Explore

Use Case 3: Quản lý task list cho team với Excel + AI

🎭 Kịch bản mô phỏng

Bạn là Store Manager của Hoa Sen Home chi nhánh Bình Thạnh, quản lý team 15 người bao gồm sales staff, customer service, kho vận và bảo vệ. Công ty chưa đầu tư vào phần mềm quản lý task chuyên nghiệp như Monday.com hay Asana, nhưng áp lực công việc ngày càng tăng với nhiều dự án đồng thời:

Chiến dịch khuyến mãi Q3 với 20+ tasks cần hoàn thành

Renovate showroom để chuẩn bị mùa cao điểm

Training nhân viên mới cho 5 người vừa tuyển

Customer service improvement program

Inventory management optimization

Hiện tại team đang quản lý công việc qua WhatsApp group và ghi chú giấy, dẫn đến:

Tasks bị quên hoặc trùng lặp

Không biết ai đang làm gì

Deadline bị lỡ thường xuyên

Khó đánh giá performance cá nhân

CEO yêu cầu báo cáo tiến độ nhưng không có data

Bạn quyết định tạo hệ thống quản lý task bằng Excel đơn giản nhưng hiệu quả, kết hợp AI để phân tích và báo cáo tự động.

📋 Nhiệm vụ thực hiện

PHẦN A: Thiết kế Excel Template

Bước 1: Tạo Excel template chuẩn cho quản lý task team Bước 2: Thiết kế columns và formulas để tự động tính toán Bước 3: Tạo validation rules và conditional formatting Bước 4: Setup master file và individual task sheets Bước 5: Test template với sample data

PHẦN B: Phân phối và training team

Bước 6: Copy template cho từng team member Bước 7: Training team cách sử dụng Excel template Bước 8: Thiết lập quy trình submission hàng tuần Bước 9: Tạo reminder system và deadline tracking Bước 10: Setup backup và version control

PHẦN C: Thu thập và phân tích với AI

Bước 11: Thu thập Excel files từ team vào cuối tuần Bước 12: Consolidate data từ multiple Excel files Bước 13: Upload data lên ChatGPT để phân tích Bước 14: Tạo báo cáo performance và insights Bước 15: Identify bottlenecks và improvement opportunities Bước 16: Tạo action plan cho tuần tiếp theo

📊 Tài liệu mẫu để thực hành

Excel Template Structure:

Sheet 1: Task Overview

|---------|-----------|-------------|----------|------------|----------|--------|------------|------------|--------------|-------|--------------|

| TSK001 | Setup window display summer collection | Nguyễn Văn A | High | 15/07/2025 | 20/07/2025 | In Progress | 60% | 8 | 5 | Chờ supplier giao props | 16/07/2025 |

| TSK002 | Train new staff on POS system | Trần Thị B | Medium | 14/07/2025 | 18/07/2025 | Completed | 100% | 4 | 4 | Hoàn thành tốt | 17/07/2025 |

| TSK003 | Customer satisfaction survey Q3 | Lê Văn C | High | 16/07/2025 | 25/07/2025 | Not Started | 0% | 6 | 0 | Chờ approval survey questions | 16/07/2025 |

Sheet 2: Team Members

|-------------|-----------|----------|------------|-------|----------------|-------------------|

Sheet 3: Weekly Summary

|-------------|-------------|-----------|-------------|---------|------------------|------------------|-----------------|

| 20/07/2025 | 25 | 18 | 5 | 2 | 85% | Window display completed, 5 staff trained | Supplier delay cho marketing materials |

| 13/07/2025 | 22 | 20 | 2 | 0 | 90% | All Q2 reports submitted | None |

Sample Task Data cho 1 tuần:

Nguyễn Văn An - Sales Associate:

TSK001 | Setup summer collection display | High | 15/07 | 20/07 | In Progress | 60% | 8h | 5h | Chờ props từ supplier

TSK005 | Cold call 50 potential customers | Medium | 16/07 | 22/07 | In Progress | 30% | 10h | 3h | Đã gọi 15 customers

TSK009 | Update product knowledge training | Low | 17/07 | 30/07 | Not Started | 0% | 4h | 0h | Chờ new product info

Trần Thị Bình - Customer Service:

TSK002 | Train new staff POS system | High | 14/07 | 18/07 | Completed | 100% | 4h | 4h | Successfully completed

TSK006 | Resolve customer complaints backlog | High | 16/07 | 19/07 | In Progress | 70% | 6h | 4h | 7/10 cases resolved

TSK010 | Create FAQ for common inquiries | Medium | 18/07 | 25/07 | In Progress | 20% | 5h | 1h | Collecting questions from team

Lê Văn Cường - Warehouse:

TSK003 | Inventory audit Q3 preparation | High | 16/07 | 25/07 | In Progress | 40% | 12h | 5h | Category A completed

TSK007 | Reorganize storage area | Medium | 17/07 | 24/07 | Not Started | 0% | 8h | 0h | Waiting for shelving units

TSK011 | Supplier delivery coordination | High | 15/07 | 20/07 | In Progress | 80% | 6h | 5h | 4/5 deliveries scheduled

Sample Excel Formulas:

Progress Calculation:

=IF(F2="Completed",100%,IF(F2="Not Started",0%,G2))

Status Color Coding:

=IF(TODAY()>E2,IF(F2<>"Completed","Overdue","Completed"),IF(F2="Completed","Completed",IF(F2="In Progress","On Track","Not Started")))

Workload Utilization:

=SUMIF($C$2:$C$100,N2,$I$2:$I$100)/40*100&"%"

💡 Prompt giải pháp cho việc tạo Excel Template

Prompt để ChatGPT tạo Excel structure:

Bạn hãy đóng vai một Excel Expert và Project Management Specialist có 15 năm kinh nghiệm trong retail management.

Tôi cần bạn thiết kế một Excel template hoàn chỉnh để quản lý tasks cho team 15 người trong cửa hàng nội thất. Template này sẽ được sử dụng hàng tuần.

YÊU CẦU CHI TIẾT:

**SHEETS CẦN TẠO:**

1. Task List (main tracking sheet)

2. Team Members (employee database)

3. Weekly Summary (aggregated reports)

4. Dashboard (charts và KPIs)

**COLUMNS CHO TASK LIST:**

- Task identification và description

- Assignment và responsibility

- Timeline và deadlines

- Progress tracking

- Time estimation vs actual

- Status và priority

- Notes và blockers

**TÍNH NĂNG YÊU CẦU:**

- Automatic status calculation based on dates

- Progress percentage với conditional formatting

- Workload distribution tracking

- Overdue task highlighting

- Team utilization metrics

- Weekly completion rates

**FORMULAS CẦN THIẾT:**

- Status auto-update (Completed/In Progress/Overdue/Not Started)

- Progress percentage calculation

- Time variance analysis (estimated vs actual)

- Team workload distribution

- Weekly productivity metrics

**VALIDATION RULES:**

- Dropdown lists cho Status, Priority, Assigned To

- Date validation (Due date >= Start date)

- Progress percentage (0-100%)

- Required fields highlighting

**CONDITIONAL FORMATTING:**

- Red cho overdue tasks

- Green cho completed tasks

- Yellow cho tasks due trong 2 ngày

- Blue cho high priority tasks

Hãy cung cấp:

1. Detailed column structure với data types

2. Excel formulas cụ thể cho từng calculation

3. Conditional formatting rules

4. Data validation setup

5. Sample data để test template

Format output theo cách easy copy-paste vào Excel.

Prompt để phân tích dữ liệu task completion:

Bạn hãy đóng vai một Business Intelligence Analyst chuyên về workforce productivity và project management trong ngành retail.

Tôi sẽ cung cấp dữ liệu task completion từ Excel files của team trong tuần qua. Hãy phân tích và tạo báo cáo comprehensive.

DATA FORMAT:

[PASTE EXCEL DATA VÀO ĐÂY]

YÊU CẦU PHÂN TÍCH:

**1. EXECUTIVE SUMMARY:**

- Tổng quan performance tuần này

- Key metrics: completion rate, productivity, quality

- So sánh với target và tuần trước

**2. TEAM PERFORMANCE ANALYSIS:**

- Individual productivity ranking

- Workload distribution fairness

- Time estimation accuracy

- Task completion quality

**3. OPERATIONAL INSIGHTS:**

- Most common blockers và delays

- Resource allocation efficiency

- Process improvement opportunities

- Timeline management effectiveness

**4. RISK ASSESSMENT:**

- Overdue tasks impact analysis

- Resource constraint identification

- Upcoming deadline risks

- Team burnout indicators

**5. ACTIONABLE RECOMMENDATIONS:**

- Task redistribution suggestions

- Process optimization ideas

- Training needs identification

- Resource requirement planning

**OUTPUT FORMAT:**

- Executive summary (3-4 bullet points)

- Performance metrics với percentage và trends

- Individual feedback cho từng team member

- Action items cho tuần tới với owners và deadlines

- Risk mitigation plans

**STYLE:** Professional business report, data-driven insights, specific recommendations, Vietnamese language.

🎨 Prompt tạo hình ảnh Dashboard Visualization

Create a professional Excel dashboard mockup for team task management in Vietnamese retail store.

Layout: Clean, organized dashboard with multiple sections:

TOP SECTION - KPI Cards (4 cards in a row):

- Total Tasks: 47 (with green up arrow +12%)

- Completion Rate: 85% (with circular progress bar)

- Team Utilization: 78% (with yellow warning icon)

- Overdue Tasks: 3 (with red alert icon)

MIDDLE LEFT - Donut Chart:

"Task Status Distribution"

- Completed: 40 tasks (green)

- In Progress: 15 tasks (blue)

- Not Started: 8 tasks (gray)

- Overdue: 3 tasks (red)

MIDDLE RIGHT - Bar Chart:

"Team Performance"

X-axis: Team member names (An, Binh, Cuong, etc.)

Y-axis: Completion percentage (0-100%)

Bars colored by performance level

Want to print your doc?
This is not the way.

Try clicking the ⋯ next to your doc name or using a keyboard shortcut (

CtrlP

) instead.