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Nouvelle implantation
Étape par étape
1. Signature de la soumission et du contrat de service
La soumission contient le détails des fonctionnalités souhaitées et les coûts estimés. Le document est préparé après une rencontre afin de déterminer vos besoins et objectifs.
Le contrat de service comprends les termes et conditions d’utilisation du logiciel Airscenes, les modalités de paiement, d’annulation et clause de confidentialité. Votre contrat vous sera envoyé par courriel, mais en attendant voici le type de Airscenes (un contrat personnalisé vous sera envoyé).
2. Préparez vos données pour nous aidez à mieux connaitre votre organisme
2.1 Données historiques
Le premier fournira des informations de base pour ajuster les premiers paramètres de l’outil:
Les données historiques doivent être dans un format csv ou Excel et idéalement, chaque représentation est sur une ligne différente. Nettoyer les données le plus possible, par exemple essayer de mettre les données similaires dans une seule colonne et formatez là. Gardez en tête que cela pourrait avoir un impact sur le temps nécessaire à l’importation. Vous pouvez fournir les documents dans le formulaire ci-haut, ou en cliquant sur le bouton plus bas.
Si vous avez déjà des documents maisons plus complets, il est souhaitable de les utiliser. N’hésitez pas à inclure des événements à venir si vous avez déjà des données (cachets, prévisions, etc.).
Dans la plupart des cas, l’organisme fournie ses rapports d’activités du CALQ des années antérieures et les plans de diffusion.
Voici un exemple de modèle à utiliser :
Modèle importation CALQ.xlsx
9.8 kB
Synchronisez vos événements
2.2 Partager vos calendriers actuels
Partagez vos calendriers Google Agenda, Outlook, ou autres avec . Dans la plupart des cas, les données sont faciles à importer.
Cette importation ne fournira pas toutes les données à Airscenes, mais permettra de pouvoir travailler avec un calendrier complet.
2.3 Suivi des ventes hebdomadaires
Vous pouvez envoyer vos rapports hebdomadaires à une boite de réception courriel qui les traitera et mettra Airscenes à jour avec les chiffres les plus récents.
Transférez votre rapport le plus récent (ex. VE1 chez Tuxedo ou Rapport de rentabilité chez TicketAccès) à . Assurez vous que ce rapport contienne minimalement tous les spectacles à venir ainsi que le nombre de billets vendus et les revenus totaux.
Une fois le rapport correctement mappé dans l’outil, vous devrez programmer un envoi hebdomadaire à une adresse courriel qui vous sera précisé à ce moment.
Vous pouvez mettre les données à jour quotidiennement pour environ 30$ par mois ou 10$ par mois pour une mise à jour hebdomadaire.
Pour que cela fonctionne, il faut jumeler les représentations de votre système de billetterie avec celles dans Airscenes. Cela est possible de deux manières :
2.4 Résultat de billetterie final
Lorsqu’un événement est terminé, on peut utiliser un rapport de billetterie contenant le détails des tarifs pour les jumeler avec les prévisions financières.
3. Passez aux choses sérieuses
3.1 Créer votre compte Airtable
3.2 Remplir un formulaire de reconnaissance pour les OBNL.
Finalement, si vous êtes un OBNL enregistré comme organisme de charité, remplissez ce (en anglais) afin de profiter d’un tarif réduit sur l’abonnement Airtable. Ce processus est mis en place par Airtable et nous ne pouvons garantir l’acceptation de votre dossier, mais plusieurs diffuseurs l’on obtenue rapidement. Le tarifs réduit est de 12$ US par utilisateur et le tarifs régulier est de 20$ US si vous prenez un plan annuel (recommandé), 24$ US pour le plan mensuel.
3.3 Remplir un formulaire pour chaque lieu de diffusion
Ce formulaire vous sera fourni lorsque vous aurez créer votre workspace avec Airtable et que la structure de base sera importée. De cette manière, les informations seront versés directement dans votre base. Le formulaire permet des récupérer les coordonnées, les capacités, les configurations, les heures, les frais de billetterie, etc.
Vos premières manipulations
4. Prise de possession de votre Airscenes
4.1 Premières rencontres
Lorsque vous recevrez les URL d’accès de Airscenes, nous prévoirons une rencontre de 90 minutes pour regardez les quatre interfaces. Cette rencontre devrait être tenue en petit groupe avec le responsable de l’implantation et une ou deux personnes proches du projet, vous pourrez donner vos premières impressions pour la personnalisation à venir.
Par la suite, vous devrez créer de nouvelles représentations et modifier celles qui ont étés importées en ajoutant les cachets, dépenses accordées et projections de ventes.
Prenez en notes vos commentaires et impressions. Airscenes est facilement personnalisable, il y a de forte chances que l’on puisse intégrer vos idées. Profitez en pour partager l’accès avec vos futurs utilisateurs et obtenir leurs commentaires dès que possible. Cela vous permettra d’ouvrir la discussion et de susciter l’adhésion, c’est tellement important pour réussir l’implantation.
Des rencontres de suivis devraient êtres prévues à chaque 14 jours pour assurer une progression efficace. Voici quelques points importants à considérer.
Choisissez une date de transition officielle avec votre équipe pour l’adoption du nouveau calendrier Airscenes.
Assurez vous de déterminer une personne responsable de l’implantation du projet.
4.2 Rencontres avec les utilisateurs
Habituellement, après trois rencontres nous sommes prêt pour les rencontres individuelles avec les utilisateurs finaux. Il faut prévoir une rencontre de 90 minutes pour chaque interface afin de faire une formation efficace et de répondre aux questions.
Par la suite, les demandes d’ajustements et corrections peuvent se faire par courriel.
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