Skip to content
More
Share
Explore
Use Case 2: Tóm tắt emails từ hộp thư
🎭 Kịch bản mô phỏng
Bạn là Regional Sales Manager của Hoa Sen Home, quản lý 8 cửa hàng trong khu vực miền Nam. Sau kỳ nghỉ lễ 3 ngày, bạn quay lại văn phòng và phát hiện hộp thư Outlook có 127 emails chưa đọc từ:
Thời gian có hạn: Bạn có 1 cuộc họp quan trọng với CEO sau 45 phút và cần nắm được tất cả thông tin quan trọng để báo cáo. Việc đọc từng email một sẽ mất ít nhất 3 giờ, nhưng bạn cần hiểu ngay những vấn đề ưu tiên và hành động cần thiết.
Đây là lúc bạn cần sử dụng AI để tóm tắt nhanh chóng toàn bộ emails, phân loại mức độ ưu tiên và đưa ra action items cụ thể.
📋 Nhiệm vụ thực hiện
PHẦN A: Chuẩn bị và xuất emails
Bước 1: Mở Microsoft Outlook và chọn folder "Inbox" Bước 2: Filter emails theo khoảng thời gian (3 ngày qua) Bước 3: Select tất cả emails cần tóm tắt Bước 4: Export emails sang format PDF hoặc copy nội dung Bước 5: Tạo file tổng hợp tất cả emails cần phân tích
PHẦN B: Phân loại và tóm tắt từng email
Bước 6: Mở ChatGPT và upload file emails hoặc paste nội dung Bước 7: Sử dụng prompt phân loại emails theo mức độ ưu tiên Bước 8: Tạo summary ngắn gọn cho từng email quan trọng Bước 9: Xác định action items và deadline cho mỗi vấn đề Bước 10: Tạo danh sách người cần liên hệ urgently
PHẦN C: Tổng hợp và lập kế hoạch hành động
Bước 11: Tạo executive summary cho toàn bộ hộp thư Bước 12: Phân loại emails theo chủ đề (Sales, Operations, Customer Service, etc.) Bước 13: Tạo priority matrix (Urgent/Important) Bước 14: Lập timeline xử lý các vấn đề trong tuần Bước 15: Chuẩn bị talking points cho cuộc họp với CEO Bước 16: Tạo follow-up plan và delegate tasks cho team
📧 Tài liệu mẫu để thực hành
Email mẫu 1: Store Manager Report
From: Trần Văn Nam <nam.tran@hoasenhome.com>
To: Regional Manager <rm.south@hoasenhome.com>
Subject: [URGENT] Cửa hàng Q7 - Vấn đề nghiêm trọng với nhà cung cấp
Date: 15/07/2025 14:30
Anh/Chị Regional Manager,
Em báo cáo tình hình cửa hàng Q7 có vấn đề nghiêm trọng:
1. Nhà cung cấp ABC Furniture đã chậm giao hàng 5 ngày, ảnh hưởng đến 12 đơn hàng khách VIP
2. Khách hàng Nguyễn Thị Lan (VIP Gold) đã gọi phàn nàn 3 lần và đe dọa hủy đơn 50 triệu
3. Doanh thu tuần này giảm 30% so với tuần trước (từ 800 triệu xuống 560 triệu)
4. 2 nhân viên bán hàng đã xin nghỉ việc đồng thời vào thứ 2
5. Máy POS cửa hàng bị lỗi từ sáng nay, khách hàng phải thanh toán bằng tiền mặt
Cần hỗ trợ gấp để giải quyết. Em đã liên hệ nhà cung cấp nhưng họ không phản hồi.
Trân trọng,
Trần Văn Nam - Store Manager Q7
Email mẫu 2: Customer VIP Complaint
From: Lê Thị Hương <huong.le.vip@gmail.com>
To: customercare@hoasenhome.com
CC: rm.south@hoasenhome.com
Subject: Khiếu nại nghiêm trọng - Đơn hàng #HSH2025-7890
Date: 16/07/2025 09:15
Hoa Sen Home,
Tôi là khách hàng VIP Platinum đã mua sắm tại Hoa Sen Home 8 năm với tổng giá trị hơn 500 triệu đồng.
Tôi cực kỳ thất vọng về dịch vụ lần này:
- Đặt bộ sofa 85 triệu từ ngày 10/7, hẹn giao ngày 15/7 nhưng đến nay vẫn chưa có hàng
- Gọi hotline 15 lần chỉ nghe máy "chúng tôi sẽ liên hệ lại" nhưng không ai gọi
- Nhân viên tư vấn Minh đã hứa "chắc chắn giao đúng hẹn" nhưng giờ tắt máy
- Ngày mai tôi có tiệc đón khách quốc tế, không có sofa sẽ rất mất mặt
Nếu không giải quyết trong 24h, tôi sẽ:
1. Hủy toàn bộ đơn hàng và yêu cầu bồi thường
2. Đăng review tiêu cực trên tất cả social media
3. Khuyên bạn bè (20+ gia đình giàu có) không mua tại Hoa Sen Home
Yêu cầu CEO/GM gọi điện trực tiếp cho tôi: 0908.123.456
Lê Thị Hương - Customer #VIP2017-0045
Email mẫu 3: Supplier Price Change
From: ABC Furniture <sales@abcfurniture.vn>
To: procurement@hoasenhome.com
CC: rm.south@hoasenhome.com
Subject: [THÔNG BÁO QUAN TRỌNG] Điều chỉnh giá sản phẩm từ 20/07/2025
Date: 16/07/2025 16:45
Kính gửi Hoa Sen Home,
ABC Furniture xin thông báo điều chỉnh giá bán sản phẩm do tăng giá nguyên liệu:
SẢN PHẨM TĂNG GIÁ:
- Bộ sofa da thật: từ 25 triệu → 28 triệu (+12%)
- Giường ngủ gỗ sồi: từ 15 triệu → 17 triệu (+13.3%)
- Tủ quần áo 4 cánh: từ 12 triệu → 13.5 triệu (+12.5%)
- Bàn ăn 6 ghế: từ 8 triệu → 9.2 triệu (+15%)
NGUYÊN NHÂN:
- Giá gỗ nhập khẩu tăng 20% do thuế mới
- Chi phí vận chuyển tăng 15%
- Lương tối thiểu tăng theo quy định
ÁP DỤNG: Từ 20/07/2025 cho tất cả đơn hàng mới
ORDERS CŨ: Giữ nguyên giá đã thỏa thuận
Liên hệ: Mr. Phong - 0901.234.567 để thảo luận.
Best regards,
ABC Furniture Supply Team
Email mẫu 4: CEO Request
From: Nguyễn Minh CEO <ceo@hoasenhome.com>
To: Regional Managers <rm-all@hoasenhome.com>
Subject: [URGENT] Báo cáo Q2 và Kế hoạch Q3 - Deadline 17/07 EOD
Date: 16/07/2025 17:30
Các Regional Manager,
Board of Directors sẽ họp khẩn cấp vào 18/07 để review Q2 và approve budget Q3.
YÊU CẦU BÁO CÁO (Deadline: 17/07 - 17:00):
1. PERFORMANCE Q2:
- Revenue actual vs target theo từng store
- Top 10 best selling products và margin
- Customer satisfaction score và complaints
- Staff turnover rate và recruitment needs
2. CHALLENGES & ISSUES:
- Supplier problems và impact assessment
- Customer complaints pattern analysis
- Operational bottlenecks
3. Q3 PLAN (Jul-Sep):
- Revenue target breakdown by month/store
- New product launch timeline
- Marketing campaigns và budget allocation
- Staffing plan và training schedule
4. BUDGET REQUEST:
- Detailed breakdown theo category
- ROI projection cho mỗi investment
- Risk mitigation plans
Format: PowerPoint 15-20 slides, Executive Summary 2 pages.
Ai không submit đúng deadline sẽ bị postpone promotion review.
CEO Nguyễn Minh
Email mẫu 5: IT System Maintenance
From: IT Support <itsupport@hoasenhome.com>
To: All Users <allusers@hoasenhome.com>
Subject: [MAINTENANCE] Hệ thống POS và Inventory sẽ offline 18/07 - 2:00-6:00 AM
Date: 16/07/2025 18:00
Dear All,
IT Department thông báo bảo trì hệ thống quan trọng:
THỜI GIAN: 18/07/2025 từ 2:00 AM đến 6:00 AM
HỆ THỐNG ẢNH HƯỞNG:
- POS system tất cả stores
- Inventory management system
Want to print your doc?
This is not the way.
This is not the way.
Try clicking the ⋯ next to your doc name or using a keyboard shortcut (
CtrlP
) instead.