Explore

Autoscan + NAV adatpárosítás 👁️‍🗨️

"Autopilot a számlaiktatásban"

Cél és kontextus

A QUiCK célja, hogy a beérkező számlák feldolgozása minél kevesebb kézi munkával történjen. Ennek egyik fontos része, hogy a rendszer a feltöltött számlaképből adatokat olvas ki, majd ahol lehet, ezeket összekapcsolja a NAV-ból vagy integrációból érkező számlaadatokkal.

Ez a funkció abban segít, hogy egy számláról ne különálló információk legyenek a rendszerben, hanem egy minél teljesebb, jobban használható számlaállapot alakuljon ki.

Röviden:

az Autoscan (OCR) a számlaképből vagy PDF-ből próbál adatokat felismerni;

a NAV-adatpárosítás a belföldi NAV-os számlaadatokat tudja összekapcsolni a valódi számlaképpel;

a rendszer sok esetben automatikusan párosít, ha elég biztos egyezést talál;

az automatikus párosításnál különösen fontos a számlaszám és a partner;

nem gond, ha a számlakép és a NAV-adat nem egyszerre érkezik meg;

ha az egyezés nem elég biztos, a rendszer inkább nem párosít automatikusan, és teret hagy az emberi ellenőrzésnek.

Hol található?

A funkció a QUiCK számlafeldolgozásának részeként jelenik meg. A számla valamelyik elérhető csatornán bekerül a rendszerbe, majd amikor a számlakép és a NAV-os, vagy integrációs adat rendelkezésre áll, a rendszer megpróbálja ezeket ugyanahhoz a számlához rendezni.

A felületen a számla állapota és teljessége különböző jelölésekkel követhető:

Hiányos: a számla feldolgozásához még hiányzik valamilyen fontos adat, számlakép vagy biztos párosítás.

Frissült: a számla adatai új információ alapján kiegészültek vagy módosultak.

Nincs számlakép: a rendszer már rendelkezik a számla adataival, de a tényleges számlakép még nincs hozzárendelve.

Előfeltételek

Az Autoscan működéséhez számlakép, vagy PDF szükséges.

A NAV-adatpárosításhoz belföldi NAV-os adat, vagy integrációból érkező strukturált számlaadat szükséges.

Az automatikus párosításhoz a rendszernek elég biztos egyezést kell találnia. Ebben különösen fontos:

a számlaszám;

a partner;

valamint más, az azonosítást segítő számlaadatok.

A számlaképnek és a NAV-adatnak nem kell feltétlenül egyszerre megérkeznie, de amikor mindkét oldal rendelkezésre áll, a rendszernek elegendő és megfelelő egyezést kell találnia.

A működés (pontosan, lépésről lépésre)

Beérkezik a számla. A számla bekerül a QUiCK-be valamelyik elérhető csatornán.

A számlák többféle módon is beérkezhetnek a QUiCK-be, például:

manuális feltöltéssel;

tömeges feltöltéssel;

alias e-mailes számlaérkeztetéssel;

integráción keresztül;

NAV-alapú adatbeérkezéssel.

A feldolgozás részletei csatornánként eltérhetnek, de a cél minden esetben ugyanaz: a rendszer próbálja a lehető legtöbb használható információt egy számlához rendezni.

Ha több számlaképed van, általában érdemesebb tömegesen vagy alias e-mailen beküldeni őket, mint egyesével feltölteni.

Az Autoscan megpróbálja felismerni a számlaadatokat. Ha van számlakép vagy PDF, az OCR megpróbálja kiolvasni belőle a fontos mezőket.

Ilyen lehet például:

a számlaszám;

a partner neve;

a dátumok;

az összegek;

a fizetési információk;

további, a számla feldolgozásához hasznos mezők.

Az Autoscan célja, hogy felgyorsítsa a számlafeldolgozást és előkészítse az adatokat.

Megérkezik vagy már rendelkezésre áll a NAV-os adat. Belföldi számla esetén a NAV-adat külön adatforrásként is bekerülhet a rendszerbe.

A NAV-os vagy integrációból érkező adat strukturált formában érkezik, ezért sok esetben megbízhatóan tudja kiegészíteni a számlaképből kiolvasott információkat. Ez segíthet például abban, hogy:

pontosabb legyen a számla adatlapja;

hiányzó mezők kiegészüljenek;

könnyebb legyen azonosítani ugyanazt a számlát;

csökkenjen a kézi javítás vagy ellenőrzés szükségessége.

A rendszer megpróbálja összekapcsolni a két oldalt. Ha elég biztos egyezést talál, a számlakép és a NAV-adat ugyanazon a számlán találkozik.

Az automatikus párosítás célja nem az, hogy mindenáron összevonjon két rekordot, hanem az, hogy biztonságosan illessze össze ugyanannak a számlának a különböző adatforrásait.

A számla teljesebb lesz. Sikeres párosítás esetén egy teljesebb, jobban használható számlaállapotot láthatsz.

Ha nem egyszerre érkezik meg minden adat, a rendszer később is próbálkozhat. Sok esetben a számlakép és a NAV-adat nem ugyanabban a pillanatban érkezik meg. Előfordulhat például, hogy:

előbb töltöd fel a számlaképet, és csak később érkezik meg a NAV-os adat;

vagy ennek az ellenkezője történik.

Ilyenkor a rendszer később is megpróbálhatja összekapcsolni a két oldalt, ha ehhez elegendő és megfelelő egyezést talál.

Mikor hasznos és kinek?

Ez a funkció annak hasznos, aki a QUiCK-ben bejövő számlákat dolgoz fel, és azt szeretné, hogy egy számlához minél teljesebb, jobban használható adatállapot álljon rendelkezésre.

Ez különösen akkor hasznos, ha:

kevesebb adatot szeretnél kézzel rögzíteni;

gyorsabban szeretnéd feldolgozni a számlákat;

teljesebb számlaadatot szeretnél látni a rendszerben;

egyszerűbb ellenőrzésre és további feldolgozásra van szükséged.

Specialitások és limitációk

Ügyfélszolgálaton általában „automerge”-ként emlegetjük ezt a működést, de az automatikus párosítás, NAV-adat összekapcsolás, vagy az, hogy a számlakép és a NAV-adat egymásra talál, mind ugyanazt jelenti.

Az Autoscan inkább autopilot, mint „robotkönyvelő”. Nagyon sok munkát le tud venni a válladról, de az ellenőrzést nem váltja ki teljesen.

Az automatikus párosítás elmaradhat például akkor, ha:

hiányzik egy fontos adat;

nem egyértelmű a partner;

a számlaszám nem egyezik;

több lehetséges pár is szóba jöhet;

a rendszer nem talál elég biztos egyezést.

Ilyenkor a számla külön maradhat, vagy kézi ellenőrzésre lehet szükség. Kézi ellenőrzésre lehet szükség például akkor is, ha:

hiányzik a számlakép;

hiányzik vagy bizonytalan a számlaszám;

a partner nem egyértelmű;

a NAV-adat és a számlakép nem illeszkedik biztosan egymáshoz;

a rendszer több lehetséges egyezést talál.

A rendszer ilyen helyzetekben inkább nem kapcsol össze automatikusan két számlát, hogy elkerülje a téves párosítást.

Ha egy számla nem párosult automatikusan, érdemes elsőként ezeket ellenőrizni:

van-e feltöltött számlakép;

helyes-e a számlaszám;

egyértelműen azonosítható-e a partner;

megérkezett-e már a NAV-os adat;

látható-e valamilyen figyelmeztető vagy állapotjelzés.

Ha nem történt meg az automatikus párosítás, elsőként általában a partnert és a számlaszámot érdemes ellenőrizni.

Ha sok hiányos számlát látsz, először a Frissült jelöléseket nézd át, mert ott gyorsan láthatod, mely tételek találtak már egymásra automatikusan.

Ha szeretnéd, a következő körben ezt még tovább tudom húzni egy még „szárazabb”, még inkább belső dokumentációs hangra.

Want to print your doc?
This is not the way.

Try clicking the ··· in the right corner or using a keyboard shortcut (

CtrlP

) instead.