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Concepts de l’outils
Airtable permet de lier des enregistrements de différentes tables afin de les mettre en relations et d’organiser vos données de manière cohérente et efficace.
Il permet d’automatiser des processus en utilisant n’importe quel champs afin de déclencher ces automations.
Ces automations peuvent inclure des scripts (javascript) afin de communiquer avec d’autres applications en ligne grâce à son API.
Airtable permet aussi de créer des interfaces et de visualiser les données avec des éléments graphiques simples et intuitifs ce qui améliore votre efficacité au travail.
Exemple de courriels automatisés
Lexique
Airtable
Base - C’est la base de données, elle contient des tables
Table - Comparable à des onglet dans un tableur excel. Chaque table contient des informations d’un type différent. Par exemple des dates d’événement, des contacts, des lieux, un inventaire d’objet, etc.
Champs - C’est l’équivalent des colonnes dans un chiffrier excel. Il existe plusieurs types de champs.
Vue - Représentation sous forme de grille (grid) de plusieurs enregistrements qui ont été filtrés et triés et dont les champs ont été masqués pour ne conserver que ceux pertinents à l’utilisateur. Une table à habituellement plusieurs vues de sauvegardé pour faciliter la visualisation et la manipulation des données. Ces données peuvent être facilement copié et collé avec les raccourcis habituels (Ctrl-C, Ctrl-V).
Interface - Contrairement aux vues, les interfaces ne présentent pas plusieurs enregistrements à la fois, mais plusieurs champs d’un seul enregistrement. C’est la représentation graphique de vos données en fonction de vos tâches les plus fréquentes. Il peut y avoir une interface par employé ou un par tâche (mise en vente, accueil en salle, etc.). On ne peut pas copier et coller plusieurs champs à la fois à partir d’un interface. L’accès à vos données peut être contrôlé et fragmenter en utilisant les interfaces.
Page d’interface - Chaque interface peut être composée de une ou plusieurs pages. Les pages d’interface peuvent présenter les données de différente façon, une liste d’enregistrements, un calendrier, une galerie, un tableau de bords, etc.
Champs de données
Pages d'interface
Type
Search
Artiste / Compagnie / Distributeur
C’est une champs liée avec la table Artistes. Il permet donc d’accéder à tous les champs de cette table pour l’artiste en question. De la même façon, on peut accéder à tous les champs de la représentation depuis la table Artiste.
Artiste en première partie
Billets de faveurs
Les billets de faveurs peuvent être déterminés par défaut. Habituellement selon la salle, ou la configuration. Pour modifier le nombre de billets par défaut, il faut nous en faire la demande. Cette information se trouve dans une automation.
Billets vendus à ce jour
C’est le champs qui est renseigné automatiquement par le rapport hebdomadaire
Cachet de la première partie
Pour le module Comptabilité, contrairement au payable du cachet de l’artiste principal, le payable de la première partie doit être saisie dans les détails de l’Artiste en première partie. Cela s’applique aussi pour les spectacle en plateau double.
Calendrier de mise en vente
Capacité totale
Calcule automatiquement la capacité
Commentaires internes
Configuration de salle
Créateur de l’événement
Date de fin
Par défaut sera de 2h après la date de représentation.
Date de la représentation
Frais de billetterie
Heures d’ouverture des portes
Lieu de diffusion
Matériel promo
Mode de diffusion
Cette information sert a filtrer les événements, ex. préparer des rapports d’activités en excluant les locations.
Places bloquées (blocage)
Permet d’avoir un taux de remplissage représentatif, sans utilisé les billets de faveurs.
Potentiel en salle
Prévision des ventes
Si le champs n’est pas renseigné, la moyenne par défaut est de 65% des billets en vente.
Revenus de bars
Série de programmation (Série)
Spectacle
Si aucun spectacle n’est sélectionné lors de la création de l’événement, un spectacle est créé automatiquement avec le nom de l’artiste. Cela peut arriver souvent car le titre du spectacle n’est pas toujours connu à l’avance et risque de changer avant la mise en vente.
Si tel est le cas, la meilleure pratique est de cliquer sur la fiche du spectacle et modifier le nom du spectacle, plutôt que d’en créer un nouveau.
L’année de la représentation est aussi validée afin de séparer les représentations selon vos années de diffusion. Par exemple, si le spectacle ABC est présenté en janvier 2023 et en janvier 2024, il y aura 2 spectacles dans la base de données : ABC 2022-2023 et ABC 2023-2024.
Statut de la représentation
Statut du contrat
Supprimer
Supprimer la représentation de la base de donnée. Coupe le liens avec tous les enregistrements liés.
Tarifs
Le prix s’affiche automatiquement en fonction des règles définies et du Prix régulier qui à été déterminé dans la table Événements.
Les frais de billetterie s’affiche aussi automatiquement.
Titre de l’événement en location
Type d’organisme
Artiste / Compagnie / Distributeur
Comment ça marche?
Ce champs est renseigné à partir de la table Spectacle.
Lorsqu’il est affiché dans la page Programmation, il ne peut être qu’en lecture seule.
Ce champs est utilisé pour identifier l’artiste indépendamment du spectacle, on peut ainsi avoir l’historique de tous les spectacles d’un humoriste par exemple.
On peut aussi traiter adéquatement les spectacles de théâtre ou de danse, en identifiant leur compagnie de production indépendamment du spectacle. De même pour les films.
Superpouvoir
C’est une champs liée avec la table Artistes. Il permet donc d’accéder à tous les champs de cette table pour l’artiste en question. De la même façon, on peut accéder à tous les champs de la représentation depuis la table Artiste.
Pages d'interface
Programmation
Mise en vente
Accueil en salle
Artistes
Type
Lier à une autre entrée
Tutoriel
Description
Show hidden columns
Spectacles
Attention à ne pas le confondre avec le champs Titre de l’événement en location. Ce dernier est de type texte et sert à identifier des événements qui n’ont pas à être regroupés ou qui ne sont pas de cette nature. Ce champs devrait être utilisé principalement dans le cadre de location, il est inutile d’utiliser les deux en même temps.
Chaque représentation de spectacle professionnel devrait être liée à un Spectacle. Ce champs est lié à la table Spectacles et permet de regrouper toutes les représentations d’un même spectacle.
Cela est particulièrement pratique lorsque plusieurs représentations d’un même spectacle sont diffusées, en théâtre ou en humour par exemple.
Le tableau Excel du rapport d’activité du CALQ nous impose de structurer les données ainsi pour pouvoir présenter chaque spectacle sur une seule ligne.
Ce champs fait l’objet d’automations :
Frais de billetterie
Les frais peuvent être automatisés en fonction de la salle ou de la série, le cas échéant. Vous pouvez fournir cette information dans le formulaire d’ajout de nouvelles salles. Les frais de billetterie sont traités séparément du prix du billets et devraient inclure les taxes.
Artiste / Compagnie / Distributeur
Ce champs est utilisé pour identifier l’artiste indépendamment du spectacle, on peut ainsi avoir l’historique de tous les spectacles d’un humoriste par exemple.
On peut aussi traiter adéquatement les spectacles de théâtre ou de danse, en identifiant leur compagnie de production indépendamment du spectacle. De même pour les films.
Disposition des interfaces
Couleurs des boutons
Noir - permet de naviguer entre plusieurs pages d’interfaces en demeurant sur le même événement.
Bleu - génère une action, ou un document.
Rouge - génère une action (habituellement un courriel) qui va interagir avec une personne en dehors de votre organisation.
Bloc d’informations regroupés par thème
Pour facilité la navigation, les champs sont regroupés dans des blocs à l’intérieur d’une page d’interface.
Commentaires internes
Situé en bas de la plupart des pages d’interface, les commentaires internes vous permettent de taguer vos collègues afin de les notifier.
Pour ce faire, il faut créer un utilisateur en LECTURE SEULE, pour chaque utilisateur. Les utilisateurs vont recevoir une notification dans leur boite courriel lorsqu’ils seront tagués.
Pour modifier la base, il faut que l’utilisteur soit connecté avec le compte qui détient un accès ÉDITEUR que vous lui avez fourni.
Au final chaque personne aura un compte individuel en lecture seule, mais n’y sera jamais "connecté".
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