Explore

Arahan terkait Outline Penyelesaian Produksi Q2

Lembar Kerja Wajib

Panduan Lembar Kerja Wajib Penyelesaian Produksi 2025

Dokumen ini merupakan arahan teknis bagi Manager Produksi dan Head Produksi (Koordinator) dalam menyiapkan 7 lembar kerja utama yang wajib dilampirkan untuk mendukung penyelesaian backlog produksi tahun 2025. Seluruh lembar kerja ini adalah syarat minimum agar pelaksanaan evaluasi dan perbaikan proses produksi Q2 dapat berjalan dengan arah yang terukur dan terpantau oleh COO serta CEO.

Lembar Kerja Wajib (6 dokumen)

Harus disiapkan dan dilampirkan minggu ini, karena merupakan fondasi perbaikan:

Rekap Backlog Produksi (Google Sheets)

Data Kapasitas Tim & Alat (Google Sheets)

Catatan Masalah Produksi (Google Docs)

Tabel Tindakan Quick Wins & PIC (Google Sheets)

Timeline & Prioritas Mingguan (Google Sheets)

Template Monitoring Mingguan (Google Docs)

Daftar Proyek Berisiko & Estimasi Kompensasi (Google Sheets)

⁠

1. Rekap Backlog Produksi

Tujuan: Mengidentifikasi proyek yang masih tertunda, status terkini, serta potensi keterlambatan.

Dikerjakan Saat Outline: 1 – Screening Masalah dan Kondisi Lapangan

Format: Google Sheets

Tanggung Jawab:

Koordinator: Menyediakan data status proyek harian dari tim teknis.

Manager Produksi: Menyusun rekap berdasarkan data tersebut.

COO: Memvalidasi prioritas & memastikan backlog terpetakan lengkap.

Elemen Wajib:

Nama Proyek

Status Layout, Desain, Cetak

Deadline Produksi

Prioritas (Tinggi/Sedang/Rendah)

Kendala Saat Ini

Contoh:

Tabel Contoh Rekap Backlog Produksi

Tabel Contoh Rekap Backlog Produksi

Nama Proyek

Status Layout

Status Desain

Status Cetak

Deadline

Prioritas

Kendala

SMA Harapan

Selesai

Revisi ke-2

Belum

25 Apr

Tinggi

Approval molor

SMP Jaya

Belum Mulai

Belum

3 Mei

Tinggi

Data siswa belum fix

There are no rows in this table

⁠

2. Data Kapasitas Tim & Alat

Tujuan: Mengukur kapasitas kerja real tim produksi dan alat bantu yang digunakan.

Dikerjakan Saat Outline: 1 & 5 – Pemetaan SDM dan Reorganisasi

Format: Google Sheets

Tanggung Jawab:

Koordinator: Mengumpulkan data personel, tools, dan jam kerja dari masing-masing tim.

Manager Produksi: Menyusun rekap per divisi dan menandai risiko.

COO: Mengevaluasi keseimbangan beban kerja antar tim.

Elemen Wajib:

Nama Personel

Divisi

Kapasitas Produksi Harian

Tools/Software yang Digunakan

Jam Kerja Rata-rata

Risiko (cuti, overload, kontrak)

Contoh:

Tabel Data Kapasitias Tim & Alat

Tabel Data Kapasitias Tim & Alat

Nama

Divisi

Kapasitas/Hari

Tools

Jam Kerja

Risiko

Wahyu A

Layout

12 halaman

Adobe InDesign

8 jam

Kontrak habis Mei

Dinda K

Desain

3 konsep

Canva + PS

7 jam

Beban proyek ganda

There are no rows in this table

⁠

3. Catatan Masalah Produksi

Tujuan: Menginventarisasi kendala nyata di tiap titik proses (layout, desain, cetak).

Dikerjakan Saat Outline: 1 & 2 – Screening dan Akar Masalah

Format: Google Docs

Tanggung Jawab:

Koordinator: Mencatat masalah teknis harian dan diskusi tim.

Manager Produksi: Menyusun dokumen catatan masalah berdasarkan laporan koordinator.

COO: Mengelompokkan masalah strategis untuk solusi lintas tim.

Elemen Wajib:

Divisi

Masalah yang Ditemui

Dampaknya terhadap Proyek

Dugaan Penyebab

Saran Awal Solusi dari Tim

Contoh:

Divisi: Layout

Masalah: Terlalu banyak revisi minor dari OSIS

Dampak: Proyek molor 4 hari dari jadwal

Penyebab: Tidak ada SOP revisi jumlah maksimal

Saran: Batasi 2x revisi & briefing awal ke klien

⁠

4. Tabel Tindakan Quick Wins & PIC

Tujuan: Merinci aksi-aksi cepat dalam 1 minggu ke depan untuk percepatan penyelesaian backlog.

Dikerjakan Saat Outline: 3 & 4 – Strategi & Implementasi Taktis

Format: Google Sheets

Tanggung Jawab:

Manager Produksi: Menyusun daftar tindakan berdasarkan kebutuhan.

Koordinator: Menentukan PIC dan estimasi waktu realistis.

COO: Memastikan tindakan berdampak dan dapat dieksekusi cepat.

Elemen Wajib:

Deskripsi Aksi

PIC (Nama Penanggung Jawab)

Deadline

Status (Belum/Proses/Selesai)

Contoh:

Tabel Tindakan Quick Wins & PIC

Tabel Tindakan Quick Wins & PIC

Aksi Taktis

Divisi

PIC

Deadline

Status

Percepat approval desain

Desain

Rendra

24 Apr

Proses

Revisi SOP jumlah revisi

Layout

Wahyu

25 Apr

Belum

There are no rows in this table

⁠

5. Timeline & Prioritas Mingguan

Tujuan: Visualisasi eksekusi mingguan agar progres tiap tindakan dapat dimonitor.

Dikerjakan Saat Outline: 7 – Implementasi dan Prioritas Mingguan

Format: Google Sheets

Tanggung Jawab:

Manager Produksi: Menyusun urutan dan prioritas kegiatan.

Koordinator: Memberikan estimasi waktu pengerjaan dan progres realisasi.

COO: Memantau pelaksanaan mingguan & menentukan fokus per minggu.

Elemen Wajib:

Minggu ke-

Kegiatan Utama

PIC

Target

Status

Contoh:

Tabel Timeline & Prioritas Mingguan

Tabel Timeline & Prioritas Mingguan

Minggu

Kegiatan

PIC

Target

Status

Minggu 1

Finalisasi backlog prioritas A

Dinda

26 Apr

Proses

Minggu 2

Supervisi cetak 4 proyek utama

Farhan

3 Mei

Belum Mulai

There are no rows in this table

⁠

6. Template Monitoring Mingguan

Tujuan: Menjadi bahan laporan singkat untuk COO dan manajemen setiap pekan.

Dikerjakan Saat Outline: 10 – Monitoring & Evaluasi

Format: Google Docs

Tanggung Jawab:

Koordinator: Mengisi laporan lapangan berdasarkan pengamatan harian.

Manager Produksi: Menyusun laporan lengkap dan mengirim ke COO.

COO: Mengkaji laporan dan menyusun rekomendasi lanjutan ke CEO.

Elemen Wajib:

Ringkasan Progres

Kendala Terbesar

Aksi Korektif

Permintaan Bantuan

Catatan Evaluasi

Contoh:

Ringkasan Progres:

6 dari 9 proyek backlog berhasil masuk fase desain.

Kendala:

Banyak approval desain menumpuk, revisi tidak terkendali.

Tindakan Korektif:

Supervisor langsung review 3x sehari.

Permintaan Dukungan:

Tambahan freelance desain urgent untuk 1 minggu.

Catatan:

Tim layout mulai overload, perlu evaluasi distribusi.

⁠

7. Daftar Proyek Berisiko & Estimasi Kompensasi

Tujuan: Mengidentifikasi proyek yang berisiko tinggi mengalami keterlambatan dan memperkirakan bentuk kompensasi yang mungkin diperlukan untuk menjaga hubungan baik dengan klien.

Dikerjakan Saat Outline:

1 – Screening Masalah dan Kondisi Lapangan

6 – Analisis & Mitigasi Risiko Internal

11 & 12 – Risiko Hubungan Klien dan Kompensasi

Format: Google Sheets

Tanggung Jawab:

Koordinator Produksi: Melaporkan status progres proyek serta mengidentifikasi penyebab potensi keterlambatan.

Manager Produksi: Menentukan klasifikasi risiko serta menyusun estimasi kompensasi atau tindakan goodwill yang relevan.

COO: Menentukan prioritas eksekusi cepat dan mengambil keputusan strategis terhadap penanganan klien yang terdampak.

Elemen Wajib:

Nama Proyek / Sekolah

Deadline

Status Progres

Risiko Keterlambatan (Tinggi/Sedang/Rendah)

Estimasi Kompensasi (jenis + nilai estimasi)

PIC Produksi

Catatan Strategis

⁠

Contoh:

Tabel Daftar Proyek Berisiko & Estimasi Kompensasi

Tabel Daftar Proyek Berisiko & Estimasi Kompensasi

Proyek

Deadline

Status Progres

Risiko Keterlambatan

Estimasi Kompensasi

PIC

Catatan Strategis

SMP Harapan

25 Apr

60% Layout

Tinggi

Diskon 5% (± Rp 1.200.000)

Wahyu

Perlu tambahan supervisor

SMA Merdeka

28 Apr

80% Desain

Sedang

Cetak bonus 10 eks

Dinda

Klien berisiko komplain, butuh re-briefing

SMK Sentosa

30 Apr

90% Desain

Rendah

Tidak diperlukan

Farhan

Proyek aman, lanjut sesuai jadwal

There are no rows in this table

⁠

Want to print your doc?
This is not the way.

Try clicking the ⋯ next to your doc name or using a keyboard shortcut (

CtrlP

) instead.