TBR Processo recupero fatture acquisti online

every 1st of the month download bank movements from Revolut (our bank)

paste it into the sheet “Revolut” of this file:

https://docs.google.com/spreadsheets/d/1-9c3utiQ1Ky7DJ2R43UfxrzSe1S4bN-obR-yaGWp0Eo/edit#gid=388104490⁠

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go to the folder

https://drive.google.com/drive/folders/17mpqO9P6TImiFJoYqk6ypR9Kj15FS2lF⁠

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go to the Facebook Business Manager and download all Facebook Invoices of the past month (

https://youtu.be/5IBFfYsYjVs⁠

)

Upload Facebook invoices into the Google Drive folder

Add them into the Google spreadsheet (with Revolut movements)

rename all file into the google drive folder with this formula: AAAA-MM-DD-suppliername (for e.g. 2020-01-19-Google)

If there is duplicated receipt please deleted

go to the sheet “rielaborato” of the file

https://docs.google.com/spreadsheets/d/1-9c3utiQ1Ky7DJ2R43UfxrzSe1S4bN-obR-yaGWp0Eo/edit#gid=177042486⁠

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in the column E (“pezza giustificativa”) flag the expenses that have a receipt into a google drive folder

For the expenses without a receipt, look if is a supplier with a “

how to download invoice guide⁠

”

For the expenses without a receipt and without a guide, ask the receipt via slack to the name in column C “Referente Area”

Download this Facebook Report for the past month

https://fb.me/1LOIB8Bnoa3kxbb⁠

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Add the data to the sheet “Facebook export”

Add the name of the month

If in business manager there are new FB Pages, Add them in the sheet “Facebook page name” (you can short Facebook pages for “added data” so you can see quickly if there are new pages)

Select in “page name” the name of the page. You can guess it by the account or campaign name, where you can’t or has doubt please create a comment and tag

alberto@larin.it⁠

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Il recupero delle pezze giustificative / fatture a seguito di un acquisto è una delle attività più time consuming per l’amministrazione, è fondamentale quindi adottare il seguente processo per fare ordine.

Effettuare l’acquisto

Per effettuare l’acquisto utilizzare sempre le carte di credito Revolut in dotazione. L’obiettivo della carta in dotazione è di sapere a chi chiedere la pezza giustificativa / fattura di un determinato acquisto.

Consegna della fattura / ricevuta

Se è un acquisto in italia, ricordarsi di chiedere SEMPRE l’emissione della fattura. In questo modo il fornitore emetterà una fattura elettronica che arriverà direttmente in contabilità. Non è quindi necessario fare altro.

Se è un acquisto estero, dobbiamo dividere tra acquisti occasionali o ripetuti:

in caso di acquisti occasionali, richiedere la fattura e inviarla via email a questo indirizzo:

larin.wtsvt@zapiermail.com⁠

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in caso di acquisti ripetuti, scrivere la procedura per il download delle fatture e inviarla a

marco@larin.it⁠

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Controlli

Mensilmente viene estrappolato l’estrattoconto bancario di Revolut e controllato che siano presenti tutte le pezze giustificative o che ci sia la procedura per scaricarle. Se non si trova la pezza e non c’è la procedura verrà chiesto a chi ha effettuato l’acquisto indicazioni / contatti per ottenere la ricevuta/fattura

Assegnazione spesa al progetto

A breve con il nuovo controllo di gestione verrà introdotta in questa procedura la modalità di assegnazione di una pezza giustificativa ai singoli progetti

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