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Processo gestione bandi

PROCESSO GESTIONE BANDI

Per la gestione del bando vanno seguite le seguenti fasi:

Dashboard principale

MASTER OF EVERYTHING

Il punto focale di tutto è questo

https://docs.google.com/spreadsheets/d/1XPmgvGRsSbh6jBGDFbzmlIyqdJVK-FuhMm2ZXPV0ICE/edit#gid=0⁠

dove convergono i lead che si generano:

La prima parte di colonne in giallo si auto-popola nel momento in cui arriva il lead.

Se ci sono informazioni iniziali mancanti devono essere aggiunte appena possibile (anche proattivamente da nostra ricerca attiva appena entra il lead).

Devono essere inserite soprattutto queste 2 specifiche:

AZIENDA e sito web

TEL meglio se cellulare,

dove non è presente il telefono sostituirlo con sede azienda

Ci sono poi le colonne in nero che vanno popolate a mano

GESTITO: X se preso in carico in qualsivoglia modo (e-mail, tel, incontro, etc – insomma c’è stato un primo contatto)

DATA LEAD: quando il lead è entrato per capirne i tempi di gestione

PRIMA PRESA DI CONTATTO*: qui riguarda nello specifico come abbiamo interagito 1° volta quindi va indicato [NOME DI CHI STA GESTENDO PRESA CONTATTO] QUANDO, COME, COSA, CHI, NEXT

FOLLOW-UP: questa colonna ha il progress di che cosa succede* ogni volta. Va riportato sempre secondo lo schema [NOME DI CHI STA GESTENDO FOLLOW UP], QUANDO, COME, COSA, CHI, NEXT fino alla fase o di chiusura definitiva o di invio della proposta

* Queste due colonne vanno in verde quando la call di profilazione viene prenotata di modo che sia immediatamento chiaro con chi “siamo andati a segno” quantomeno nel sentirci.

Se poi il contatto da origine ad una collaborazione verrà tutto indicato in font verde, se invece la cosa si chiude senza nulla di fatto verrà indicato come sbarrato. Di modo che i contatti che rimangono con testo normale sono ancora in gestione.

Questo file è il punto di riferimento per tutti per capire in ogni momento a che punto siamo. Quindi è fondamentale che in qualsiasi momento questo file sia:

ORDINATO

AGGIORNATO il file deve essere aggiornato

DAILY: con i lead e gli sviluppi della giornata daily entro le 18 del giorno stesso, idealmente con slot fisso 17:00 - 18:00 per ottimizzare i tempi di aggiornamento

WEEKLY: ogni lunedì entro le 13:00

va tirata una riga nera più spessa sull’ultimo lead raccolto della settimana precedente, per avere anche visualmente lo spaccato per settimane

Va aggiornata la parte di

testo verde = proposta accetattata

testo normale = ancora in progress

testo sbarrato = contatto chiuso con nulla di fatto

a seconda degli sviluppi dei lead durante l’ultima settimana.

Suggerisco di creare un foglio di lavoro per ogni mese, di modo che i lead siano organizzati per mese (un unico foglio divena enorme) ed avere 1 file excel per ogni anno.

2. GESTIONE LEAD AC

Una volta che il contatto è entrato nel nostro foglio excel va creato direttamente sulla Pipeline di Ac di riferimento.

Il contatto va inserito nella colonna GESTITO e a questo si vanno ad aggiungere di volta in volta le note (anche se non interessato – lo si inserisce direttamente in GESTITO con nota relativa)

All'interno delle note devono essere registrati i progress (quindi quello che scrivi nelle colonne PRIMA PRESA DI CONTATTO E FOLLOW-UP del file excel master)

A fine giornata i lead devono risultare classificati sotto la fase della pipeline esatta e riportanti le note utlime ricavate dai contatti.

Una volta la settimana (il lunedì, in concomitanza con l’aggiornamento WEEKLY del master excel, per ogni contatto va fatto ordine in termini di

quale fase del processo si trova

che non ci siamo duplicati nelle offerte create

che se il contatto è stato chiuso sia correttamente classificato tra APERTO/PERSO/VINTO.

3. TELEFONATA DI PROFILAZIONE

La telefonata di profilazione può essere svolta in due modalità:

Se ti senti di poter gestire la profilazione in fase iniziale di call prosegui, segnati le info e tieni questo file sotto per gestire al meglio la chiamata ed ricavare tutti gli spunti necessari.

https://docs.google.com/spreadsheets/d/1GAhDpJwL8qKdyvGEEhqzyNWcZeaZboDn4c20yGSRiNk/edit#gid=0⁠

⁠

Se ti trovi in difficoltà e credi ti serva una mano, al cliente dici “data la specificità/importanza/portata/etc del suo progetto preferisco farla parlare con un consulente senior/specializzato sul suo mercato/etc e ti fai dare le disponibilità per fissare una call.

Successivamente mandi un sunto di quello concordato a Federica e Alberto in modo che possono rimanere aggiornati su tutti i passaggi.

4. REPORT CALL E QUOTAZIONE

Successivamente alla call realizzata (se l’hai passata ad una figura senior questa parte sarà gestita da lei/lui) procederai in questo modo.

In Drive sono presenti le cartelle relative ai bandi in corso:

Bando Lombardia:

https://drive.google.com/drive/u/1/folders/1BkD_woYuYmQbJmB0JSbOBrGOxooeTZP5⁠

⁠

Bando Padova:

https://drive.google.com/drive/u/1/folders/1Lnf6zfz7YpbfRGUknUM9pzCxq5RHU451⁠

⁠

Nelle cartelle troverai:

⁠

File per profilazione excel⁠

dove registrare le info che raccogli tu su cliente quando lo studi prima della call e quelle che vengono scambiate durante la profilazione sulla base della traccia domande.

Questo file va compilato in modo corretto ed esaustivo poichè servirà a Federica e Alberto per capire il cliente (fare quindi anche check sul report da inviare ad esso) e poi a Michele per corretta elaborazione offerta.

Cartella REPORT & OFFERTE dove per ogni cliente con il quale procediamo va salvato report & offerte che gli vengono mandate

Documenti su Bando, sia linee guida per noi che documenti che usiamo da mandare a clienti.

Trovato tutti i file utili andrai a realizzare in prima istanza:

REPORT CLIENTE

Se hai il feeling che la telefonata possa portare da qualche parte butti giù un report (prendi ad esempio questo https://docs.google.com/document/d/1lK_YZvSAKIZp9uRHmv3tATbpYJOXPSUFEo4xTNH69Qg/edit?usp=sharing).

Lo mandi via e-mail a Federica e Alberto per check. Successivamente all’approvazione del report lo salvi in PDF e lo mandi al cliente.

*Il report deve essere mandato a cliente a stretto giro quindi il tutto va processato il prima possibile.

Se secondo te non andiamo da nessuna parte mandi email di ringraziamento a cliente per fiducia/tempo e riassumi punti discussi con Federica e Alberto in copia

REPORT INTERNO PER OFFERTE

Quando hai finito di fare le call della giornata mandi una mail a MIchele (tieni sempre in copia Alberto e federica) con le richieste di quotazione che hai, quindi, in breve (perché tanto c’è il file excel profilazione per i dettagli):

intro azienda, cosa fanno, che obiettivo hanno con rimando al file excel per la profilazione (indica nome e riga dove si trova)

Che cosa serve che noi quotiamo

Eventuali note/criticità che vanno tenute in considerazione

5. INVIO OFFERTA

Quando Michele avrà redatto l’offerta potrai procedere con l'invio al cliente dove riassumerai l’offerta spiegandogli le fasi d’azione che sono state inserite per il progetto.

Tieniti pronto a rispondere ad eventuali domande del cliente sul preventivo.

Una volta accettato il preventivo e quindi concordato che la nostra proposta verrà presentata per il bando farai apporre firma su di essi.

Se il cliente ha già chi lo segue per la parte della compilazione gli invieremo tutto il materiale necessario per presentare la nostra offerta.

Se il cliente non ha chi lo segue per la parte di compilazione delle domanda lo possiamo supportare noi (da verificare le modalità)

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