Explore

Project Officer

Intisari

📘 Fungsi: Project Officer

⁠

1. Deskripsi Realita Saat Ini

Project Officer di bawah koordinasi Head Project bertugas mengelola seluruh deal project (jadwal foto melalui admin foto, desain, revisi, cetak).

Menjadi penghubung klien dengan semua divisi produksi internal (Foto, Visual, PPIC).

Namun saat ini tim Project menghadapi masalah karena order dari klien sering tidak sesuai alur produksi → membuat alur kerja tidak stabil.

Administrasi dan pengecekan input/output masih dikerjakan manual, belum ada sistem validasi secara digital.

SDM baru di tim ini masih dalam tahap adaptasi.

Belum tersedia SOP resmi dan Dashboard KPI untuk monitoring kerja real-time. Semua merupakan summary akhir bulan bahkan seharusnya evaluasi 2 minggu sekali

⁠

2. Analisis Akar Masalah

a) Aspek Teknis

Tidak ada sistem pengecekan otomatis order masuk (materi foto, layout, dan revisi manual).

Koordinasi antar divisi masih banyak bergantung komunikasi informal (WA, verbal).

b) Aspek Fundamental Sistem

Tidak ada sistem standardisasi alur update project.

Tidak ada struktur kerja Project Officer yang memisahkan tim support klien dengan tim eksekusi produksi → menyebabkan tumpang tindih.

c) Aspek Jabatan

Tidak ada jabatan khusus Admin Project yang bertugas memastikan update administrasi, dokumentasi materi, dan jadwal. (PPIC belum berjalan dengan baik)

Project Officer sekaligus merangkap sebagai admin, komunikator, dan eksekutor → fungsi terlalu banyak.

⁠

3. Kebutuhan Revisi Struktur Organisasi atau Fungsi

Pisahkan peran administratif (Admin Project Officer) untuk:

Mengelola data order klien

Memastikan update jadwal

Membuat laporan per hari

Buat SOP standar urutan kerja Project Officer (mulai dari brief klien ➔ pengecekan materi ➔ distribusi task ➔ approval klien).

Implementasi sistem digital sederhana (form checklist update produksi, dashboard timeline visual).

⁠

4. Harapan Spesifik Per Fungsi

Project Officer menjadi sentral komunikasi yang presisi, bukan hanya penghubung verbal.

Semua project update harian tercatat.

Mampu menekan gap informasi antara klien dan produksi sehingga penyelesaian tepat waktu 100%.

Peningkatan kepuasan klien minimal 95%.

⁠

5. Peluang Penguatan ke Depan

Dengan sistem update terstruktur, Project Officer bisa:

Mengelola lebih banyak project dalam waktu bersamaan.

Memberikan early warning ke klien ketika ada potensi keterlambatan.

Menjadi mini-PPIC untuk project mereka sendiri dalam lingkup kecil.

6. Evaluasi Jabatan

6. Evaluasi Jabatan

Jabatan

Evaluasi

Head Project

Tetap diperlukan. Fokus leadership strategi dan koordinasi antar fungsi.

Project Officer

Tetap diperlukan. Tetapi harus dipisahkan dari fungsi administratif.

Admin Data

Perlu dibuat. Fokus pada dokumentasi, input, validasi jadwal dan administrasi update project. (Perubahan jobdesc pada admin data)

There are no rows in this table

⁠

✅ Ringkasan simpulannya:

Project Officer saat ini kewalahan karena beban kerja bercampur.

Solusi utama: pisahkan fungsi administratif ➔ supaya Project Officer bisa lebih fokus ke koordinasi dan kontrol project.

Tambahkan jabatan baru (Admin Project Officer) untuk memegang semua task administrasi project.

⁠

Want to print your doc?
This is not the way.

Try clicking the ⋯ next to your doc name or using a keyboard shortcut (

CtrlP

) instead.