fizetettségi állapotok kapcsán érdemes előre eldönteni, hogy nálatok melyik rendszer az elsődleges referenciafelület. A legkevesebb félreértést az okozza, ha a fizetettségi állapotot nem két helyen vezetitek.

Specialitások és limitációk

A Billingo integráció használata során érdemes az alábbi sajátosságokkal számolni:

a kapcsolat elsődlegesen Billingo → QUiCK irányú adatbeolvasást támogat

nem a Billingóban kezelt bejövő számlák importjára szolgál

nem minden Billingo-funkció jelenik meg a QUiCK-ben

nem garantálja, hogy minden adat és kapcsolódó fájl egyszerre látszódjon

a QUiCK-ben végzett módosítások nem feltétlenül írják vissza ugyanazt az állapotot a Billingóba

a Billingo-ból érkező partnerek integrációs partnerként jelenhetnek meg, ezért kezelésük eltérhet a kézzel létrehozott partnerekétől

egyes partnermezők szerkesztése korlátozott lehet, és törlésük nem minden esetben lehetséges

Az integrációs partner olyan partner, amely nem kézi rögzítéssel, hanem egy összekötött rendszerből érkezett a QUiCK-be. Emiatt a kezelése eltérhet a kézzel létrehozott partnerekétől.

Ha a kapcsolat megszakadt, az általában azt jelenti, hogy a QUiCK már nem tud megfelelően kapcsolódni a Billingo-fiókhoz. Ennek oka lehet például:

hibás API-kulcs

megváltozott hitelesítési adat

átmeneti vagy tartós kapcsolódási probléma

Ilyenkor a Billingo-adatok nem biztos, hogy megfelelően frissülnek. Érdemes ellenőrizni a kapcsolatot, majd szükség esetén újra menteni vagy újra csatlakoztatni azt.

Ha nem látod a várt Billingo-adatokat, érdemes az alábbiakat ellenőrizni:

aktív-e a kapcsolat

kapott-e elég időt a háttérfeldolgozás

valóban olyan számlát keresel-e, amelyet ez az integráció kezel, tehát Billingóban kiállított vevői számlát

nem más forrásból érkezett-e már be ugyanaz az adat a rendszerbe

Ha a számla már megjelent, de a PDF még hiányzik, az sokszor csak időzítési különbséget jelent. Ilyenkor érdemes először időt adni a háttérfolyamatoknak, és csak utána hibára gyanakodni.

Ha továbbra sem jelenik meg a várt adat, vagy a kapcsolat újramentés után sem áll helyre, érdemes ügyfélszolgálati segítséget kérni. Ilyenkor érdemes rögtön megadni:

a cég nevét

a keresett számla azonosítóját vagy számlaszámát

azt, hogy a számla adata hiányzik, vagy csak a PDF

azt is, hogy a Billingo-kapcsolat aktív vagy megszakadt állapotban van-e

Want to print your doc?
This is not the way.

Try clicking the ··· in the right corner or using a keyboard shortcut (

CtrlP

) instead.