1. Mejora en la Validación de Facturas (Antes de Emitirlas)
Objetivo: Garantizar que las facturas se emitan de forma correcta y sin demoras.
Proceso sugerido:
Revisión mensual conjunta: Establecer una reunión fija entre el equipo de finanzas y el equipo de operaciones al inicio de cada mes para validar todas las facturas que se emitirán. Esto ayudará a confirmar que las cantidades, condiciones y términos son correctos. Checklist de validación: Crear un listado de validación estándar que cubra todos los aspectos necesarios para la emisión de facturas (como la correcta aplicación de descuentos, condiciones de pago, cliente correcto, etc.). Responsable por área: Designar a un miembro de cada equipo como responsable de revisar las facturas antes de que sean emitidas, de forma que si hay algún error, se detecte antes de que se envíen a los clientes. *Hablar con Lalo si hace sentido tener pipefy activo para mandar evidencia 42 usd por usuario. Buscar una herramienta mas eficiente o de menor costo
*Formulario para facturación mensual recurrente, por evento, cambio en monto de facturación recurrente
*checar airtable para sustituir pipefy y que no ayude a una emision facil de facturas.
2. Proceso Eficiente de Cobranza
Objetivo: Asegurar que la cobranza se realice de forma oportuna, y que las incidencias se gestionen rápidamente.
Proceso sugerido:
Monitoreo proactivo de pagos: Implementar un proceso semanal para revisar las cuentas por cobrar que aún no han recibido respuesta o pago. Alertas automáticas: Usar un sistema de gestión que envíe alertas automáticas al equipo de finanzas cuando una factura se acerca a su vencimiento o cuando ha pasado el plazo de pago, para que puedan seguir el proceso de cobranza de forma oportuna. Involucrar a operaciones: Si no se recibe respuesta de un cliente, el equipo de operaciones debe ser el primer punto de contacto para verificar que no haya problemas con la entrega o servicio. Esto permitirá una respuesta rápida y puede reducir el tiempo de espera. Registro de incidencias: Tener un sistema claro de cómo registrar los problemas que surjan con los pagos (por ejemplo, pagos parciales, clientes en disputa, etc.), para que el equipo de operaciones pueda tener visibilidad sobre las situaciones problemáticas. Herramientas de Automación de Comunicaciones Herramientas como Mailchimp o SendGrid pueden ayudar a crear campañas automatizadas de recordatorio de pagos a clientes, asegurándose de que se realicen de manera oportuna y de forma profesional.
*Mandar correos manuales de seguimiento, hacer correos para enviarlos segun dias de retraso
Cómo medir impacto:
Tasa de respuesta a recordatorios de pago: ¿Qué porcentaje de clientes responde a los recordatorios de pago? Reducción en la tasa de morosidad: ¿El porcentaje de clientes morosos disminuye después de implementar el sistema de recordatorios automáticos? Cómo medir impacto:
Tiempo de emisión de facturas: ¿Cuánto tiempo se tarda en generar y enviar las facturas desde la confirmación de la venta? Porcentaje de facturas emitidas a tiempo: ¿Qué porcentaje de las facturas se emiten dentro del plazo acordado con los clientes? Porcentaje de cobranzas a tiempo: ¿Qué porcentaje de facturas son cobradas en el tiempo establecido? Tasa de conversión de deuda pendiente: ¿Cuántas de las deudas pendientes se convierten en cobros exitosos después de la intervención del equipo? Tiempo de resolución de incidencia: ¿Cuánto tiempo se tarda en resolver disputas de pagos o problemas reportados por clientes? Evolución de la cobranza mes a mes: Comparar el total de facturación vs. el total cobrado en cada mes. Tiempo promedio de cobranza: ¿Cuánto tiempo en promedio tarda cada factura en ser pagada después de su emisión? Tasa de retención de clientes: Medir cuántos clientes siguen pagando de manera puntual, lo cual podría indicar que el proceso de cobranza es efectivo. Porcentaje de facturas disputadas: Indica el nivel de discrepancias con los clientes y sugiere si el proceso de validación de facturación necesita ajustes.
3. Registro Correcto de Facturación y Cobranza en el Modelo de Planeación
Objetivo: Mantener un registro actualizado y preciso de las finanzas que se conecte con la realidad bancaria.
Capacitación y Mejora Continua
Objetivo: Asegurarse que el equipo esté alineado y capacitado para llevar a cabo los nuevos procesos de manera efectiva.
Proceso sugerido:
Capacitación semanal: Realizar sesiones de capacitación periódicas para el equipo de finanzas y operaciones sobre los nuevos procesos, herramientas y mejores prácticas. Feedback continuo: Crear un espacio donde los equipos puedan compartir retroalimentación sobre el proceso y sugerir mejoras que podrían implementarse
ORGANIGRAMA ADMIN