Explore

Procesos para eventos

Los procesos para realización de eventos y actividades tiene el fin de ordenar el trabajo que realizamos como organización en cuanto al desarrollo de eventos que realizamos para un posterior análisis y retroalimentación, así como la proyección de futuras actividades y una mejora continua de nuestro activismo.

1. Revisión de eventos

Sea presencial o virtual el evento que realizarás: es importante que coordines con mi persona con el fin de pulir los detalles requeridos para tu evento y que los mismos se encuentren en los lineamientos de la organización

2. Calendario Nacional

Utilizamos un calendario compartido entre los CLs de Bolivia para las actividades y eventos de en el cual pueden verificar las fechas libres que tienen para sus eventos.

El propósito de este calendario es:

A) que las futuras actividades sean conocidas por los CLs, así ellos podrán asistir y/o invitar a personas interesadas, y que a la vez puedan planear futuras actividades con el criterio de los eventos pasados. . B) que el Equipo de Comunicación pueda conocer las actividades que se vienen y que puedan definir la manera óptima de promocionar cada evento.

C) crear un registro de eventos que servirá para futuros CLs conocer las pasadas actividades realizadas y a la vez que sirva como un buscador para saber de cada tema quienes son los expertos y los libros correspondientes por lo que se debería colocar una descripción bien detallada.

El formato para evento en nuestro Calendario es el siguiente:

[Título Evento] - [Organizador Principal (la persona que reportará el evento]

Ejemplos: LibertyCon Santa Cruz - Fabián Céspedes Club de Lectura Liberty Club - Alison Berbetty

Si no tienes acceso al calendario aún, a través de tu computadora puedes hacerlo aquí:

⁠

Calendario Nacional

⁠

Nota: El link solo funciona en computadora, no en celular.

3.Salas de Zoom (solo eventos online)

Si tu evento será virtual y será transmitido por Facebook, tendrás que solicitar una sala de Zoom de EsLibertad. Podrás pedir la sala y ver la disponibilidad del Zoom a través del

⁠

PORTAL

⁠

Si tu evento no cumple estos dos requisitos, puedes realizar tu evento a través de Google Meet, plataforma a la cual todos tenemos acceso a través de nuestro correo de SFL.

4. Formulario de Inscripción

En caso de que pidas una sala de Zoom a través del Portal, se te enviará a tu correo el formulario de inscripción para la sala de Webinar de Zoom.

De no ser así, dependiendo del tipo de evento necesitarás crear un formulario a través de Google Forms con al menos los siguientes campos:

Nombre(s)

Apellidos

País (si es online)

Ciudad (si es online)

Teléfono (opcional, para agregar a grupo)

¿Te gustaría ingresar al grupo de WhatsApp de EsLibertad Noticias?

Adicionalmente, puedes colocar los campos si tu evento si así amerita:

Universidad / Organización / Institución

Carrera (como No Requerido)

Revisa este formulario de ejemplo como referencia:

⁠

Plantilla Forms

⁠

Además, es importante que siempre evalúes si es necesario crear un grupo de Whatsapp para tu evento. Por ejemplo, si tu evento es en una universidad y crees que será difícil para los participantes externos llegar, crear un grupo ayudaría para indicar la ubicación a los asistentes previo al evento.

Cada que crees un grupo, comunícalo al Equipo de Comunicación para poner llevar un registro de todos los grupos creados.

5. Elaboración de artes

Al igual que la dinámica de la anterior gestión, necesitamos agilizar la elaboración de artes, por lo que cada Coordinador tiene la posibilidad de poder realizar el arte de su evento. Por ello, el Equipo de Comunicaciones actualizó la biblioteca de plantillas en la plataforma Canva.

A la vez puedes solicitar la creación del arte de tu evento a uno de los miembros encargados del Equipo de Comunicaciones, conformado por Ana Lucia Rivero, Juan Carlos Robledo, Alison Berbetty y Ricardo Franco. Dicha solicitud deberá ser con un mínimo de 3 días de anticipación.

Una vez elaborado el arte, deberás además enviar el link de registro de Zoom para tu evento y el texto/copy/descripción para el post de tu evento. El Equipo de Comunicaciones revisará todos los detalles y hará los cambios pertinentes para la publicación de tu evento.

En caso de eventos especiales o recurrentes, como ser seminarios, conferencias extensas o clubes de lectura, deberán pedir el arte con un mínimo de 5 días de anticipación

También podrías pedir un arte personalizado para el encabezado (header) de tu formulario de inscripción (ver ejemplo en el punto 4).

Want to print your doc?
This is not the way.

Try clicking the ⋯ next to your doc name or using a keyboard shortcut (

CtrlP

) instead.