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Documentation

Documentation du projet BX Logistique.

Le projet est actuellement testé en beta

Les différentes interfaces, formulaires ou modèles de données sont susceptibles d’être modifiés en vue de la livraison de la v1.

La data étant partielle, il n’est pas actuellement possible de générer des factures complètes pour tous les partenaires.

La documentation qui suit est temporaire et seulement valable pour la beta en cours.

Instructions

L’utilisation du système automatisé se décompose en 3 parties :

La mise à jour de la base de données

Google Sheets⁠

Le dépôt du fichier ‘Logistician’ dans

Typeform⁠

Le traitement des factures dans

Retool⁠

Voici les instructions à suivre dans l’ordre.

GSheet - Feuille Factures

Macro automatisée : EdnFacture

À noter :

Les autres macros pourront fonctionner sans la réalisation de cette étape. Si vous le souhaitez, vous pouvez sauter cette étape.

Il est impossible de surligner programmatiquement les lignes d’un Google Sheets comme c’est le cas dans Excel.

Pour commencer, il vous faut vous rendre sur

Google Sheets feuille ‘Factures’⁠

pour y mettre la feuille à jour.

Exemple de data

⁠
facture-client-46358-bx-logistique-2023-10.xlsx
985.2 kB
⁠
⁠

Ces factures seront traitées automatiquement : Toutes les lignes qui ne trouveront pas de correspondance avec les lignes de votre fichier ‘Logistician’ seront retranscrites dans la feuille

‘Factures sans correspondance’⁠

Typeform - Dépôt de Logistician

Macros automatisées : Préparation, Transport & Carton

Téléchargez depuis ShippingBo votre fichier Logistician.

Exemple de fichier

⁠
logistician 2023 Oct 02.xlsx
3.5 MB
⁠
⁠

⁠

Rendez-vous sur Typeform pour le déposer⁠

et validez le formulaire.

⁠

Le fichier est routé vers le système d’automatisations qui réalisera dans l’ordre les macros Préparation, Transport puis Carton.

Une fois terminé, le fichier ‘Logistician’ modifié par les autos est envoyé vers

la feuille ‘Source’⁠

. Un email est envoyé depuis l’adresse

j.brunet@automate-me.co⁠

pour notifier de la réussite du process :

⁠

Screen Shot 2024-01-19 at 9.30.57 AM.png

⁠

En pièce jointe de l’email se trouve le fichier ‘Logistician’ à jour au format CSV. Ce fichier n’est pas utile pour la suite, seul la feuille ‘Source’ du Google Sheets est utilisé pour l’édition des factures.

L’email rappelle à la fin

l’URL de l’app Retool⁠

qui va permettre la génération des factures par client.

Retool - Facturation

Macro terminée & automatisée : Export

A l’ouverture de l’app, une recherche est effectuée pour charger le contenu de la feuille ‘Source’. Cette opération peut prendre plusieurs secondes (jusqu’à une quinzaine pour plus de 30.000 lignes).

Le message ‘Recherche en cours...’ est affiché le temps du chargement des lignes.

⁠

Une fois la recherche terminée, vous pouvez sélectionner un client pour afficher toutes ses lignes qui vont servir à sa facturation.

⁠

Une fois le client sélectionné, cliquez sur ‘Next’ pour éditer la facture.

A la prochaine étape, il est possible de :

Ajouter une ligne à la facture

Modifier une ligne de la facture

Supprimer une ligne de la facture

Pour ajouter une ligne, il suffit de remplir le formulaire à gauche de l’écran et de cliquer sur Ajouter :

⁠

Pour modifier une ou plusieurs lignes, il suffit de corriger les valeurs directement dans le tableau puis de les enregistrer en cliquant sur Save :

⁠

Pour supprimer une ligne, il suffit de cliquer sur l’icône corbeille à droite de la ligne :

⁠

Pour pouvoir passer générer le PDF, il faut renseigner un numéro de facture. Quand tout est prêt, vous pouvez cliquer sur ‘Next’ :

⁠

La génération du PDF est lancée dès lors que vous cliquez sur le bouton ‘Next’. Dès que le PDF est prêt, il apparaît à l’écran avec la possibilité de pouvoir le télécharger grâce à l’icône sauvegarder en haut à droite.

Instructions

GSheet - Feuille Factures

Typeform - Dépôt de Logistician

Retool - Facturation

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