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Come Fare Follow Up Telefonico ai Prospect

Come gestire i prospect che hanno visualizzato il documento su Hubspot

Il LinkedIn Specialist in XForma è la figura professionale che si occupa di gestire i Follow Up e le chiamate, con l’obiettivo di fissare una call con un prospect qualificato nel calendario del Cliente. Leggi questa guida con attenzione.

Premesse utili:

Consulta

questa board Miro⁠

per una visione dall’alto delle procedure aziendali. (pass xforma2020)

Consulta le varie sezioni “Come utilizzare...” per scoprire tutte le procedure relative ai tool aziendali che utilizzerai quotidianamente.

0) INTRODUZIONE AL PROSPECTING

La giornata tipo del Sales Specialist

Creazione liste e invio 15 richieste per singolo profilo LinkedIn gestito

follow-up 1° su nuovi prospect; follow-up di recupero prospect; Follow-up mail/LinkedIn su MQL;

Follow-up telefonico su MQL (fascia oraria 12.30-13.00);

follow-up 1° su nuovi prospect; follow-up di recupero prospect; Follow-up mail/LinkedIn su MQL;

Follow-up telefonico su MQL (fascia oraria 16.30-17.30);

Settimana tipo del Sales Specialist

Allineamento settimana Sales Specialist www.loom.com⁠

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La giornata tipo del Sales Specialist

Creazione liste e invio 15 richieste per singolo profilo LinkedIn gestito

follow-up 1° su nuovi prospect; follow-up di recupero prospect; Follow-up mail/LinkedIn su MQL;

Follow-up telefonico su MQL (fascia oraria 12.30-13.00);

follow-up 1° su nuovi prospect; follow-up di recupero prospect; Follow-up mail/LinkedIn su MQL;

Follow-up telefonico su MQL (fascia oraria 16.30-17.30);

La settimana tipo del Sales Specialist

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Come usare Clockify

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Come usare Passwork

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Utilizzo dei profili Google Chrome per la gestione dei diversi clienti

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1) FASI DEL PROSPECTING: CREAZIONE LISTE PROSPECT E REPORT

Creazione delle Liste dal Sales Navigator

La prima attività che dovrai svolgere per i clienti che avrai in gestione durante la tua giornata lavorativa è la creazione di liste che siano 100% in target con i parametri target presenti nella DB del cliente.

Per farlo, devi quindi seguire i seguenti step:

Accedi alla cartella drive del cliente.

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Entra nel profilo LinkedIn del cliente, copiando e incollando il nome utente e la password dal file DB Reporting.

Una volta dentro il profilo, accedi al Sales Navigator del cliente cliccando in alto a destra, come nell’immagine seguente.

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A questo punto ti troverai nel Sales Navigator del cliente. Quindi clicca su “Ricerche Salvate” presente accanto alla barra di ricerca principale, come nell’immagine seguente.

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Cliccando su ricerche salvate ti troverai difronte ad una serie di ricerche create sulla base dei parametri target definiti con il cliente e al cui interno troverai i vari prospect da selezionare accuratamente.

All’interno di ogni ricerca, sulla sinistra, troverai i vari filtri selezionati, corrispondenti ai parametri target da rispettare, come nelle seguenti immagini.

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A questo punto puoi partire con la creazione della lista, seguendo i seguenti step:

Clicca sull’icona del primo prospect

Verifica che il suo Job Level sia coerente con quello presente nei parametri target presenti nella DB e sul Sales Navigator (ad esempio CEO, CTO, CFO ecc.)

Verifica l’azienda all’interno della quale il prospect lavora e assicurati che il settore di appartenenza sia conforme a quello presente nei parametri target (ad esempio Manufacturing, Food, Informatica e Servizi ecc.)

Verifica la geografia dell’azienda e assicurati che sia conforme a quella presente nei parametri target (ad esempio Italia, World, province specifiche ecc.)

Se il prospect rispecchia tutti i parametri target possiamo inserire i suoi dati (Nome azienda - URL di LinkedIn - Nome e Cognome - Job Level) all’interno del file “Liste da approvare” e, dopo aver ottenuto l’approvazione da parte della Project Manager o del cliente, possiamo inserire la lista pulita nella DB del cliente.

ATTENZIONE! Prima di inserire i dati del prospect nel file “Liste da approvare” è necessario SALVARE il prospect nella lista del cliente. In questo modo il prospect non apparirà più nelle ricerche. Per salvare il prospect nella lista del cliente bisogna cliccare su “salva” e successivamente cliccare su “Elenco lead di <nome del cliente>” come nelle immagini sottostanti.

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Procediamo nello stesso modo fino a creare la lista giornaliera di 20 prospect per ciascun cliente da gestire.

Atoka

Atoka è la piattaforma tecnologica che ti permette di conoscere tutto quello che vuoi sapere sulle imprese italiane. Grazie alla tecnologia proprietaria di analisi semantica e ai dati economico finanziari sulle imprese, hai immediato accesso alle informazioni su oltre 6 milioni di aziende. Potrai conoscere meglio i mercati, ricercare nuovi clienti, ottenere lead qualificati. Facilmente e con pochi click.

[VIDEO] COME UTILIZZARE ATOKA PER TROVARE AZIENDE CON TARGET DI FATTURATO

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Come utilizzare Atoka www.loom.com⁠

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LinkedIn Sales Navigator

Sales Navigator è uno dei LinkedIn tools dedicati a chi si occupa di vendite, prevalentemente in ambito B2B, e permette di fare Social Selling, cioè di utilizzare la propria rete di contatti sul social network per vendere.

Si tratta di uno strumento a pagamento e per sfruttarne appieno le potenzialità occorre utilizzarlo in maniera strutturata, pianificando attentamente la propria strategia di azione.

[VIDEO] COME UTILIZZARE LINKEDIN SALES NAVIGATOR

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Come utilizzare LinkedIn Sales Navigator per la creazione di ricerche prospect www.loom.com⁠

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Hubspot

HubSpot è un software che mette a disposizione una serie di strumenti dedicati al coinvolgimento degli utenti online tramite landing page, form, call-to-action ed email marketing, con il fine di convertirli in potenziali clienti.

Il fulcro di HubSpot è il suo CRM integrato, la base di partenza per raccogliere, organizzare e tenere traccia dei comportamenti dei propri contatti, intesi come singoli lead e clienti.

Grazie al CRM di HubSpot è possibile tracciare gli utenti davvero interessati al prodotto/servizio offerto, ossia che hanno manifestato nel tempo precisi comportamenti volti all’acquisto, come la richiesta di un preventivo o di una consulenza gratuita.

[VIDEO] COME GESTIRE IL REPORT SU HUBSPOT

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Procedura di gestione contatti su Hubspot www.loom.com⁠

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[VIDEO] COME ASSEGNARE I CONTATTI SU HUBSPOT IN BASE AL PROFILO GESTITO

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Divisione dei profili su Hubspot www.loom.com⁠

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[VIDEO] COME INTEGRARE SURFE PER SINCRONIZZAZIONE LINKEDIN / HUBSPOT

Surfe è un tool fondamentale per trasportare i contatti che troviamo e contattiamo su LinkedIn direttamente all’interno dell’account Hubspot del Cliente. IMPORTANTE Per chi lavora con Surfe + Hubspot + Linkedin con diversi clienti si deve ricordare di USCIRE dai profili Surfe e Hubspot ogni volta che si cambia cliente altrimenti si rischia di inserire prospect in account sbagliati e recuperarli è un casino.

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Configurazione di Surfe www.loom.com⁠

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[VIDEO] COME GESTIRE IL REPORT SU GOOGLE SHEET

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Come utilizzare il DB Reporting www.loom.com⁠

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Doc -

Come individuare prospect su Sales Navigator⁠

Video -

Come utilizzare Atoka per trovare aziende con target di fatturato⁠

Video -

Come utilizzare il Sales Navigator⁠

Report Hubspot Video -

Come gestire il report su Hubspot⁠

Video -

Come assegnare i contatti su Hubspot in base al profilo LinkedIn gestito⁠

Video -

Come integrare surfe per sincronizzazione LinkedIn/Hubspot⁠

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Report Google Sheet Video -

Come gestire il report su Google Sheet⁠

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2) FASI DEL PROSPECTING: INVIO DELLE RICHIESTE DI COLLEGAMENTO

Dopo aver ricevuto l’approvazione delle liste che hai creato, lo step successivo è inviare le richieste di collegamento ai prospect selezionati. Dovrai seguire i seguenti passaggi:

Accedi al cartella DRIVE predisposta per te

Seleziona e apri la sottocartella del primo cliente da dover gestire;

Apri il documento “DB REPORTING”;

Vai su

www.linkedIn.com⁠

e accedi con le credenziali che trovi nel documento “DB REPORTING” nel foglio “Messaggi”;

Ritorna sul documento “DATI” e clicca il link del primo Prospect da contattare;

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Atterrerai sul profilo LinkedIn del Prospect come vedi qui sotto;

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Clicca i tre puntini che trovi in alto a destra (affianco al pulsante “Salva” e “Messaggio”);

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Subito dopo dovrai cliccare la voce “Collegati”;

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Si aprirà un pop-up come questo;

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Quindi ritorna sul documento “DB REPORTING” e posizionati sul foglio “Messaggi”, all’interno del foglio devi copiare il Messaggio di Benvenuto riferito al Prospect. es: Se il target del Prospect è Manufacturing → dovrai copiare ed inviare il Messaggio di Benvenuto riferito al settore Manufacturing.

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Ritorna sul profilo LinkedIn del Prospect a cui inviare la richiesta di collegamento e incolla il messaggio e, dopo aver fatto le modifiche necessarie (Nome e/o Nome azienda), clicca il pulsante “Invia invito”;

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Ripeti questo flusso per tutti i Prospect della giornata presenti nel foglio “DATI” in DB Reporting.

NB! Dopo aver inviato tutte le richieste giornaliere assicurati che nella DB REPORTING nel foglio “Dati” lo status lead sia posizionato su “richiesta di collegamento in sospeso”.

Doc -

Come inviare la richiesta di collegamento sul LinkedIn Sales Navigator⁠

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3) FASI DEL PROSPECTING: GESTIONE DEI FOLLOW-UP

Dopo aver inviato le richieste di collegamento previste nel giorno di riferimento bisogna passare all'invio del messaggio di follow-up ai Prospect che hanno accettato la richiesta di collegamento;

Dal profilo LinkedIn del cliente bisogna accedere al “Sales Navigator” che si trova in alto a destra nella home di LinkedIn;

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Subito dopo bisogna cliccare nel menù in alto la sezione “Messaggistica” e poi “Posta in arrivo si Sales Navigator”;

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All’interno di questa sezione troverai diverse chat che sono legate a tutti i Prospect che hanno accettato la richiesta di collegamento inviata in precedenza;

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Si potranno verificare alcune situazioni:

SCENARIO A: Il Prospect accetta la richiesta ma non risponde

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In questo caso dovrai ritornare nella DB e recarti nel foglio “Messaggi”;

Dovrai copiare il messaggio di Follow-up riferito al target del Prospect (per identificare il target ti basterà leggere il messaggio di benvenuto che abbiamo inviato e che trovi nella chat LinkedIn riferita al Prospect);

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Tornare sulla chat LinkedIn, incollare il messaggio e inviarlo al Prospect;

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SCENARIO B: Il Prospect accetta la richiesta e risponde con “è un piacere”

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In questo caso dovrai ritornare sulla DB e recarti nel foglio “Messaggi”;

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Tornare sulla chat LinkedIn, incollare il messaggio aggiungendo alla frase “Ti ringrazio per aver accettato la mia richiesta di collegamento” la frase “e il piacere è tutto mio.”

Successivamente inviare il messaggio modificato al Prospect;

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SCENARIO C. Il Prospect accetta la richiesta e risponde in modo differente dallo Scenario B

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In questo caso dovrai capire in relazione alle informazioni che ti abbiamo fornito se riesci a rispondergli autonomamente e formattare il messaggio di follow-up prima di inviarlo al cliente.

Durante la fase di follow up è fondamentale aggiornare costantemente le sezioni finali del file DB REPORTING che comprendono: Mail aziendale, mail rilasciata, Data di rilascio mail, numero di cellulare su LinkedIn , Status Lead.

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Dopo aver inviato i messaggi di follow up ai vari prospect bisogna modificare lo Status Lead nella DB in “Messaggio di follow up ricevuto”.

Se il prospect rilascia la mail bisogna copiarla nella DB in “Mail rilasciata” e spuntare la casella “Mail rilasciata” con “SI”. Se su LinkedIn è presente anche il numero di telefono del prospect bisogna inserirlo nella colonna corrispondente. Inoltre bisogna modificare lo “Status Lead” in “Mail rilasciata.”

Successivamente bisogna copiare tutta la riga presente nella DB e incollarla nel foglio MQL/SQL. Quest’ultimo foglio serve per rendicontare quante mail sono state rilasciate e quante call sono state prenotate affinchè il cliente possa monitorare in real time l’avanzamento delle attività.

Una volta segnata la mail rilasciata nel file MQL/SQL la campaign manager dovrà:

- o gestire i prospect con Active Campaign, ossia un tool di email marketing che, una volta caricata la mail dal profilo del cliente, si occuperà di inviare automaticamente il materiale richiesto dal prospect (quest’attività non è attiva su tutti i clienti). Qui il link:

https://drive.google.com/file/d/1-1yHZ6vXla_93L9WQpNSLJw_MQHdylRB/view?usp=sharing⁠

o, se non è attivo Active Campaign per un determinato cliente, avvisare nel canale Slack il cliente in questione che sono state registrate delle nuove mail.

Ultimo step: andando sul foglio “Messaggi” sempre in DB Reporting andremo ad inviare il messaggio corrispondente al prospect, dopo che questo ci avrà rilasciato la mail.

[VIDEO] COME GESTIRE LE TEMPISTICHE DEI MESSAGGI DI FOLLOW UP

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Tempistiche di follow-up www.loom.com⁠

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Messaggi InMail

[VIDEO] Come utilizzare i Messaggi InMail

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Come utilizzare i messaggi Inmail www.loom.com⁠

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[DOCUMENTO TEMPLATE - DUPLICALO PER UTILIZZARLO] Report Messaggi InMail

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Open link

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[VIDEO] Lead Linkedin Ads - Come gestirli e come lanciare una campagna su Snovio

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Formazione 16/12 - Come gestire i Lead delle LinkedIn Ads + Come lanciare la campagna su snovio www.loom.com⁠

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Doc -

Come gestire i messaggi di Follow-up⁠

Video -

Come sincronizzare i messaggi di follow-up su Surfe⁠

Video -

Come gestire le tempistiche del follow-up⁠

Doc - Prompt da poter utilizzare su ChatGPT: “Come un insegnante di italiano correggi questo testo a livello grammaticale: INSERISCI TESTO”

Messaggi Inmail Video -

Come utilizzare i messaggi Inmail⁠

Doc - Report messaggi Inmail⁠

(documento da duplicare)

Follow-up telefonico Video -

Formazione follow-up telefonico su MQL⁠

Doc -

Come effettuare il follow-up telefonico⁠

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Lead delle LinkedIn Ads Video -

Come gestire i lead derivanti dalle LinkedIn Ads⁠

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Prospect su Hubspot Video -

Come gestire i prospect che hanno visualizzato il documento su Hubspot⁠

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4) FASI DEL PROSPECTING: PRESA APPUNTAMENTO

Doc -

Qualificazione, prenotazione e segnalazione della call⁠

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5) FASI DEL PROSPECTING: ACCOUNTING

Video -

Come compilare il report settimanale⁠

Doc -

Come gestire la relazione con il cliente⁠

Video -

Come gestire la relazione con il cliente⁠

Video -

Procedura accounting Hybrida⁠

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