O Funbio possui, dentre as suas formas de apoio a projetos, uma modalidade denominada desembolso. Nesta modalidade, os recursos aprovados pelos doadores em questão são repassados às Instituições proponentes aprovadas em parcelas, para que sejam aplicados em despesas elegíveis no âmbito do projeto.
Durante a revisão de prestações de contas e no uso deste documento, o revisor (seja o revisor do relatório técnico de avanço do projeto, ou o revisor da prestação de contas financeira) ira avaliar se os recursos adiantados aos parceiros estão sendo utilizados em sua integridade nos objetivos do projeto, se foram contratados de forma que atendam às leis e regulamentos e considerando que não será admitida a utilização em caráter de benefício pessoal.
Para permitir a atuação supervisora do Funbio, a Instituição proponente deve prestar contas dos recursos repassados através do sistema Cérebro, disponibilizado pelo Funbio, respeitando a definição em contrato (tendo executado 70-80% do saldo disponível no projeto, ou caso seja solicitado pela gerência do projeto) de acordo com o MEP/MESP de cada projeto.
A instituição deverá inserir e salvar mensalmente as despesas no Sistema Cérebro, de acordo com o contrato de apoio firmado. Atingindo o percentual mínimo exigido, a Instituição deverá enviar para aprovação a Prestação de Contas.
A prestação de contas financeira primeiramente será aprovada pela equipe da gerência do projeto dando prosseguimento para uma análise mais detalhada dos documentos.
Período da prestação de contas
A data inicial da primeira prestação de contas deve ser a data do recebimento do primeiro desembolso e deve ser preenchida pela instituição. Da 2ª prestação de contas até a final, o preenchimento é realizado de forma automática, sendo sempre o dia seguinte da última prestação de contas. A data final sempre deverá ser a do último dia do mês do período. Quando se tratar de prestação de conta final, verificar se a data final está de acordo com a última movimentação financeira do projeto.
Rendimento
De acordo com o contrato, todos os recursos devem ser aplicados. O valor a ser informado é o rendimento líquido, descontado os encargos da aplicação.
Depósito no período
Deve constar somente o valor desembolsado pelo Funbio no período da prestação.
Taxa bancária
E a soma de todas as tarifas bancárias do período da prestação de contas.
Saldo bancário
O saldo bancário é composto pelo somatório dos saldos finais da conta corrente e da aplicação, referente ao último dia da prestação de contas.
IMPORTANTE: utilize o Campo de Observação para indicar informações complementares e para justificativa de diferença entre os saldos bancário e do projeto, caso existam.
Extratos bancários
Devem se referir à conta bancária do projeto e estar dentro do período da prestação de contas.
Comprovação de Despesa do Projeto e de Contrapartida (se aplicavel)
Todos os lançamentos devem conter anexos que comprovam a despesa.
Percentual executado do projeto no período
O percentual mínimo executado e calculado em relação ao saldo disponível do período e poderá ser acompanhado através do sistema. Quando a instituição atinge o percentual necessário o próximo desembolso e liberado.
Crédito do desembolso
O valor creditado na conta do projeto deve ser o mesmo informado no campo “Depósito no Período” no sistema Cérebro e de acordo com o contrato.
Rendimento
Diz respeito ao rendimento do período.
Total de Receitas
Diz respeito ao somatório do Desembolso com o Rendimento apurado, e deve ser informado no campo “Total de Receitas”.
Taxa Bancária
Deverão ser indicadas as tarifas bancárias pagas no período da prestação de contas no campo “Taxa Bancária” .
Para os casos de pagamento de Cofins, o mesmo deverá ser considerado na execução do projeto, criando um insumo específico para tal.
Movimentação Bancária
Os saldos iniciais das contas corrente e aplicação deverão ser os mesmos do encerramento da prestação de contas anterior.
Todos os débitos bancários devem possuir despesa correspondente no sistema.
Caso haja créditos bancários, além do desembolso do Funbio, deverão ser apresentadas justificativas.
Sempre que houver diferença entre o débito e as despesas lançadas, sera necessario incluir há justificativa .
O saldo bancário final informado no sistema deve ser igual ao constante nos extratos bancários (conta corrente e aplicação).
Análise Documental
E importante que o comprovante de despesa esteja em nome da instituição proponente e a data de emissão dentro do período da análise;
O descritivo devera estar de acordo com o insumo alocado e valor do documento de acordo com o lançado e o valor pago.
Quando se tratar de recolhimento de impostos, o valor recolhido devera estar condizente com o valor pago do serviço.
Juros e multas não podem ser pagos com recursos do projeto, portanto, deverá ser inserido no Cérebro o valor original da despesa. Caso seja identificado tal situação, o valor deverá ser reembolsado para conta do projeto.
As despesas deverão ser lançadas com a data de pagamento (saída do recurso da conta do subprojeto).
Análise da Contrapartida
A execução da contrapartida devera estar de acordo com o planejamento do projeto, utilizando as ferramentas disponíveis (Cronogramas físico e financeiro aprovado no contrato).
Prestação de Contas Intermediária
Em uma prestação de contas intermediária e antes do último desembolso, quando o subprojeto usar o total desembolsado mais o rendimento líquido acumulado, o valor executado “extra” devera ser descontado do valor total a desembolsar, gerando antes do último desembolso a necessidade de incluir um insumo de rendimento com o valor executado do rendimento. Desta forma e possível realizar o último desembolso, totalizando o valor acordado no contrato de apoio.
