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Planificación y gestión de proyectos

¿Cómo puedo planificar un proyecto de UX?

1. Definición de las etapas

Para UX podemos basarnos en alguna metodología de diseño y en el paradigma ágil de la ejecución de un producto digital. Design Thinking, por ejemplo, ya define a grandes rasgos las etapas a ejecutar de un proyecto de UX.

Hay que tener en cuenta para la elección de la metodología, ¿para qué nos sirve cada etapa dentro de la misma?, y tomar la que más sentido nos haga en el proyecto.

Existen metodologías que incluso consideran una etapa de descubrimiento y entendimiento del negocio previo a empatizar con usuarios o metodologías que consideran una etapa post-diseño de madurez del producto.

2.Estimación del alcance del proyecto

Una vez elegida la metodología y sus etapas, podemos pasar a estimar el alcance en tiempo para cada etapa del proyecto. Imagínate que tienes una línea del tiempo cuyo tamaño es fijo, ya que los proyectos son finitos, ya sea que se mida en días, semanas, meses o años. Ahora intenta “meter" las etapas del proyecto en esas divisiones de tiempo (días, semanas, meses). Algunos calzarán a la perfección en la división, otros sobresaldrán. Lo importante es que quepan por completo en la línea del tiempo. Si con ese nivel de detalle de las actividades te basta, está perfecto, pero muchas veces hay que desglosar un poco más las etapas y detallar qué actividades en concreto se harán en cada etapa.

Para ello, podemos apoyarnos en una herramienta visual llamada roadmap. Un roadmap es un mapa de ruta, cronograma o línea temporal en el que detallaremos los pasos por los que pasaremos, las actividades que realizaremos y los tiempos estimados.

Fuente: proyecto de estudiantes generación UX005

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3.Gestión de las actividades planeadas

El roadmap o cronograma nos servirá para no perder de vista a dónde queremos llegar y el ¿cómo vamos? respecto a esa meta. En el camino tocará adaptar el plan grande a los imprevistos que puedan modificar su temporalidad, muchas veces tocará reducir la cantidad de actividades, reducir el tamaño del entregable, o extender el tiempo dado al proyecto. Esto se deberá negociar con el líder del proyecto o el cliente.

Para gestionar las actividades del día a día, recomendamos el uso de una herramienta llamada TABLERO KANBAN. Un tablero Kanban es una herramienta de gestión de proyectos que ayuda a visualizar el trabajo, limitar el trabajo en curso y maximizar la eficiencia. Los equipos utilizan el tablero para estructurar su carga de trabajo y gestionar el progreso en tiempo real.

Se componen de columnas que ejemplifican el flujo de las tareas o estados, tarjetas que contienen la descripción de la tarea, y etiquetas para categorizar las tarjetas. Gracias a este tablero, los equipos de tecnología logran aplicar mejora continua sprint a sprint.

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En el BC les recomendaremos usar Trello, ya que consideramos que es muy fácil de aprenderlo y pueden guiarse de algunos ejemplos de otras generaciónes. Aquí una

plantilla⁠

por si te gustaría jugar con la herramienta.

A tomar en cuenta:

Es importante recordar que cada proyecto es único y vendrá con su propio conjunto de desafíos:

Cada proyecto es diferente. Es importante prepararnos para la incertidumbre y adaptarnos a las condiciones diferentes de cada proyecto.

Busca las herramientas. Investigar y utilizar diferentes herramientas y métodos para cada proyecto.

Analiza tu propio proceso de trabajo para mejorarlo. Revisa y evalúa constantemente tu proceso y busca nuevas formas de aprender, optimizar y mejorar.

Claves para la organización

Anotar: Lo que no está anotado en algún lugar, lo cargas en la mente todo el día o se te olvida. Si no sabes por dónde comenzar, lista todas las tareas/actividades. Recuerda dividir las tareas grandes en pequeñas tareas: ¿Cuáles son los pasos que necesito para lograrlo?

Establecer objetivos a corto plazo

Recomendamos por sprint/semana

Claros, concretos y específicos (qué, cuándo y cómo sé que está acabada la tarea)

Identificar acciones/pasos claros para alcanzar estos objetivos

Definir owners de las tareas/actividades

Priorizar entre urgente e importante

Trata de identificar dependencias, esto puede ayudarte a darle mayor o menos prioridad a cierta tarea

Calendarizar: asignar día y hora para cada tarea.

El calendario debe tener cierto margen de flexibilidad.

Debe ser viable (posible de llevar a cabo en el tiempo estimado).

Agenda el tiempo de trabajo, no solo la fecha límite.

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Puedes guiarte de este checklist para realizar tu planificación

Realizar el plan de trabajo (roadmap) a nivel macro e identificar dependencias

Compartir el plan de trabajo con los stakeholders y con el equipo

Bajar el plan de trabajo a una herramienta de seguimiento de tareas como Trello y crear el backlog de tareas que sucederan en todo el proyecto

Organizar el backlog por sprints. Detallar las tareas, colocar fechas de terminación, estimar esfuerzos, y definir owners

Revisar que a todas las integrantes del equipo les queden claras las tareas de los sprints y estén priorizadas.

Durante el planning compartan pantalla con su Trello y cronograma, para platicar como van y ajustar el plan de ser necesario

Recursos

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¿Qué es un tablero kanban? | Atlassian⁠

⁠

http://www.uxables.com/investigacion-ux/que-es-y-como-se-hace-un-ux-roadmap/⁠

⁠

¿Cómo hacer un UX roadmap?⁠

⁠

Roadmap⁠

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