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Procédures

Tables

Gonzague Ducos

Principes

Une table permet de stocker des données.

Une table contient des champs (colonnes) et des lignes (enregistrements)

Une table peut contenir 255 champs

On commence par créer des champs (mode Création) puis on sauvegarde la structure de la table et enfin on saisie des données (mode Feuille de données)

PROC: Création d'une table et de ses champs

Onglet Créer > Création de table

Saisir le « champ ID » de la table :

Si votre table contient des clients, saisissez IDClient (ou client_ID ou clientID)

Mettez NuméroAuto comme Type de données

Enregistrer la table (CTRL + S), en saisissant un nom : si votre table contient des clients, saisissez Client. Eviter les accents et les espaces. Priviligier le singulier.

Access vous suggère d’ajouter une clé primaire : acceptez en cliquant sur OK (équivalent de Création > Clé primaire).

Ajouter les autres champs, en respectant ces quelques consignes :

Jamais d’espace dans les noms

Pas d’accent, par ex. : prenom

Notation dites « Camel », par ex. : LocationSalle, CodePostal, DateDeNaissance

Pour chaque champ, sélectionner un type de données dans la liste (Cf. ci-dessous).

Pour chaque champ, saisir éventuellement une Description. Celle-ci sera visible quand l'utilisateur entrera dans le champ dans un formulaire, dans la barre d'état (que personne ne pense à regarder...).

Pour chaque champ, on ajuste certaines propriétés, cf. ci-dessous.

Fermer la table (CTRL + F4) en l’enregistrant. Pour créer des requêtes, des formulaires et des états, pensez toujours à fermer la table.

Types de données de champ

Cf. la

documentation Microsoft⁠

Propriété Format

Permet de décider de la façon dont s’affichera les données, par exemple une date longue. Utilise la même syntaxe que Format de cellule dans Excel. Cf. la documentation Microsoft pour les formats des

champs Texte⁠

Numérique⁠

Propriété Légende

C’est le nom « en clair » qui s’affichera à la place du nom du champ dans les requêtes, états et formulaires. Par ex. Date de naissance pour le champ nommé DateDeNaissance. Voici un exemple avec une légende Nom pour un champ Patronyme.

⁠

Cf.

Alias et Légende⁠

Propriété Masque de saisie

Cf. la

documentation Microsoft⁠

PROC: Suppression de champ

La suppression d'un champ de table est irréversible ! Les données du champ sont irrémédiablement supprimées.

Ouvrir une table en Mode Création

Sélectionner un champ (ou plusieurs champs)

Appuyez sur la touche Suppr

Confirmer la suppression

Saisie

On peut saisir des données directement dans la table, en mode Feuille de données.

Il est plutôt conseillé de créer des

formulaires⁠

pour saisir des données. Ceux-ci offrent des options de sécurisation de la saisie : champs masqués, champs visibles mais grisés, interdire la suppression ou, à l'inverse, l'ajout, etc.

Sauvegardes

Access distingue 3 sauvegardes de tables :

la sauvegarde de la structure

la sauvegarde des données

la sauvegarde de la mise en forme de la feuille de données

Quand on saisie des données dans une ligne d'une table, les données saisies sont systématiquement sauvegardées quand on "quitte" la ligne. Il n'y a pas besoin de cliquer sur l'icône Disquette

⁠

tout en haut de l'écran.

Pour "quitter" une ligne, on peut :

cliquer sur une ligne en dessous ou au dessus (également avec la touche

TAB⁠

)

fermer la table

fermer la base Access

fermer Windows

Au moment de quitter la ligne, Access vérifie que les données sont en accord avec les règles de validation. Si ce n'est pas le cas, le processus de fermeture se poursuit, mais un message vous indique que l'enregistrement ne sera pas sauvegardé et vous propose d'annuler la fermeture.

Si vous modidiez l'apparence de la feuille de données (largeur d'une colonne, gras...), Access vous demandera en fermant la feuille si vous souhaitez enregistrer la mise en forme :

⁠

Si vous cliquez sur Non, la mise en forme sera perdue, mais les données, elles, auront bien été sauvegardées.

Contrôler la saisie (règles de validation)

Dès la création de la table, vous pouvez définir des règles qui vont éviter des erreurs de saisie par les utilisateurs. Ces règles seront aussi appliquées en cas de saisie dans une requête ou un formulaire.

Null interdit

Dans les propriétés d’un champ : mettre sur Oui. Quand un utilisateur quitte la ligne, un message Vous devez une valeur dans le champ Table.Champ s’affiche.

⁠

Aide Microsoft⁠

Valide si, Message si erreur

C’est l’équivalent de la fonctionnalité Excel Données > Validation de données.

Dans les propriétés d’un champ : Valide si est expression. Par exemple :

>1000

Entre 10 et 20

Contient « a* »

>Date()

>Date()-365

Rappel : la fonction Date() est l’équivalent de la fonction AUJOURDHUI() dans Excel.

Dans les propriétés d’un champ : Message si erreur permet d’indiquer le texte du message à afficher en cas de non respect de la règle Valide si.

⁠

Aide Microsoft⁠

Index

Dans les propriétés d’un champ : mettre sur Oui sans doublon. Dans ce cas, le champ n’aura que des valeurs uniques. A utiliser pour une liste de pays, de ville, etc. A ne pas utiliser pour une liste de personne (homonyme), d’entreprise, etc.

Si plusieurs champs ne doivent pas être identique ensemble, utiliser un

index sur plusieurs champs⁠

⁠

Aide Microsoft⁠

Masque de saisie

Dans les propriétés d’un champ : oblige la saisie d’un certain nombre de caractères et de certains caractères.

Par exemple : le masque 99999 oblige la saisie de 5 chiffres. Cliquez sur le bouton … en bout de ligne de la propriété pour afficher une Assistant d’aide à la création de masque.

⁠

Aide Microsoft⁠

PROC: Importer des données

Access permet d'importer des données. Les données peuvent provenir d'autres bases Access, de fichiers Excel ou CSV, de liste SharePoint et de toute source ODBC.

Onglet Données Externe > Nouvelle source de données > Sélectionner un type de source.

Nous prenons ici l'exemple d'une source Excel. Les étapes suivantes peuvent différées selon le type de source choisie.

Cliquer sur Parcourir pour rechercher un fichier Excel.

Cocher Importer les données sources dans une nouvelle table de la base de données active. Vous pouvez également opter pour ajouter les données de la source directementa dans une table existante. Préférez créer une requête pour cette opération. Enfin, vous pouvez choisir de lier à la source ; dans ce cas, les données ne sont pas importées (copiées) dans la base.

⁠

Dans la liste Afficher les feuilles de données, choisissez la feuille à importer :

⁠

Si vous avez 10 feuilles à importer, vous devrez recommencer l'opération 10 fois, ou créer une

macro⁠

Cocher (ou laisser coché) Première ligne contient les en-têtes de colonnes :

⁠

Préciser pour chaque chaque colonne :

- le Nom du champ, si vous souhaitez qu'il soit différent de celui du fichier Excel,

- le Type de données. Il est déterminé par l'analyse du champ qu'a fait Access. On voit dans la capture que la date s'affiche au format natif d'Excel (43149 par exemple) mais qu'il a bien vu que c'était des dates. Ne rien changer dans ce cas.

- La case Ne pas importer le champ (sauter), pour ignorer ce champ

⁠

Selon le projet de base de données, cocher Laisser Access ajouter une clé primaire ou Pas de clé primaire (vous pourrez en ajouter une plus tard)

⁠

Donner un nom à la table dans laquelle seront versées les données. Vous pourrez renommer la table plus tard. Si la table existe déjà, Access vous demandera confirmation avant de l'écraser.

⁠

Index et doublons

Dans une base de données, un index posé sur un champ permet :

d'accélérer les recherches sur le champ

d'empêcher la saisie de valeur en double

PROC: Accélérer les recherches dans un champ

Sélectionner un champ à indexer

Dans le volet Propriétés du champ, cliquez sur Index

Sélectionnez Oui – Sans doublon

PROC: Empêcher les doublons dans un champ

Ouvrez la table qui contient le champ en mode Création

Cliquez sur la ligne du champ

Dans le volet Propriétés du champ, cliquez sur Index

Sélectionnez Oui – Sans doublon

Enregistrez la table

Tenez d’écrire deux fois la même valeur dans le champ, pour constater l’affichage d’un message d’erreur. Le message ne s’affiche qu’en quittant la ligne saisie, et pas seulement en quittant le champ.

PROC: Empêcher les doublons sur plusieurs champs

Ouvrez la table qui contient les champs en mode Création

Cliquez sur Index, dans l’onglet Création

Sur une ligne vide, inventez un nom pour l’index (par exemple PasDbl) et écrivez-le dans la colonne Nom de l’index

Sur la même ligne, dans la colonne Nom du champ, sélectionnez le premier champ à inclure dans l’index

Sur la même ligne, dans le volet Proprietés de l’index, sélectionnez Oui sur la ligne Unique

Sur une nouvelle ligne, dans la colonne Nom du champ, sélectionnez le 2e champ à inclure dans l’index (la colonne Nom de l’index est donc vide sur cette ligne)

Sélectionnez autant de champ que vous souhaitez ajouter à l’index

Enregistrez la table

Dans cette capture, nous avons créer un index Dbl, avec deux champs, CodeTarif et IDSalle :

⁠

Tentez d’écrire deux fois les mêmes valeurs dans les champs de l’index et de quitter la ligne pour afficher le message d’erreur.

PROC: Lier à des données

Access permet de se connecter à des sources de données, sans importer les données,mais avec une liaison.

Onglet Données externes > Nouvelle source de données > A partir d'une base de données > Access.

Version plus ancienne d'Access : onglet Données externes > Access (groupe Importer & lier).

Cliquer sur Parcourir pour sélectionner une base Access.

Cocher Lier à la source de données en créant une table attachée :

⁠

Cliquer sur les tables à attacher.

Si la question

Valider avec OK

PROC: Listes déroulantes

Dans une base Access, il est possible d’afficher une liste déroulante pour que l’utilisateur sélectionne une valeur dans une liste, plutôt qu’il saisisse la valeur :

⁠

Nous allons définir cette liste au niveau de la table. Ainsi, la zone de liste déroulante s’affichera en lieu et place d’une zone de texte :

dans la table en mode Feuille de données,

dans toute requête utilisant le champ de la table,

dans les formulaires et les états basés sur cette table.

Nous évoquons 4 méthodes possibles pour créer une telle liste. La méthode 1 est la plus proche du fonctionnement d’Excel, quand on utilise Données > Validation des données. Ce n’est pas la plus pratique car on continue de stocker du texte et non des nombres, et les données affichées sont toujours celles qui s’affichent. On préfèrera la méthode 4 qui affiche du texte à l’utilisateur tout en stockant une valeur numérique dans la table.

Si vous êtes pressés, appliquez directement cette méthode 4, sans faire les 3 premières.

Base Exemple

⁠

Télécharger ce fichier Zip⁠

qui contient une base Access utilisée pour les exemples ci-dessous.

La table tSociete se présente ainsi :

⁠

Le champ Secteur est de type Texte court (anciennement Texte) pour la méthode 1. Nous aurons besoin de changer ce type en Numérique pour les 3 autres méthodes.

Méthode 1 : texte

L’utilisateur sélectionne un élément d’une liste :

⁠

La liste contient du texte, et une sélection stocke du texte dans le champ.

Sélectionnez le champ Secteur

Dans le volet Propriétés du champ, cliquez sur l’onglet Liste de choix

Modifiez les propriétés suivantes :

Paramètres de la méthode 1

Paramètres de la méthode 1

Propriété

Valeur

Contrôle de l’affichage ([2007] Afficher le contrôle)

Zone de liste déroulante

Origine source

Liste valeurs

Contenu

Industrie;Commerce;Logistique

There are no rows in this table

⁠

Laissez les autres paramètres sur leur valeur actuelle :

⁠

Méthode 2 : numérique

Si vous avez testé la méthode 1, vous devez à ce stade :

En mode Feuille de données, effacer les données du champ Secteur

En Mode Création, modifier le type de données en Numérique, au lieu de Texte court.

Ce qui donne :

⁠

Nous voulons stocker des nombres dans le champ, mais toujours afficher du texte dans la liste. Pour l’utilisateur, aucun changement visuel par rapport à la méthode 1. C’est seulement le format des données stockées qui change. Préférez cette méthode à la première.

La liste contient du texte, et une sélection stocke du texte dans le champ.

Sélectionnez le champ Secteur

Dans le volet Propriétés du champ, cliquez sur l’onglet Liste de choix

Modifiez les propriétés suivantes :

Paramètres de la méthode 2

Paramètres de la méthode 2

Propriété

Valeur

Contrôle de l’affichage ([2007] Afficher le contrôle)

Zone de liste déroulante

Origine source

Liste valeurs

Contenu

1;Industrie;2;Commerce;3;Logistique

Nbre colonnes

Largeurs colonnes

0cm

There are no rows in this table

⁠

Le dernier paramètre se comprend ainsi : masque la première colonne (0cm) et utilise le reste de la largeur de la colonne pour afficher les autres colonnes. Par exemple, pour masquer la 2nd colonne, on aurait ;0cm.

Laissez les autres paramètres sur leur valeur actuelle :

⁠

Quand l’utilisateur sélectionne Industrie dans la liste, c’est la valeur 1 qui est stockée dans la liste :

⁠

Le gros avantage de cette méthode est que vous pouvez changer le texte affiché de tous les enregistrements, tout simplement en modifiant la propriété Contenu. Par exemple, pour afficher :

⁠

Il aura suffit de modifier la propriété Contenu comme ceci :

⁠

Méthode 3 : numérique dans une table

1-. Créez la table tSecteur

Créer > Création de table

Saisissez SecteurID en Nom de champ et sélectionnez NuméroAuto en Type de données

Saisissez Libelle en Nom de champ et sélectionnez Texte court en Type de données

Enregistrez (CTRL + S)

Saisissez le nom tSecteur

A la question d’Access demandant de créer une clé primaire, cliquez sur Oui.

Saisissez les données suivantes dans la table (le champ SecteurID se remplit tout seul) :

⁠

Fermez la table tSecteur

2-. Modifiez la table tSociete

Ouvrez la table tSociete en mode Création

Renommez le champ Secteur en SecteurID. Laissez le type Numérique.

Modifiez les propriétés suivantes :

Propriété de la méthode 3

Propriété de la méthode 3

Propriété

Valeur

Contrôle de l’affichage ([2007] Afficher le contrôle)

Zone de liste déroulante

Origine source

Table/Requête

Contenu

tSecteur

Nbre colonnes

Largeurs colonnes

0cm

There are no rows in this table

⁠

Laissez les autres paramètres sur leur valeur actuelle, ce qui donne :

⁠

Enregistrez la table (CTRL + S)

L’avantage de cette méthode est que les valeurs affichées peuvent être modifiées dans une table (tSecteur), et non dans une propriété de la table (la propriété Contenu de la table tSociete de la méthode précédente). On n’a donc plus besoin de modifier la structure d’une table (tSociete) mais simplement d’ajouter ou modifier des enregistrements d’une table.