1. Название темы, почему это важно? Какие приятные последствия произойдут после того, как ты узнаешь это?
2. Содержание темы
3. Пример или история, иллюстирурующая тему
4. Вывод или какое-то интересное слово, подчеркивающее весь смысл.
Как мы проморгали платёж на 342 000 рублей или почему так важен корректный учёт?
На самом деле — тупо и по глупости :) Но давайте по порядку. Учёт задач и расходов по всем проектам — это не просто менеджерская «душнота», а база! Но как правильно всё организовать, как сделать удобным использование этого инструмента? Ведь без него можно легко потеряться в сроках, залезть в минус или просто упустить что-то важное, например, забыть отправить счёт или подписать допсоглашение.
Что хорошего произойдёт, если вести учёт?
Ты всегда знаешь, на каком этапе находится каждый проект.
Держишь руку на пульсе по всем платежам и необходимым документам для их осуществления.
Проекты завершаются в срок, а клиенты остаются довольны и хотят работать с тобой снова.
Как устроена система учёта у меня?
В моей студии с конца августа учёт ведётся просто, но эффективно:
Задачи по каждому клиенту: каждая задача связана с конкретным проектом, клиентом и имеет сроки и стоимость.
Документы по каждой задаче: всё важное — акты, счета, дополнительные соглашения — сразу прикрепляется к задаче, чтобы ничего не потерялось.
Учёт расходов: все расходы по проекту фиксируются, так что всегда видно, сколько денег ушло, сколько ещё нужно потратить и когда. В этом случае я вижу, что если с одного проекта задерживаются платежи, с каких других проектов можно перекрыться и рассчитаться.
Сводная таблица: эта таблица — как главная картина месяца. В ней видны все выполненные задачи, затраты и доходы по каждому проекту. Здесь я считаю зарплаты, налоги и прочие расходы.
История из жизни
У нас есть большой клиент, для которого ежемесячно мы выполняем работы на десятки часов. Задачи объёмные, бывают релизы проектов. И вот у нас был месяц релизов, когда мы работали по 20 часов в день. В личных сообщениях с сотрудником со стороны клиента мы обсудили работы, зафиксировали объём часов — всё это было сделано супер быстро, и мы погнали дальше фигачить. Проходит полтора месяца, все работы сданы, а денег на счёте нет. Я бегу в фин. отдел уточнять, где наши июньские платежи, а оказывается, что у нас не было допсоглашений на эти работы. Так мы попали на 342 тысячи и задержали зарплаты... Очень неприятно, что по невнимательности произошла такая ситуация. Начиная с конца августа, я составил чёткую таблицу, в которой учитывается всё необходимое, и каждый последующий объём работ включает заполнение этой таблицы. Неважно, горим мы или нет, мы сидим и заполняем, потому что больше не хочется повторять таких ошибок.
Учёт — это ключ к успеху
Учёт — это не скучная рутина, а верный помощник, который помогает держать всё под контролем и не переживать о мелочах. Когда все задачи, сроки, документы и деньги под полным контролем, можно сосредоточиться на том, что действительно важно — качественной работе и довольных клиентах.
