Explore

Adatexportok 👁️‍🗨️

Cél és kontextus

A QUiCK-ben többféle módon lehet adatot vagy dokumentumot kinyerni a rendszerből. Az, hogy melyik megoldás a megfelelő, attól függ, mire van szükség: áttekintésre, egyeztetésre, könyvelési feldolgozásra, dokumentumok átadására, vagy közvetlen adattovábbításra.

A funkció két fő exportlogikára épül:

Általános export: elsősorban adatkinyerésre, egyeztetésre és riportolásra szolgál.

Könyvelői export: a haladó könyvelési működéshez kapcsolódik, és könyvelési célú adattovábbítást támogat.

Ezek mellett külön lehetőségként jelenik meg:

Dokumentumletöltés: ha nem adatot, hanem magukat a dokumentumokat szeretnéd összegyűjteni.

Automatikus adattovábbítás / integráció: ha a QUiCK egy másik rendszer felé közvetlenül továbbít adatot.

A legfontosabb különbség, hogy ezek az opciók nem ugyanazt a célt szolgálják. Van, amelyik inkább áttekintésre és ellenőrzésre való, és van, amelyik már kifejezetten könyvelési feldolgozáshoz készült.

Hol található?

Az export az érintett tételek kiválasztásához és a hozzájuk elérhető exportlehetőségekhez kapcsolódik.

A folyamat minden esetben abból indul ki, hogy:

kiválasztod vagy leszűröd az exportálni kívánt tételeket,

majd az adott tételekhez elérhető export- vagy letöltési lehetőséget indítod el.

Fontos, hogy nem minden esetben letölthető fájl készül. Integráció esetén az adat közvetlenül egy másik rendszer felé is továbbítható.

Előfeltételek

Az elérhető exportopciók nem minden felhasználónál és nem minden helyzetben azonosak. Ezt több tényező befolyásolja:

a céges beállítások,

a jogosultságod,

a kiválasztott tételek állapota,

az, hogy van-e bekötött integráció,

az, hogy a szükséges adatok rendelkezésre állnak-e.

Ezért előfordulhat, hogy két felhasználó nem ugyanazokat az exportopciókat látja. Ha egy exportlehetőség nem látható, vagy nem aktív, az nem feltétlenül hiba: lehet jogosultsági, beállítási vagy állapotfüggő oka is.

Könyvelői export esetén további előfeltételek is vannak:

a céges oldalon elérhetőnek kell lennie a könyvelési célú működéshez szükséges beállításoknak,

a számláknak megfelelően előkészített állapotban kell lenniük,

a szükséges könyvelési adatoknak rendelkezésre kell állniuk.

Ez a gyakorlatban jellemzően azt jelenti, hogy a számlákon már szerepelnek a könyvelési továbbításhoz szükséges adatok, például:

főkönyvi logika,

ÁFA-hoz kapcsolódó könyvelési információ,

egyéb kapcsolódó könyvelési mezők.

Ha ezek közül valami hiányzik, a könyvelői export:

nem indul el,

vagy egyes tételek kimaradhatnak belőle.

A működés (pontosan, lépésről lépésre)

Kiválasztod az érintett tételeket. Az export a kiválasztott vagy a szűrésnek megfelelő tételek alapján indul. Igény szerint időszakra vagy más szempontra is szűrhetsz.

A rendszer ellenőrzi, hogy az adott exporttípus indítható-e. Ez különösen fontos könyvelői export esetén, ahol nemcsak a kijelölés számít, hanem az is, hogy a tételek könyvelési szempontból ténylegesen exportálhatók-e.

Kiválasztod a megfelelő adatkiadási módot. A cél alapján az alábbi lehetőségek közül választhatsz:

Általános export

Könyvelői export

Dokumentumletöltés

Automatikus adattovábbítás / integráció

A rendszer elkészíti a megfelelő kimenetet. Ez exporttípustól függően lehet:

táblázatos exportfájl,

dokumentumcsomag,

vagy közvetlen adattovábbítás egy másik rendszer felé.

Megkapod a kimenetet. A folyamat végén letöltési lehetőséget kapsz, vagy nagyobb export esetén a rendszer háttérben dolgozik, és a letöltési link később válik elérhetővé, illetve e-mailben érkezik meg.

Az egyes lehetőségek működése röviden

Általános export

Az általános export akkor való, ha adatokat szeretnél kinyerni táblázatos formában. A folyamat jellemzően így néz ki:

kijelölöd az exportálni kívánt tételeket,

szükség esetén szűrsz, például időszakra,

elindítod az exportot,

a rendszer elkészíti a fájlt, vagy háttérben legenerálja azt.

Az eredmény jellemzően táblázatos formátumú, és többféle ellenőrzési, riportolási vagy adatátadási célra használható.

Könyvelői export

A könyvelői export olyan esetekre készült, amikor a számlákhoz kapcsolódó könyvelési adatokat strukturáltan szeretnéd továbbadni. A folyamat csak akkor működik megfelelően, ha a szükséges könyvelési előkészítés megtörtént.

Ha valamelyik tétellel probléma van, a rendszer nem minden esetben áll le teljesen. Előfordulhat, hogy:

a megfelelő tételek exportálódnak,

a hibás vagy hiányos tételek kimaradnak,

a rendszer jelzi, hogy mely tételeket nem tudta feldolgozni.

Ez azért hasznos, mert nem kell egyetlen hibás számla miatt az egész exportot újrakezdeni.

Dokumentumletöltés

A dokumentumletöltés nem adatexport, hanem dokumentumcsomagolás és letöltés. Ilyenkor a rendszer magukat a dokumentumokat gyűjti össze, például:

PDF-eket,

számlaképeket,

csatolmányokat.

Automatikus adattovábbítás / integráció

Bizonyos esetekben nem letölthető exportfájl készül, hanem a QUiCK közvetlenül továbbít adatot egy másik rendszer felé. Ilyenkor helyesebben integrációról vagy adattovábbításról beszélünk, nem klasszikus exportról.

Mikor hasznos és kinek?

Általános export

Akkor hasznos, ha adatokat szeretnél kinyerni áttekintéshez, ellenőrzéshez vagy megosztáshoz. Tipikus esetek:

számlaadatok áttekintése,

lista küldése könyvelőnek,

belső ellenőrzés,

riportolás,

adatok további feldolgozása táblázatban.

Ez az opció annak való, aki elsősorban látni, ellenőrizni vagy továbbküldeni szeretné az adatokat, és nem közvetlen könyvelőprogramos feldolgozás a cél.

Könyvelői export

Akkor hasznos, ha a könyvelődnek vagy könyvelőprogramnak adnál át adatot, és fontosak a könyvelési mezők. Kifejezetten akkor érdemes választani, ha:

a könyvelődnek adnál át adatot,

könyvelőprogramba betölthető állományt szeretnél előkészíteni,

fontosak a könyvelési mezők,

a számlák könyvelésre elő vannak készítve.

Ez az opció annak való, akinek már nem pusztán adatlista kell, hanem könyvelési feldolgozásra alkalmas struktúra.

Dokumentumletöltés

Akkor hasznos, ha nem az adatokat, hanem a fájlokat szeretnéd átadni, például a könyvelődnek vagy egy kollégádnak. Különösen praktikus, ha egy adott időszak számlaképeit szeretnéd egyben összegyűjteni.

Automatikus adattovábbítás / integráció

Akkor hasznos, ha van bekötött kapcsolat a célrendszerrel, és nem letölthető fájlt szeretnél, hanem közvetlen adatátadást. Ez főleg olyan helyzetekben előnyös, ahol nem egyszeri export a cél, hanem folyamatos vagy rendszeres adattovábbítás.

Specialitások és limitációk

1. Az általános export és a könyvelői export nem ugyanaz

Az általános export:

táblázatos adatkinyerésre való,

ellenőrzéshez, riporthoz és megosztáshoz hasznos,

általánosabb felhasználású,

tartalmazhat kiegészítő adatokat is.

A könyvelői export:

könyvelési feldolgozáshoz készült,

könyvelőnek vagy könyvelőprogram felé hasznos,

speciálisabb, könyvelési célú felhasználásra való,

kifejezetten könyvelési mezőkre épül.

Egyszerűen megfogalmazva: az általános export akkor jó, ha látni és ellenőrizni szeretnéd az adatokat; a könyvelői export akkor, ha ezeket a könyvelés felé szeretnéd továbbadni.

2. Nem minden adatátadás jelent letölthető fájlt

Integráció esetén a QUiCK közvetlenül másik rendszer felé továbbíthat adatot. Ilyenkor nem feltétlenül készül klasszikus exportfájl.

3. Az Audit XML betöltés nem export

Az Audit XML betöltése külön importfolyamat. Arra szolgál, hogy bizonyos könyvelési adatokat a rendszerbe betölts, ezért nem tartozik az exportfunkciók közé.

4. A könyvelői export állapotfüggő

A könyvelői export nemcsak attól függ, hogy mit jelöltél ki, hanem attól is, hogy az adott tételek könyvelési szempontból valóban exportálhatók-e. Ha valami kimarad az exportból, elsőként azt érdemes ellenőrizni, hogy az adott tétel állapota és könyvelési előkészítése rendben van-e.

5. Nagyobb export esetén a feldolgozás nem mindig azonnali

Előfordulhat, hogy a fájl nem készül el azonnal. Ilyenkor a rendszer háttérben dolgozik, és a letöltési link később válik elérhetővé, vagy e-mailben érkezik meg.

6. Nem minden esetben szükséges manuális könyvelői export

Ha a használt könyvelési rendszer és a QUiCK között közvetlen kapcsolat van, a manuális export részben vagy teljesen kiváltható. Ilyenkor érdemes először ellenőrizni, hogy valóban szükséges-e külön fájlt letöltened és továbbadnod.

7. Gyakorlati szempontból érdemes a célnak megfelelő megoldást választani

Ha a könyvelődnek nem kell teljes QUiCK-hozzáférés, sokszor a legegyszerűbb megoldás az, hogy időszakra szűrsz, kijelölöd a számlákat, külön letöltöd a számlaképeket, és ha adat is kell mellé, az általános exportot használod.

Ha nem egyszeri export a cél, hanem folyamatosan frissülő riport vagy munkafelület, akkor érdemes megnézni, hogy nem integráció vagy élő kapcsolat a jobb megoldás.

Könyvelői export előtt érdemes ellenőrizni, hogy a számlák megfelelő állapotban vannak-e, és a szükséges könyvelési adatok ki vannak-e töltve.

Want to print your doc?
This is not the way.

Try clicking the ··· in the right corner or using a keyboard shortcut (

CtrlP

) instead.