Explore

DOKUMEN ASSESMENT SUMMARY

DIVISI PRODUKSI - ASSESMENT SUMMARY

Divisi: Produksi

Fungsi: Manager

Pengisi: Naveda Harditya Pratama

1️⃣PROJECT OFFICER

Tabel Rekap Analisis Produksi - Project Officer

Tabel Rekap Analisis Produksi - Project Officer

Elemen

Isi Ringkasan

Identitas Fungsi & Pengisi

Project Officer terdiri dari Head Project, Project Officer, dan Admin Data dengan total 10 orang. Tugasnya mencakup pengelolaan timeline produksi, edukasi klien, administrasi input/output materi, dan pemenuhan target produksi.

Struktur Tim

Struktur saat ini tidak memadai karena beban kerja tinggi, ketergantungan pada SDM eksekutor, dan tidak adanya SOP yang mendukung kebutuhan lapangan. Dibutuhkan evaluasi ulang kapasitas kerja dan peningkatan kemampuan negosiasi serta komunikasi.

Peran Strategis

Project Officer adalah penghubung langsung perusahaan dan klien setelah proses sales, sekaligus penggerak utama dalam eksekusi produksi. Fungsi ini membawa nilai representatif terhadap VMV perusahaan di mata klien.

Proses Kerja & Program

Proses utama meliputi penyusunan timeline brief, koordinasi lintas fungsi, edukasi klien, dan pengawalan seluruh tahapan produksi. Program yang berjalan antara lain Moon Idea (pengembangan konsep kreatif antar divisi) dan Form Pelayanan Pelanggan.

Kolaborasi & Koordinasi

Bekerja intensif dengan Marketing, PPIC, Tim Foto, Creative Officer, Revisitor, dan Visual. Koordinasi mencakup jadwal produksi, revisi, input/output materi, dan feedback ke klien. Masih banyak tantangan dalam sinkronisasi SOP antar tim.

Masalah & Akar Masalah

Masalah utama adalah keterlambatan timeline brief karena order melebihi kapasitas produksi. Akar penyebabnya adalah ketidaksesuaian jadwal sekolah (klien) dengan kapasitas produksi perusahaan, serta ketidaktegasan kontrak saat tahapan produksi berlangsung.

SOP & Sistem Kerja

SOP tidak terdokumentasi secara pasti, bersifat turun-temurun, dan tidak memuat skenario “jika–maka”. SOP yang ada tidak responsif terhadap kebutuhan real-time atau situasi di luar kendali klien/tim.

Digitalisasi

Tools: Google Drive, Spreadsheet, Google Docs. Area yang perlu digitalisasi lebih lanjut: pelaporan progres, pengecekan input/output, pembuatan timeline brief, visualisasi status produksi. Hambatan utama: keterbatasan skill dan potensi turnover SDM.

Kekuatan & Kelemahan Internal

Kekuatan: penguasaan progres sekolah, kecepatan waktu, dan kemampuan edukasi klien. Kelemahan: ketergantungan pada eksekutor, lambatnya solusi atas masalah di luar SOP, dan beban kerja tinggi yang tidak sesuai kapasitas aktual.

Peluang & Ancaman Eksternal

Peluang: pengembangan sistem digital pelaporan produksi. Ancaman: perubahan karakter klien dan beban kerja musiman yang tidak bisa dikendalikan oleh perusahaan.

Masalah Prioritas & Rekomendasi Solusi

Masalah utama: kelebihan order dibanding kapasitas dan SOP yang tidak solutif. Rekomendasi: penentuan kapasitas produksi normal & maksimal, SOP berbasis skenario, dan pelatihan skill komunikasi klien.

Catatan Penutup

Divisi ini memerlukan penguatan fungsi kreativitas (agar tidak hanya fokus pada eksekusi) dan evaluasi ulang beban kerja. Disarankan adanya integrasi tim klien-facing (Admin Data, Creative Officer, Project Officer) agar selaras dalam pengelolaan sekolah.

There are no rows in this table

⁠

2️⃣PPIC

Tabel Rekap Analisis Produksi - PPIC

Tabel Rekap Analisis Produksi - PPIC

Elemen

Isi Ringkasan

Identitas Fungsi & Pengisi

Fungsi PPIC: pengendalian timeline produksi, pengelolaan order, dan monitoring kapasitas produksi. Diisi oleh Head PPIC dan Staff PPIC.

Struktur Tim

Struktur saat ini tidak mendukung. SDM kurang dan otoritas PPIC dilemahkan. Butuh tambahan satu staff admin.

Peran Strategis

Menjadi polisi deadline dan pengendali produksi dari input hingga output. Bertanggung jawab atas efektivitas waktu dan kapasitas.

Proses Kerja & Program

Program penguatan PPIC & inkubasi penjadwalan visual sudah dijalankan. Proses kerja belum terdigitalisasi penuh. Masih ada kendala keterlambatan dan pelaporan manual.

Kolaborasi & Koordinasi

Melibatkan tim project, marketing, finance, visual, dan foto. Peran koordinatif tinggi tapi sering terhambat oleh keterlambatan divisi lain dan kurangnya respon atas penagihan materi.

Masalah & Akar Masalah

Deadline sering terlambat karena input tidak tepat waktu, eksekutor tidak selesai tepat waktu, dan komunikasi buruk dengan klien. Akar masalah banyak berasal dari faktor eksternal klien dan sistem internal yang tidak konsisten.

SOP & Sistem Kerja

Tidak ada SOP mendetail per tahap kerja. Sistem kerja masih berbasis kebiasaan. SOP yang ada bersifat makro dan belum mengatur alur PPIC secara teknis harian.

Digitalisasi

Sudah menggunakan Google Drive dan Spreadsheet. Belum ada dashboard real-time. Dibutuhkan digitalisasi penjadwalan & pelaporan agar efisien dan otomatis.

Kekuatan & Kelemahan Internal

Kekuatan: posisi strategis sebagai pengendali alur. Kelemahan: ketergantungan tinggi pada input dan output divisi lain, manajemen waktu & kapasitas belum optimal, SDM tidak cukup.

Peluang & Ancaman Eksternal

Peluang: digitalisasi, penguatan sistem perencanaan produksi tahunan. Ancaman: perubahan perilaku klien, faktor eksternal klien, dan resistensi divisi terhadap sistem baru.

Masalah Prioritas & Rekomendasi Solusi

Prioritas: rekrut staff baru, buat SOP teknis, digitalisasi pelaporan, edukasi internal mengenai peran PPIC.

Rekomendasi: jadikan PPIC pusat kontrol waktu, buat sistem forecasting kapasitas.

Catatan Penutup

PPIC harus jadi divisi yang tegas, presisi, dan adaptif. Tahun depan perlu memiliki power lebih besar sebagai pengatur waktu dan perencana kapasitas. Integrasi sistem pelaporan dengan eksekutor dan timeline sangat krusial.

There are no rows in this table

⁠

3️⃣FOTOGRAFER

Tabel Rekap Analisis Produksi - Fotografer

Tabel Rekap Analisis Produksi - Fotografer

Elemen

Isi Ringkasan

Identitas Fungsi & Pengisi

Head Photo, Admin Foto, Fotografer, Koordinator Editor, Editor – bertanggung jawab atas produksi foto dan editing sesuai standar.

Struktur Tim

Head memimpin, admin mengatur jadwal dan akomodasi, fotografer eksekusi foto & klien, koordinator QC edit, editor eksekusi edit. Ada 5 FG inhouse, selebihnya freelance.

Peran Strategis

Menjaga kualitas visual dan interaksi dengan klien; fungsi ini mendukung pencitraan perusahaan dan pengembangan bisnis foto non-yearbook.

Proses Kerja & Program

Produksi dimulai dari joblist, eksekusi foto, editing, dan QC. Program seperti pembaruan SPC (konsep & tren) dilakukan rutin di Q2.

Kolaborasi & Koordinasi

Bersinergi dengan PPIC, Tim Project, Editor, Produksi Holding (YB+, Studio Delivery). Isu umum: koordinasi deadline, SOP lapangan, dan kejelasan jobdesc antar fungsi.

Masalah & Akar Masalah

Head Photo overload: kualitas vs teknis vs negosiasi vs sdm freelance. Admin terhambat jadwal sekolah tidak berurutan. Editor terbentur standar edit belum detail.

SOP & Sistem Kerja

SOP hanya mencakup alur, belum detail teknis eksekusi tiap jenis foto/edit. Sistem persewaan alat dan QC foto juga belum optimal.

Digitalisasi

Perlu digitalisasi laporan penjadwalan foto & editor, pengajuan anggaran, integrasi dengan sistem PPIC untuk forecasting & kapasitas.

Kekuatan & Kelemahan Internal

Kekuatan: Kedekatan dengan klien, kreativitas, hasil orisinil. Kelemahan: ketergantungan pada freelance, gap SDM, alat vendor usang, koordinasi antar fungsi rendah.

Peluang & Ancaman Eksternal

Peluang: Potensi pengembangan layanan fotografi (wedding, photobooth, studio). Ancaman: kompetitor fleksibel, agenda sekolah rigid, FG freelance tidak sesuai standar.

Masalah Prioritas & Rekomendasi Solusi

Prioritas: penjadwalan padat Q tertentu, pencarian FG & crew, sistem QC. Solusi: pengelolaan SDM lebih jelas, alur studio delivery terintegrasi, digitalisasi sistem & pelatihan FG.

Catatan Penutup

Fungsi foto dapat menjadi role model budaya inovasi. Dibutuhkan sistem SDM, SDA, dan ritme kerja yang memungkinkan Head Photo fokus pada kualitas & pengembangan.

There are no rows in this table

⁠

4️⃣DESAIN GRAFIS

Tabel Rekap Analisis Produksi - Desain Grafis

Tabel Rekap Analisis Produksi - Desain Grafis

Elemen

Isi Ringkasan

Identitas Fungsi & Pengisi

Fungsi Visual terdiri dari Head Visual, Koordinator Kreatif, Creative Officer, Designer, Layouter, Quality Control, dan Setting Cetak. Masing-masing bertanggung jawab atas proses kreatif hingga file siap cetak.

Struktur Tim

Struktur saat ini tidak memadai. Perlu tambahan koordinator designer & layouter, 2 QC, serta realokasi CO ke tim project dan tim setting ke Renjana. Head Visual terbebani tugas teknis sehingga fungsi strategis terhambat.

Peran Strategis

Visual adalah wajah produk perusahaan. Mengusung kreativitas, ekspresi emosi, dan standar kualitas tinggi untuk mewujudkan visi-misi perusahaan. Bertugas mengembangkan desain sesuai tren dan ekspektasi klien.

Proses Kerja & Program

Telah dilakukan pelatihan setting cetak. Dibutuhkan pelatihan AI, komunikasi, pembuatan konsep visual, serta ketelitian teknis. Program ditujukan untuk meningkatkan skill CO, layouter, dan designer agar siap cetak dan tepat waktu.

Kolaborasi & Koordinasi

Bekerja lintas divisi: Foto (pemilihan foto), Project (data dan progres), Renjana (file cetak), PPIC (penjadwalan & kapasitas), dan Marketing (SPC visual). Komunikasi internal masih lemah dan pasif.

Masalah & Akar Masalah

Masalah utama: keterbatasan waktu, kapasitas saat high season, kualitas menurun, idealisme klien yang tidak efisien, standar desain tidak selaras dengan permintaan, dan ketimpangan basic skill (vektor vs painting).

SOP & Sistem Kerja

SOP tidak mendetail tahapan kerja visual, hanya alur umum. Terdapat dualisme informasi antara SOP dan dokumen standar. SOP disusun berdasarkan acuan pimpinan lama, belum mengakomodasi kondisi real divisi visual.

Digitalisasi

Menggunakan Adobe Suite, Trello, dan AI terbatas untuk referensi. Butuh sistem digital untuk pelaporan jadwal, pengumpulan materi, dan integrasi brief. Biaya digitalisasi dan AI masih menjadi tantangan.

Kekuatan & Kelemahan Internal

Kekuatan: kreativitas, ketelitian, penguasaan tools desain. Kelemahan: SDM terbatas, skill belum merata, dan manajemen waktu lemah. Beban tugas tinggi menyebabkan kualitas dan ketepatan waktu tidak sejalan.

Peluang & Ancaman Eksternal

Peluang: monetisasi karya di platform visual, adaptasi AI untuk efisiensi ide. Ancaman: tekanan tren digital painting, tuntutan full desain, dan AI yang dapat menggantikan peran manual jika tidak disikapi adaptif.

Masalah Prioritas & Rekomendasi Solusi

Perlu tambah SDM, pelatihan teknis dan soft skill, serta pemindahan posisi strategis. Gunakan AI sebagai alat bantu bukan pengganti. Sediakan sistem brief yang efisien dan pastikan kesesuaian standar cetak sejak awal.

Catatan Penutup

Visual perlu ruang kreatif, apresiasi tim (hall of fame), dan sistem kerja yang mendukung karya berkualitas dalam waktu terbatas. Tujuan utama: meningkatkan kapasitas, presisi hasil, dan memperkuat ekosistem bisnis visual.

There are no rows in this table

⁠

Want to print your doc?
This is not the way.

Try clicking the ⋯ next to your doc name or using a keyboard shortcut (

CtrlP

) instead.