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Pipedrive

Toute la documentation relative à l'utilisation de Pipedrive.
Jérémy Brunet

Introduction à Pipedrive

Pipedrive est votre CRM, c'est-à-dire la plateforme où sont recensés tous vos deals.
Vous lirez dans ces prochains paragraphes les mots deal et opportunité. Ils sont synonymes ! Dans la version originale de Pipedrive (en anglais), on parle de deal alors que dans la version traduite en français, on parle d'opportunité.
Le pipe commercial se présente ainsi :
⁠
⁠
⁠
3 étapes du pipe sont automatisés :
Créer documents : lorsqu'une opportunité est déplacée dans cette étape du pipe, une automatisation va se déclencher afin de créer des documents : devis pour tous les deals et éventuellement un programme & une convention de formation.
Envoyer en signature : lorsqu'une opportunité est déplacée dans cette étape du pipe, les documents créés vont être envoyé en signature électronique via Sign Request.
Conclue : lorsqu'une opportunité est marquée comme "conclue" (ou "won" en anglais) et qu'elle contient comme produit une formation, une automatisation va se déclencher afin de créer une carte dans Trello.‌

Pré-requis avant génération

Avant de songer à générer des documents, il faut s’assurer que les catalogues Pipedrive et QBO soient bien remplis.
Dans le cas d’un nouveau produit, voici la procédure à suivre (dans l’ordre) :
Le créer dans QBO en précisant la catégorie de vente (prestation de services) , la catégorie, la classe, la description, le prix de vente et le taux de TVA.
error
Attention concernant la description, celle-ci doit comprendre les mots nécessaires pour qu’il soit traité par les autos :
Bilan pour bilan de compétences,
Formation ou parcours pour les formations,
accompagnement ou coaching pour les coachings et accompagnement individuel hors formation,
intervention ou animation pour les interventions en sous-traitance,
Outplacement pour les outplacement,
EIC ou AE pour les prestations PDV PSE.
info
Une automatisation s’éxécute afin de créer le produit dans Pipedrive. Il est nécessaire d’attendre quelques minutes avant de voir le produit apparaître au catalogue Pipedrive.
Ensuite dans Pipedrive, s’il s’agit d’une formation, il faut compléter les informations nécessaire à l’édition automatique du programme de formation :
Prérequis,
Objectifs pédagogique,
Programme de formation,
Public,
Modalités d’évaluation et intervenants.
Une fois les catalogues synchronisés, vous pouvez procéder à la génération des documents.

Générer les documents

Dans le funnel Pipedrive, il existe une colonne Créer documents qui permet de générer automatiquement les devis et éventuellement les conventions de formation ainsi que les programmes associés.

Opportunité sans formation

C'est le cas simple dans votre CRM : vous vendez une prestation à un client qui est tout sauf une formation.
Dans ce cas, il vous suffit juste de remplir l'opportunité avec le minimum d'informations nécessaires :
Un produit avec sa quantité, son prix et éventuellement sa remise,
Les informations relatives au contact,
Les informations relatives à l'organisation du contact,
D'éventuelles informations complémentaires inhérentes au deal.
Lorsque vous déplacez l'opportunité dans l'étape Créer documents de votre pipe, seul le devis va être créé. Ce devis sera disponible dans Quickbooks, le lien du devis sera ajouté dans le champs Devis QBO généré et votre deal Pipedrive aura été déplacé automatiquement dans l'étape suivante, Documents prêts.
Dès lors que tout est bon pour l'envoyer en signature, il vous suffira de déplacer le deal dans l'étape suivante : Envoyer en signature.

Opportunité avec formation

Dans le cas où le deal contient une formation, il faut s'assurer à chaque fois avant de déplacer l'opportunité Pipedrive dans la colonne Créer documents que :
Le produit figurant dans l'opportunité contient le mot "formation" ou "parcours".
Les champs "Description", "Objectifs pédagogiques" et "Programme de formation" du produit sont bien renseignés.
Le prix de la formation doit être indiqué dans le produit.
Dans le cas d'une formation collective, le champs "Promo" doit être renseigné.
En déplaçant une opportunité dans la colonne Créer documents, l'automatisation va relever toutes les informations nécessaires à la rédaction de la convention et du programme de formation.
On distingue 2 types de formations : les individuelles et les collectives.
Pour que cette génération de documents se déroule correctement pour ces 2 types de formations, il faut renseigner tous les champs suivants :
Légende

✅: à remplir
Ⓜ️: à remplir si nécessaire
❌: à ne pas remplir
🤖: rempli automatiquement
Champs "Détails" à remplir
Champs "Détails" à remplir
Formation Individuelle
Formation collective
1
Prénom et nom OPCA
Ⓜ️
Ⓜ️
2
OPCA ou autre organisme à facturer
Ⓜ️
Ⓜ️
3
Adresse de facturation OPCA
Ⓜ️
Ⓜ️
4
SIRET OPCA
Ⓜ️
Ⓜ️
5
Date de début de mission
✅
✅
6
Date de fin mission
✅
✅
7
Lieu de formation
✅
✅
8
N° du devis Quickbooks
🤖
🤖
9
Devis QBO généré
🤖
🤖
10
Convention générée
🤖
🤖
11
Programme généré
🤖
🤖
12
Document(s) signé(s)
🤖
🤖
13
Nombre d'heures total
✅
✅
14
Nombre d'heures de travaux de groupe
✅
✅
15
Nombre d'heures auto-formation accompagnée à distance
✅
✅
16
Nombre d'heures face à face individuel
✅
✅
17
Lien Trello
🤖
🤖
18
ID Trello
🤖
🤖
19
Promo
❌
✅
There are no rows in this table
⁠
Dans l'hypothèse où la formation ne serait pas à facturer à un OPCA, les informations relatives à ce point ne sont pas obligatoires.
Dans ce cas, une intervention manuelle sera obligatoire afin de retirer l'encart réservé à l'OPCA dans la convention de formation.
⁠
Il est impératif de créer une organisation pour tous vos clients, même lorsqu'il s'agit d'un client particulier. La recherche d'organisation est obligatoire pour générer les documents.
Si votre client est un particulier, créer une organisation avec son nom complet suffit.
Champs "Organisation" à remplir
Champs "Organisation" à remplir
Formation individuelle
Formation collective
1
Nom
✅
✅
2
Adresse
✅
✅
3
SIRET
✅
✅
There are no rows in this table
⁠

Champs "Contact" à remplir
Champs "Contact" à remplir
Formation individuelle
Formation collective
1
Prénom
✅
✅
2
Nom
✅
✅
3
Adresse
✅
✅
4
Fonction
✅
✅
There are no rows in this table
⁠
La distinction entre une formation individuelle d'une collective réside dans la présence d'un nom de promo.
Si le champs Promo est vide : formation individuelle
Si le champs promo est renseigné : formation collective

Le champs "Promo"

Vous aurez noté que la distinction entre une formation individuelle et une formation collective se fait au niveau du champs Promo : si il est vide, la formation est individuelle; si il est renseigné, la formation est collective.
Dans le cas d'une formation collective, le nom de la promo doit :
commencer et finir par des crochets
comprendre des lettres, des chiffres et un underscore _
ne doit pas contenir d'espaces
info
Exemples de noms de promo :
✅[EDLC_001]
❌[EDLC001]
❌(EDLC_001)
❌[formation collective numéro 1]
Le résultat doit ressembler à un code qui permettra d'identifier tous les participants à une même formation collective.

Le brief commercial

Outre tous ces champs listés ci-dessus, il est obligatoire de rédiger dans chaque opportunité un brief commercial.
Chaque brief commercial sera rapporté dans la carte Trello qui sera créé à la fin du process Pipedrive, notamment pour que les formateurs aient le contexte précis de la formation à dispenser.‌
Pour rédiger un brief commercial, il faut créer une note dans votre deal.
⁠
⁠
⁠
Cette note doit impérativement commencé par ## Brief commercial
ok
Exemple d'un brief commercial correctement rédigé :
## Brief commercial


Ce brief commercial est valide et sera rapporté dans la
carte Trello créée à la fin du funnel Pipedrive.


Il est important de respecter la casse, à savoir ## suivi
d'un espace puis du mot "Brief" avec un "B" majuscule
suivi d'un espace et du mot "commercial" en minuscules.


Revenez à la ligne après avoir saisi ## Brief commercial
pour que votre note soit claire.
minus
Exemples de briefs commerciaux faux :
## brief commercial
🚨Manque le "B" majuscule


##Brief commercial
🚨Manque un espace entre ## et "Brief"


## BRIEF COMMERCIAL
🚨La casse n'est pas respectée, seul le "B" est majuscule


Brief commercial
🚨Manque le ## au début
Votre deal doit être toujours correctement renseigné pour que la future génération de la carte Trello puisse se dérouler sans encombre.
error
En cas d'absence de brief commercial, vous créerez des erreurs dans les automatisations qui auront des incidences dans Trello.
Pour éviter cela, tous les deals qui passent dans l'étape Confirmé verront le brief commercial se créer automatiquement.
⁠
⁠
⁠
Pour que le brief commercial soit bien visible, il est automatiquement épinglé en haut de votre deal. A partir de ce modèle, il suffit de remplacer les 2 lignes de la note par votre brief commercial et de le sauvegarder. La première ligne "## Brief commercial" ne doit jamais être modifiée.
info
Le brief commercial est obligatoire dans tous les deals, formation ou non.
Dans l'hypothèse où il n'y aurait pas de brief commercial pour un deal, écrivez la note suivante :
## Brief commercial


Aucun brief commercial pour ce deal.

Le stockage des documents

Google Docs est utilisé pour générer automatiquement les conventions et programmes de formation. Tous les documents créés automatiquement sont stockés dans Google Drive d’Altitude :
⁠
Conventions & Programmes Automation 2022 - Google Drive
⁠
⁠
Dans ce dossier, un dossier est créé au nom et prénom de chaque client afin de pouvoir y stocker ses documents générés. Si le dossier du client n'existe pas, un nouveau est automatiquement créé à son nom afin de pouvoir y ranger sa convention et son programme de formation.
Chaque dossier client contient deux sous-dossiers :
Documents générés dans lequel on retrouve toutes les conventions et programmes créés pour ce client.
Fin dans lequel on retrouve tous les documents à remettre en fin de formation : certificat de réalisation, feuille de présence, etc.
Après la création et la sauvegarde des documents générés dans Google Drive, l'opportunité Pipedrive est mise à jour. En effet, l'opportunité est automatiquement déplacée dans la colonne Documents prêts pour vous informer et à l'intérieur de l'opportunité dans l'encart Détails, les champs Convention générée et Programme généré seront actualisé avec l'URL Google Docs des deux documents.
⁠
⁠
⁠
En cliquant sur ces liens, vous accédez directement à vos documents dans Google Drive ce qui est pratique pour vérifier rapidement votre convention et programme de formation.
Vous ne voyez pas le dossier au nom de votre client apparaître dans Google Drive ? Cela peut arriver mais ça ne veut pas dire que le dossier et les documents n'ont pas été créés !
Quittez Google Drive et reconnectez-vous pour résoudre ce problème d'affichage... et pensez à utiliser les liens Google Docs ajoutés dans votre deal Pipedrive pour continuer votre travail !
Les feuilles de présence, attestations de formation ou encore les fiches d'évaluation ne seront générées que si le deal est conclu.
Pourquoi ? Ils ne sont pas indispensables au moment de la vente, le client doit seulement signer son devis, son programme et sa convention de formation.
ok
Checklist avant d'envoyer les documents en signature électronique
Avant d'envoyer les documents en signature, assurez-vous que vous les avez tous relus et corrigés si nécessaire.
Enlevez les mentions relatives à l'OPCA dans la convention si le deal n'en comporte pas,
Vérifiez les coordonnées de chaque stagiaire à former,
Vérifiez la mise en page et utilisez des sauts de pages pour obtenir un document lisible,
Vérifiez le contenu de votre formation : les objectifs et la description

Envoyer les documents en signature

Une fois les documents générés et révisés sur Google Drive, vous pouvez déclencher leur envoi pour signature électronique.
Pour se faire, il suffit de déplacer le deal de la colonne Documents prets vers la colonne Envoyer en signature.
Pour l'envoi en signature, plusieurs automatisations s'activent :
La première va aller télécharger le devis QBO et le placer dans le dossier Documents générés du dossier de votre client,
Une seconde va prendre les 3 documents présents dans Documents générés (à savoir le devis, la convention et le programme de formation) pour former un seul document
La dernière s'occupe de l'envoi vers Sign Request du document regroupant vos 3 pièces‌.
Le client reçoit via Sign Request un ordre de signature.
⁠
⁠
⁠
‌
En cliquant sur Voir le document, le client est guidé page par page sur les mentions et signatures à écrire.
Une fois le document signé, le deal Pipedrive est déplacé automatiquement dans la colonne Confirmé.
Vous pouvez consulter les derniers documents signés dans votre compte Sign Request.
Le document signé est ajouté dans votre Drive, à la racine du dossier du client. Le lien vers ce document est aussi ajouté automatiquement à votre deal Pipedrive pour y accéder rapidement :
⁠
⁠
⁠
ok
Avant de conclure le deal, pensez à :
Vérifier le document signé, il ne peut pas manquer une mention mais assurez-vous que tout ce qu'il y a été écrit par le client est juste,
Transformer le devis accepté par le client en facture dans QBO,
Dans le cas d'une formation collective, vérifiez une dernière fois que le nom de la promo figure dans le deal Pipedrive et qu'il est juste. C'est votre dernière occasion de vérifier l'exactitude de cette information,
Le brief commercial est rédigé et commence par "## Brief commercial".

Passer le deal en “gagné”

La conclusion du deal marque la fin du process automatisé dans Pipedrive. Ce deal disparaît du pipe et est archivé.
Déclarer une opportunité comme conclue déclenche la création d'une carte dans Trello, formation ou non. La documentation relative à ce sujet est disponible dans la page suivante consacrée à Trello.
⁠
Trello
Toute la documentation relative à l'utilisation de Trello.
⁠
⁠
La conclusion d'un deal peut aussi déclencher la création d'un email de remerciement à destination d'un éventuel prescripteur.

Remercier les prescripteurs

Lorsqu'un deal passe en "conclu" et qu'un prescripteur apparaît dans le champs Nom du prescripteur de la fiche contact du client dans Pipedrive, cela déclenche une automatisation.
Cette automatisation va chercher des informations de contacts dans Pipedrive, recherche le référent commercial sur le Slack d'Altitude pour lui envoyer un lien mailto (une URL qui ouvre automatiquement votre boîte email) personnalisé.
info
Pourquoi ne pas préparer le brouillon de l'email directement dans la boîte du référent ?
Il n'est pas possible de choisir dynamiquement la boîte à laquelle il faut que l'automatisation se connecte afin de créer le brouillon.
Nous aurions pu aussi simplement envoyer un email type au référent mais le risque de copier/coller un corps d'email avec une mise en page hasardeuse est trop grand.
Le mailto permet d'appeler la bonne boîte email et de proposer un nouvel email pré-rempli à chaque fois.
Cette automatisation va rechercher 3 informations dans Pipedrive :
⁠
⁠
⁠
‌
Nom du client (ici Jérémy Brunet)
Nom du référent commercial (ici Floriane Baillon)
Nom du prescripteur (ici Nelly)
Après avoir récupéré les noms des 3 personnes, l'automatisation va rechercher le référent commercial dans Slack avec son email. Une fois trouvé, un message privé contenant le lien mailto lui est envoyé :
⁠
⁠
⁠
En cliquant sur le nom du prescripteur, le client mail par défaut s'ouvre avec le modèle d'email suivant :
⁠
⁠
⁠
On y remarque plusieurs choses :
L'email est rédigé,
Les noms du client, prescripteur et référent commercial sont mentionnées dans le message,
L'adresse email du deal Pipedrive est ajoutée en copie cachée de l'email,
L'adresse email du destinataire n'est pas celle du prescripteur.
Avant d'envoyer cet email, il est impératif de renseigner l'adresse email du destinataire à la place de celui du référent commercial.
⁠
⁠
⁠
La recherche de l'adresse email du prescripteur ne peut pas être automatisée.
Le nom du prescripteur étant renseigné dans un champ libre, il est très probable qu'il ne figure pas dans la liste des contacts Pipedrive avec la même exacte dénomination.
Une fois la modification effectuée, le mail peut-être envoyé par le référent à destination du prescripteur.
Introduction à Pipedrive
Pré-requis avant génération
Générer les documents
Opportunité sans formation
Opportunité avec formation
Champs "Détails" à remplir
Champs "Organisation" à remplir
Champs "Contact" à remplir
Le champs "Promo"
Le brief commercial
Le stockage des documents
Envoyer les documents en signature
Passer le deal en “gagné”
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