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Como se preparar para uma boa Reunião de Conexão?

E tudo que você precisa saber para aproveitar ao máximo o Matchmaking

Olá olá, participante do ELI Summit 2023!

Deixe-nos adivinhar: você estava arrumando as malas para o ELI Summit e de repente lembrou do Matchmaking: Hub de Conexões. E aí de repente bateu a dúvida “como será que eu posso aproveitar ao máximo um especialista, mesmo em uma rodada de poucos minutos?”, não é mesmo?

É... a gente sabe como é. Mas não há motivos para se preocupar, só para se preparar. E a boa notícia é que a gente pode te ajudar com isso.

💡Informações básicas

Para que fique tudo mais fácil, vamos centralizar aqui todas as informações mais importantes para sua participação no evento. Salve este link para não perder nada!

🗓️Quando:

25 e 26 de Outubro. Os dois primeiros dias do ELI Summit 2023

Das 17h às 19h

📌Onde:

Na varanda, bem pertinho do palco principal do evento

No primeiro andar, um espaço reservado para os especialistas internacionais

⏱️Como:

Em rodadas rápidas de 8 minutos, os especialistas irão se conectar com os participantes

As rodadas acontecerão no idioma da pessoa especialista, então você só será pareado com alguém que fala uma língua estrangeira se também se comunicar nesse idioma, ok?

Cada especialista ficará alocado em uma mesa e os participantes se deslocarão até o local indicado

Especialistas e participantes trocarão os contatos para continuar a conversa depois do evento

As rodadas serão extremamente pontuais, então se você atrasar, terá ainda menos tempo de conversa.

🧩Relembrando as etapas:

11/10 Abertura das inscrições

18/10 Encerramento das inscrições

19 a 22/10 Pareamento das conexões. Estamos analisando as suas propostas!

24/10 Divulgação dos resultados

25 e 26/10 Hora de se conectar!

🤝Objetivos do evento

O Matchmaking: Hub de conexões tem como objetivo principal proporcionar encontros relevantes de pedidos e ofertas entre os participantes do evento e os especialistas convidados para a programação.

Sabemos que os Ecossistemas tem demandas que podem se beneficiar (e muito) das redes, conhecimentos, recursos e insights dos especialistas. Por outro lado, sabemos que os especialistas podem se beneficiar dos negócios, cooperações e oportunidades que os Ecossistemas oferecem!

Dessa forma, o matchmaking é uma forma de oportunizar esses encontros entre ofertas e demandas! Sabemos que 8 minutos não são suficientes para fechar um negócio ou firmar uma cooperação, mas o objetivo aqui é promover o conhecimento inicial e identificar as sinergias. Ao final, deixe seu contato e continue o papo após o evento!

🤖Pareamento das conexões

Um sistema inteligente desenvolvido exclusivamente para o ELI Summit 2023 busca as melhores conexões possíveis, priorizando a afinidade entre as temáticas que você quer conhecer (e informou em seu formulário de inscrição) e que estão na bagagem de nossos especialistas. Isso significa que você terá mais chance de ter uma Reunião de Conexão de sucesso se tiver uma boa proposta de cooperação técnica ou de negócios!

Além disso, também levaremos em conta:

Compatibilidade de idiomas: você só será pareado com algum especialista internacional se conseguir se comunicar com essa pessoa em inglês ou espanhol;

Representação do ecossistema: priorizamos os participantes que sejam representantes formais de seus ecossistemas

Qualidade das respostas: vamos avaliar também como essa proposta pode ser impactante para o seu Ecossistema!

🗓️Conhecendo a sua agenda

Para ficar por dentro da agenda de reuniões, não deixe de conferir seu e-mail! É por lá que você receberá as instruções para planejar suas conexões.

Através

deste link⁠

e das instruções de login na plataforma, você poderá verificar com quais e quantos especialistas poderá se conectar, quais as temáticas principais das conversas e a mesa na qual deve encontrá-los.

Não esqueça! No dia 24/10 você receberá em seu e-mail a agenda para as conexões 😉

📝Como se preparar para uma boa reunião

Além de estar com a sua agenda de conexões na ponta do lápis pra não se atrasar, também é importante que você esteja atento para o conteúdo da conversa! Para isso, preparamos um guia de como você pode se preparar para aproveitar ao máximo esse momento.

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💌 Em sua apresentação, siga os princípios do Dar e Receber

Lembre-se: você estudou a pessoa especialista com quem está se encontrando, mas ela provavelmente não conseguiu pesquisar todas as pessoas e Ecossistemas que irá encontrar.

Para uma apresentação de impacto, procure responder três perguntas básicas:

Quem sou eu e no que meu ecossistema se destaca?

No que eu posso ajudar você, sua instituição ou ecossistema?

No que eu preciso de ajuda de você, sua empresa ou ecossistema?

🎯Tenha um objetivo bem definido

Os especialistas não vão conseguir te ajudar se você não souber como e para que pedir ajuda. Procure chegar no momento de conexão já sabendo exatamente como aquela pessoa pode te ajudar e como você pode ajudá-la.

Talvez seja te conectando com outras pessoas ou empresas, talvez seja com uma colaboração técnica para resolver um desafio específico. De toda forma, chegar com uma explicação sucinta e didática sobre sua necessidade vai te ajudar a aproveitar os 8 minutos para entender a sinergia com cada especialista.

📈 Dados trazem dimensão das questões e credibilidade à fala

Sempre que possível, embase sua fala incluindo dados, evidências, estatísticas, depoimentos ou exemplos de sucesso que validem sua proposta.

Também procure destacar um ponto que diferencia seu ecossistema dos outros, destacando das outras conexões às quais a pessoa especialista terá acesso. Certamente os especialistas priorizarão as conexões com resultados confiáveis, não é mesmo?

⌛ Lembre-se do tempo e da interação

Nossas rodadas durarão 8 minutos aproximadamente, mais alguns minutos de deslocamento entre uma mesa e outra. Certifique-se que sua apresentação não vá tomar muito tempo, para que a pessoa especialista que te encontrar possa interagir contigo, fazer perguntas e refletir contigo sobre as possibilidades que ela encontrar. Planeje seu tempo e treine sua fala!

💥 Chamada para ação

Assim como em uma reunião de trabalho é uma boa prática encerrar retomando os combinados, em um encontro de conexão, busque sempre finalizar reafirmando o acordo feito entre as partes.

💡 Relembre: o que ficou combinado? Você ou a pessoa especialista ficaram de fazer alguma ação? Você precisa fornecer algum material específico ou agendar uma reunião seguinte? Vocês combinaram os prazos para as ações?

🤔Perguntas frequentes

Como eu saberei com quem devo falar?

No dia 23/10 você receberá em seu e-mail as instruções sobre como acessar sua agenda de conexões. Lá você saberá com quem deve se encontrar em cada espaço de tempo.

O que acontece se eu me atrasar?

Como teremos uma agenda bastante apertada de reuniões, não podemos acolher nenhum tipo de atraso. Caso você não esteja na mesa indicada no horário previsto, vamos esperar por no máximo 3 minutos. Se você não aparecer, cederemos seu lugar para outro participante, ok? Por exemplo: se a rodada estiver prevista para acontecer entre às 17h32 e às 17h40 e você comparecer às 17h34, não terá mais chance de se conectar com o especialista.

Onde eu encontro a pessoa para minha reunião de conexão?

No mesmo e-mail, ao lado do nome da pessoa especialista indicada, você encontrará o número da mesa onde ela estará alocada. Nossa equipe pode te ajudar a encontrar a mesa numerada! Lembre-se, o Matchmaking: Hub de Conexões acontecerá na varanda ao lado do palco principal e no primeiro andar.

As reuniões serão em português?

As reuniões com especialistas do Brasil e Portugal serão em português. Entretanto, caso você seja alocado para conversar com algum especialista de outros países, elas poderão acontecer em espanhol e inglês. Você só será alocado para falar com especialistas internacionais caso tenha indicado no formulário de inscrição que se comunica em inglês e/ou espanhol, ok?

A atividade contará com tradução simultânea?

Não haverá tradução simultânea nas mesas de negociação. Você deve estar preparado para conversar com os especialistas na língua que indicou no formulário de inscrição.

Devo preparar uma apresentação de slides para minha reunião?

Você não precisa preparar uma apresentação, mas se você acredita que ter uma te ajudará, você pode preparar uma. Mas atenção: não serão disponibilizados computadores para projeção das apresentações, então se você optar por esta opção, esteja com os aparatos necessários, ok?

E não esqueça: caso você tenha uma reunião em inglês ou espanhol, é importante que você adapte o material para o respectivo idoma.

Se eu precisar de ajuda, a quem devo procurar?

A equipe do Sebrae e Impact Hub estarão à disposição ao longo de todo evento para auxiliar com eventuais dúvidas e oferecer as orientações necessárias. Você poderá identificar as equipes pelas camisetas e os crachás!

Porque as rodadas de reuniões terão apenas 8 minutos?

Sabemos que 8 minutos não são suficientes para conhecer profundamente as iniciativas apresentadas, acertar detalhes e muito menos fechar um contrato ou termo de cooperação. Entretanto, acreditamos que é tempo suficiente para apresentar de forma resumida os objetivos do ecossistema, ouvir o que o especialista está buscando e identificar se há aderência entre os pedidos e ofertas. O convite para a rodada de speed dating é para despertar o interesse e combinar o próximo passo.

E se não der tempo de resolver tudo em 8 minutos?

Não esqueça de finalizar a conversa trocando contato com o especialista e combinando os próximos passos! Como não será possível resolver tudo em 8 minutos, você deve aproveitar esse tempo para entender como pode continuar a conexão com a pessoa especialista no futuro.

Não consegui uma reunião com o especialista que eu gostaria, e agora?

Como as agendas estão apertadas e as conexões foram planejadas com base na conexão de temáticas e aderência à proposta apresentada, nem todos conseguiram ser conectados com as pessoas que gostariam. Mas não deixe de ter esperanças! Alguns palestrantes tem horários livres no final do dia que serão preenchidos com quem está por perto. E caso um participante não compareça, você pode assumir seu lugar nos 5 minutos restantes na rodada.