Explore

Система учета

Цель - создание высокоэффективной, простой и удобной системы учета ТМЦ. Система должна иметь авторизированный вход, должна работать напрямую с отделом снабжения, с отделом транспортной логистики, с цехами, другими площадками. Система должна иметь возможность управлять закупками. Система должна иметь разграничение прав доступа. При этом информация по наличию номенклатуры должна быть открытой. Система должна иметь возможность работы с адресным хранением. Система в перспективе должна иметь возможность подключения ТСД. Система должна иметь централизированное управление - вcе ТМЦ со всех складов должны быть внесены в систему, запасы/остатки всего ТМЦ со всех площадок должны управляться центральным складом. Заявки на распределение(выдачу) обрабатываются центральным складом, заявки по перемещению так же управляются центральным складом. В системе учета должна быть возможность сформировать отчеты, посмотреть историю движения того или иного ТМЦ.

Авторизированный доступ и разграничение прав.

а) многоролевая система доступа для различных отделов - производственные цеха, логистика (складская, транспортная, снабжение).

б) индивидуальные учетные записи для сотрудников с соответствующими уровнями доступа.

Интеграция с отделами и площадками.

а) связь с отделом ОМТС для управления закупками.

б) связь с транспортной логистикой для координации поставок и перемещений.

в) взаимодействия с производственными цехами и другими площадками для оптимизации производственного процесса.

Централизованное управление запасами.

а) единая информационная система для учета всех запасов ТМЦ на различных складах.

б) централизованное управление распределением и перемещением ТМЦ.

Управление закупками.

а) автоматизация процесса закупок, на основе потребности производства.

Адресное хранение.

а) возможность отслеживать местоположение товаров на складах, для упрощения процесса комплектации заказов.

ТСД.

а) возможность интеграции терминалов сбора данных, для ускорения, упрощения инвентаризации и обработки заказов.

Номенклатура.

а) доступ к номенклатуре для всех авторизированных пользователей системы.

Отчеты, аналитика.

а) возможность формировать отчеты о движении ТМЦ, остатков на складах.

б) анализ истории движения товаров и abc анализ, для оптимизации управления запасов.

Гибкость и масштабируемость.

а) возможность легкой интеграции новых складов и расширении номенклатуры.

б) адаптивность системы к изменяющимся бизнес-процессам и требованиям.

База данных/система.

1) в базе данных хранится информация по всем остаткам ТМЦ находящихся на всех площадках. 2) должна быть возможность видеть, где товар находится, должна быть возможность бронировать ТМЦ на конкретное время(центральным складом). 3) должна быть возможность за пару кликов сделать заявку на перемещение между площадками. 4) должна иметь множество фильтров. 5) должна иметь простой и интуитивно понятный интерфейс. 6) в базе данных должна быть возможность отслеживать сроки годности ТМЦ если они есть. 7) должен быть доступ к базе данных с мобильных устройств, а также использование облачных технологий для улучшения масштабируемости и доступности системы. 8) запрос на выдачу ТМЦ из базы данных должен формироваться напрямую конкретными участками/людьми. 9) заказ на закупку ТМЦ должен формироваться через базу данных путем заведения заявки с ТМЦ в базу данных, либо путем уже заведенных ТМЦ(теми кто заводит деталь, заказ в базу данных) решение об одобрении закупок принимает центральный склад. 10) в системе должно быть несколько вкладок, такие как “номенклатура”, “склад”, “перемещение”, “выдача”, “закупка”, “отчеты”, “склады”, “ответственные”, “администрирование” 11) любое движение через базу данных начиная с заявки на закупку/заведения ТМЦ должно сопровождаться контрольными точками, каждая контрольная точка - это участок ответственности того или иного ответственного лица, который либо одобряет движение дальше, либо отклоняет. Дойдя до контрольной точки система в обязательном порядке оповещает(смс, звонок) ответственное лицо о том, что нужно принять решение, одобрить или отклонить движение дальше. Одобрение или отклонение движения является прямой(задокументированной) ответственностью того или иного ответственного лица за эту контрольную точку. Движение ТМЦ должно контролироваться центральным складом, в случае задержки принятия решения по той или иной контрольной точке, система должна оповещать об этом центральный склад и ответственное лицо за эту контрольную точку, на прохождение той или иной контрольной точки должна быть возможность выделить то или иное время. 12) назначение ответственных за ту или иную конкретную точку, за тот или иной участок, за те или иные права доступа, должны формироваться центральным складом. 13) должна быть возможность добавлять и убирать те или иные функции у того или иного участка, ответственного лица, склада и т.д. 14) должна быть создана у каждого сотрудника таблица функций, которые выполняются на складе тем или иным человеком(на основе бизнес-процессов), должна быть возможность наделить или убрать те или иные функции у того или иного сотрудника склада. Наделение новыми функциями(обязанностями) или удалении их должно оповещаться в виде сообщения с подробным описанием новых обязанностей + звонком по телефону, для того что бы сотрудник обратил внимание и прочитал о новых обязанностях. 15) система учета на основе невыполненных производственных заказов(например детали) должна показывать количество недостающего ТМЦ(с возможностью за пару кликов сделать заказ недостающего ТМЦ), должна анализировать остаток на складе и анализировать потребность ТМЦ в заказах, синхронизировать информацию и выдавать как итог то, что нужно будет дозаказать. 16) в систему должна быть возможность интегрировать ТСД, для работы с адресным хранением. 17) должно быть видно, кто из сотрудников складов сегодня на смене, для оперативного управления, наделения теми или иными функциями.

На основании той или иной контрольной точки должны автоматически формироваться документы, которые будут заменять подпись/печать ответственного за контрольную точку. Все локальные документы должны быть электронными. Должна быть возможность распечатать тот или иной документ.

Описание процесса выдачи/перемещения:

1.1 В результате планирования производственных задач и проектов в систему учета вносится информация об изготовлении детали(отдельная вкладка в системе которая называется - проекты/заказы/детали) [контрольная точка]. Информация о детали должна содержать в себе наименование, количество ТМЦ которое требуется для ее изготовления. После занесения информации о детали, данные попадают на центральный склад и участку который должен изготовить эту деталь [2 контрольных точки].

1.2 На центральном складе появляется деталь[контрольная точка из пункта 1], которая требует наличие конкретных ТМЦ. Заходя в деталь сотрудник склада видит какие ТМЦ требуются для ее изготовления, видит есть ли эти ТМЦ в базе данных на остатках. Эту же информацию видит участок-изготовитель[контрольная точка из пункта 1.1].

1.3 Как только у участка возникает потребность в изготовлении детали и если ТМЦ в наличии у склада, участок-изготовитель жмет кнопку “получить” [контрольная точка].

1.4 Центральный склад видит что возникла потребность в ТМЦ для конкретной детали, видит, что требуемое ТМЦ в наличии и не забронировано, центральный склад жмет кнопку “одобрено” [контрольная точка].

1.5 Склад получает информацию о выдаче ТМЦ на участок-изготовитель от центрального склада[контрольная точка].

1.6 Склад комплектует заказ и перемещает на участок-изготовитель, нажимает кнопку “выдано”[контрольная точка].

1.7 Участок-изготовитель в свою очередь жмет кнопку “получено” [контрольная точка].

1.8 Если ТМЦ на другом участке и так же не забронировано, то центральный склад выбирает откуда переместить и куда, и нажимает кнопку “переместить” [контрольная точка для центрального склада, склада где находится ТМЦ и транспортного логиста].

1.9 Склад, где находится ТМЦ комплектует заказ, когда заказ скомплектован, ответственное лицо на складе жмет кнопку “скомплектовано”[контрольная точка] и информация падает транспортному логисту[контрольная точка].

1.10 Логист в свою очередь формирует доставку заказа(ТМЦ) на тот склад где находится участок-изготовитель. Как только машина для перевозки ТМЦ найдена, загружена и отправлена, логист жмет кнопку “отправлено”[контрольная точка для логиста и склада-получателя].

1.11 Машина приехала на площадку где участок-изготовитель, склад нажимает кнопку “доставлено”[2 контрольных точки - одна для логиста, вторая для склада куда приехало ТМЦ].

1.12 Далее, ответственное лицо принимает эти ТМЦ и размещает на складе, нажимает кнопку “принято” [контрольная точка для центрального склада, склада где принято ТМЦ, участка-изготовителя].

1.13 Участок-изготовитель получает информацию в системе о том что ТМЦ для изготовления детали в наличии и готовы к выдачи. Участок-изготовитель выбирает деталь, выбирает конкретные ТМЦ и жмет кнопку “получить” [контрольная точка].

1.14 На центральный склад попадет информация о потребности в выдаче ТМЦ под конкретную деталь[контрольная точка]

1.15 Выполняется пункт 1.4.

1.16 Информация попадает на склад где хранится ТМЦ, выполняется пункт 1.5.

1.17 Выполняется пункт 1.6.

И так по кругу.

Описание процесса закупки:

2.1 Смотрим пункт 1.1. и 1.2

2.1 Если ТМЦ нет или забронировано, участок нажимает кнопку “заказать” [контрольная точка для участка и центрального склада], заказ падает на центральный склад, центральный склад проверяет заказ и принимает решение одобрить закупку или нет. Если нет - жмет кнопку “отказано” и пишет причину[контрольная точка], если принимается решение о закупке, центральный склад жмет кнопку “одобрено” [контрольная точка] и заказ автоматически падает менеджеру ОМТС[контрольная точка для менеджера ОМТС].

2.2 После своих рабочих манипуляций менеджер ОМТС заносит в “заказ” несколько счетов от разных компаний-поставщиков, предлагая центральному складу наиболее оптимальный[контрольная точка для менеджера ОМТС и центральный склад].

2.3 ЦС выбирает нужный счет и жмет “Одобрено”[контрольная точка для центрального склада и менеджера ОМТС].

2.4 Далее, менеджер ОМТС выполняет свои рабочие манипуляции со счетом, после того как счет оплачен, менеджер нажимает кнопку напротив счета “оплачено”, информация об этом падает всем заинтересованным лицам(центральному складу, участку, складу)[контрольная точка для менеджера ОМТС].

2.5 В оплаченный заказ вносят (менеджер ОМТС) информацию о дате доставки, если доставка силами поставщика[контрольная точка], если самовывоз, то менеджер выбирает кнопку “самовывоз” и информация падает логисту[контрольная точка].

2.6 Если самовывоз, то в “заказ” дату доставки вносит логист[контрольная точка].

2.7 Смотрим пункт 1.10 и т.д.

И так по кругу.

2.8 Нужно отдельно что-то заказать? Заходим во вкладку “Закупка” - вводим ТМЦ которое требуется и жмем “сохранить”[контрольная точка для того кто заказал и склада]

2.9 Заказ автоматически падает складу, склад проверяет у себя наличие, если ТМЦ нет или частично нет, склад выбирает чего нет и жмет кнопку “заказать”[контрольная точка для склада, заказчика и центрального склада].

2.10 Заказ падает центральному складу, который одобряет закупку, или частично одобряет, либо отказывает.

2.11 Если одобряет, то жмет кнопку “одобрено” и заказ автоматически падает менеджеру ОМТС, а далее с пункта 2.2

И так по кругу.

Как вариант по закупкам можно сделать следующее - если допустим сумма закупки не большая, то решение о закупке принимает не центральный склад, а обычный склад. Если сумму превышает какое-то число, то заявка падает на центральный склад и тут ее рассматривают.

По закупкам расходников удобно было бы сделать автозакупку с планированием, допустим на конкретной площадке требуется ежемесячно 100 упаковок бумаги А4, если остаток на складе бумаги менее 30% процентов, менее 30 упаковок, то система автоматически предлагает складу закупить бумагу. Система автоматически формирует заказ, складу остается лишь нажать “одобрено” или “отказано”.

Система закупок должна быть гибкой, а это значит что если заказ введен в систему, то всегда(до плашки “оплачено”) должна быть возможность изменить количество ТМЦ, наименование и т.п. При любом изменении информация об изменении должна автоматически отправляться менеджеру ОМТС.

Должна быть возможность отменить контрольную точку, отмена контрольной точки = возврат на предыдущую точку и так по цепочке. Отмена контрольной точки должна сопровождаться комментарием с причиной отмены.

Описание процесса приемки:

3.1 Наступил день прихода закупочного ТМЦ. Информация о доставке приходит складу, центральному складу и участку-изготовителю в виде напоминания, исходя из пункта 2.5 и 2.6. Логист и менеджер проверяют информацию, если никаких изменений по дате не произошло, то хорошо. Если есть изменения в дате поставки логист/менеджер меняют дату. При изменении даты поставки информация автоматически отправляется центральному складу, складу и участку-изготовителю.

3.2 Если доставка самовывозом, то выполняется пункт 1.10[контрольная точка]. Если доставка силами поставщика, то менеджер жмёт кнопку “отправлено”, как только убедится что ТМЦ отправлено [контрольная точка для менеджера, центрального склада, склада].

3.3 Машина приехала, принимающая сторона жмет кнопку “заказ приехал”[контрольная точка].

3.4 Начинается разгрузки машины, при нажатии кнопки “заказ приехал”, автоматически открывается окошко в котором показано, что приехало(наименование, количество, размерные характеристики и другая информация). Менеджер склада сверяет информацию которою он получил в окошке, с тем что приехало по факту, если расхождений нет, жмет кнопку “принято”[контрольная точка для центрального склада, склада, участка-изготовителя]. Попадаем на пункт 1.13. Если расхождения имеются, редактирует информацию на ту что приехало по факту и жмет кнопку “принято” [контрольная точка для менеджера склада и менеджера ОМТС]. Параллельно этому менеджер склада передает начальнику склада или сам подписывает документы для водителя. Если не удобно с телефона проверять комплектацию заказа, то смотрим по копии УПД, далее редактируем(при редактировании информация автоматом падает на центральный склад и менеджеру)/принимаем на компьютере. Попадаем на пункт 1.13.

Описание процесса возврата:

4.1 В случае когда требуется сделать возврат, менеджер склада/начальник склада заходят в систему и выбирают ТМЦ которое нужно вернуть, жмут кнопку “возврат” и пишут причину возврата [контрольная точка для склада, центрального склада]. Запускается система возврата.

4.2 Центральный склад видит что инициирован возврат, видит причину возврата и “подтверждает” либо “отказывает” в возврате[контрольная точка для склада, центрального склада, менеджера ОМТС].

4.3 Информация по возврату попадает менеджеру ОМТС, менеджер ОМТС разбирается в ситуации, после разбора он в системе выбирает один из двух вариантов “возврат”, либо “замена” [контрольная точка при нажатии “возврат” для склада, менеджера ОМТС, логиста] [контрольная точка при нажатии “замена” для склада, центрального склада, менеджера ОМТС, участка-изготовителя].

4.4 Если выбирается “возврат”, то склад должен скомплектовать ТМЦ для возврата. После комплектации склад жмет кнопку “скомплектовано” [контрольная точка для склада, логиста]. Информация падает транспортному логисту, логист согласно производственной необходимости учитывает этот ТМЦ в своих будущих рейсах и занимается процессом возврата. Как только логист понимает как, кем и когда будет забор ТМЦ, логист жмет кнопку “рейс сформирован” и вписывает туда детали(машина, дата, какие образом будет возврат(ТК/прямая доставка)) [контрольная точка для склада, логиста]. Как только машина приехала за ТМЦ склад отгружает ТМЦ и жмет кнопку “отгружен возврат” [контрольная точка для склада, логиста]. Далее, логист контролирует процесс возврата и как только товар доставлен, логист жмет кнопку “возврат доставлен”[контрольная точка для центрального склада, логиста, менеджера ОМТС].

4.5 Если выбирается “замена”, то в плане возврата ТМЦ все происходит так же как в пункте 4.4. Но, при одобрении замены центральным складом, контрольная точка активируется для центрального склада и менеджера ОМТС. Менеджер ОМТС предлагает свои варианты замены, вносит их в систему и жмет кнопку “предложено” [контрольная точка для участка изготовителя, менеджера ОМТС], информация попадает ответственному лицу на участок изготовитель, он принимает решения согласиться или отказаться от предложенных вариантов замены, если соглашается, то выбирает ТМЦ которое его устраивает и жмет “выбрано” [контрольная точка для менеджера ОМТС], менеджер ОМТС инициирует процесс предложений от компаний-поставщиков, как только собирает достаточное количество вносит их в систему и жмет “предложено” [контрольная точка для центрального склада, менеджера ОМТС]. Центральный склад выбирает наиболее оптимальное предложение из того что предложил менеджер ОМТС и жмет кнопку “закупить”[контрольная точка для менеджера ОМТС, центрального склада].

Отчеты:

В системе должна быть возможность формировать различные отчеты, например:

Отчет об остатках, по каждому складу в отдельности, общий отчет по остаткам на всех складах.

Отчет о движении товаров, основываясь на контрольные точки.

Отчет об уровне оборачиваемости ТМЦ, показывает как часто тот или иной ТМЦ заказывался, выдавался.

Отчет о несоответствии остатков, выявляет расхождения между фактическими и учетными данными.

Аналитические отчеты, включает в себя такие отчеты как анализ затрат, прогнозирования спроса для допустим расходников, оптимизация запасов.

Отчет о выполнении заказов.

Отчет о производительности персонала, отслеживает эффективность(время, ошибки) работы сотрудников склада, опираясь на контрольные точки.

Отчет о выполнении KPI, показывает насколько успешно склад выполняет заявленные цели, например качество отгрузки, время цикла обработки заказа.

Отчет о статусе заказов, показывает невыполненные заказы на данный момент.

Отчет о предстоящих поставках.

Отчет об инвентаризации.

Инвентаризация:

В системе должна быть функция, которая позволяет в любой момент назначить на любую дату тому или иному складу процесс инвентаризации, а так же, назначить ответственных лиц за инвентаризацию. По факту назначении инвентаризации ответственным лицам должны прийти уведомления об этом.

Должна быть возможность выбрать как категорию, так и отдельные товары для проведения общей или локальной инвентаризации.

По факту проведения инвентаризации ответственные лица вносят в систему данные о наличии или отсутствии ТМЦ, ввод данных должен быть удобным. Допустим складу выпадает чек-лист со списком инвентаризируемого ТМЦ, напротив каждого ТМЦ/категории есть кнопка - “учтено”, “расхождение”, “отсутствует”.

Должно быть автоматическое обновление данных на основе проведения инвентаризации. Когда инвентаризируемый ТМЦ проверен на наличие, ответственное лицо жмет кнопку “инвентаризация завершена”, данные инвентаризации отправляются на центральный склад. На центральном складе разбираются в причинах расхождений, по факту выявления и решения проблем центральный склад жмет кнопку “инвентаризация окончена” и после этого данные об остатках автоматически изменяются.

Важное примечание. Хотелось бы иметь возможность манипулировать контрольными точками/бизнес-процессами в том числе по конкретному заказу. Например, процесс выдачи - ТМЦ заказал конкретный участок и конкретное лицо, но если получать будет другое лицо и допустим на другом участке изготовителе, то должна быть возможность изменить/добавить контрольную точку “выдачи” на другой участок/ответственное лицо. И так с любым действием. По умолчанию все должно соответствовать стандартной логике, но в случае каких-то изменений должна быть возможность сменить вектор стандартной операции.

Так же, хотелось бы иметь возможность добавить к тому или иному бизнес-процессу информацию по стандартизации. То есть, описать стандарты того или иного бизнес процесса. Стандарты должности ответственного лица который учувствует в логистическом процессе должны быть так же описаны и должны быть тождественны стандарту бизнес-процесса.

Товародвижение на производственной площадке. В целях увеличения эффективности и упрощения перемещения ТМЦ внутри производственной площадки, предлагается вариант автоматического распределения заявок между цехами, складами и другими местами расположения того или иного ТМЦ.

Можно оставить привычную схему с развозками ТМЦ погрузчиками. Но, судя по тому что погрузчики постоянно ломаются, мне кажется оптимальнее будет работать так - на каждый участок определить по погрузчику. Между этими участками циркулируют машины с прицепами, ТМЦ перемещают на прицепах. Погрузчики занимаются только погрузкой. Обязательно должно быть 1-2 рабочих резервных погрузчика, которые ждут своего часа, если какой-то погрузчик сломается.

Суть схемы такая - есть электронная карта нашего предприятия, эта карта поделена на территории(цеха и т.п), каждая территория имеет свое обозначение. На каждой территории есть конкретные точки(10 цех 1 пролет, 10 цех 2 пролет и т.д), которые отражают ту или иную геолокацию. В каждой машине есть gps, глонасс или что-то подобное, в каждой машине стоит планшет/телефон, на который водителю машины приходит задание от которого он не может отказаться или изменить, задания изменяет или отменяет сотрудник склада. Допустим, условный Жиляков хочет отправить ТМЦ(детали*), он выбирает в системе учета(1С?) нужные ему детали или группу деталей(наименование, количество, паллетоместа/метраж), которые находятся на его участке. В системе (1С?) выбирает откуда нужно их отправить и куда. Заявка падает ближайшему водителю и водителю погрузчика(система должна делать расчеты и скидывать заявки водителям на основании близости и планируемой близости от точки разгрузки, а так же на основании очередности и на основании метража/паллетомест для подбора оптимального авто с оптимальным прицепом).

Важно иметь возможность перемещать ТМЦ не только из системы учета/1С, но и создавать заявки на перемещение ТМЦ не занесенного в систему учета/1C. Должна быть отдельная вкладка, называться “локальное перемещение” заходя на которую можно выбрать площадку и увидеть карту площадки, все точки, количество машин/погрузчиков на линии, маршруты которые выполняет машина, наименование ТМЦ которые перевозят, ответственные лица(кто отправил/кто получает), маршруты в ожидании. Должна быть возможность корректировать/отменять/менять маршруты/создавать маршруты у конкретного авто, должна быть возможность снять любые погрузчики/авто с работ и отправить на разгрузку приехавшего авто/.

Заходя во вкладку “локальное перемещение”, выбираем площадку - Назия, ответственное за ТМЦ лицо вписывает наименование ТМЦ с количеством, которые нужно переместить, выбирает маршрут, затем система рассчитывает и подбирает оптимальное авто для перемещения, исходя из тех метрик что я описывал выше. Затем, оповещает ответственное лицо что машина найдена, сообщает водителю машины маршрут, сообщает погрузчикам что приедут конкретные ТМЦ, сообщает принимающему ответственному лицу, какое ТМЦ к нему едет и кто везет, на каком этапе авто.

Создана заявка А-В(контрольная точка для ответственного на участке откуда перемещения и участка приемки).

Заявка(наименование, количество, паллетоместа/метраж) падает водителю погрузчика который осуществляет погрузку/водителю авто/принимающему водителю погрузчика(контрольная точка).

Начинается отсчет времени у водителя авто, как только он приехал на точку погрузки - нажал кнопку “приехал на погрузку А”(контрольная точка).

Начинается отсчет времени у погрузчика, как только водитель погрузчика погрузил ТМЦ, он жмет кнопку “отгружено”(контрольная точка).

Начинается отсчет времени у водителя авто, водитель авто везет ТМЦ к точке отгрузки, как только он доехал до нужного места, жмет кнопку “доставлено В” (контрольная точка).

Начинается отсчет времени у принимающего погрузчика, как только он разгрузил, жмет кнопку “разгружено” (контрольная точка для ответственного на участке приема, водителя погрузчика)

Водителю падает новое задание, начинается отсчет времени и так по кругу.

Если маршрут сложный А-В-С, то все происходит точно так же, только добавляется промежуточная точка.

Если заявок нет, водителю падает задание вернуться на место постоянной дислокации, и начинается отсчет времени. Как только водитель доехал, жмет кнопку “вернулся на базу”.

Должна быть возможность создавать отчеты, по результатам доставок ТМЦ в локальном перемещении - общие отчеты по заявкам, отчеты по работе погрузчиков, отчеты по работает авто.

Так же и со складами, добавить в систему учета функцию перемещения ТМЦ из системы учета с автоматическим списанием из системы учета и добавить возможность переместить ТМЦ вне системы учета, без автоматического списания из системы учета.

Want to print your doc?
This is not the way.

Try clicking the ⋯ next to your doc name or using a keyboard shortcut (

CtrlP

) instead.