Skip to content
Hiányos – azok a számlák, amelyekhez a NAV adat már megérkezett, de a számlakép még nem áll rendelkezésre. Ebben a nézetben dönthetünk a számla elfogadásáról, elutasításáról, vagy feltölthetjük a hiányzó számlaképet a számlaadathoz.Frissült – a Tranzakciók → Költségek menüpontba kerülnek azok a korábban Hiányos számlák, amelyek azóta sikeresen párosodtak egy feltöltött számlaképpel. Ide kerülnek az automatikusan összerendelt, teljes számlák.Új számlák – ide kerülnek a feltöltött, de még NAV-adattal nem párosult számlaképek, ha az automatikus párosítás nem futott le (pl. mert az OCR nem azonosította egyértelműen a számlaszámot, vagy a partnert).
Számlázz.hu #profi csomag + Számlaverzum – a QUiCK fiókot össze kell kötni a Számlázz.hu rendszerrel, és a Számlaverzumnak aktívnak kell lennie. Az első szinkronizálás néhány napot vesz igénybe; ezt követően az új számlák jellemzően ~30 percen belül megjelennek.Közvetlen NAV Online Számla kapcsolat (2024 szeptemberétől elérhető) – Számlázz.hu-fiók nélkül is csatlakozható a rendszer a NAV-hoz, ha a céghez létrehozunk egy technikai felhasználót a NAV Online Számla felületén, és a szükséges hitelesítési adatokat (felhasználónév, XML aláírókulcs, XML cserekulcs) megadjuk a QUiCK cégbeállításaiban.A feltöltött számlakép formátuma: PDF, PNG vagy JPG (maximális fájlméret: 5 MB fájlonként).Az OCR-nek sikeresen azonosítania kell a számlaképről a számlaszámot és a partnert – ha ezek egyike sem áll rendelkezésre, az automatikus párosítás nem indul el.A párosítandó NAV-os számla nem lehet Ellenőrzött, vagy Exportált státuszban, és nem lehet korábban - könyvelő által - Elutasítva állapotba helyezve.
A szállítód számlát állít ki a cégre és azt beküldi a NAV Online Számla rendszerébe (ez törvényi kötelezettség).A QUiCK a Számlázz.hu Számlaverzumon, vagy a közvetlen NAV-kapcsolaton keresztül lekéri a számla strukturált adatait: számlaszám, összeg, dátumok, partneradatok, tételsorok.A számla megjelenik a QUiCK Hiányos számlák listájában. Ebben az állapotban van: számlaszám, bruttó/nettó/ÁFA összeg, kiállítás dátuma, teljesítési és fizetési határidő, partneradatok és tételsorok – nincs: számlakép.A számlakép bekerül a QUiCK-be valamelyik csatornán: alias e-mail címre küldve, egyedi/tömeges feltöltéssel, vagy a Chrome böngésző bővítménnyel.A rendszer a háttérben elindítja az OCR feldolgozást. Ez kinyeri a képből az összes szöveget és számot, majd azonosítja belőlük:a számlaszámot,a partnert (adószám alapján, vagy névegyezéssel),az összegeket, dátumokat, fizetési módot.A rendszer megvizsgálja, hogy létezik-e a QUiCK-ben egy Hiányos NAV-os számla, amelynek számlaszáma megegyezik az OCR által azonosított számlaszámmal és a partnerrel is egyezik.Ha a feltételek teljesülnek, az automerge automatikusan lefut:a számlakép rákerül a NAV-os számlára,a számla kikerül a Hiányos listából,a számla státusza Frissült-re vált, és megjelenik a Tranzakciók → Költségek között.A sikeres párosítás után a számla a Számlaképpel átadható szűrőbe is bekerül, ahonnan a Számlázz.hu felé elküldhető jogszabályszerű, T+13 éves archiválásra.
Feltöltöd a számlaképet (pl. e-mailben kapott PDF-et alias e-mail-en keresztül).Az OCR feldolgozás lefut, a rendszer kinyeri a számlaszámot és a partnert.Nincs még egyező NAV-os rekord → a számla önállóan jön létre az Új számlák szűrőben.Amikor a NAV adat megérkezik (a szállító bejelentési kötelezettségének teljesítése után), a rendszer azonnal megkeresi a már meglévő, egyező számlaszámú és partnerű számlát.Az automerge retroaktívan lefut: a képes számla megkapja a NAV-ból érkező adatokat (tételsorok, pontosított összegek és dátumok).
Számlaszám egyezés: a két rekord számlaszáma szóközök eltávolítása és kisbetűsítés után karakterre megegyezik (pl. "INV-2024 001" és "inv-2024001" egyezőnek számít).Partner egyezés: a két rekordhoz rendelt partner belső azonosítója megegyezik.Státuszfeltétel: a párosítandó NAV-os számla nem lehet Ellenőrzött, Exportált, vagy Elutasított állapotban.
HUF-számlák esetén, ha a NAV-ból érkező és az OCR által azonosított összeg különbsége kisebb, mint 2,50 Ft, a rendszer kerekítési eltérésként kezeli, és a merge nem blokkol – a NAV összege érvényesül.Devizaeltérés esetén (ha a két rekord devizája nem egyezik) a bruttó összeg mező üres értékre áll, és a merge egyéb mezőkre fut le.
Könyvelők és pénzügyi asszisztensek számára, akik nagy mennyiségű bejövő számlát kezelnek: az automatikus adat- és képpárosítás megszünteti a kézi összerendelést, és csökkenti az adatbeviteli hibák lehetőségét.Cégvezetők és pénzügyi vezetők számára, akik valós időben szeretnék látni a bejövő számlák státuszát: a Hiányos és a Frissült szűrők azonnali áttekintést adnak arról, hol tart a számlafeldolgozás.Vállalkozásoknak, ahol a számlakép és a NAV adat jellemzően különböző csatornán érkezik (pl. a PDF e-mailben jön, a NAV adat automatikusan szinkronizál): a rendszer ezt a két forrást automatikusan kezeli.Tömeges számlaérkeztetés esetén: alias e-mail-es automatikus beküldéssel, vagy tömeges feltöltéssel a párosítás egyszerre, beavatkozás nélkül lefut az összes feldolgozható számlára.
OCR hatékonyság: az autoscan általánosan 75–92%-os hatékonysággal működik, belföldi számlákon jellemzően ~90%-on, külföldi számlákon ~80%-on. Ez azt jelenti, hogy az OCR eredményének átnézése továbbra is ajánlott – a rendszer jó közelítéssel dolgozik, de nem 100%-os pontossággal.Az automerge kritikus feltétele a partner és a számlaszám helyes azonosítása. Ha az OCR nem tudja egyértelműen kiolvasni a képből a számlaszámot, vagy a partnert (pl. rossz minőségű szkennelés, szokatlan betűtípus), a párosítás nem indul el automatikusan. Ilyenkor a számla az Új számlák szűrőben marad, és manuálisan kell hozzárendelni a Hiányos NAV-os adathoz.Külföldi számlák (pl. Google, Facebook) nem szerepelnek a NAV rendszerben, így rájuk az automerge nem vonatkozik. Ezeket kizárólag az OCR dolgozza fel, és manuálisan kell kezelni.Sztornó és módosító számla típusok a NAV XML-ben jelölve érkeznek; a rendszer ezeket különálló rekordként kezeli, és az automerge rájuk ugyanazok a feltételek szerint fut le, mint a normál számlákra.Retry logika: ha az OCR feldolgozás nem sikerül, a rendszer automatikusan újrapróbálkozik, legfeljebb 3 alkalommal, 10 perces késleltetéssel.Elutasított NAV-os számlák (amelyeket korábban a Hiányos listából elutasítottál): ki vannak zárva az automerge-ből – ezek a jövőben sem párosíthatók automatikusan.Közvetlen NAV kapcsolat vs. Számlaverzum: mindkét útvonal a QUiCK-ben azonos eredménnyel jár (Hiányos lista, automerge), a különbség kizárólag a csatlakozás módjában és a Számlázz.hu fiók meglétének szükségességében van. A QUiCK saját, közvetlen NAV adatkapcsolata 2024 szeptemberétől érhető el.A „Frissült" állapot kizárólag a QUiCK felületen értelmezett jelölő – a könyvelési alapadatokat (számla fizetési határideje, forrásadatok) az automerge nem írja felül, kivéve, ha a NAV adat pontosabb értéket tartalmaz (pl. 2099.12.31. helyett tényleges fizetési határidő).Ha a cél számla már Ellenőrzött vagy Exportált státuszban van, az automerge csak korlátozott műveleteket végez (pl. számlakép átvitele, státusz frissítése), az adatmezők felülírása nélkül.
Autoscan + NAV adatpárosítás ✅
"Autopilot a számlaiktatásban"
A QUiCK automatikusan lekéri a cégre kiállított belföldi számlák adatait a NAV Online Számla rendszeréből, és ezeket az adatokat összekapcsolja a feltöltött számlaképpel. Az összekapcsolást – amelyet automerge-nek nevezünk – a rendszer automatikusan elvégzi, ha azonos a számlaszám és a partner. A folyamat sorrend-független: működik akkor is, ha a NAV adat érkezik meg előbb, és akkor is, ha a számlakép kerül be hamarabb a rendszerbe.
Cél és kontextus
A NAV Online Számla rendszer tartalmazza a belföldi szállítók által kiállított számlák strukturált adatait (számlaszám, összeg, teljesítési dátum, számla kelte, partneradatok, tételsorok), azonban számlaképet nem tartalmaz – a PDF-et vagy a papíralapú számlát a NAV sosem kapja meg, csak az adatokat.
Ebből következik a QUiCK alapvető problémamegoldása: a rendszer egyrészt lekéri a NAV-ból az adatokat (amelyek azonnal rendelkezésre állnak), másrészt fogadja a számlaképet (amelynek feldolgozásához OCR-t alkalmaz), majd a kettőt automatikusan összeilleszti egyetlen, teljes rekordba.
Az OCR (Optical Character Recognition) a feltöltött számlaképből – legyen az PDF, szkennelt kép, vagy fotó – kinyeri a szövegeket és számokat, majd gépi feldolgozással azonosítja a számlán szereplő kulcsmezőket. Az automerge ezekre az OCR-eredményekre támaszkodva dönti el, hogy a képes számla és a NAV-ból érkező adatrekord összetartozik-e.
A folyamat eredménye: a bejövő számlák adatai és képei minimális manuális munkával, egy helyen, teljes rekordként állnak rendelkezésre – mind a könyvelési, mind az archiválási követelményeknek megfelelően.
Hol található?
Az OCR feldolgozás és az automerge háttérfolyamatként zajlik – nincs hozzá dedikált menüpont. A folyamat eredménye és az érintett számlák a Tranzakciók → Költségek, vagy Hiányos számlák menüben jelennek meg, az alábbi szűrőkön keresztül:
A NAV-kapcsolat konfigurációja a Beállítások → Integrációk menüben érhető el, a Cégbeállítások között.
Előfeltételek
Az automatikus NAV adatlekérés és az automerge funkció csak akkor működik, ha legalább az egyik NAV-kapcsolat aktív az alábbiak közül:
Az automerge lefutásához ezen felül szükséges:
A működés (pontosan, lépésről lépésre)
1. út: a NAV adat érkezik meg előbb (a jellemző eset)
2. út: a számlakép töltődik fel előbb
Az automerge döntési logikája
Az automatikus párosítás kizárólag akkor fut le, ha az alábbi feltételek egyszerre teljesülnek:
Összegkezelés merge során
Mikor hasznos és kinek?
Az OCR számlafelismerés és a NAV automerge minden olyan vállalkozás számára hasznos, amelyre belföldi szállítók állítanak ki számlát – azaz gyakorlatilag minden olyan cégnek, amelynek van szállítói számlaforgalma.
A funkció különösen értékes:
Specialitások és limitációk
Want to print your doc?
This is not the way.
This is not the way.
Try clicking the ··· in the right corner or using a keyboard shortcut (
CtrlP
) instead.