Explore

Data & Dokumen

PANDUAN UTAMA KLASIFIKASI DATA & DOKUMEN PT MHG GROUP

1. TUJUAN DAN ARAH DOKUMEN

Dokumen ini disusun sebagai panduan komprehensif yang berlaku untuk seluruh jajaran organisasi di PT MHG Group, mencakup level Holding maupun Unit. Dokumen ini bertujuan untuk:

Menstandarkan format, struktur, dan penamaan dokumen di seluruh lini kerja.

Menjamin efisiensi, akuntabilitas, keamanan, dan kolaborasi antar fungsi.

Menyediakan kerangka CRUD (Create, Read, Update, Delete) yang jelas berdasarkan jabatan.

Menjadi acuan tunggal yang tidak memerlukan klarifikasi tambahan.

Pengguna utama: Seluruh C-Level, Manajer, dan Staf Operasional.

⁠

2. TUJUAN KLASIFIKASI DATA & DOKUMEN

2.1 Tujuan Umum

Efisiensi Operasional: Mempercepat pencarian dan pemanfaatan dokumen.

Kepatuhan Prosedural: Menyediakan audit trail untuk semua aktivitas.

Kolaborasi Lintas Departemen: Format seragam memudahkan kerja bersama.

Keamanan & Kontrol Akses: Hak akses ditentukan berdasarkan jabatan.

Integrasi Sistemik: Menghubungkan SOP, form, laporan, dan evaluasi dalam satu ekosistem.

2.2 Tujuan Spesifik per Kategori Dokumen

Table 1

Table 1

Kategori

Tujuan

Administratif

Menjamin komunikasi resmi & operasional terdokumentasi dengan baik.

Strategis

Menjadi acuan arah jangka panjang dan pengambilan keputusan.

Pelatihan

Menjamin pemahaman budaya dan keterampilan kerja.

Prosedural

Menstandarkan aktivitas untuk menjaga konsistensi dan kualitas.

Pelaporan

Menyediakan bahan evaluasi dan akuntabilitas kinerja.

Evaluasi

Menjadi dasar perbaikan, pengukuran hasil, dan perencanaan ke depan.

There are no rows in this table

⁠

3. KLASIFIKASI JENIS DOKUMEN

3.1 Tabel Fungsi dan Contoh Dokumen

(Disederhanakan dalam bentuk ringkas untuk akses cepat dan pemahaman intuitif)

Table 2

Table 2

Kategori

Contoh Dokumen Utama

Administratif

Form Absensi, Surat Tugas, Memo Internal, Notulen, Legalitas Internal

Prosedural

SOP Proses Produksi, SOP Briefing, SOP Distribusi Proyek

Pelatihan

Modul Pelatihan, Jadwal Coaching, SOP Mentor-Mentee

Pelaporan

Laporan Mingguan, Dashboard Proyek, Monitoring SDM

Evaluasi

Evaluasi Produksi, Evaluasi Freelance, Audit SOP

Strategis

Roadmap Tahunan, Rencana Struktur Tim, Investasi Alat

Pendukung

Checklist Produksi, Form Serah Terima, Template Brief, Rundown Foto

There are no rows in this table

⁠

3.2 Kategori Jenis Data

Table 3

Table 3

Jenis Data

Deskripsi

Primer

Data observasi langsung, wawancara, survei internal

Sekunder

Data laporan sebelumnya, referensi eksternal, benchmark

Atribut

Timestamp, pemilik data, status aktif/arsip, versi dokumen

There are no rows in this table

⁠

4. STRUKTUR CRUD PER JABATAN

Table 4

Table 4

Kategori

Create

Read

Update

Delete

Administratif

Admin Data

Semua Divisi

Admin Data

Strategis

Level C

Manager Terkait

Level C

Pelatihan

HRD

Semua Karyawan

HRD

Prosedural

PIC Divisi

Semua Karyawan

PIC Divisi

Manager Divisi

Pendukung

Semua Tim

Admin Data

Pelaporan

Manager

Level C, Manajerial

Manager

Evaluasi

HRD/GM

HRD, Manager

HRD/GM

There are no rows in this table

⁠

5. STANDAR PENAMAAN FILE

Setiap file harus memuat elemen berikut:

[Jabatan][JenisDokumen][Topik/Konten]_[Tahun].ext

Contoh:

COO_EfisiensiProduksi_Q1_2025.pdf

Designer_PreviewDesain_2025-04.pdf

MP_TimelineProduksi_2025.xlsx

⁠

6. PENYIMPANAN DAN AKSES DIGITAL

Table 5

Table 5

Media Akses

Penanggung Jawab Utama

Google Drive

Admin Data & Manager

Server Internal

IT & Level C

Coda.io

Semua Tim (viewer/editor)

There are no rows in this table

⁠

7. PANDUAN REVIEW & KOLABORASI DOKUMEN

Review Berkala: Dilakukan per kuartal oleh Admin Data & Manager Divisi

Audit eksistensi dan format dokumen

Validasi ulang akses & penghapusan dokumen kedaluwarsa

Kolaborasi Lintas Divisi:

Semua dokumen Strategis, Prosedural, Pelatihan wajib divalidasi lintas fungsi jika berdampak unit lain.

Admin Data lintas divisi bertugas menyinkronkan folder bersama.

Minimal 2 kali rapat klasifikasi lintas divisi/tahun.

⁠

8. TUGAS DAN KPI ADMIN DATA HOLDING

Fungsi Utama:

Menjadi pusat pengelolaan data terintegrasi

Memastikan standarisasi dokumentasi antar unit

Menyusun dan memperbarui "rumah dokumen"

Rencana Kerja & Output

Table 6

Table 6

Periode

Kegiatan

Output

Harian

Validasi & input data

Data masuk tervalidasi & tersimpan

Mingguan

Backup & Audit Data

Log backup dan draft laporan mingguan

Bulanan

Konsolidasi Laporan Bulanan

Laporan gabungan antar unit

Kuartal

Evaluasi Struktur CRUD

Rekomendasi akses dan peran per jabatan

Tahunan

Buku Data Tahunan & Review

Dokumen kompilasi & SOP Klasifikasi terbaru

There are no rows in this table

⁠

Indikator Keberhasilan:

95% kelengkapan rumah dokumen/divisi

≤2 jam waktu respon akses data standar

98% data tervalidasi dan mutakhir

0 konflik akses (CRUD)

Buku Data Tahunan lengkap

⁠

PENUTUP

Dokumen ini bersifat wajib dibaca dan diimplementasikan oleh seluruh level manajemen dan staf di lingkungan PT MHG Group. Segala bentuk pengolahan, pengarsipan, dan pemanfaatan dokumen/data harus merujuk pada sistematisasi di dalam panduan ini.

Jika ditemukan dokumen tanpa pola klasifikasi ini, maka wajib diperbaiki atau disesuaikan.

Versi Pertama — 2025

Disusun oleh: Admin Data Holding Disetujui oleh: COO

Want to print your doc?
This is not the way.

Try clicking the ⋯ next to your doc name or using a keyboard shortcut (

CtrlP

) instead.