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Airtable

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airtable.com
⁠
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Concepts de l’outils

1-circle-c
Airtable permet de lier des enregistrements de différentes tables afin de les mettre en relations et d’organiser vos données de manière cohérente et efficace.
C’est une
base de données relationnelle
⁠
⁠
2-circle-c
Il permet d’automatiser des processus en utilisant n’importe quel champs afin de déclencher ces automations.
Ces automations peuvent inclure des scripts (javascript) afin de communiquer avec d’autres applications en ligne grâce à son API.
3-circle-c
Airtable permet aussi de créer des interfaces et de visualiser les données avec des éléments graphiques simples et intuitifs ce qui améliore votre efficacité au travail.



Exemple de courriels automatisés

⁠
Flux de travail avec courriels automatiques.jpg
⁠
⁠

Lexique

Airtable

Base - C’est la base de données, elle contient des tables
Table - Comparable à des onglet dans un tableur excel. Chaque table contient des informations d’un type différent. Par exemple des dates d’événement, des contacts, des lieux, un inventaire d’objet, etc.
Champs - C’est l’équivalent des colonnes dans un chiffrier excel. Il existe plusieurs types de champs.
Linked records
Multiple select
Formula
Attachment
Date
Vue - Représentation sous forme de grille (grid) de plusieurs enregistrements qui ont été filtrés et triés et dont les champs ont été masqués pour ne conserver que ceux pertinents à l’utilisateur. Une table à habituellement plusieurs vues de sauvegardé pour faciliter la visualisation et la manipulation des données. Ces données peuvent être facilement copié et collé avec les raccourcis habituels (Ctrl-C, Ctrl-V).
Interface - Contrairement aux vues, les interfaces ne présentent pas plusieurs enregistrements à la fois, mais plusieurs champs d’un seul enregistrement. C’est la représentation graphique de vos données en fonction de vos tâches les plus fréquentes. Il peut y avoir une interface par employé ou un par tâche (mise en vente, accueil en salle, etc.). On ne peut pas copier et coller plusieurs champs à la fois à partir d’un interface. L’accès à vos données peut être contrôlé et fragmenter en utilisant les interfaces.
Page d’interface - Chaque interface peut être composée de une ou plusieurs pages. Les pages d’interface peuvent présenter les données de différente façon, une liste d’enregistrements, un calendrier, une galerie, un tableau de bords, etc.
Champs de données
1
Nom du champs
Description
Type
Module
Superpouvoir
Capture d'écran
Tutoriel
1

Artiste / Compagnie / Distributeur

Ce champs est utilisé pour identifier l’artiste indépendamment du spectacle, on peut ainsi avoir l’historique de tous les spectacles d’un humoriste par exemple. On peut aussi traiter adéquatement les spectacles de théâtre ou de danse, en identifiant leur compagnie de production indépendamment du spectacle. De même pour les films.
Lier à une autre entrée
Programmation
Mise en vente
Accueil en salle
C’est une champs liée avec la table Artistes. Il permet donc d’accéder à tous les champs de cette table pour l’artiste en question. De la même façon, on peut accéder à tous les champs de la représentation depuis la table Artiste.
Module artiste.png
2

Artiste en première partie

​
Lier à une autre entrée
Programmation
Comptabilité
​
3

Billets de faveurs

Bien que le nombre de billets de faveurs soit enregistré dans la table des Tarifs, les champs Billets de faveurs producteur et Billets de faveurs diffuseur permettent de calculer le nombre de Billets en vente et s’affichent sur certains documents comme les Offres d’achat et les Contrats.
Numéro
Programmation
Mise en vente
Les billets de faveurs peuvent être déterminés par défaut. Habituellement selon la salle, ou la configuration. Pour modifier le nombre de billets par défaut, il faut nous en faire la demande. Cette information se trouve dans une automation.
4

Cachet de la première partie

Le cachet à payer pour la première partie ou le plateau double
Devise
Programmation
Comptabilité
Pour le module
Comptabilité
⁠
, contrairement au payable du cachet de l’artiste principal, le payable de la première partie doit être saisie dans les détails de l’Artiste en première partie. Cela s’applique aussi pour les spectacle en plateau double.
5

Calendrier de mise en vente

Un calendrier basé sur les dates de mise en vente plutôt que les dates des événements.
Vue
Mise en vente
​
6

Capacité totale

Calcul le nombre de place disponible en fonction de la configuration de salle ainsi que des places bloquées.
Formule
Programmation
Mise en vente
Calcule automatiquement la capacité
7

Commentaires internes

Situé en bas de la plupart des pages d’interface, les commentaires internes vous permettent de taguer vos collègues afin de les notifier. Pour ce faire, il faut créer un utilisateur en LECTURE SEULE, pour chaque utilisateur. Les utilisateurs vont recevoir une notification dans leur boite courriel lorsqu’ils seront tagués. Pour modifier la base, il faut que l’utilisteur soit connecté avec le compte qui détient un accès ÉDITEUR que vous lui avez fourni. Au final chaque personne aura un compte individuel en lecture seule, mais n’y sera jamais "connecté".
Commentaires
​
​
8

Configuration de salle

Permet d’obtenir la Capacité totale lors des calculs de Revenus potentiels et du Taux de remplissage. Vous devez fournir les différentes configurations possibles ainsi que les capacité associée pour chaque salle via le formulaire de nouvelles salles. Il est toujours possible de modifier les configuration et capacité en cliquant sur le nom du Lieu de diffusion à partir d'une page d’interface.
Sélection unique
Programmation
Accueil en salle
Mise en vente
Location
​
9

Créateur de l’événement

Sert à identifier qui a créé l’événement. Peut-être utilisé pour créer une vue de travail propre à chaque programmateur, ou encore s’avoir à qui s’adresser en cas de questionnement.
Utilisateur
Location
Programmation
​
10

Date de fin

Ce champs est nécessaire lorsque l’événement se déroule sur plusieurs jours. Contrairement aux événements sur une seule journée, les événements qui se tiennent sur plusieurs jours doivent avoir une date de fin pour s’afficher correctement sur les calendriers.
Date
Programmation
Location
Par défaut sera de 2h après la
date de représentation
⁠
.
11

Date de la représentation

L’heure désigne le début de la représentation. Les heures d’arrivée des artistes et techniciens sont enregistré dans d’autres champs.
Date
Programmation
Mise en vente
Location
​
12

Frais de billetterie

Les frais peuvent être automatisés en fonction de la salle ou de la série, le cas échéant. Vous pouvez fournir cette information dans le formulaire d’ajout de nouvelles salles. Les frais de billetterie sont traités séparément du prix du billets et devraient inclure les taxes.
Formule
Programmation
Mise en vente
Comptabilité
​
13

Heures d’ouverture des portes

Se calcule automatiquement en fonction de la salle ou de la série de programmation par exemple. Cette information doit être fournie dans le formulaire de création de nouvelles salles. Il demeure modifiable au besoins.
​
Programmation
Accueil en salle
Bénévoles
Location
​
14

Lieu de diffusion

Aussi appelé salle, un lieu de diffusion ne peut pas être utilisé simultanément pour deux représentations. À ne pas confondre avec une configuration de salle.
Il s’agit d’un champs lié à la table Salle, les enregistrements de cette table contiennent des informations qui seront commune à chaque lieu de diffusion.
Capacité (une pour chaque configuration possible). Ce doit être le nombre de places disponible avant les billets de faveurs et les blocages. À ne pas confondre avec le nombre de billets en vente qui est un champs distinct.
Adresse physique
Information de débarcadère - Cette information sera pertinente pour les producteurs lors de leurs advance.
Directeur technique - Champs liés avec la table Contacts
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Programmation
Location
Accueil en salle
​
15

Matériel promo

Réception du matériel promo À demandé Demandé Reçu
Sélection unique
Mise en vente
Programmation
​
16

Mode de diffusion

Chaque événement au calendrier devrait être identifié avec un mode de diffusion.
Les options sont basées sur le modèle du CALQ : Diffusion, Location, Codiffusion, Résidence, Production, mais aussi selon les occupations de la salle: Non-disponible, Montage, etc.
Chaque événement devrait être identifié avec un mode de diffusion.
Sélection unique
Programmation
Mise en vente
Accueil en salle
Comptabilité
Cette information sert a filtrer les événements, ex. préparer des rapports d’activités en excluant les locations.
17

Places bloquées (blocage)

Permet de réduire la capacité totale (et les billets en vente). Utile lorsque vous ne mettez pas toute la jauge en vente, dans le cas de représentation scolaire par exemple.
Numéro
Programmation
Mise en vente
Permet d’avoir un taux de remplissage représentatif, sans utilisé les billets de faveurs.
18

Potentiel en salle

Il s’agit des revenus potentiels basés sur le nombre de Billets en vente et le Prix régulier. Il est aussi possible d’ajuster les détails selon la tables des Tarifs.
Formule
Programmation
​
19

Prévision des ventes

Afin de préparer des prévisions financières précises, vous pouvez inscrire pour chaque spectacle vos prévisions en terme de vente de billets. Cette information servira également à estimer les revenus de bars et autre frais variables basés sur les moyennes de consommation en fonction des séries de programmation. Cette fonction nécessite que les données de bars, vestiaire ou autres soient enregistrés dans l’outils. Vous pouvez aussi préciser quel pourcentage de remplissage utiliser par défaut si aucun chiffre n’est saisie dans ce champs.
Numéro
Programmation
​
20

Série de programmation (Série)

Chaque événement devrait être lié à une série. Cela permet de faire des regroupements et dresser des statistiques. Certains diffuseurs identifient les séries par le nom de la discipline artistique, mais les options de ce champs doivent avoir une utilité pour votre organisme et DOIVENT être personnalisés. Cela vous permettra notamment de connaitre le nombre de spectacle programmé dans chaque série et de mieux prévoir vos programmations à venir.
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Programmation
Mise en vente
​
21

Spectacle

Chaque représentation de spectacle professionnel devrait être liée à un Spectacle. Ce champs est lié à la table Spectacles et permet de regrouper toutes les représentations d’un même spectacle.
Cela est particulièrement pratique lorsque plusieurs représentations d’un même spectacle sont diffusées, en théâtre ou en humour par exemple.
Attention à ne pas le confondre avec le champs Titre de l’événement en location. Ce dernier est de type texte et sert à identifier des événements qui n’ont pas à être regroupés ou qui ne sont pas de cette nature. Ce champs devrait être utilisé principalement dans le cadre de location, il est inutile d’utiliser les deux en même temps.
Notez que les spectacles sont regroupés par année de diffusion. La période est personnalisée selon les informations que vous nous avez transmis.
De plus, le tableau Excel du rapport d’activité du CALQ nous impose de structurer les données ainsi pour pouvoir présenter chaque spectacle sur une seule ligne.
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Programmation
Mise en vente
Comptabilité
Si aucun spectacle n’est sélectionné lors de la création de l’événement, un spectacle est créé automatiquement avec le nom de l’artiste. Cela peut arriver souvent car le titre du spectacle n’est pas toujours connu à l’avance et risque de changer avant la mise en vente.
Si tel est le cas, la meilleure pratique est de cliquer sur la fiche du spectacle et modifier le nom du spectacle, plutôt que d’en créer un nouveau.
L’année de la représentation est aussi validée afin de séparer les représentations selon vos années de diffusion. Par exemple, si le spectacle ABC est présenté en janvier 2023 et en janvier 2024, il y aura 2 spectacles dans la base de données : ABC 2022-2023 et ABC 2023-2024.
22

Statut de la représentation

Choix possibles : Option, Confirmé, En vente, À réconcilier, Terminé, Annulé, Reporté
Lors de la création de l’événement, le statut sera Option par défaut.
Lorsque l’événement est confirmé, l’utilisateur met le champs à jour en sélectionnant Confirmé.
Lorsque la représentation est mise en vente, l’utilisateur sélectionne En vente.
L’événement sera mis à jour automatiquement au statut À réconcilier le jour suivant la représentation.
Vous devez mettre le statut à Terminé manuellement lorsque toute les informations d’assistance sont validés.
Sélection unique
Programmation
Mise en vente
Comptabilité
Location
​
23

Statut du contrat

Reçu à valider En attente de contresignature Signé
Sélection unique
Programmation
Mise en vente
Comptabilité
Location
​
24

Supprimer

Le bouton Supprimer une représentation devrait être utiliser seulement dans le cas d’une erreur dans le base de données, un doublons par exemple.
Le bouton se trouve uniquement dans les Interfaces d’utilisateurs de niveau créateur et plus. Il est habituellement positionné en bas à droite de la fenêtre des détails d’un événement.
Bouton
Programmation
Supprimer la représentation de la base de donnée. Coupe le liens avec tous les enregistrements liés.
Bouton supprimer.png
25

Tarifs

Table des tarifs - Ajoutez chacun des tarifs applicables à l’événement.
Le prix et les frais s’affiche automatiquement, mais vous pouvez toujours les modifier par la suite.
Vous pouvez ajuster le Potentiel en salle en indiquant un pourcentage de la jauge pour chaque tarifs. Si vous préférez, vous pouvez inscrire directement un nombre de billets.
Inscrivez ensuite vos objectifs de vente, soit en pourcentage ou en nombre.
Finalement, inscrivez le total Vendus. Cette information peut provenir directement de vos rapports de ventes via une automation.
Lier à une autre entrée
Programmation
Mise en vente
Le prix s’affiche automatiquement en fonction des règles définies et du Prix régulier qui à été déterminé dans la table Événements.
Les frais de billetterie s’affiche aussi automatiquement.

26

Titre de l’événement en location

​
Texte
​
​
27

Type d’organisme

Champs de la table Organismes, permet de trier les producteurs, les organismes communautaires, les écoles, les locataires, etc.
Sélection unique
Location
Programmation
Scolaire
​
There are no rows in this table
⁠

Heure d’ouverture des portes - Se calcule automatiquement en fonction de la salle ou de la série de programmation par exemple. Cette information doit être fournie dans le formulaire de création de nouvelles salles. Il demeure modifiable au besoins.
Prévisions de vente - Afin de préparer des prévisions financières précises, vous pouvez inscrire pour chaque spectacle vos prévisions en terme de vente de billets. Cette information servira également à estimer les revenus de bars et autre frais variables basés sur les moyennes de consommation en fonction des séries de programmation. Cette fonction nécessite que les données de bars, vestiaire ou autres soient enregistrés dans l’outils. Vous pouvez aussi préciser quel pourcentage de remplissage utiliser par défaut si aucun chiffre n’est saisie dans ce champs.
Configuration de salle - Permet d’obtenir la Capacité totale lors des calculs de Revenus potentiels et du Taux de remplissage. Vous devez fournir les différentes configurations possibles ainsi que les capacité associée pour chaque salle via le formulaire de nouvelles salles. Il est toujours possible de modifier les configuration et capacité en cliquant sur le nom du Lieu de diffusion à partir d'une page d’interface.
Billets de faveurs - Bien que le nombre de billets de faveurs soit enregistré dans les Tarifs, les champs Billets de faveurs producteur et Billets de faveurs diffuseur permettent de calculer le nombre de Billets en vente et s’affichent sur certains documents comme les Offres d’achat et les Contrats.

Lieu de diffusion

Aussi appelé salle, un lieu de diffusion ne peut pas être utilisé simultanément pour deux représentations. À ne pas confondre avec une configuration de salle.
Il s’agit d’un champs lié à la table Salle, les enregistrements de cette table contiennent des informations qui seront commune à chaque lieu de diffusion.
Capacité (une pour chaque configuration possible). Ce doit être le nombre de places disponible avant les billets de faveurs et les blocages. À ne pas confondre avec le nombre de billets en vente qui est un champs distinct.
Adresse physique
Information de débarcadère - Cette information sera pertinente pour les producteurs lors de leurs advance.
Directeur technique - Champs liés avec la table Contacts

Statut de la représentation

Choix possibles : Option, Confirmé, En vente, À réconcilier, Terminé, Annulé, Reporté
Lors de la création de l’événement, le statut sera Option par défaut.
Lorsque l’événement est confirmé, l’utilisateur met le champs à jour en sélectionnant Confirmé.
Lorsque la représentation est mise en vente, l’utilisateur sélectionne En vente.
L’événement sera mis à jour automatiquement au statut À réconcilier le jour suivant la représentation.
Vous devez mettre le statut à Terminé manuellement lorsque toute les informations d’assistance sont validés.
error
Un événement qui est présenté sans billetterie va demeurer Confirmé jusqu’à la fin de la journée de la représentation. On utilisera pas le statut En vente.

Spectacles

error
Attention à ne pas le confondre avec le champs Titre de l’événement en location. Ce dernier est de type texte et sert à identifier des événements qui n’ont pas à être regroupés ou qui ne sont pas de cette nature. Ce champs devrait être utilisé principalement dans le cadre de location, il est inutile d’utiliser les deux en même temps.
Chaque représentation de spectacle professionnel devrait être liée à un Spectacle. Ce champs est lié à la table Spectacles et permet de regrouper toutes les représentations d’un même spectacle.
Cela est particulièrement pratique lorsque plusieurs représentations d’un même spectacle sont diffusées, en théâtre ou en humour par exemple.
Le tableau Excel du rapport d’activité du CALQ nous impose de structurer les données ainsi pour pouvoir présenter chaque spectacle sur une seule ligne.
automatic
Ce champs fait l’objet d’automations :
Lorsque mis à jour, une vérification est faite pour confirmer que la représentation est dans la bonne année. Si ce n’est pas le cas, un nouveau spectacle est créé et la représentation y est liée.
Lorsqu’un événement a comme Mode de diffusion Achat, Coproduction, Entrée en salle ou Résidence et qu’il passe au Statut Confirmé, En vente ou À réconcilier, une vérification est faite pour confirmer qu’il est lié à un spectacle. Si ce n’est pas le cas, un nouveau spectacle est créé au nom de l’artiste et l’événement y est liée.
L’année de la représentation est aussi validée afin de séparer les représentations selon vos années de diffusion. Par exemple, si le spectacle ABC est présenté en janvier 2023 et en janvier 2024, il y aura 2 spectacles dans la base de données : ABC 2022-2023 et ABC 2023-2024.

Frais de billetterie

Les frais peuvent être automatisés en fonction de la salle ou de la série, le cas échéant. Vous pouvez fournir cette information dans le formulaire d’ajout de nouvelles salles. Les frais de billetterie sont traités séparément du prix du billets et devraient inclure les taxes.

Artiste / Compagnie / Distributeur

Ce champs est utilisé pour identifier l’artiste indépendamment du spectacle, on peut ainsi avoir l’historique de tous les spectacles d’un humoriste par exemple.
On peut aussi traiter adéquatement les spectacles de théâtre ou de danse, en identifiant leur compagnie de production indépendamment du spectacle. De même pour les films.

Disposition des interfaces

Couleurs des boutons

Noir - permet de naviguer entre plusieurs pages d’interfaces en demeurant sur le même événement.
Bleu - génère une action, ou un document.
Rouge - génère une action (habituellement un courriel) qui va interagir avec une personne en dehors de votre organisation.

Bloc d’informations regroupés par thème

Pour facilité la navigation, les champs sont regroupés dans des blocs à l’intérieur d’une page d’interface.

Commentaires internes

Situé en bas de la plupart des pages d’interface, les commentaires internes vous permettent de taguer vos collègues afin de les notifier.
Pour ce faire, il faut créer un utilisateur en LECTURE SEULE, pour chaque utilisateur. Les utilisateurs vont recevoir une notification dans leur boite courriel lorsqu’ils seront tagués.
Pour modifier la base, il faut que l’utilisteur soit connecté avec le compte qui détient un accès ÉDITEUR que vous lui avez fourni.
Au final chaque personne aura un compte individuel en lecture seule, mais n’y sera jamais "connecté".

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