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Usabilidade


Adicionar Novo Colaborador

Acesse o Air Table e faça login. Clique no botão "All workspaces" e selecione o local de trabalho "Secretaria".
Selecione a tabela de “Colaboradores”.
No canto superior esquerdo, clique no botão Views e selecione a view Secretária\Todos.
Preencha o nome completo do colaborador.
Preencha os valores da passagem de ida e volta.
Férias ainda não se faz necessário preencher.
Selecione a forma de pagamento do vale transporte.
Preencha o e-mail do colaborador.
Selecione o departamento do colaborador.
Marque o checkbox se o colaborador registra o ponto.
Prencha o campo passagem personalizada caso o regime de trabalho seja híbrido ou remoto
Preencha a data limite para as férias.
Preencha os dados do PIS e CPF do colaborador
Preencha o horário de entrada e saída do colaborador.
Na barra fixa, cliquem em “Hiddend Fields” ative coluna “Imagem” para visualização e faça o upload da imagem do colaborador.
O campo do Record_id será preenchido automaticamente assim que o novo colaborador for criado.
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Transporte

Selecione a tabela Meses
Clique no botão Arquivar (1 - Transporte)
Clique no botão Iniciar (2 - Transporte)
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Alimentação

Selecione a tabela Meses
Clique no botão Arquivar (1 - Alimentação)
Clique no botão Iniciar (2 - Alimentação)
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Contracheque

Selecione a tabela Meses
Clique no botão Arquivar (1 - Contracheque)
Clique no botão Iniciar (2 - Contracheque)
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Folha de Ponto

Acesse o Air Table e faça login. Clique no botão "All workspaces" e selecione o local de trabalho "Secretaria".
Selecione a tabela “Ponto”.
No canto superior esquerdo, clique no botão View e selecione a view Fenasbac
A views “Fenasbac” contém todos os registros dos colaboradores e uma das funções da mesma é a fácil alteração de cada registro. As alterações disponíveis são as seguintes:
Justificar registro, marcando a coluna “Justificativa” e inserindo status da justificativa de acordo com a necessidade bem como o horário justificado;
Excluir o registro;
Visualizar atestados na coluna “Atestado”;
Acrescentar ou subtrair horas no banco, caso uma justificativa seja recusada, alterar o “Status da justificativa” para recusada e na coluna “Desconto manual” informar o desconto de horas adequado;
Para registrar múltiplos registros em caso de ausência prolongada ou férias fora do período estipulado em contrato, dirija-se à tabela de colaboradores, acesse a visualização de ajustes insira data inicial e data final e, em seguida, selecione a opção "Lançar em Lote".
A view "Aviso de falta de Registro" tem o objetivo de enviar uma notificação sobre a falta de um registro em um determinado dia de um colaborador.
Para uma melhor visualização, a tabela está agrupada por dia, departamento e colaborador;
Caso identifique uma falta de registro, utilize o registro existente do dia para preencher o campo "Data esquecida" com a data em que ocorreu a falta do registro e o tipo de registro que foi esquecido. Em seguida, clique no botão "Enviar alerta" para notificar o colaborador;
O processo acima pode ser realizado em casos especiais pois já existe o envio automático realizado pelo sistema.
O intuito da view “Analisar justificativas” é apresentar apenas os registros quem contém justificativa para serem ajustados de acordo com a necessidade.
Para cada colaborador existe uma view na seção “Secretaria - Colaboradores” com a finalidade de exportação da folha de ponto no primeiro dia útil do mês, que deverá ser realizado da seguinte maneira:
Na tabela meses, selecione o mês desejado, antes de exportar clique no botão “Verificar pendência de folha de ponto”, as pessoas com pendências serão apresentadas em tela, se existirem pendências, direcione-se para a tabela colaboradores e envie um avio manual para o colaborador com registros faltantes.
Lembrando que no primeiro dia útil do mês, o sistema envia uma notificação de forma automática.
Após certificar-se da ausência de pendências clique no botão “Finalizar banco de horas” e “Exportar folha de ponto”.
Os arquivos exportados estão localizados no menu lateral, dentro de Meu Computador, na pasta Folha.
Para exportar uma folha individual, siga o processo abaixo:
Ao selecionar um colaborador, direcione-se na barra fixa e clique no botão ”Filtered by (...)” preencha o mês desejado
Em seguida pressione Ctrl+P e selecione o botão “Print” para salvar como PDF.
Após salvar o relatório, volte em ”Filtered by (...)” e apague o mês.
A seção “Calendário” tem como objetivo espelhar o mês do colaborador e facilitar a visualização de todos os registros.
Na tabela “Colaborador”, na view “Ajuste”, é possível lançar férias para dias específicos (individualmente), lançar falta e abono. Também é possível enviar um email para cada colaborador, informando a falta de vários registros no espelho de ponto. Essa ação deverá ser realizada no fechamento da folha, visando a correção de registros faltantes.
Assim que a folha de ponto fechar, gere o relatório correspondente ao colaborador envolvido.
Arquive as folhas de pontos geradas em “G:\Drives compartilhados\Departamento Pessoal\Colaboradores Ativos”, na pasta designada para o arquivamento eletrônico.
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Consolidado

Selecione a tabela Meses
Certifique-se de que as tabelas de Transporte, Alimentação e Contracheque estão preenchidas para o mês a ser consolidado
Clique no botão “Criar” no mês a ser criado o consolidado
Por ser um procedimento automático, apenas o anexo da folha de ponto deverá ser preenchido manualmente.
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Férias

Acesse o Air Table e faça login. Clique no botão "All workspaces" e selecione o local de trabalho "Secretaria".
Selecione a tabela de “Férias”.
Após um colaborador solicitar férias, verifique se a solicitação está em conformidade com as diretrizes da empresa. Verifique se as datas estão corretas e se o período solicitado está dentro das políticas de férias da empresa.
Se a solicitação for aprovada pelo gestor, você precisará atualizar o campo "Situação de Férias" na tabela.
O status de férias irá refletir no “Vale transporte” do colaborador.
No campo de observação, verifique se há alguma informação sobre dias a serem descontados do colaborador. Se for necessário fazer algum desconto de dias de férias, registre essa informação na observação para referência futura.
Para registrar o ponto do colaborador durante o período de férias, localize a coluna "Lançar Férias". Insira as informações pertinentes, como data e horário em que o colaborador está em férias. Isso ajudará a manter um registro preciso dos dias em que o colaborador não estará disponível para trabalho durante o período de férias.


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IRPF - Imposto de Renda

Acesse o Air Table e faça login. Clique no botão "All workspaces" e selecione o local de trabalho "Secretaria".
Selecione a tabela de “IRPF”.
No canto superior esquerdo, clique no botão Views e selecione a views Fenasbac.
Insira os documentos em arquivos.
Após anexar os arquivos, clique no botão "Finalizado" no canto superior esquerdo e selecione a opção "Arquivar".
Clique sobre o campo "Finalizado" e arraste para os demais registros do mês que deseja arquivar.
Para o mês atual, trabalhe com a view “Fenasbac”
Para criar um novo ano, finalize o ano anterior.
No final da tabela, clique na última linha e clique no símbolo + no canto inferior esquerdo para criar uma nova linha.
Quando criar a nova linha, o campo "Nome" será preenchido automaticamente.
Clique sobre o campo "Nome" na nova linha e pressione Ctrl+V para colar os dados copiados.
Quando aparecer uma mensagem de confirmação, clique em "Continuar".
Após colar a tabela, altere o ano em questão. Por exemplo, se você copiou dados do ano de2022, altere para o ano de 2023 o primeiro registro adicionado.
Selecione o ano alterado no registro anterior e arraste até o final da tabela para atualizar o restante dos registros.
Ao finalizar o mês arquivado, você poderá visualizá-lo na View "Meses Anteriores".
Repita o processo para os meses subsequentes.

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Assinatura

Manual

Acesse o Air Table e faça login. Clique no botão "All workspaces" e selecione o local de trabalho "Secretaria".
Selecione a tabela de "Assinatura".
No canto superior esquerdo, clique no botão "Views" e selecione a view "Fenasbac".
A tabela de assinatura tem como objetivo acompanhar as “Assinaturas do Consolidado" e só pode ser enviada após o envio do mesmo.
Na tabela de assinatura, você pode acompanhar os seguintes passos:
a. Se o colaborador recebeu o consolidado para assinatura.
b. Se o colaborador concorda ou não com o consolidado.
c. Se o colaborador assinou o consolidado.
6. Se um colaborador esqueceu de assinar, direcione-se para a tabela "Consolidado", localize o campo "Cobrança" e envie um lembrete para o colaborador assinar.
7. Após a confirmação de todas as assinaturas, marque o campo "Finalizado" para concluir o processo.
8. Após a conclusão, as assinaturas serão arquivadas e poderão ser consultadas em "Meses anteriores".
9. Verifique regularmente o status das "Assinaturas de consolidado" para identificar quando os consolidados forem assinados pelos envolvidos.
10. Assim que um consolidado for assinado, gere o relatório correspondente ao colaborador envolvido.
11. Arquive o relatório gerado em “G:\Drives compartilhados\Departamento Pessoal\Colaboradores Ativos”, na pasta designada para o arquivamento eletrônico.
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Plano de Saúde

Acesse o Air Table e faça login. Clique no botão "All workspaces" e selecione o local de trabalho "Secretaria".
Selecione a tabela de “Saúde”.
No canto superior esquerdo da página, clique no botão "Views" e selecione a visualização chamada "Fenasbac".
Para adicionar um novo colaborador, localize a coluna "Colaboradores" e preencha o campo com o nome do novo colaborador.
O campo "Valor do plano" será atualizado automaticamente. No entanto, se houver uma alteração no valor do plano, você deve atualizá-lo manualmente tanto na coluna quanto no campo "Default".
Selecione o tipo de plano na coluna apropriada.
Os campos "Valor Titular", "Valor Dependentes" e "Valor total reembolso" serão preenchidos automaticamente com base nas informações fornecidas.


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Salvar Assinaturas consolidados

Manual
Acesse o Air Table e faça login. Clique no botão "All workspaces" e selecione o local de trabalho "Secretaria".
Escolha a tabela "Assinaturas".
No canto superior esquerdo, clique em "Views" e selecione a view "Fenasbac".
Na barra fixa, clique no ícone "Extensions" no canto superior direito.
Selecione "Salvar relatório".
Clique no botão "Impressora".
Selecione "Print".
Escolha "Salvar como PDF".

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Contratos


Acesse o Air Table e faça login.
Clique no botão "All workspaces" e selecione o local de trabalho "Contratos".
Para registrar uma empresa selecione a tabela “Empresas”.
Role até a última linha da coluna "Razão Social" e clique no símbolo "+" para adicionar uma nova linha à tabela.
Preencha todas as informações solicitadas na nova linha da tabela de empresas.
Após concluir o preenchimento das informações da tabela de empresas, navegue até a tabela de contratos.
Na tabela de contratos, insira todas as informações relevantes do contrato que você está trabalhando.
Certifique-se de incluir todos os detalhes do contrato.
Faça o upload do documento correspondente usando a opção de upload fornecida na tabela de contratos.
Certifique-se de selecionar o arquivo correto e aguarde o upload ser concluído.
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