Skip to content
Hằng HoàngHằng HoàngHằng HoàngHằng Hoàng
Hang Nuong
Linh TrầnHang Nuong
Hùng NguyễnHùng Nguyễn
Hoai Thu La
Bich NguyenBich NguyenDiễn giả sự kiệnBan chuyên môn (HCM & HN)Team core UANHang Nuong
Chính LêHằng Hoàng
Vân Anh Kiều thịBich NguyenCho những ai đã mua vé - nhắc nhở về thời gian tổ chức sự kiện và thời điểm đến đúng giờ hạn chế trễCho ai chưa mua vé - nhắc nhở lượng vé có hạn, mua ngay kẻo hết kèm theo CTA mua véHoai Thu LaHằng Hoàng
Anh PhạmHang NuongChuẩn bị script chương trìnhLàm việc với các speakers để hiểu nội dungLàm việc với host để nắm agenda chương trìnhĐón tiếp và tương tác với các speakers trong sự kiệnDẫn dắt nội dung sự kiệnTham gia hỗ trợ Q&A hoặc panelĐọc phát biểu mở đầu và kết thúcXướng tên nhà tài trợ (nếu có)
Thanh Thuỷ LêThêm tầng suất nội dungThêm lượt gửi email cho cộng đồngThêm chatbot message pushThêm bài promote về sự kiện đăng lên cộng đồngMời các diễn giả chia sẻ về sự kiệnTạo thêm nội dung ví dụ phỏng vấn nhanh speaker về một câu hỏi nào đó (qua Skype call / Hangout record lại đăng lên)Lên chương trình mini game tặng vé, giảm giá, v.v...Anh PhạmChuẩn bị bút chiếu, nước uống cho speakerSắp xếp ghế ngồi + hướng dẫn khách tham dựSắp xếp ghế ngồi cho speaker trong phần QACác bảng thông báo (hướng dẫn đậu xe; lên phòng event; bảng thông báo time 5'-20')Cần bảng thông báo thời gian cho speakersThanh Thuỷ Lê
Duy KhuấtCác materials (standee, backdrop)Video clip được chiếu trên màn hìnhHình ảnh sự kiện có logo NTTQuà hay các thứ nhà tài trợ gửi phátHằng HoàngBich NguyenTạo Google form để vote và thu thập thông tinSau khi điền Google form thì dẫn qua link downloadĐưa link nội dung email feedback sau sự kiệnAnh PhạmHang NuongBài recap sự kiệnLink feedback + download slideHình ảnh tại sự kiệnKhách đăng ký mua vé trên UAN Booking (cả ck và ko ck)Khách mua vé onsiteKhách trong danh sách mờiThành viên UAN đăng ký nhận slides sau sự kiệnHoai Thu La
Event: FSM4 - Tracking & Analytics HN
EVENT TO-DO LIST
To-Do List Sample (Do Not Link - Copy and Duplicate) 2
Done
Status
Responsible
Task Group
Task
Description
X + 1
Due Date
Comment
Done
Trước Event
Bản dự trù kế hoạch
Lên kế hoạch thực thi, tính toán P&L cho sự kiện
14
9/12/2019
Done
Trước Event
Quản lý dự án và thông tin
Tạo coda section, copy event to-do list, cập nhật thông tin sự kiện, tạo folder trên drive và dẫn link vào coda
14
9/12/2019
Done
Trước Event
Kiểm tra và lựa chọn địa điểm
Kiểm tra và lựa chọn địa điểm theo các yêu cầu. Link tới hướng dẫn lựa chọn địa điểm [link]
14
9/12/2019
Done
Trước Event
Chủ đề và agenda
Định hướng chủ đề, nội dung và tạo agenda cho sự kiện
12
9/14/2019
Done
Trước Event
Mời diễn giả
Lên danh sách diễn giả, chọn diễn giả phù hợp và mời diễn giả tham dự chương trình dựa theo agenda
12
9/14/2019
Done
Trước Event
Thiết kế key visual sự kiện
Thiết kế key visual cho sự kiện dựa theo brief từ team lead và đảm bảo các thiết kế đúng theo các kích thước mẫu có sẵn. Bản brief thiết kế và các size hướng dẫn [LINK]
12
9/14/2019
Done
Trước Event
Thông tin và giao tiếp diễn giả
Thu thập các thông tin như hình anh profile chất lượng cao và phù hợp, xin bio / tự giới thiệu của diễn giả, thông tin chính thức và cá nhân cần thiết. Tạo group chat phù hợp để trao đổi và cập nhật thông tin cho các diễn giả để họ nắm được
11
9/15/2019
Done
Trước Event
Bài viết giới thiệu sự kiện
Viết bài giới thiệu về sự kiện, bài dịch từ các nguồn có tham khảo và tìm kiếm hình ảnh phù hợp
10
9/16/2019
To-do
Hương Nguyễn Thanh
Trước Event
Tạo bài viết về sự kiện trên website với nội dung được tạo sẵn trong Coda kèm với link booking
10
9/16/2019
To-do
Trước Event
Tạo trang sự kiện Facebook
Tạo sự kiện trên Facebook (dùng tài khoản quản lý page UAN). Chia sẻ về sự kiện Facebook page và Facebook Group
10
9/16/2019
To-do
Hương Nguyễn Thanh
Trước Event
Setup vé trên hệ thống UAN Booking
Setup trang bán vé trên hệ thống UAN Booking với thông tin và nội dung theo hướng dẫn [LINK]
10
9/16/2019
To-do
Trước Event
Messenger giới thiệu sự kiện
Chatbot message gửi cho tất cả subscribers của cộng đồng (theo khu vực) với nội dung được gửi và link bán vé
7
9/19/2019
To-do
Trước Event
Email giới thiệu sự kiện
Email đầu tiên giới thiệu về sự kiện gửi cho toàn bộ thành viên cộng đồng (theo khu vực) với nội dung được gửi và CTA
7
9/19/2019
To-do
Trước Event
Gửi thông tin vé mời
Gửi file vé mời tham gia sự kiện cho:
Số lượng vé mời cho từng đợt của từng nhóm sẽ được thống nhất và xác nhận bởi team lead
7
9/19/2019
To-do
Trước Event
Video, chụp ảnh
Booking bên dịch vụ chụp ảnh hoặc quay video tại sự kiện.
5
9/21/2019
To-do
Trước Event
Hậu cần cho sự kiện
Các vấn đề về vận tải và chuẩn bị cho sự kiện: nước uống, áo team, thẻ speaker / ban tổ chức
3
9/23/2019
Thẻ ok, nước uống đến ngày sẽ gọi, áo team mọi người tự mang
To-do
Trước Event
Quà tặng diễn giả
Tìm và mua quà tặng phù hợp cho các speaker dựa theo P&L được duyệt quy định sẵn
2
9/24/2019
To-do
Trước Event
Tổng hợp slide từ các diễn giả và sau đó điều chỉnh đưa vào format sự kiện của UAN. Tạo code và add vào slide
2
9/24/2019
To-do
Trước Event
Email remind sự kiện
Gửi 2 email 1 ngày trước sự kiện diễn ra:
1
9/25/2019
To-do
Trước Event
Messenger remind sự kiện
Gửi 1 ngày trước sự kiện diễn ra: nhắc nhở lượng vé có hạn, mua ngay kẻo hết kèm theo CTA mua vé
1
9/25/2019
To-do
Hương Nguyễn Thanh
Trước Event
Quản lý bán vé
Quản lý khâu bán vé trong suốt thời gian trước ngày diễn ra sự kiện: kiểm tra vé đặt mua, thông tin chuyển khoản và gửi vé code vé cho người mua. Trả lời hỗ trợ qua fanpage, các bài viết, comment các câu hỏi về mua vé hay thông tin sự kiện.
1
9/25/2019
To-do
Trong Event
Quay video và chụp ảnh sự kiện
Làm việc và đảm bảo việc quay video / chụp ảnh được thực hiện
0
9/26/2019
To-do
Trong Event
In ấn cho sự kiện
Làm việc với suppliers để in standee, backdrop cho sự kiện với file thiết kế được làm sẵn và nhận thành phẩm tại sự kiện và đảm bảo việc setup hoàn thành
0
9/26/2019
To-do
Hương Nguyễn Thanh
Trong Event
Check in
Check code+ Check list+ thu tiền mua vé onsite. Bàn giao tiền lại cho event manager sau sự kiện để làm P&L
0
9/26/2019
To-do
Trong Event
Trước Event
MC - dẫn chương trình
Trước sự kiện:
Trong sự kiện:
0
9/26/2019
To-do
Trước Event
Trong Event
Sau Event
Quản lý sự kiện (event manager)
Quản lý để sự kiện đi theo đúng agenda, điều động các thành viên hoàn thành đúng các tác vụ kiểm tra các hoạt động đã được thực thi và đánh dấu hoàn thành. Ngoài ra nếu vé bán chậm, chủ động thực thi các hoạt động như:
0
9/26/2019
To-do
Trong Event
Hỗ trợ trong sự kiện
Các hỗ trợ khác trong thời gian diễn ra sự kiện:
0
9/26/2019
To-do
Trong Event
Hỗ Trợ Kỹ thuật
Check âm thanh+ ánh sáng xuyên suốt tại event+ chỉnh slide, micro. Tiếp nhận slide và testing slide, đảm bảo hình ảnh, video hiển thị của slide
0
9/26/2019
To-do
Trong Event
Nghiệm thu, thanh toán
Hoàn thành nghiệm thu với NTT bằng cách chụp hình:
0
9/26/2019
To-do
Sau Event
Recap
Lắng nghe, ghi âm để recap lại nội dung sự kiện một cách chi tiết và sau đó viết lại thành một bài recap hoàn chỉnh
-2
9/28/2019
To-do
Sau Event
Chuyển đổi và chuẩn bị slide để gửi sau sự kiện
Lấy slide chia sẻ tại sự kiện, chuyển đổi thành pdf sau khi có xác nhận từ anh chị speaker sau đó gửi link cho người chịu trách nhiệm gửi email sau sự kiện. Hướng dẫn chỉnh sửa slide và chuyển đổi powerpoint sang pdf [LINK]
-3
9/29/2019
To-do
Sau Event
Email gửi sau sự kiện
Email gửi sau sự kiện để lấy feedback / góp ý của người tham dự và chia sẻ slide:
-3
9/29/2019
To-do
Sau Event
Lưu trữ hình ảnh
Upload hình ảnh đã tối ưu lên tài khoản lưu trữ của UAN. Cách thức để upload hình ảnh lên trang lưu trữ [LINK]
-3
9/29/2019
To-do
Sau Event
Nghiệm thu video, hình ảnh sự kiện
Nghiệm thu toàn bộ video và hình ảnh từ bên đối tác cung cấp dịch vụ hoặc nội bộ:
Cho hình ảnh thì lấy về hình ảnh đã retouch và chỉnh sửa cũng như tối ưu hóa.
Cho video thì lấy về master file và upload master file lên thư mục lưu trữ của UAN
Hướng dẫn tự tối ưu hóa hình ảnh: [LINK]
Hướng dẫn upload master file lên thư mục lưu trữ [LINK]
-3
9/29/2019
To-do
Sau Event
Nội dung after event
Đăng tải nội dung tổng kết sự kiện:
-3
9/29/2019
To-do
Hương Nguyễn Thanh
Sau Event
Thu thập dữ liệu
Thu thập đầy đủ các dữ liệu:
Tổng hợp lại thông tin thành 1 file excel theo mẫu [LINK] và gửi cho CRM Manager
-7
10/3/2019
To-do
Hương Nguyễn Thanh
Sau Event
Cân đối thu chi
Điền lại các khoản thu chi sau sự kiện sự kiện và cập nhật các comment nếu có các khoản chi vượt ngoài dự kiến
-7
10/3/2019
To-do
Sau Event
Ẩn thông tin sự kiện đã qua
Cho sự kiện đã hoàn thành,
There are no rows in this table
38
Count
Want to print your doc?
This is not the way.
This is not the way.
Try clicking the ··· in the right corner or using a keyboard shortcut (
CtrlP
) instead.