Share
Explore

Báo cáo VO

Căn cứ chỉ đạo của Tổng Giám đốc Nguyễn Mạnh Hổ về việc đánh giá UX sản phẩm Vofice theo xu hướng người dùng 4.0. Căn cứ chức năng, nhiệm vụ của Phòng Quản lý chất lượng (P.QLCL), P.QLCL báo cáo Tổng Giám đốc kết quả đánh giá UX sản phẩm Vofice tập đoàn.

I. Giới thiệu tiêu chí đánh giá, phương pháp đánh giá UX.

1. Giới thiệu một số khái niệm:
Trải nghiệm người dùng (UX) là những nhận thức, suy nghĩ, cảm xúc của người dùng trong quá trình tương tác với sản phẩm/dịch vụ.
Tính hữu dụng (Utility) của sản phẩm: Là mức độ chức năng sản phẩm đáp ứng các nhu cầu của người dùng (sản phẩm có đầy đủ các chức năng để người dùng thực hiện các công việc mong muốn).
Tính khả dụng (Usability) của sản phẩm: Là mức độ dễ sử dụng của chức năng (người dùng tốn ít nỗ lực để sử dụng sản phẩm).
Smart tech: Là các công nghệ ưu việt mới (cutting-edge technology) như xử lý ngôn ngữ tự nhiên (NLP), giao tiếp tự nhiên (NUI), xử lý trí tuệ nhân tạo (AI),...
⁠
image.png
⁠
⁠
2. Tiêu chí đánh giá:
Trong xu hướng công nghệ 4.0 mới hiện nay, sản phẩm có trải nghiệm người dùng tốt cần đạt được 3 nhóm tiêu chí: Utility, Usability, Smart tech.
Tiêu chí hữu dụng (Utility): Dựa trên các nhu cầu cơ bản của người dùng theo lĩnh vực/thị trường.
Tiêu chí khả dụng (Usability): Dựa trên các tiêu chuẩn ISO, tiêu chí UX phổ thông (Jakob Nielsen, Don Norman, Universal Design, Shneiderman).
Tiêu chí áp dụng công nghệ thông minh (Smart tech): Dựa trên các công nghệ cutting-edge technology trong năm 2022-2023 (như NLP, NUI, AI).

⁠
image.png
⁠
⁠
2.1. Các tiêu chí chức năng hữu dụng (utility):
Tiêu chí nhóm Electronic_Document (các yêu cầu cơ bản của một phần mềm quản lý văn bản toàn diện):
Document storage: Cung cấp nơi lưu trữ các văn bản, bất kỳ định dạng nào (doc, pdf, spreadsheets,...)
Document organization: Cho phép sắp xếp/tổ chức văn bản theo mục đích sử dụng của người dùng
Document editing/creation: Khả năng thêm mới và chỉnh sửa tài liệu, generate văn bản.
Document collaboration: Khả năng cộng tác cùng với người khác trên tài liệu đó (chia sẻ, cùng chỉnh sửa,...)
Document security: Khả năng bảo vệ tài liệu khỏi truy cập trái phép, kiểm soát quyền truy cập.
Document workflow automation: Khả năng tự động hoá tài liệu theo luồng (gửi tài liệu để phê duyệt, gửi thông báo và tạo báo cáo)
Document e-signature: Khả năng ký tài liệu điện tử.
Document search: Khả năng tìm kiếm tài liệu mong muốn.
Document reporting: Khả năng cho người dùng theo dõi việc sử dụng tài liệu và hoạt động.

Tiêu chí nhóm Teamwork_management (các yêu cầu cơ bản của một phần mềm quản lý công việc nhóm/tổ chức/văn phòng điện tử):
Plan and track projects: Lập kế hoạch, quản lý task/project.
Communicate: Giao tiếp giữa các thành viên như chat, group chat, meeting.
Collaborate: Cộng tác với các thành viên khác.
Resource storage: Lưu trữ tại nguyên/tài liệu.
Measure performance: Đo lường hiệu quả các thành viên.
Schedule: Theo dõi lịch làm việc, tạo sự kiện, lên lịch hẹn.
Reporting: Tạo báo cáo về tiến độ dự án, hiệu suất nhóm và sử dụng tài nguyên.

2.2. Các tiêu chí khả dụng (Usability) (tuân thủ các tiêu chuẩn ISO, tiêu chuẩn phần mềm phổ thông).
Accessibility: Người dùng có dễ dàng tiếp cận với các thông tin không?
Self-descriptiveness: Người dùng có thể tự sử dụng sản phẩm mà không cần sự trợ giúp từ người khác không? Người dùng có thể tự tìm thấy nguồn trợ giúp không?
Notifications: Khi có một sự kiện quan trọng xảy ra, người dùng có biết không?
Simple and intuitive: Người dùng có thể dễ dàng hiểu các thông tin không?
Robustness: Lỗi có xảy ra thường xuyên không? Khi lỗi xảy ra, người dùng có biết cách sửa không?
Response time: Người dùng có phải chờ đợi lâu không?
Style: Giao diện đồ hoạ của ứng dụng có hấp dẫn không?

2.3. Các tiêu chí nâng cao (smart). Cutting-edge technology
Các tiêu chí về áp dụng công nghệ nâng cao, giao tiếp tự nhiên NUI, trí tuệ nhân tạo AI:
Chat: Người dùng có thể yêu cầu lệnh bằng Chat không?
Voice command: Người dùng có thể yêu cầu lệnh bằng Voice command không?
Speech-to-text: Hệ thống có thể chuyển đổi giọng nói thành văn bản không?
Optical character recognition: Hệ thống có khả năng nhận diện các ký tự văn bản từ hình ảnh?
AI-generated content: Ứng dụng có khả năng generate nội dung theo yêu cầu của người dùng không?
Personalized recommendations: Ứng dụng có đưa ra các gợi ý dựa trên hành vi sử dụng của người dùng không?

3. Phương pháp xác định kết quả:
Thang điểm: Mỗi tiêu chí được đánh giá theo thang điểm 5, trong đó mức độ 5 là đạt tiêu chí, mức độ 1 là hoàn toàn không đáp ứng tiêu chí.
Điểm
Định nghĩa
1
1.0
Hoàn toàn không đạt tiêu chí
2
2.0
Chỉ đạt một phần nhỏ, có nhiều vấn đề lớn
3
3.0
Đạt ở mức trung bình, có một vài vấn đề lớn
4
4.0
Đạt tiêu chí, nhưng còn một số vấn đề nhỏ
5
5.0
Đạt tiêu chí
There are no rows in this table
⁠
Cách tính điểm: Kết quả của nhóm tiêu chí là điểm trung bình của các tiêu chí con. Sản phẩm đạt khi tỉ lệ tiêu chí đạt tối thiểu 80%.
Thông tin sản phẩm đánh giá: VOffice Tập đoàn :
http://10.60.108.86:8010/app-view/
⁠
(Tài khoản: nhân viên, lãnh đạo, thủ trưởng, văn thư, admin).

II. Kết quả đánh giá UX sản phẩm VOffice hiện tại.

1. Kết quả đánh giá tính hữu dụng (utility).
Tiêu chí
Điểm
Vấn đề
1
Document storage
3.0
Chưa cho phép lưu trữ văn bản với nhiều định dạng và mục đích khác nhau (như purchase orders, sales contracts, training doc,...)
2
Document organization
4.0
Chưa có tính năng organize văn bản (VD: người dùng đánh các tag vào văn bản để quản lý, ghim các văn bản quan trọng,...)
3
Document editing/creation
2.0
Chưa có tính năng tạo và chỉnh sửa văn bản trực tiếp, tạo vùng ký trực tiếp, generate văn bản theo lô.
4
Document collaboration
3.0
Chưa có nhiều tính năng cộng tác (VD: cùng chỉnh sửa văn bản, gửi/nhận văn bản từ bên ngoài, theo dõi người xem/sửa văn bản...)
5
Document security
5.0
-
6
Document workflow automation
5.0
-
7
Document e-signature
4.0
Chưa ký được nhiều loại hình văn bản khác nhau (Sales contracts, New hire documentation, Invoice processing, Purchase orders,...)
8
Document search
4.0
Tính năng search chưa đạt mức hữu dụng cao (VD: có thể search theo nội dung bên trong tài liệu, tìm kiếm chức năng,...)
9
Document reporting/analytics
4.0
Tính năng báo cáo chưa đạt mức hữu dụng cao (VD: theo dõi số lượng người đã xem/chưa xem ở từng văn bản, theo dõi ai là người cộng tác/đóng góp nhiều nhất,...)
There are no rows in this table
⁠
Điểm utility nhóm Electronic_Document: 69.4%
(So sánh với các ứng dụng khác: PandaDoc: 94.4%, SignNow: 63.8% , Docusign: 61.1% )
⁠
image.png
⁠
⁠


Tiêu chí
Điểm
Vấn đề
1
Plan and track projects
2.0
Chưa có nhiều tính năng về quản lý nhiệm vụ/dự án (theo dõi tiến độ dự án, organize tasks,...) hoặc khả năng integrate với các hệ thống quản lý dự án khác.
2
Communicate
2.0
Chưa có tính năng để giao tiếp với các thành viên trong team (chat, call, meeting,...)
3
Collaborate
1.0
Chưa có tính năng cộng tác với các thành viên trong team (cùng chỉnh sửa, review tài liệu, phân quyền sửa,...)
4
Resource storage
4.0
Chưa có cho phép lưu trữ tài liệu/tài nguyên đa dạng (VD: Image, tài liệu nội bộ không cần ký,...)
5
Measure performance
1.0
Chưa có tính năng tự động đo lường hiệu quả làm việc của thành viên trong team
6
Schedule
3.0
Chưa có nhiều tính năng schedule (xem kế hoạch theo lịch, tạo sự kiện, tạo nhắc nhở, lên lịch...)
7
Reporting
2.0
Chưa có nhiều tính năng báo cáo (báo cáo hoạt động người dùng, báo cáo hoạt động dự án,...)
There are no rows in this table
⁠
Điểm utility nhóm Teamwork_management: 28.6%
⁠
image.png
⁠
⁠

2. Kết quả đánh giá tính khả dụng (usability).
Tiêu chí
Điểm
Vấn đề
1
Accessibility
4.0
Khả năng tiếp cập chưa tốt (VD: để xem những văn bản đã ký thì phải thực hiện nhiều thao tác lọc mới xem được. Hoặc khi tạo mới văn bản xong, quay lại menu Danh sách văn bản thì không thấy văn bản vừa tạo).
2
Self-descriptiveness
4.0
Nhiều tính năng khá khó thực hiện, đặc biệt trong lần đầu, như Đặt lịch họp,..., phải nhờ người khác trợ giúp.
3
Notifications
4.0
Khi có một sự kiện mới (văn bản đến, cần ký,...) hệ thống không có thông báo chủ động ngay trên app, người dùng phải thường xuyên vào trang chủ để check.
4
Simple and intuitive
3.0
Phần lớn các form đều khá dài (VD: trình ký, đặt lịch họp,...).
5
Robustness
2.0
Lỗi xảy ra thường xuyên (VD: Ở trường Số, ký hiệu văn bản, không rõ phải nhập theo định dạng nào).
6
Response time
4.0
Đôi khi hệ thống load lâu.
7
Style
3.0
Style UI chưa có tính thẩm mỹ cao (VD: Ở trang chủ dùng nhiều màu sắc quá mức, gây rối mắt).
There are no rows in this table
⁠
Điểm Usability: 60.7%
(So sánh với các ứng dụng khác: PandaDoc: 85.7%, SignNow: 96.4% , Docusign: 60.7% )


3. Kết quả đánh giá tính áp dụng công nghệ thông minh (Smart tech).
Tiêu chí
Điểm
Vấn đề
1
Chat
1.0
Chưa có tính năng
2
Voice command
1.0
Chưa có tính năng
3
Speech-to-text
1.0
Chưa có tính năng
4
Optical character recognition
1.0
Chưa có tính năng
5
AI-generated content
1.0
Chưa có tính năng
6
Personalized recommendations
1.0
Chưa có tính năng
There are no rows in this table
⁠
Điểm Smart tech: 0%


4. Kết luận.
+ Với các nhu cầu nhóm Electronic_Document, khả năng đáp ứng của hệ thống khoảng: 69.4% (FAIL)
+ Với các nhu cầu nhóm Teamwork_management, khả năng đáp ứng của hệ thống khoảng: 28.6% (FAIL)
+ Tính dễ sử dụng của sản phẩm là: 60.7% (FAIL)
+ Tính áp dụng công nghệ cao (Smart tech): 0% (FAIL)

Nhìn chung, điểm trải nghiệm người dùng sản phẩm VO ở mức trung bình. Khả năng đáp ứng nhu cầu quản lý văn bản điện tử ở mức khá: Chưa có chức năng tạo, chỉnh sửa văn bản; khả năng cộng tác, ký số, lưu trữ còn nhiều hạn chế. Sản phẩm khá khó sử dụng, đặc biệt trong lần đầu: Nhiều form/luồng khá dài, chưa có sự sắp đặt phù hợp, tính thẩm mỹ chỉ ở mức trung bình.
Sản phẩm có nhiều chức năng hơn một phần mềm ký số thông thường, nhưng chưa thể đáp ứng mức phần mềm quản lý tài liệu/văn phòng số toàn diện. Để sản phẩm tốt hơn, cần nâng cấp/bổ sung các chức năng hữu ích cũng như tối ưu giao diện các chứa năng hiện có; đồng thời nghiên cứu và áp dụng các công nghệ Smart tech để giúp nâng cao trải nghiệm người dùng. Bên cạnh đó, sản phẩm có thể tham khảo các ứng dụng khác như PandaDoc (khá toàn diện về chức năng lẫn giao diện), hoặc SignNow (có giao diện rất dễ sử dụng).
⁠
image.png
⁠
⁠

III. Những đề xuất tối ưu UX VOffice.

1. Đề xuất bổ sung các chức năng hữu dụng (Utility):
Tính năng editor: Cho phép chỉnh sửa văn bản trực tiếp, cộng tác online, tạo vùng ký, cấu hình người ký, thứ tự ký (tương tự như PandaDoc editor).
Tính năng lưu trữ văn bản đa dạng: Lưu trữ nhiều định dạng khác nhau doc, pdf, spreadsheet. Khả năng tích hợp để lưu trữ các văn bản từ hệ thống khác. Lưu trữ các văn bản nhận được từ nguồn bên ngoài).
Tính năng search content: Người dùng có thể search để tìm theo các nội dung cụ thể trong từng file tài liệu (chứ không chỉ tìm theo thông tin meta).
Tính năng measure performance: Cho phép đo lường các chỉ số performance (thành viên tạo nhiều văn bản nhất, thành viên có đóng góp nhiều nhất, thành viên hoạt động tích cực nhất, thành viên có review tốt nhất,...).
Tính năng Rating văn bản: Với các tài liệu học tập/training/báo cáo, cho phép người dùng rating để đánh giá mức độ hữu ích của nội dung.
Tính năng Suggest editing: Cho phép người review tài liệu có thể tự đề xuất sửa mà không gây thay đổi văn bản gốc. Nếu người owner văn bản approve những đề xuất thì nó mới thay thế văn bản gốc.
Tính năng insight: Cho phép người dùng tự kiểm tra các hoạt động của mình với ứng dụng (đã truy cập bao lâu, tạo ra bao nhiêu file, ký bao nhiêu file, thường xuyên làm gì...).
Comprehensive e-sign: Tính năng ký văn bản điện tử đa dạng hơn, như ký sale contract, invoice processing, purchase order,... chứ không chỉ ký văn bản nội bộ.
Tính năng trợ giúp/hướng dẫn (Help and Onboarding): Cung cấp onboarding - hướng dẫn sử dụng trong lần dùng đầu tiên hoặc khi giới thiệu chức năng mới.
Tính năng Chat trong văn bản: Cho phép người dùng trao đổi, góp ý về các văn bản thông qua tính năng chat/mention tương tự như gg doc, pandadoc,...
Tính năng branching/document history: Cho phép tạo một văn bản và chỉnh sửa nhiều lần và lưu trữ các phiên bản của văn bản đó, thay vì phải tạo và lưu trữ nhiều văn bản cùng một loại.
Tính năng tạo văn bản hàng loạt (Bulk create): Cho phép thêm các biến (variable) vào văn bản để tạo các văn bản hàng loạt như (hợp đồng lao động, sale proposal,...)
Tính năng hỗ trợ cộng đồng (Community support): Xây dựng trang cộng đồng người sử dụng ứng dụng. Cho phép người dùng hỏi đáp, chia sẻ file mẫu, cho phép người dùng khác đánh giá, xếp hạng các file (tương tự tính năng community của Figma).
Đồng bộ hoá dữ liệu từ các ứng dụng khác (Import/ Sync): Ứng dụng cho phép người dùng chuyển dữ liệu từ app khác sang để sử dụng (VD Google docs cho phép import dữ liệu từ microsoft office để sử dụng bình thường).
Tính năng More info: Với những văn bản có nhiều thuật ngữ khó hiểu, nội dung phức tạp hoặc từ vựng tiếng Anh, tính năng More info sẽ giúp giải thích và dịch thuật các nội dung đó (thông qua tổng hợp thông tin từ internet).

2. Đề xuất cải tiến các chức năng đã có (Usability):
Cải tiến luồng thường dùng như trình ký, đặt lịch họp, nhận thông báo: thiết kế tối giản hơn, dùng các giao diện quen thuộc, dễ đoán hơn.

3. Đề xuất các tính năng Smart tech:
Tính năng Personalized recommendations: Ứng dụng đề xuất các menu/chức năng thường xuyên sử dụng ở trang chủ.
Tính năng nghe văn bản: Thay vì phải đọc văn bản, người dùng có thể chọn nghe văn bản (ứng dụng chuyển đổi text thành voice).
Tính năng AI-generated content: Tính năng từ động sinh content dựa trên yêu cầu của người dùng hoặc ngữ cảnh sử dụng (VD: Khi người review bày tỏ sự hài lòng về nội dung tài liệu, tính năng Ai để xuất một số đoạn văn thể hiện sự hài lòng đó).
Tính năng AI Moderator: Văn bản được kiểm duyệt sơ bộ bằng AI (AI có thể phát hiện các lỗi sai về thể thức, phân loại không đúng so với nội dung, nội dung sơ sài,...).
Tính năng tóm tắt thông tin bằng AI (Summarize): Với các văn bản/tài liệu rất dài, tính năng Summarize sẽ tóm tắt các nội dung chính/quan trọng, giúp người dùng tiếp cận thông tin nhanh hơn.
Tương tác bằng Chat bot: Hệ thống cho phép người dùng tiếp cận chức năng/ tìm kiếm trợ giúp/ thực hiện mệnh lệnh thông qua Chat bot (VD: Người dùng có thể đặt lịch họp bằng cách chat với bot: “Đặt lịch họp vào chiều mai”).
Tính năng convert to text: Người dùng có thể chụp ảnh/scan tài liệu, ứng dụng sẽ chuyển đổi hình ảnh thành văn bản text thuần.
Tính năng voice inputs: Người dùng có thể nhập văn bản, comment bằng voice input (Chuyển đổi giọng nói thành văn bản).

IV. Đề xuất chung.

Đề xuất Trung tâm Giải pháp Doanh nghiệp, Trung tâm Giải pháp chính phủ tham khảo kết quả đánh giá, so sánh với các ứng dụng cùng lĩnh vực và các đề xuất tính năng hữu dụng, khả dụng, smart tech để nghiên cứu triển khai, nâng cấp, hoàn thiện sản phẩm để mang lại trải nghiệm tốt cho người dùng và sự hài lòng cho khách hàng.

Phụ lục

1. So sánh tính hữu dụng (utility) của VO với các phần mềm cùng nhóm Electronic_Document.1. So sánh tính hữu dụng (utility) của VO với các phần mềm cùng nhóm Electronic_Document.

Tiêu chí
VOffice
Pandadoc
SignNow
Docusign
1
Document storage
3
5
3
3
2
Document organization
4
4
4
3
3
Document editing/creation
2
4
2
2
4
Document collaboration
3
5
3
2
5
Document security
5
5
5
5
6
Document workflow automation
5
5
5
5
7
Document e-signature
4
5
4
5
8
Document search
4
5
4
4
9
Document reporting
4
5
2
2
There are no rows in this table
⁠
Tiêu chí
VOffice
Pandadoc
SignNow
Docusign
1
Document storage
3
5
3
3
2
Document organization
4
4
4
3
3
Document editing/creation
2
4
2
2
4
Document collaboration
3
5
3
2
5
Document security
5
5
5
5
6
Document workflow automation
5
5
5
5
7
Document e-signature
4
5
4
5
8
Document search
4
5
4
4
9
Document reporting
4
5
2
2
There are no rows in this table
⁠
Tiêu chí
VOffice
Pandadoc
SignNow
Docusign
1
Document storage
3
5
3
3
2
Document organization
4
4
4
3
3
Document editing/creation
2
4
2
2
4
Document collaboration
3
5
3
2
5
Document security
5
5
5
5
6
Document workflow automation
5
5
5
5
7
Document e-signature
4
5
4
5
8
Document search
4
5
4
4
9
Document reporting
4
5
2
2
There are no rows in this table
⁠
⁠
chrome_tIpRd94TZI.png
⁠
⁠

2. So sánh tính khả dụng (usability) của VO với các phần mềm cùng nhóm Electronic_Document.

Tiêu chí
VOffice
Pandadoc
SignNow
Docusign
1
Accessibility
4
4
5
4
2
Self-descriptiveness
4
5
5
4
3
Notifications
4
5
5
4
4
Simple and intuitive
3
5
5
3
5
Robustness
2
4
4
3
6
Response time
4
4
5
3
7
Style
3
4
5
3
There are no rows in this table
⁠
⁠
chrome_8bDaQSZW4b.png
⁠
⁠
⁠
chrome_tIpRd94TZI.png
⁠
⁠



Table 2
0
Tiêu chí
VOffice
Pandadoc
SignNow
Docusign
1
Accessibility
4
4
5
4
2
Self-descriptiveness
4
5
5
4
3
Notifications
4
5
5
4
4
Simple and intuitive
3
5
5
3
5
Robustness
2
4
4
3
6
Response time
4
4
5
3
7
Style
3
4
5
3
There are no rows in this table
⁠

2. So sánh tính khả dụng (usability) của VO với các phần mềm cùng nhóm Electronic_Document.

Tiêu chí
VOffice
Pandadoc
SignNow
Docusign
1
Accessibility
4
4
5
4
2
Self-descriptiveness
4
5
5
4
3
Notifications
4
5
5
4
4
Simple and intuitive
3
5
5
3
5
Robustness
2
4
4
3
6
Response time
4
4
5
3
7
Style
3
4
5
3
There are no rows in this table
⁠
⁠
chrome_8bDaQSZW4b.png
⁠
⁠

Want to print your doc?
This is not the way.
Try clicking the ⋯ next to your doc name or using a keyboard shortcut (
CtrlP
) instead.