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Trello

Toute la documentation relative à l'utilisation de Trello.

Jérémy Brunet

Introduction‌

Trello sert à suivre tous les deals conclus.

Que ce soit pour une formation ou pour un autre produit ou service, à chaque fois qu'un deal est conclu, il fera l'objet d'une création d'une nouvelle carte Trello.

Cette carte reprendra les informations principales de chaque deal. Vous y retrouverez :

Les coordonnés de chaque client,

Le brief commercial du deal,

Les différentes documents importants du deal,

Eventuellement, une liste de tâches à réaliser...

...Ou encore des liens pour tracker la progression d'une formation...

...Ou pour recevoir des factures de vos différents prestataires

Générer une carte Trello

Pour générer une carte Trello, c'est très simple : il suffit de passer un deal en "conclu" dans Pipedrive.

Une fois le deal conclu, vous allez voir une nouvelle carte apparaître dans votre Trello.

Selon le deal conclu, l’automatisation en charge de la création de la carte dans Trello choisira quel tableau est concerné.

Il existe deux tableaux Trello :

⁠

Tableau toutes missions en dehors de PSE / PDV⁠

⁠

Tableau PSE / PDV⁠

⁠

Dès la création de la carte dans le tableau Trello correspondant, une étiquette est ajoutée pour identifier avec un code couleur la prestation vendue. Vous pouvez consulter la liste de ces étiquettes (sans la modifier) en cliquant sur l’une d’entre elles.

Carte Trello sans formation

Pour les deals sans formation, la carte Trello est très simple.

Elle mentionne dans la description les coordonnées complètes du client et le brief commercial. Aucune pièce n'est jointe à la carte Trello, aucune checklist n'est créée‌.

Les cartes Trello qui ne concernent pas les formation sont très simples et n'ont pas vocation à rester longtemps active dans le tableau Trello.

Une fois la prestation terminée, il vous suffira de déplacer la carte dans la colonne "Fin de mission" pour l'archiver.

Carte Trello avec une formation

Une carte Trello créée pour suivre la progression d'une formation ressemble à ceci :

⁠

Une carte Trello créée pour le suivi d'une formation comporte plusieurs éléments importants :‌

Le nom de l'offre Pipedrive sert de titre

La feuille de présence de chaque personne à former en cliquant sur chaque nom...

...Suivie de leurs coordonnées complètes

Le nombre total d'heures à faire dans le cadre de la formation

Les dates de début et fin de mission

Un lien pour permettre aux formateurs de saisir leurs heures...

...Suivi d'un second pour permettre aux formateurs de déposer leurs factures

Les objectifs de la formation

Le contenu de la formation

Le brief commercial

Les différentes pièces jointes : 1 programme de formation + autant de fiche d'évaluation et de feuille de présence qu'il y a de participants

Et enfin une checklist.

⁠

Dans chaque carte Trello, il est possible d'ajouter des commentaires. L'espace commentaires est votre espace d'échange entre les formateurs et Altitude.

Cet espace est aussi l'endroit où deux automatisations vont apporter du contenu :‌

La première a pour objet de décompter les heures au fur et à mesure des saisies.

La second rapporte tout commentaire laissé dans le formulaire de saisie d'heures par le formateur.

Dans les chapitres suivants, nous allons détailler le fonctionnement d'une carte Trello et les différentes automatisations qui vont vous permettre de recevoir toutes les informations utiles à la mission.‌

Que faire après la création d'une nouvelle carte ?

Lorsqu'une nouvelle carte apparaît, Altitude n'a pas de changement en particulier à opérer sur la carte : elle est pré-remplie avec toutes les informations et documents nécessaires pour commencer la mission.

Néanmoins, il est recommandé d'adopter ces bonnes pratiques pour tirer pleinement profit de Trello‌ :

Inviter les personnes concernées par les missions à la carte Trello, elle sera ainsi notifiée à chaque mise à jour de la carte.

⁠

Commenter la carte Trello régulièrement pour mettre à jour le contexte de la mission.

⁠

Utiliser la checklist et mentionner toute modification dans les commentaires.

⁠

Cette liste de bonnes pratiques n'est pas exhaustive !

L'utilisation d'étiquettes ou encore de date limite peuvent être un bon moyen de mettre du rythme dans votre échange d'informations avec vos formateurs.

Faire signer une feuille de présence

Dans la description précédente, il est mentionné que la feuille de présence est disponible à deux endroits dans la description de la carte Trello :‌

En ligne accessible en cliquant sur le nom de la personne formée,

Et en pièce jointe de la carte Trello.‌

De ce fait, il existe 2 façons de renseigner la présence aux séances de formation de la personne à former : en ligne (1) ou hors-ligne (2).

Dans l'idéal, Altitude souhaite mettre à disposition des formateurs une tablette afin qu'ils puissent remplir en ligne chaque feuille de présence.

A la fin de la formation, le formateur fait signer les feuilles de présence aux participants et les remet en mains propres à Altitude.

Dans ce processus, charge à Altitude de tracker la présence des inscrits et de valider ou non les formations des personnes inscrites en fin de mission?‌

Saisie des heures

Dans chaque carte Trello concernant une formation individuelle ou collective, un lien est ajouté pour permettre aux formateurs de saisir leurs heures.

⁠

Chaque URL est personnalisée et renvoie vers un Typeform. Chaque URL permet de faire passer 2 informations : le nombre d'heures restantes à effectuer et la carte Trello à laquelle l'URL est associée.

Le formulaire Typeforme pose 4 questions :

Le nom complet du formateur sans accent ni caractères spéciaux

⁠

La date de la session au format JJ/MM/AAAA

⁠

‌

Le nombre d'heures réalisées au format décimal

⁠

Commentaires (facultatif)

⁠

Une fois le formulaire soumis, les heures relevées sont envoyés dans

un tableau Airtable⁠

pour effectuer le décompte et calculer le nombre d'heures restantes.

⁠

La colonne "Heures" (entourée en bleu) indique le nombre d'heures à faire. Dans cet exemple, la première ligne indique que la prestation prévoyait 5 heures de formation. Au moment de notre dernière saisie détaillée ci-dessus, il ne restait plus que 1,5 heures soit 1h30.

La colonne "Nombre d'heures" reporte le nombre d'heures saisies dans le formulaire. Ainsi on peut comprendre que la première session a duré 1h, la seconde 2h, la troisième 0,5 heure soit une 1/2h et la dernière détaillée ci-dessus 1,25 heures soit 1h15.

La dernière colonne entourée en vert est celle des "Heures restantes". Après notre dernière saisie, la colonne a calculé qu'il ne restait plus que 0,25h soit 15 minutes de formation à faire.

Chaque saisie d'heure fait l'objet d'un commentaire dans la carte Trello pour vous informer et aussi indiquer le nombre d'heures restantes à effectuer dans le cadre de la prestation :

⁠

L'URL de saisie des heures est mise à jour immédiatement après le calcul des heures restantes effectué dans Airtable pour permettre la prochaine saisie et le bon décompte des heures.

Erreur de saisie des heures

En cas d’erreur dans la saisie des heures, il ne faut pas modifier le record Airtable créée suite à la mauvaise saisie.

En revanche, il est obligatoire de ressaisir le formule avec l’écart d’heures à corriger.

Exemples :

J’ai saisi une heure de trop : Il faut ressaisir le formulaire en mettant la valeur -1 dans le champs ‘Nombre d’heures’

J’ai saisi une heure de moins : Il faut ressaisir le formulaire en mettant la valeur 1 dans le champs ‘Nombre d’heures’

Déposer une facture

De la même façon que pour

la saisie des heures⁠

, une URL est disponible dans chaque carte Trello concernant une formation individuelle ou collective.

⁠

L'URL est elle aussi personnalisée et redirige vers le questionnaire suivant :‌

Le nom complet du formateur sans accent ni caractères spéciaux

⁠

‌

La date de la session au format JJ/MM/AAAA

⁠

La facture à déposer

⁠

Le nom du formateur ainsi que la date de la session doivent être strictement identiques entre le formulaire de saisie d'heures et celui du dépôt de facture.

Une fois le formulaire soumis, une automatisation recherche la ligne dans la table Airtable et y sauvegarde la facture :

⁠

Comme rappelé dans chaque carte Trello, il est obligatoire de d'abord saisir les heures avant de déposer une facture.

Fin de la mission

Quand la mission est terminée, la carte doit être déplacée dans la colonne "Fin de mission".

Une automatisation est déclenchée pour envoyer à chaque participant d’un out-placement et accompagnement & coaching sa fiche d'évaluation pré-remplie.

Pour les autres (formations, bilans et parcours), cette fiche d’évaluation pré-remplie est envoyée à la date de la fin de formation renseignée dans Pipedrive. Une seconde évaluation est envoyée 6 mois plus tard aux stagiaires.

Envoi de l'enquête qualité

L'envoi de l'enquête qualité intervient immédiatement après que la carte ait été déplacée (sauf formation, bilan et parcours) :

⁠

Pour un meilleur suivi, nelly@altitude-partners.fr est mise en copie de cet envoi.

Il s'agit d'un email contenant un lien vers

un formulaire Typeform⁠

créé par vos soins. Ce formulaire recueille les impressions de vos clients après la prestation.

⁠

‌

Lorsque ce formulaire est rempli, une automatisation relève les réponses pour les rapporter en commentaire dans la carte Trello correspondante. Chaque commentaire cite le nom de la personne qui l'a rempli ainsi que toutes ses réponses.

⁠

Chaque nom et prénom insérés dans ces commentaires sont le fruit d'une recherche dans Pipedrive avec l'adresse email du contact. A ce stade du processus, l'adresse email recherchée doit toujours trouver une correspondance dans votre carnet de contacts Pipedrive.

⁠

Pour les stagiaires des formations, parcours et bilans, des Google Forms sont envoyés à la date de fin de la prestation et 6 mois plus tard.

Formation & Parcours

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Questionnaire d'évaluation de fin de formation⁠

⁠

Questionnaire d'évaluation à 6 mois après la fin de la formation⁠

⁠

Bilan

⁠

Questionnaire d'évaluation de fin de Bilan⁠

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Questionnaire d'évaluation à 6 mois après la fin du Bilan de compétences⁠

⁠

Utilisation du dossier "Fin"

Ce dossier est destiné à recevoir tous les documents que vous souhaitez envoyer à chaque participant à l'issue de leur formation.

En théorie, la plupart des documents à envoyer une fois la formation terminée se trouve à la racine du dossier du client :‌

Le certificat de réalisation

La feuille de présence remplie et signée

Les documents signés avant le début de la formation : devis, convention et programme de formation

Tous ces documents sont en version éditables, charge à vous de les remplacer par leurs versions PDF et d’autres documents utiles (Ex: synthèse du bilan, feuille d’évaluation) non prévus par les automatisations.

Il est nécessaire d'ouvrir et de vérifier tous les documents avant de les déplacer dans le dossier "Fin". C'est tout l'intérêt ici de ce processus : de pouvoir vérifier une dernière fois tous les documents générés et remplis au fil de la formation avant de clôturer une mission.