Skip to content
Jembatan komunikasi strategis antara Owner & CEOKoordinasi lintas C-Level & unitPengelolaan agenda & dokumentasi rapatMonitoring task & dokumen antar divisiEfisiensi kerja administrasi dan komunikasi harian
Meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja sekretarisMenyediakan tools pendukung yang terintegrasi dengan ekosistem kerja MHGMenunjang nilai perusahaan: Efisien, Kolaboratif, dan Adaptif
Dokumen Riset Tools Sekretaris
PT Merah Hitam Group
Disusun oleh: Annisa Widyaswara
🔹 1. Latar Belakang
Pekerjaan sekretaris makin kompleks:
🔹 2. Tujuan
🔹 3. Kebutuhan Kerja Sekretaris
Tabel Area Kerja
Area Kerja
Kebutuhan Khusus
Jadwal & Kalender
Sinkronisasi agenda rapat CEO, Owner, C-Level
Notulen Rapat
Auto-transkrip & ringkasan keputusan
Manajemen Tugas
Tracking progres lintas unit & follow-up cepat
Dokumen & Arsip
Struktur file konsisten & mudah dicari
Komunikasi
Chat lintas unit & review dokumen
Penulisan Dokumen
Draft memo, surat, dan laporan yang cepat
Analisa Dokumen
Review dokumen secara cepat
There are no rows in this table
🔹 4. Mapping Masalah ↔ Solusi
Tabel Masalah & Solusi
Masalah
Tools Solusi
Jadwal rapat belum tetap
Google Calendar
Notulen rapat manual
Meeting.ai, Tactiq, MiiTel
Arsip tidak terstruktur
Google Drive + SOP klasifikasi data & dokumen
Komunikasi terputus
Whatsapp Group
Terlalu banyak dokumen yang perlu direview
Notebook LM, Copilot EDGE, Glasp
There are no rows in this table
🔹 5. Shortlist Tools
Tabel shortlist tools
Tools
Fungsi Utama
Status
Keterangan Singkat
Google Calendar
Penjadwalan rapat, pengingat bulanan, sinkronisasi kegiatan antar unit
✅ Sudah Digunakan
Mendukung penjadwalan rapat rutin (Monthly Meeting) lintas unit (Abankirenk, Renjana, Komersil) secara sistematis dan terhubung ke email perusahaan
Meeting.ai
Rangkuman rapat otomatis, deteksi sentimen forum, notulensi cepat
🧪 Uji Coba
Cocok digunakan untuk rapat strategis (HR, GM, Konsultan) karena bisa menghasilkan insight percakapan dan timeline keputusan
Tactiq
Menampilkan live point, transkrip, dan summary otomatis dari Google Meet/Zoom
🧪 Uji Coba
Membantu dokumentasi dan pencatatan poin penting saat rapat, cocok untuk forum marketing, manajemen proyek, atau koordinasi eksternal
Google Drive + SOP Klasifikasi Data & Dokumen
Penyimpanan & pengelolaan dokumen sesuai struktur, akses CRUD
✅ Sudah Digunakan
Mengelola ratusan file penting (SPK, SOP, Laporan Produksi, MoU) secara aman dan sesuai standar klasifikasi dari holding
WhatsApp Group
Koordinasi cepat antar C-Level, Manager, & PIC operasional
✅ Sudah Digunakan
Tetap jadi tools komunikasi penting informal dan pengingat cepat, terutama untuk follow-up hasil rapat atau reminder mingguan
Notebook LM
Membaca, merangkum, dan menjawab pertanyaan dari dokumen panjang
✅ Sudah Digunakan
Berguna untuk merangkum SOP Produksi, Laporan Keuangan, dan program internal yang butuh ringkasan cepat untuk briefing ke CEO
Copilot (Edge)
AI asisten untuk membaca, merespons, dan menyarikan insight dari dokumen atau web
🧪 Uji Coba
Membantu dalam riset dokumen proposal, analisis kerja, atau evaluasi vendor dan kompetitor berbasis file atau situs
Glasp
Highlight & ringkasan insight dari web, artikel, atau referensi eksternal
🧪 Uji Coba
Cocok digunakan saat sekretaris perlu menyiapkan briefing riset pasar, tren industri kreatif, atau strategi bisnis kompetitor
Manajemen dashboard, tracking tugas lintas unit, dokumentasi SOP dinamis
✅ Sudah Digunakan
Cocok untuk menyatukan status program produksi, marketing, HR, dan administrasi dalam satu tampilan interaktif dan real-time
Google Workspace
Kolaborasi dokumen, spreadsheet, email, presentasi antar tim
✅ Sudah Digunakan
Backbone kerja harian sekretaris dan lintas unit. Dipakai untuk MoM, surat menyurat, pemetaan data internal, dan komunikasi formal
ChatGPT Plus
Drafting surat, analisis dokumen, pembuatan ringkasan, ideasi proposal
✅ Sudah Digunakan
Mempercepat pembuatan dokumen resmi, template komunikasi, dan mendukung penilaian cepat terhadap dokumen internal dan eksternal
There are no rows in this table
🔹 6. Risiko & Mitigasi
Tabel risiko & mitigasi
Risiko
Dampak
Mitigasi
Adaptasi lambat
Tools tidak dipakai
Prioritas urgensi kebutuhan
Tools tumpang tindih
Bingung operasional
Pilih maksimal 3 tools utama
Tidak terintegrasi Google workspace
Terhambat operasional
Prioritaskan tools berbasis Google
There are no rows in this table
Want to print your doc?
This is not the way.
This is not the way.
Try clicking the ··· in the right corner or using a keyboard shortcut (
CtrlP
) instead.