SRS Proposal - Integrated Business Platform [CEOI]

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Centre de Chirurgie Esthétique de l'Océan Indien (CEOI)
Centre de Chirurgie Esthétique de l'Océan Indien (CEOI)

Rédaction des Spécification Techniques (Cahier des Charges) pour un Système de Gestion Modulaire et Intégré

Rédaction des Spécification Techniques (Cahier des Charges) pour un Système de Gestion Modulaire et Intégré

Laurent Ades

Contexte

Depuis près d’une quinzaine d’années d’existence à l’Ile Maurice, le CEOI propose un ensemble de prestations en esthétique médicale pour un parcours client complet et intégré.

La constitution de cette offre, rendue possible par la combinaison d’expertises diverses, est fournie par des prestataires aux métiers et modes opératoires hétérogènes. En outre, quoique coordonnée par une structure légale et marketing unique, l’activité opérationnelle est fournie et proposée aux clients/patients par des entités juridiques dissociées au grés des besoins de ces derniers.

La maturité de l’experience et de l’offre proposée par le CEOI s’accompagne à présent d’une prise de conscience de ses intervenants qu’une croissance saine et maîtrisée passe par la mise en cohérence des processus de gestion de l’ensemble des activités grâce à la définition, l’exploitation et l’optimisation d’outils technologiques adéquats, intégrés et évolutifs en rapport avec les besoins de l’activité.

Besoins Business

Les besoins exprimés par les interlocuteurs du CEOI dans la variété de leurs rôles et leurs spécialités respectifs se cristallisent autour des points suivants:

Nécessité grandissante d’une simplification/rationalisation du mode de fonctionnement multi-entités/compagnies dans le respect, d’une part de la cohérence de l’offre de prestations intégrées auprès des patients/clients, et d’autre part dans la nécessité de cloisonner les enjeux fiduciaires propres à chaque véhicule légal - notamment au niveau de la facturation.

Optimisation de la productivité des opérations à travers l’ensemble de la chaine de valeur notamment par l’intégration des données entre les différents systèmes de gestion afin d’éliminer les opérations de (re)saisie manuelles redondantes donnant lieu à des erreurs inévitables et une forme de ‘bruit’ pénalisant pour l’ensemble de l’expérience client/patient.

Enjeux relatifs à la sécurisation des données de gestion et de comptabilité face aux risques associés à leur hébergement sur site (Sauvegarde...)

Cadre juridique international portant sur les données personnelles et sensibles qui sont au coeur des métiers du CEOI.

Traçabilité des opérations sanitaires et médicales dans le context du parcours patient.

Suivi de la maintenance des équipements critiques au bon exercice des operations d’ordre médical.

Suivi de l’activité commerciale

Optimisation des modes de communication Marketing, notamment par une véritable fluidité des échanges de courriers électroniques pouvant souffrir de problématiques inhérentes à l’activité du CEOI (Données sensibles médicales et financières, richesse des contenus multimédia, simplification des messages...).

Couvrir systématiquement la segmentation des unités fonctionnelles/business du CEOI

Capillaire

Dentaire

Plastique

Esthétique

Hébergement

Marketing

Comptabilité/Finance

Proposition d’Approche

L’évolution de l’offre logicielle et le contexte du CEOI conduit à préconiser l’approche suivante:

Choisir en priorité les offres Cloud/SaaS hébergées en ligne et accessibles par navigateur web et/ou applications mobiles natives plutôt que les systèmes hébergés sur site.

Privilégier le choix d’applications en ligne spécialisée sur des aspects métier particuliers et fournissant des fonctionnalités standard couvrant la vaste majorité des fonctionnalités requise

Rencontrer les besoins précis de l’opération en associant les capacités d’intégration (API, Scripts...) des applications choisies à la compréhension des enjeux et des forces spécifiques du CEOI .

Engager une mise en oeuvre progressive sur une base ‘Good, Better, Best’ permettant avant tout une continuité d’exploitation initiale, puis une amélioration au fil du temps en ligne avec les besoins de chaque unité.

Livrables

Paoma propose la rédaction d’un document rassemblant les spécifications fonctionnelles et techniques requises pour une telle plateforme. Une fois publié ce document doit permettre à n’importe quel prestataire en Ingénierie logicielle de réaliser une proposition chiffrée de mise en exécution.

Ce cahier des charges doit couvrir:

La modélisation des flux d’informations business par cycle d’activité.

La définition détaillée du périmètre des fonctionnalités business générales et spécifiques à chaque unité incluant dont:

Cycle Marketing

Base de prospects qualifiées par critères démographiques et/ou centres d’intérêts (Capillaire, Dentaire, Plastique, Esthétique....)

Campagnes de communication en courrier électroniques

Intégration Web (Chat/Formulaire...)

Cycle Commercial

Gestion des affaires/deals couvrant le spectre des prestations de chaque unité fonctionnelle

Catalogue des prestations et produits

Devis

Propositions Commerciales

Compte client/patient CEOI

Cycle Opérationnel

Dentaire

Capillaire

Esthétique

Plastique

Cycle Comptable et Financier

Facturation

Gestion dynamique du taux des devises utilisées

Achats et Stock de produits en revente

Rapports

Le modèle de données souhaité à minima couvrant les entités et les rubriques de données correspondantes ainsi que leur articulation relationnelle

L’identification des données ‘personnelles’ et/ou ‘sensibles’

La structure modulaire anticipée des applications.systèmes individuels à personnaliser et intégrer

Campagnes Marketing/Social

Gestion Commerciale/CRM

Opérations Métiers

Comptabilité

Reporting

Les passerelles d’intégration de données entre modules/applications

La typologie des utilisateurs par groupe fonctionnel

Méthodologie

La rédaction du cahier des charges sur les éléments/étapes suivants:

Entretiens avec chaque responsable d’unité fonctionnelle (60’-90’)

Analyse sur les données réelles des systèmes déjà en production

Analyse de documents réels produits en dehors des systèmes déjà en production

Recherche spécifiques (industrie, métier, technologies, plateformes...)

Rédaction

Revues intermédiaires avec le Directeur des Opérations du CEOI

Délais

Un délai indicatif de 6 semaines est donné pour la mise à disposition de la version finale du Cahier des Charges de Spécifications Techniques à compter de la confirmation de commande et versement d’acompte par le CEOI.