Explore

Бизнес-требования

Продукт Teleteam - это гармоничная сеть каналов, реализованная на базе мессенджера Telegram и по форме представляет собой понятную и удобную структуру чатов и каналов для взаимодействия внутри компании.

TeleTeam предполагает наличие 3 сущностей:

1. Системы телеграм каналов настроенные индивидуально под компанию.

2. Чат-бота со встроенным ИИ

3. Планировщика задач.

Соответственно, у каждого канала есть собственный функционал. Система не перегружает пользователей, она создана, чтобы вовремя обращать внимание на важные коммуникации и сообщения: общие победы, важные новости, обсуждение идей. Связующим звеном эффективно выступает чат-бот. С него начинается путь каждого пользователя, он помогает ориентироваться, отвечает на вопросы и помогает решать трудности.

Основные боли бизнеса:

Коммуникация сотрудников

Потеря информации (после публикации люди теряют информацию).

Необходимость внедрения аналитики - нехватка статистики к постам: кто что прочитал, нужна аналитика за месяц сколько посещений, реакций и т.д.

Ремоут коммуникация: сложно наладить мягкие связи, когда вы не в офисе. Есть примеры команд, где менеджеры организуют движение сами вокруг себя, у многих есть такая потребность, но не все понимают как ее закрыть/не могут.

Живые коммуникации часто зависят от эмоций

Нужна прозрачность процесса принятия решений и поиска проблем, чтобы у каждого решения были свои этапы и статусы выполнения.

Хаотичность коммуникация менеджеров. Хочется внедрить уровни коммуникации: стратегическое планирование, тактические вопросы, on-request коммуникация.

Процесс развития сотрудников

Сложен процесс Performance review + развитие (построение программы по развитию скиллов, написание таких программ для конкретных сотрудников, структура пути, например, что надо сделать, чтобы перейти на другую роль)

Системный подход к росту и развитию людей: от системы 360 до планирования карьерного трека каждого отдельного человека.

Бюрократия при автоматизации процессов

Не выстроены процессы с точки зрения прозрачности, что увеличивает нагрузку на команду. Проблема в реализации - в большой компании нужно это автоматизировать, а это бюрократия.

Огромное кол-во юр. лиц и и распределенная команда (люди из разных стран с разным законодательством): кроме Интернета нет никакого инструмента, который позволил бы смотреть на все сверху: зарплаты, должности, даты начала и конца работы и т.д.

Бизнес-требования:

Продукт должен обеспечивать эффективное общение и обмен информацией между сотрудниками, чтобы ускорить процессы принятия решений, совместной работы и достижения целей.

Продукт должен быть гибким и настраиваемым, чтобы каждая компания могла выбирать и настраивать необходимый функционал в соответствии с особенностями своего бизнеса и корпоративной культурой.

Система должна обеспечивать сохранение информации после ее публикации, чтобы предотвратить потерю данных и облегчить доступ к ним в дальнейшем.

В продукте необходимо реализовать аналитику, которая будет предоставлять статистику по постам, такую как количество прочитавших, посещений, реакций и другие показатели.

TeleTeam должен предоставлять удобные инструменты для онбординга новых сотрудников, позволяющие им быстро освоиться, понять организационную структуру, найти нужные ресурсы и получить поддержку от коллег.

TeleTeam должен создавать положительную и вдохновляющую атмосферу, которая будет способствовать увеличению удовлетворенности сотрудников, повышению их мотивации и удержанию талантливых специалистов.

Для ремоут коммуникации требуется инструмент, который поможет сотрудникам налаживать мягкие связи и поддерживать эффективное общение, несмотря на удаленную работу.

TeleTeam должен способствовать созданию единого командного духа внутри организации, укреплять связи между сотрудниками разных команд и подразделений, повышать вовлеченность персонала в тактические и стратегические цели компании.

Продукт должен учитывать эмоциональный аспект коммуникации, предоставляя возможности для живых и выразительных общений.

Необходимо обеспечить прозрачность процесса принятия решений и поиска проблем, чтобы каждое решение имело четкие этапы и отслеживалось по статусам выполнения.

Введение уровней коммуникации (стратегическое планирование, тактические вопросы, on-request коммуникация) поможет организовать более структурированные и управляемые общения между менеджерами и сотрудниками.

Требуется системный подход к росту и развитию сотрудников, включая использование системы 360-градусной обратной связи и планирование карьерного трека для каждого сотрудника.

Система должна обеспечивать прозрачность процессов, связанных с автоматизацией, чтобы уменьшить нагрузку на команду и упростить выполнение задач.

Требуется инструмент, который позволит получать обзорную информацию о распределенных командах, зарплатах, должностях и сроках работы в разных филиалах внутри РЫ и странах (для международных команд), чтобы упростить управление персоналом и соблюдение законодательства.

Функциональные требования:

Требования к каналам:

Продукт TeleTeam предполагает наличие 3 сущностей: системы телеграм каналов настроенные индивидуально под компанию, чат-бота со встроенным ИИ и планировщика задач.

Взаимодействие между пользователем и ботом строится при помощи ряда кнопок (меню).

Возможность создания различных каналов для команд, проектов, отделов и общекорпоративных целей.

Возможность настройки прав доступа для каждого канала, чтобы обеспечить конфиденциальность и ограничить доступ только необходимым сотрудникам.

Функция упорядочивания сообщений по темам, проектам или задачам для удобства навигации и поиска информации.

Возможность отправлять любые типы контента в общий канал компании и редактировать канал с профилями сотрудников.

Функция “Онбординг” - краткое обучение по продукту, подсказки. Для новичков компании введение в курс деятельности, предоставление всей необходимой информации (онбординг в компанию), проведению по пути адаптации.

Использовать возможность индивидуальной настройки приветственных сообщений в “Интро в продукт”.

Канал “Профили сотрудников” должен содержать четкую оргструктуру и карточки людей (от номеров телефонов до вишлистов и социальных сетей). Должно быть видно должности, отделы, кто новенький, в какие команды пришел, вкаких проектах задействован.

Канал с профилями сотрудников - отправка фото и текста о себе должно собираться в одном месте, чтобы потом добавлять эту информацию в канал с профилями.

Интеграция с другими сервисами и инструментами, такими как облачные хранилища файлов, системы управления проектами и CRM-системы.

Продукт предусматривает 3 типа пользователей: супер-админы (члены команды Teleteam), администраторы каналов, связанных с ботом (HRD, CEO компаний-клиентов), пользователи-сотрудники.

Продукт не предусматривает управление ботом со стороны администраторов-клиентов. Они являются администраторами только в каналах.

Требования к чат-боту:

Автоматический анализ и понимание текстовых запросов сотрудников для предоставления точных и полезных ответов на часто задаваемые вопросы.

Возможность интеграции с базой знаний компании и обновление информации в реальном времени.

Поддержка многоязычности для удовлетворения потребностей международных команд и сотрудников.

Интерфейс чат-бота должен быть интуитивно понятным и удобным для использования, даже для пользователей без опыта работы с ИИ.

Создание документированных процессов автоматизации, включая прозрачность и понятность шагов, ролей и ответственности.

Функционал чат-бота предполагает настройку и отправку в общий канал компании и пользователям бота определенных сообщений с настраиваемой периодичностью.

Функция отправки сообщений пользователям из таблицы "Новости".

Функция отправки сообщений пользователям из таблицы "Дни рождения".

Функция отправки сообщений пользователям из таблицы "Праздники".

Регулярные сообщения с пульс опросами - периодичность и темы/варианты ответов настраиваются совместно с членами компании перед началом работы. Опрос может состоять из: вопросов с вариантами ответов, оценки по 5(3)-балльной шкале, открытых вопросов.

Данные по пройденным опросам бот вносит в предназначенный документ

Бот должен оповещать администратора о результатах проведенного опроса.

Требования к планировщику задач:

Возможность создания, назначения и отслеживания задач с указанием сроков выполнения, ответственных лиц и приоритетов.

Функция оповещений и напоминаний о предстоящих сроках и важных событиях.

Возможность просмотра и управления загруженностью сотрудников, чтобы распределить задачи равномерно и предупредить о возможных перегрузках.

Аналитические инструменты для оценки производительности, статистики выполнения задач и мониторинга прогресса проектов.

Возможность создания и отслеживания этапов принятия решений, назначения ответственных лиц и установки сроков.

Функция отправки сообщений пользователям из таблицы "ЗАДАЧИ".

Функция отправки пользователем задания другому пользователю с фиксацией в таблице “ЗАДАЧИ”.

Функция уведомлений и оповещений о статусе решений и изменениях в процессе.

Функция запроса от пользователя "Мои задачи".

Функция напоминания пользователю о наступлении срока сдачи задачи.

Интеграция с инструментами управления задачами и проектами для упрощения и автоматизации рабочих процессов.

Сохранение информации:

Возможность сохранения и архивирования сообщений, публикаций и документов для последующего доступа и поиска.

Функция автоматического резервного копирования данных для предотвращения потери информации.

Аналитика:

Возможность генерации отчетов и статистики по постам, показывающих количество просмотров, реакций, комментариев и другие показатели.

Инструменты для анализа эффективности коммуникации и вовлеченности сотрудников.

Ремоут коммуникация:

Возможность создания виртуальных командных пространств и инструментов для поддержки эффективной удаленной коммуникации и сотрудничества.

Встроенные функции для организации мягких связей, например, виртуальные кофе-перерывы, командные игры или общие форумы для неформального общения.

Уровни коммуникации:

Возможность создания различных уровней коммуникации (стратегическое планирование, тактические вопросы, on-request коммуникация) с настройкой доступа для различных уровней сотрудников.

Процесс развития сотрудников:

Встроенные инструменты для оценки производительности, разработки программ развития навыков и создания индивидуальных планов развития для сотрудников.

Возможность отслеживания прогресса и достижений сотрудников в рамках развития и карьерного роста.

Нефункциональные требования:

Продукт должен обладать высоким уровнем безопасности данных и конфиденциальности, чтобы защитить информацию компании и персональные данные сотрудников.

Интерфейс продукта должен быть интуитивно понятным, иметь удобный функционал, быть простым в использовании и адаптивным для различных устройств и платформ, чтобы пользователи могли быстро освоить его и эффективно использовать без лишнего обучения.

TeleTeam должен обеспечивать высокую производительность и отзывчивость, чтобы сотрудники могли быстро получать доступ к нужной информации и взаимодействовать с продуктом без задержек, иметь возможность быстро решить возникающие проблемы.

Система должна быть способна масштабироваться в соответствии с потребностями компании, поддерживая рост числа пользователей и объема данных без потери производительности.

Наличие качественной технической поддержки, включая документацию, руководства пользователя и возможность связаться с командой поддержки для решения проблем и ответа на вопросы пользователей.

Продукт должен быть совместим с различными платформами и устройствами, чтобы сотрудники могли получить доступ к нему с любого устройства, будь то компьютер, планшет или смартфон.

Возможность настройки продукта в соответствии с требованиями и бизнес-процессами компании, включая настройку прав доступа, уровней коммуникации и функциональных возможностей.

Продукт должен иметь возможность добавления новых фич, модулей и интеграцию с другими системами, для расширения функциональности продукта и удовлетворения потребностей компании.

Продукт должен быть гибким для легкого внесения изменений и обновлений в систему, включая возможность конфигурации и настройки функциональности.

Want to print your doc?
This is not the way.

Try clicking the ··· in the right corner or using a keyboard shortcut (

CtrlP

) instead.